总经办各岗位岗位职责.doc

唐朝酒店组织机构图总 经 理副 总 经 理副 总 经 理人力资源部平安部工程部总经办财务部房务部销售部餐饮部部门概述：管理模式唐朝酒店的管理模式是在吸收了西方先进酒店管理经验的根底上，尤其是借鉴了喜来登酒店管理模式的精华，经过长期的探索实践和改革开展，结合唐朝酒店的实际情况逐步形成和完善的具有达生特色的管理模式。唐朝酒店管理模式的精髓是：一切以客人为中心，开展内部管理经营活动，以人为本，强调鼓励作用。管理以效率为中心，注重内部管理的协调性和互动开展。在此管理思想指导下的泰华大厦企业宗旨是“客人满意、员工满意。企业精神是：“团结、创新、奉献、高效。唐朝酒店管理模式的特点具体表现在以下几个方面： 第一、总经理负责制下的分工负责、垂直管理的管理方式。 1、管理责任层层分解的原那么：这个原那么重点要解决的问题就是集权和分散的问题。总经理负总责，部门经理分工负责，各级管理人员任务层层分解。全大厦各级管理均有责任、有义务、责权一致，各个岗位各个级别的管理人员及员工都要明确自己的责任和义务，大厦对自己的要求和自己应该到达的标准。充分开掘和调动各级管理人员的工作主动性和工作热情。在效劳和某些管理方面为提高工作效率，总经理通过授权来解决下级管理效率的问题。授权是必要的，因为管理必须“通过别人来完成任务，随着大厦整体管理水平的提高，亲手做的可能越来越少，只有通过层层“授权才能高效地完成任务。 2、各部门间管理范围和职能的划分采取分工明确，紧衔接、无空白、无重叠的原那么：各部门都有自己的责任范围。在管理的环节上没有断档相互衔接、相互效劳，发扬团队精神做到互动开展。当部门间发生职能重叠或任务不清时，唯一的方法就是由共同的上级决定裁决。 3、各级别的岗位工作描述：各个级别、各个岗位均有明确的岗位工作描述即工作职责。在泰华大厦没有人没有工作干，也没有工作没有人干。 4、坚持一个上级的原那么：对泰华大厦的标准管理而言，这是一项普遍和永久的原那么。每个岗位、每个人只有一个上级，也就是自己的直接上级，只服从一个上级的指挥，只向一个上级汇报，员工听到是同样的声音，只有这样垂直管理才能真正得到落实。 5、服从的原那么：没有服从就没有管理，下级要无条件效劳自己直接上级的领导。 6、逐级的原那么：1） 上级对下级：上级对自己的直接下级发号施令。上级对下级可以越级检查，不能越级指挥。对下级的违纪可以现场纠正，但处理仍由部门落实处理。上级对下级的越级指挥在以下情况下可以例外：A、 紧急情况下。B、直接下属表示或实际上不服从指挥。C、下级无力完成上级安排的任务D、特殊情况下：如抢险，酒店安排的统一活动等。2） 下级对上级：下级对上级不能越级报告，但可以越级申诉，通过正常合理的方式进行申诉，如：总经理信箱、坐谈会或向人事部申诉等方式。第二、相互协调互动开展的系统化管理方式。唐朝酒店管理模式的思路是将酒店的管理理解为系统工程的管理，就象一部机器的运转一样，各个部件即独立运行、分工明确又相互联系，协调配合互动开展。从而使整个管理形成一个良性的循环整体动作过程。各个系统环节重点要负责各自解决的问题。1、 组织系统：组织系统重点解决的是机制问题。企业有了良好的机制，管理才能有效地得以实施，竞争中人才才能得到重用。1、组织结构，即企业机构的组织构架，组织结构图包括五个要素：A、 部门：分一线部门和二线部门，直接对客效劳的部门称为一线部门，支持一线部门间接为外客人效劳和直接为内部顾客效劳的部门称为二线部门。B、 岗位：分一线岗位和二线岗位。C、 唐朝酒店编制分方案编制和控制编制，方案编制为理论编制， 经营者根据每年度的预测经营情况可在年初定出控制编制。控制编制通常在旺季较宽松，淡季较严紧，但全年平均人数应控制在编制范围以内。D、指挥线： 是上级下达和信息传递的渠道，它永远是垂直的。部门之 间无指挥线，部门间的关系重要的是沟通联络和内部流程。E、级别： 唐朝酒店执行的是等级岗位工资制度，共分11级，10级以上每个级别共分5个档次。配合级别的是等级培训考核制。员工的晋级提升必须经过相应的培训考核和评估，合格者将得到晋级或提升。不合格者将被降级或免职。 2管理层次和管理幅度：A、 管理层次分四级：1-2级决策层 3-4级领导层 5-6级督导层 7级以下操作层B、 管理幅度：即管理人员同操作层人员的比例，唐朝酒店的管理幅度为1：10。 3部门职能和管理责任的划分。 4岗位工作描述岗位职责。2、 沟通联络系统：横向联络系统解决的是管理效率的问题，沟通协作水平的上下反映了各级管理人员的管理水平和自动化控制水平。1） 各部门之间的沟通原理： A、各尽其职、各负其责。 B、相互效劳、相互制约。 C、统一指挥、步调一致。 D、一线不能求二线，一线要理解二线的工作。2沟通的形式：A、部门经理早会。 B、部门经理研讨会。 