物业管理培训课程投诉处理策略精.ppt

物业管理培训课程投诉处理策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1 1第1页，本讲稿共102页一、投诉内容的前瞻二、投诉时常规处理程序三、投诉的常规应对策略四、如何减少投诉策略五、投诉利用技巧六、他山之石投诉处理策略投诉处理策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2 2第2页，本讲稿共102页 投诉的情况是非常复杂的，业主的投诉也未必全部都有根据和理由。但是，通过我们预料的问题，确定合适的答复方式，可以更有效地处理顾客的投诉。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3 3第3页，本讲稿共102页投诉的问题大致有以下几大类：u第一类、对设备设施方面的投诉第一类、对设备设施方面的投诉u第二类、对管理服务方面的投诉第二类、对管理服务方面的投诉u第三类、对收费方面的投诉第三类、对收费方面的投诉u第四类、对突发事件方面的投诉第四类、对突发事件方面的投诉投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4 4第4页，本讲稿共102页第一类、对设备设施方面的投诉第一类、对设备设施方面的投诉u一是用户对设备设施设计不合理或遗漏及质量感到不满。如电梯厅狭窄，楼梯太陡，没有门厅，房屋漏水，墙体裂损，地板起鼓等。u二是对设备运行质量不满意。如电梯经常停电、停梯维修；供电供水设备经常出现故障等。产生投诉的原因主要基于用户所“购买”使用的物业与用户期望有差距。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5 5第5页，本讲稿共102页 用户使用物业、支付物业管理费，总是希望物业能处于最佳使用状态并感觉方便舒心，但物业在设计开发时，可能未考虑到或完全按照用户的需要来设计，设备的选型和施工质量也存在这样那样的问题，因而造成上述的种种不便和问题。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6 6第6页，本讲稿共102页第二类、对管理服务方面的投诉第二类、对管理服务方面的投诉用户对物业质量的感觉来自七个方面：安全 用户的财产和人身安全是否能得到切实保障；一致 物业服务是否规范化、标准化，并具有可靠性；投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7 7第7页，本讲稿共102页态度 物业管理员礼仪礼貌端庄得体，讲话热情和蔼等；完整 物业服务项目完善齐全，能满足不同层次用户的需要；投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8 8第8页，本讲稿共102页环境 办公和居住环境安静，人文气氛文明和谐等；方便 服务时间和服务地点方便，有便利的配套服务项目，如停车场、会所、自行车棚、邮局、托儿所等；投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9 9第9页，本讲稿共102页时间 服务时间和服务时效及时快捷等。当用户对这些服务质量基本要素的评估低于其期望值时，就会因不满而投诉。用户对服务质量的期望值来源于用户日常得到正常服务的感觉和来自物业管理公司的服务承诺。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1010第10页，本讲稿共102页 当物业管理公司对某项服务“失常”时，如工作人员态度恶劣，日常运作出现小故障、信报未及时送达，维修人员未能尽快完成作业等，用户容易以投诉来倾诉自己的不满；当物业管理公司的服务承诺过高时，业主也易因期望值落差而投诉。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1111第11页，本讲稿共102页第三类、收费方面的投诉第三类、收费方面的投诉 主要是各种分摊费和特约维修费。如水、电、清洁、绿化、公共设备抢修等分摊费用及换灯、换锁、换门等特约维修费用。物业管理的服务是某种意义上的商品。用户总是希望以最少的价值购买到最多最好的服务，而管理公司则希望服务成本最小化，这一矛盾集中反映在缴纳各类费用这一敏感问题上。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1212第12页，本讲稿共102页 特别是小区居民虽然入住“商品房”，但认识还停留在“福利房”阶段，对缴纳管理费、支付维修费，总是处于能拖则拖的不情愿状态，即使很不情愿地交纳了费用，也动辄因一点小事而投诉。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1313第13页，本讲稿共102页第四类、对突发事件方面的投诉第四类、对突发事件方面的投诉 因停电、停水、电梯困人、溢水及室内被盗、车辆丢失等突然事故而造成偶然性投诉。这类问题虽有其“偶然性”和“突发性”，但因事件本身很重大，对用户的日常工作和生活带来较大麻烦而引致强烈的投诉。投诉内容的前瞻投诉内容的前瞻永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1414第14页，本讲稿共102页？如何减低投诉的发生如何减低投诉的发生永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1515第15页，本讲稿共102页要素一、服务态度要素一、服务态度热情热情 物业管理属服务性行业，管理公司的员工应以发自内心的真诚笑容为用户热情服务，尤其应做到文明礼貌、语言规范、谈吐文雅、遵时守节、衣冠整洁、举止大方、动作雅观、称呼得当。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1616第16页，本讲稿共102页要素二、服务设备要素二、服务设备完好完好 良好而完善的硬件设施是实现高水平物业管理的先决条件。物业管理中的服务设备包括房屋建筑、机器设备（如水泵、电梯）、卫生设备、通讯设备、交通工具、电器设备等等。对这些设备要加强管理、精心养护，使之始终处于完好状态，降低设备故障率。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1717第17页，本讲稿共102页要素三、服务技能要素三、服务技能娴熟娴熟 服务技能是物业管理从业人员在服务管理中应该掌握和具备的基本功。除了需具有良好的服务意识外，更重要的是员工应具备较好的业务素质，如工程人员应具备过硬的设备维护技术，财务人员应具备丰富的财务管理知识，保安人员应具备过硬的治安消防本领等。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1818第18页，本讲稿共102页要素四、服务项目要素四、服务项目齐全齐全 除了搞好物业管理综合服务收费所包含的必要服务项目外，物业管理公司还要努力拓展服务的深度和广度，努力开展各种能满足用户需要的特约服务和便民服务，使用户享受到无微不至的关怀和尽善尽美的服务。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材1919第19页，本讲稿共102页要素五、服务方式要素五、服务方式灵活灵活 物业管理除了规范管理、依法管理外，还应设身处地的为用户着想，努力为用户提供各种灵活的服务方式，切忌死板僵硬的管理，应尽可能在办事手续、作业时间、服务范围等方面给用户提供方便。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2020第20页，本讲稿共102页要素六、服务程序要素六、服务程序规范规范 服务程序是指服务的先后次序和步骤，它看起来无关紧要，实际上也是衡量物业管理水平的重要标准之一。如电话接听程序、设备操作程序、装修审批程序、清洁程序等都要严格按次序一项接一项、一环扣一环，不可随心所欲、杂乱无章。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2121第21页，本讲稿共102页要素七、服务收费要素七、服务收费合理合理 物业管理属有偿的服务行为，用户不交管理费而享受服务是不现实的，但物业管理公司制定的综合服务收费标准应不高于政府规定的收费标准，物业管理公司开展的特约服务和便民服务也应该以满足用户需要为目的，以“保保底底微微利利，以以支支定定收收”为原则，切不可张开大口向用户乱收费或收费多，服务少等。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2222第22页，本讲稿共102页要素八、服务制度要素八、服务制度健全健全 物业管理应制定并健全一整套规范、系统、科学的服务制度，以确保为用户提供稳定的服务。这些制度应清晰有序、易于操作，切忌随意化、无章可循和以个人意志为主的管理。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2323第23页，本讲稿共102页要素九、服务效率要素九、服务效率快速快速 服务效率是向用户提供服务的时限。在“时间就是金钱，效率就是生命”的时间价值观下，服务效率高不仅能节省时间，而且为用户带来利益。因而管理公司应尽量提高员工素质，减少工作环节，简明工作程序，缩短办事时间，提高服务效率。高水准物业服务的高水准物业服务的九大要素九大要素永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2424第24页，本讲稿共102页投诉事件常规处理程序投诉事件常规处理程序永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2525第25页，本讲稿共102页投诉事件常规处理程序投诉事件常规处理程序第一步客户投诉处 详细询问客户的意见和要求，做好记录并详细询问投诉人事件情况，如有必要则亲临现场了解情况。管理处主管部门亲临现场向投诉客户了解情况，进行处理。第二步可以及时解决的问题将处理结果及时回复客户，并征求客户意见。将处理结果送至管理处存档第三步一时难以解决的问题第四步管理处做好每月投诉统计工作及投诉分析报告向客户做好解释工作，并给予客户解决问题的大致期限及时上报永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2626第26页，本讲稿共102页1.物业管理处应设立专线投诉电话，电话在三次铃响之内接听，接听时必须做到礼貌用语规范，应认真、耐心接听并认真做好必要的记录。投诉事件常规处理程序投诉事件常规处理程序永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2727第27页，本讲稿共102页2.2.对客户的投诉，接听人员应表示感谢和歉意，并加以适当的安慰，并询问投诉人所属公司或房号、姓名及其联系的方法以便于回复。投诉事件常规处理程序投诉事件常规处理程序永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2828第28页，本讲稿共102页3.投诉处理人员应该在三分钟内到达现场，对于一时难以处理的问题，应向客户做好解释工作并及时上报。投诉事件常规处理程序投诉事件常规处理程序永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材2929第29页，本讲稿共102页原则一原则一 接到投诉时，首先要假定我们的工作存在问题；原则二原则二 出现投诉，一定要及时向上反映信息；原则三原则三 面对重大的投诉问题，第一负责人要负责亲自处理；客户投诉有效处理的客户投诉有效处理的六大原则六大原则永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3030第30页，本讲稿共102页原则四原则四 在处理投诉的过程中，应正确把握好与新闻媒体的关系；原则五原则五 在满足客户的要求时，应遵循公司的经营原则办理，若客户的要求违背了公司的经营原则，则应寻求法律援助；客户投诉有效处理的客户投诉有效处理的六大原则六大原则永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3131第31页，本讲稿共102页原则六原则六 将投诉事件及时编成案例，列入岗位培训教材。客户投诉有效处理的客户投诉有效处理的六大原则六大原则永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3232第32页，本讲稿共102页 处理投诉时，应本着“细心细致、公平公正、实事求是、依法合理”的原则，以国家的法律、地方法规、行业规定及业主公约、用户手册为依据，实事求是地设法解决问题，消除用户的不满。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3333第33页，本讲稿共102页 处理用户投诉，一般采取以下几种方法：策略一策略一 耐耐心心听听取取或或记记录录投投诉诉，不不当当面面解解释释或或反反驳驳用用户意见户意见 用户前来投诉，是对管理公司某些方面的服务或管理有了不满或意见，心里有怨气。此时若一味解释或反驳用户的投诉，投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3434第34页，本讲稿共102页 用户会认为管理公司不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。所以管理公司要耐心听用户“诉苦”并进行记录，使用户感觉到管理公司虚心诚意的态度，随着诉说的结束其怨气也会逐渐消除。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3535第35页，本讲稿共102页策略二策略二 对对用用户户的的遭遭遇遇或或不不幸幸表表示示歉歉意意或或同同情情，让让用户心理得以平衡用户心理得以平衡 用户投诉的问题无论大小轻重，都要认真对待和重视，要采取“移情换位”思维方式，转换角色，设身处地站在用户立场，感受用户所遭遇到的麻烦和不幸，投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3636第36页，本讲稿共102页 安慰用户，拉近与用户的心理距离，并表示要立即改正己过，一般会让用户感到满意的。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3737第37页，本讲稿共102页策略三策略三 对对用用户户的的投投诉诉要要求求提提出出处处理理意意见见，满满足足用户的部分合理要求用户的部分合理要求 很少有用户向管理公司投诉是为表示“彻底决裂”的，大多用户用投诉来向管理公司“谈判”，使管理公司重视其投诉，并能解决其投诉的问题。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3838第38页，本讲稿共102页 物业管理公司要站在“公平、公正、合理、互谅”的立场上向用户提出处理意见，同时，协调解决好用户遇到的困难和问题，满足用户部分合理要求。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材3939第39页，本讲稿共102页策略四策略四 感感谢谢用用户户的的意意见见和和建建议议，作作为为改改进进工工作作和和完完善工作的依据善工作的依据 投诉是用户与物业管理公司矛盾的最大屏障。用户能向管理公司投诉，表明用户对管理公司还持信任态度，物业管理公司要有“闻过则喜”的度量，对用户的信任表示感谢，并把用户的投诉加以整理分类，投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4040第40页，本讲稿共102页 以作为改进管理和服务工作。并可以从另外一个角度检讨、反思管理公司的各项工作，完善和改进管理及服务工作。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4141第41页，本讲稿共102页策略五策略五 督促相关部门立即处理投诉内容督促相关部门立即处理投诉内容 对投诉处理的实际效果，直接关联到物业管理单位的声誉及整体管理水平。投诉处理的关键是尽快分析投诉内容，查清原因，督促有关部门限时进行处理，达到预计结果，并使用户满意；要确保不再发生同样问题，坚决杜绝“二次投诉”的发生。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4242第42页，本讲稿共102页策略六策略六 把把投投诉诉处处理理结结果果尽尽快快以以电电话话或或信信函函形形式式反馈给用户反馈给用户 尽快处理投诉，并给用户以实质性答复，这是物业管理投诉工作中的重要一环。用户口头投诉可以电话回复，一般应不超过一个工作日；用户来函投诉则应回函答复，一般不应超过三个工作日。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4343第43页，本讲稿共102页 回复用户可以向用户表明其投诉已得到重视，并已妥善处理，同时及时的函复可显示物业管理公司的工作时效。投诉的常规应对策略投诉的常规应对策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4444第44页，本讲稿共102页“一对一一对一”处理机制处理机制有效解决投诉问题的法宝有效解决投诉问题的法宝永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4545第45页，本讲稿共102页现象：接到住户的直接投诉时，往往是这样的情况：投诉者气愤地说：“投诉多少次了，你们就是没有结果”。可当被询问到底是什么时候，对谁投诉的时候，我们的业主却什么也说不出来。其结果必然导致住户与管理处乃至发展商关系紧张，投诉升级。有效解决投诉问题的法宝有效解决投诉问题的法宝永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4646第46页，本讲稿共102页 任何瑕疵的存在，都是必然的。但是如果在没有人投诉时（或者有人提出建议后）就主动修改，那会得到赞赏；如果在有人投诉后才来改正，那就是应该的、必须的；如果在多次投诉后才改正，那非但得不到任何奖赏，而且还要做得更好才能让投诉者饶恕；如果多次投诉后仍然不能改变，那么接下来的将是极端的举动或者无赖的行为。有效解决投诉问题的法宝有效解决投诉问题的法宝永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4747第47页，本讲稿共102页实施：建立“谁受理、谁跟进、谁回复谁受理、谁跟进、谁回复”的处理机制。要有明确的、量化的服务质量标准要有明确的、量化的服务质量标准严格的考核标准和执行制度严格的考核标准和执行制度有效解决投诉问题的法宝有效解决投诉问题的法宝永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4848第48页，本讲稿共102页一、完善制度一、完善制度 不断建立和完善各项管理和服务制度，并严格按工作规程和规范开展工作，这是减少投诉的关键。完善的管理制度和严格的工作流程为服务和管理提供了量化标准，既有利于管理公司提高管理水平；完善各项服务，也利于用户以客观的标准来评价监督管理公司的工作。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材4949第49页，本讲稿共102页二、强化沟通二、强化沟通 加强与业主或用户的联系与沟通，经常把有关的规定和要求通过各种渠道传达给用户，使业主或用户理解、支持和配合，这是减少投诉的重要条件。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5050第50页，本讲稿共102页 物业管理属于感情密集型服务行业，用户在物业中停留时间较长，与物业管理公司合作时间也较长，因此与业主的感情交流尤为重要。物业管理公司应积极通过联谊等形式，开展社区文化建设，促进与业主的交流，可以消除与业主之间的感情隔阂，使业主对物业管理公司产生一定的信任度。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5151第51页，本讲稿共102页三、加强培训三、加强培训 利用各种形式，加强对物业从业人员的培训，提高员工的服务意识、服务技能以及预见能力，这是减少投诉的保证。物业管理服务的过程往往是“生产”与“消费”同步完成的。因此，每位员工的服务都有一定的不可补救性，用户对某位员工恶劣态度所产生的坏影响，会延及整个管理公司。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5252第52页，本讲稿共102页 所以，减少投诉应加强员工培训，不仅培养员工使用规范用语、进行规范操作的能力，还要培训员工的灵活服务技巧和应变能力，更要加强员工的服务意识和职业道德教育，并配以奖惩机制，督促、激励员工提供优质服务。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5353第53页，本讲稿共102页四、及时控制四、及时控制 加大巡查力度，及时发现和解决问题，把事态控制在萌芽状态，这是减少投诉的根本。加强日常管理，“防范于未然”，通过巡视检查等手段，尽量减少事故发生，加强管理中的各个环节，杜绝管理中的漏洞，使管理趋于“零缺点”或“无缺陷”的尽善尽美状态。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5454第54页，本讲稿共102页五、提供更优质的服务五、提供更优质的服务 适应社会不断的发展，寻找新的服务方式和方法，这是减少投诉的前提，如果物业管理公司不进行创新，保持旧的服务优势和质量，还是会招致用户的不满。物业管理公司应注重研究用户的潜在的需要，具超前、创新思维，提供更完善的管理和更便利的服务，才能获得用户长久的满意和支持，减少投诉的发生。减少投诉策略减少投诉策略永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5555第55页，本讲稿共102页 遇到任何问题时，你一般的处理方式是以遇到任何问题时，你一般的处理方式是以下哪一种？下哪一种？做法做法1：否定问题的存在：否定问题的存在 否定问题的存在，试着说服自己，困难并不存在。小思考小思考永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5656第56页，本讲稿共102页做法做法2：期待问题自动消失：期待问题自动消失 期待问题自动消失，即使不是马上，至少也会”及时“消失。小思考小思考永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5757第57页，本讲稿共102页做法：意识到不久便须面对一个问题，先做法：意识到不久便须面对一个问题，先在沙盘上演练答案在沙盘上演练答案先在沙盘上演练，以避免任何困扰，或任何可能攻击你的言语。该方法的缺点总是在客人动怒以后才有反应，而不是在怒气出现之前便采取行动 小思考小思考永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5858第58页，本讲稿共102页做法：当你一开始意识到问题，立即主动做法：当你一开始意识到问题，立即主动去沟通去沟通 由你主动开展对话，可以借此决定对话形式，在某种程度上化解敌意，且将负面因素转化有利因素。小思考小思考永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材5959第59页，本讲稿共102页你可以给自己很多理由去让前三种理由成你可以给自己很多理由去让前三种理由成立立但是，处理顾客问题的方法只有第四种但是，处理顾客问题的方法只有第四种 小思考小思考永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6060第60页，本讲稿共102页S-S-发言者（一般是业主）；发言者（一般是业主）；L-L-聆听者（服务人员）聆听者（服务人员）、聆听、聆听8080：2020（S:LS:L）的对话比例）的对话比例L L并没有打扰并没有打扰S S将已离主题太远的业主带回主题讨论将已离主题太远的业主带回主题讨论笔录学会聆听业主意见学会聆听业主意见自我校正自我校正永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6161第61页，本讲稿共102页、检查你在了解的事、检查你在了解的事弄清楚有关问题作简单的结论聆听不愿意接受的事情学会聆听业主意见学会聆听业主意见自我校正自我校正永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6262第62页，本讲稿共102页、表现你在聆听、表现你在聆听保持两个人眼睛的接触身体语言（扭动、不自然、急躁）说话的音调学会聆听业主意见学会聆听业主意见自我校正自我校正永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6363第63页，本讲稿共102页4、建立关系、建立关系容许发言者发泄不满情绪表现出已明白发言者的出发点使用发言者的名字集中在将来有建设性的建议之上学会聆听业主意见学会聆听业主意见自我校正自我校正永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6464第64页，本讲稿共102页5、分析你所聆听的、分析你所聆听的避免反驳/防卫/解释承认错误并道歉避免马上下判断寻找解决方法，而不是阻碍解决学会聆听业主意见学会聆听业主意见自我校正自我校正永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6565第65页，本讲稿共102页1、投诉价值、投诉价值 当客户的投诉得到满意的解决时，他们一般会继续做你的忠诚顾客，并会向朋友和同事们讲述自己的投诉是怎样被解决的。但是，那些投诉未得到处理的客户呢？他们是竭尽全力地抱怨，还是无声无息但心怀怨恨，或是向朋友们讲述自己遭受的恶劣服务？投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6666第66页，本讲稿共102页 投诉对于以服务为中心业务的公司非常重要。业主的投诉过程暴露出我们对客户服务中的弱点和亟待改进的方面，并为公司提供了表明自己高度重视客户的机会。投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6767第67页，本讲稿共102页鼓励投诉操作手册鼓励投诉操作手册投诉利用技巧投诉利用技巧如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法负负负负 责责责责人人人人功功功功效效效效评评评评析析析析鼓鼓励励客客户户投投诉诉贴贴出出标标语语，在在与与客客户户联联络络方方式式中中都提供地址和电话都提供地址和电话设设立立一一部部免免费费拨拨打打的的电电话话号号码码或或免免费费邮邮寄寄的的地地址址，为顾客提供指定的负责人，使顾客易于投诉为顾客提供指定的负责人，使顾客易于投诉确保指定的电话由经验丰富的顾客接待专家负责确保指定的电话由经验丰富的顾客接待专家负责授授予予该该负负责责人人解解决决投投诉诉的的权权利利，必必要要时时提提供供适适当当的的奖励奖励永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6868第68页，本讲稿共102页投诉利用技巧投诉利用技巧如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法如何最大限度的利用投诉？鼓励的具体办法负责人负责人负责人负责人功效评析功效评析功效评析功效评析保保证证不不能能立立刻刻处处理理的的投投诉诉会会顺顺利利地地汇汇报报上上去去并并得到解决得到解决感谢业主指出问题并使公司能够解决它感谢业主指出问题并使公司能够解决它使顾客相信公司不久会采取措施使顾客相信公司不久会采取措施设立记录和分析投诉的程序设立记录和分析投诉的程序接上表永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材6969第69页，本讲稿共102页3、方便业主投诉、方便业主投诉 以下是一些可以鼓励业主勇于投诉，并同时表示关注态度的方式：建立投诉专线在一切联络资料中都注明投诉电话号码和联络地址，并且最好是免费的联系方式保证所有与业主直接接触的服务人员熟悉投诉的程序投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7070第70页，本讲稿共102页如有必要，制作一本“如何投诉”的指南，为业主提供投诉时可供选择的方式 在小区内，明确标志顾客服务区在可能的情况下，“处理”后马上预测是否会有新投诉情况建立多种形式的沟通渠道，如：客户联络会、网络投诉、投诉信箱等投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7171第71页，本讲稿共102页4、投诉的答复、投诉的答复 业主希望自己的投诉能够得到迅速积极的答复。是打电话还是写信取决于问题的性质和时间，但是你不仅应该解决问题，还应利用时机让业主确信你将致力于提供最高标准的服务。以下是某服务公司给一位业主的四封信，但该业主到此时还未从该公司得到满意的答复。投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7272第72页，本讲稿共102页信信1、问题需要解决、问题需要解决 投诉利用技巧投诉利用技巧感谢你告知，您对我们的某项服务不满意。虽然我们旨在从一开始就提供最高标准的服务，但是我们知道还是会出现问题，我们很高兴您能为我们指出问题。我们会对顾客的忧虑积极作出答复，并且非常重视使用一些特殊的处理程序，我们诚心希望您继续使用我们的服务，期待着能再次接待您。再次感谢与我们联络。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7373第73页，本讲稿共102页信信2、公司无法与顾客取得联系、公司无法与顾客取得联系 投诉利用技巧投诉利用技巧您最近与我公司联系有关的问题，我希望可以就此和您单独电话讨论，但是未能与您取得联系。烦请您打电话给（可为您接听的人员姓名、电话号码），并通知他们我们何时可与您联络，我将给您致电。得知您遇到了问题，我甚感遗憾，我希望尽快为您解决困难。虽然我们旨在提供最高标准的服务，但是我们知道还是会出现问题，我们很高兴您能为我们指出问题。我们会对顾客的忧虑积极作出答复，并且非常重视使用中的特殊程序。再次感谢您与我们联络我希望很快可以与您对话。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7474第74页，本讲稿共102页信信3、问题重复、问题重复 投诉利用技巧投诉利用技巧您最近就的问题与我公司联络，我了解您还未得到满意的答复。对于这一迟延我甚感遗憾，现在我直接负责解决这一问题。请您选择：我想单独直接和您电话对话，但未能联络上。烦请您打给（可为您接听的人的人员姓名、电话号码），并通知他们我们何时可与您联络，我将给您回电。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7575第75页，本讲稿共102页 投诉利用技巧投诉利用技巧或者：我想单独直接和您电话交谈，我会在今后几天与您联系。我希望我们能尽快解决问题。虽然我们旨在提供最高标准的服务，但是我们知道还是会出现问题，很高兴您能为我们指出问题。我们会对顾客的忧虑积极作出答复，并且非常重视使用中的特殊程序。再次感谢与我们联络我希望很快可以与您对话。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7676第76页，本讲稿共102页信信4、问题需要专家答复、问题需要专家答复 投诉利用技巧投诉利用技巧您最近就问题与我公司联络，我了解您还未得到满意的答复。对于这一迟延我甚感遗憾，现在我直接负责解决这一问题。您的要求正由部门的专家进行调查，我已让该人天内向我汇报。届时，我会与您电话联络，如有必要，专家会和您直接联络。我希望尽快解决问题。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7777第77页，本讲稿共102页投诉利用技巧投诉利用技巧虽然我们旨在提供最高标准的服务，但是我们知道还是会出现问题。我们很高兴您能为我们指出问题。我们会对顾客的忧虑积极作出答复，并且非常重视使用中的特殊程序。再次感谢与我们联络我希望很快可以与您对话。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7878第78页，本讲稿共102页5、从投诉中学习、从投诉中学习 有效的投诉解决程序固然重要，但还是应该把业主投诉当作一种能使你改进服务和服务流程的研究形式。要充分利用顾客投诉，公司应建立记录、分析投诉并采取行动的程序。投诉利用技巧投诉利用技巧永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材7979第79页，本讲稿共102页投诉利用技巧投诉利用技巧确保所有投诉都有记录。确认投诉严重性，评估是否有必要采取补救行动。观察不同类型投诉的频率，据此排列采取行动的先后顺序。采取补救措施行动后，监督产品和业务流程的效果。永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8080第80页，本讲稿共102页1、碧桂园处理投诉的十大要点、碧桂园处理投诉的十大要点要点一：建立7*24小时的沟通渠道，及时接 受，即时处理；要点二：尽快到达现场，掌握基本情况；要点三：采取有效的安全措施、补救措施，控制事态发展，稳定客户；他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8181第81页，本讲稿共102页要点四：全面掌握事件的起因、过程、结 果；处理不了的及时向上级报告；要点五：初步制定一个或几个补救方案，结 算费用，做到心中有数；要点六：分析原因、判断责任。思考方案；要点七：向客户做耐心细致的解释工作，说 明情况；他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8282第82页，本讲稿共102页要点八：管理公司有过错或有责任的，应向 客户表示歉意，取得谅解，认真听 取客户的意见，协商处理方法，尽 快处理。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8383第83页，本讲稿共102页要点九：是业主或邻居的责任，说明情 况，做好协调工作；要点十：是各方都有责任的工程、治安 等问题，要保留现场，及时通 知各方到场解决问题；他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8484第84页，本讲稿共102页2、现代城策略、现代城策略投诉危机公关的投诉危机公关的8种种 谋略谋略 现代城自开发以来，斗争与反斗争，投诉与投诉处理从来都没有中断过。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8585第85页，本讲稿共102页 但正是因为潘石屹独特的投诉危机公关处理手法，让现代城安然度过一次又一次危机，由投诉带来的负面效应被极大削减。我们将从现代城的“氨气事件”，剖析潘石屹的投诉处理谋略。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8686第86页，本讲稿共102页过程过程1、投诉受理、投诉受理谋略1：完善的投诉处理流程谋略2：快速的处理速度 客户服务部人员接到来自现代城2号楼某房间住户的电话，称他的房间内有一股异味，十分难闻。尽管该住户语气平静，客户服务部人员还是在放下电话后立刻在“电话记录单”中填写上“2号楼房间异味，请查明原因并尽快排除”。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8787第87页，本讲稿共102页 根据现代城客户服务部的工作程序，这张电话记录单立即被填写成“现代城内部工作协调单”转到负责2号楼保修的维修班手中。次日中午，该“协调单”返回，上面写着“1008住宅所有排风管道、烟道、下水密封正常，异味原因待查。”由于下周六就是春节，客户服务部要求所有客户申报的小修项目应在春节前完成，因此，这份带着“未完成”标记的协调单转到了客户服务部经理。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8888第88页，本讲稿共102页过程过程2、投诉问题会诊、投诉问题会诊谋略3：特殊问题的特殊处理方式 由于现代城所用装修材料均为自然环保型，即使施工当天进入房间，也不会感到有味道。以往客户投诉房间有异味，不外乎各种管道密封出了问题。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材8989第89页，本讲稿共102页 为了慎重起见，客服部经理用电话分别约请了开发商工程部负责水及暖通的工程师、施工单位水暖工程师、负责该楼层施工的装修公司的经理下周一同前往1008房间对“异味”进行会诊。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9090第90页，本讲稿共102页 但此次会诊仍然无法确定异味来源，不但再次证实管道密闭正常，而且排除了使用不当装修材料的嫌疑。春节前两天，该客户再次打来电话，称房间内异味有加重趋势，言语中流露出对开发商解决问题不力的不满。随后，客户服务部将此事上报公司，并抄送了工程部。最后，检测结果表明氨气来源是房间四周无所不在的混凝土。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9191第91页，本讲稿共102页过程过程3、投诉问题处理、投诉问题处理谋略4：高层出动，表明解决问题的诚意谋略5：高效的解决方案制订 潘石屹拿到检测报告后立即给正在通县开会的现代城施工方打了电话，要求对方作出书面解释。对方在回函中承认，能够发挥氨气的物质是来自混凝土中添加的含有尿素的防冻剂。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9292第92页，本讲稿共102页 针对该问题，现代城客户服务部马上与消除氨味公司取得联系，一个月后，由上海鸿山设备厂生产的外型酷似空调柜机的除氨设备，运进了2号楼部分住家中。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9393第93页，本讲稿共102页过程过程4、投诉升级、投诉升级 时间进入6月以后，北京天气开始逐渐升温，由于凝固在混凝土中的氨气，其释放速度与外界温度和湿度成正比，这年北京夏季又闷又热的气候又助长了现代城2号楼部分房间内的氨气浓度。加上有些住户并不认可除氨设备的庞大和噪音，一时间，投诉氨气问题的客户迅速猛增至近50户。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9494第94页，本讲稿共102页 并有几户氨气问题严重的住户开始在楼内散发传单并开始征集签名，要求住户联合起来，向开发商索赔损失。某律师事务所受2号楼3位住户委托，向现代城发出律师函，要求就其委托人“受氨气侵害事实”一事进行磋商。他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9595第95页，本讲稿共102页过程过程5、进一步处理、进一步处理谋略6：高层道歉，再次表明诚意谋略7：再次针对现状制订可行的解决方案谋略8：机会把握，调转注意力他山之石他山之石永基物业管理培训教材永基物业管理培训教材9696第96页，本讲稿共102页 7月中旬，潘石屹公开向所有受害住户表示道歉，并接受住