C、部门间的协调会。 D、备忘录。 E、 联系。F、交流谈心。 3、 检查反应系统：检查反应系统是企业的监督系统，缺少了有效的检查和反应，管理将失去前进的方向。1） 检查反应的目的： A、通过检查、反应来适应管理和效劳开展变化的需要。 B、检查反应是管理者的责任。 C、有效的检查反应，可以及时处理复杂矛盾。 D、有效的检查可以及时纠正政策执行的偏差，并对已 发生的错误和失误及时纠正。 E、考核评价部门的管理水平和效劳质量，促进管理水 平的提高。2） 行政综合检查：由总经办负责组织实施的检查，它是对全大厦范围内的全面检查。涉及的内容很广，如：卫生、平安、效劳标准、节约、资产管理、保养等。3） 检查的考前须知： A、及时准确地反应。 B、检查要突出重点。 C、检查要有标准尺度来衡量。 D、检查结果的分析总结。4 专业检查：由各部门为单位组织的专项检查，包括：工程部的设备节约检查；平安部的平安防火检查；人事部的纪律检查；财务部的财产检查；房务部的卫生检查；餐饮部的食品卫生检查等。5值班检查：A、EOD行政值班检查制度。 B、节假日值班检查制度。值班经理有权处理酒店日常活动发生的问题，如遇超权限的事应请示总经理。6） 目标考核：目标考核是对各部门各项管理工作进行当月评价。目标考核的依据是各项职称指标和各项检查报告。对二线部门的考核内容中还有一项内容是一线部门。对二线部门效劳意识和效果的评定。7） 检查结果的反应：各项检查的目的是为了促进管理水和效劳质量的提高，检查的结果首先应及时反应到各相关负责部门，然后进行分析和总结，得出相应的整改措施，在管理中得到改善和解决。4、 预算与方案系统：现代化酒店管理工作的核心是全面预算，预算方案系统重点解决的是控制管理问题。 A、本钱预算。 B、费用预算。 C、收入预算。 D、全面预算的程序： a.市场调查分析，由销售部提供分析报告。 b.确定目标。 c.以部门为根底，编制预算草案。 d.大厦汇总综合预算。 e.召开预算会议，确定下发。 E、预算的考核。预算考核纳入部门目标考核的范围。5、 人才选用、招聘系统：人才选用，招聘系统解决的是大厦的人才库问题。 1有效的人才选拔将产生重要作用：A、 为大厦不断补充人力资源，实现企业内部人才的合理配置。B、 使大厦员工相对稳定，因为新招聘录用的人才都能胜任工作并对新从事的工作感到满意。C、 节省人员根底培训与能力开发的要求。D、 使管理活动更高地放在现有员工的素质提高上，而不是将太多管理时间放在纠正员工违纪上。E、 使管理队伍成熟度高，素质高，业务能力强，敬业精神强。 2选才的正确方法：A、量才适用，将适宜的人才放在适宜的岗位上。B、防止大材小用，因为压抑是最大的痛苦，他的才能不适合在岗 位发挥出来，缺少动力，自然会流动。C、防止拔苗助长，能力差，任务重会使他感到吃力，恐惧，失去 信心。 D、培训可以培训出大量的适宜人才，将具有一定潜质的员工做为培养重点，压担子给他脱颖而出的时机。E、为了工程去找人才，而不能为了人才找工程。 3关于人才素质的认识。 唐朝酒店所需人才的根本要求：A、 决策层管理人员：a.懂经济，懂财务。b.掌握企业管理的技能，有较强的整体控制和协调能力。c.果断敏锐，有较强的组织能力和分析能力决策能力。d.有领导才能，关于调动各能管理人员的主动性。e.性格稳重，坚毅，冷静，果感。f.具有大专以上学历，掌握本行业的系统知识。g.做事公正，廉洁，有强烈的事业心和责任感。h.具有五年以上酒店工作经验，且担任部门经理以上职务三年以上。B、 领导层部门经理：a. 懂本部门的专业技术知识，有三年以上的酒店工作经验。b.有较强的方案能力和组织协调能力。c.具有较强的分析判断能力，有效地组织管理工作的开展。d.有较强的酒店效劳意识和管理意识。e.工作努力，办事公平，廉洁奉公。f.坚持原那么，敢于负责。g.有良好的心理素质，善于创新，敢于面对挑战。h.合作意识强，善于平衡人际关系。C、 督导层：a.熟练掌握本部门的业务技能和管理技能。b.有一定的指挥能力和组织协调能力。c.善于调发动工的积极性，能够以身土卒，带着大家去完成具 体任务。 d.办公公正，公平，关心员工，注重对他的培训教育。e.能够以身作那么，严格遵守大厦门的各项管理制度。f.有较强的观察能力和分析能力，善于发现工作中的主动矛 盾，并加以改善。g.有方案工作能力，能够按方案去完成各项工作任务。h.懂培训，能够有效地培训员工各项业务技能。D、 员工层：a.热爱本职工作，致力于旅游事业的人。b.有强烈效劳意识，愿意为他人提供效劳的人。c.有强烈学习欲望，能够全身心投入工作的人。d.能够吸引客人的人。e.责任心强，有强烈上进意识的人。f.细致大方有荣誉感的人。g.有良好气质和仪容仪表的人。h.美于吃苦，敢于创新的人。 4） 唐朝酒店不可接受的人： a.牢骚太盛的人。 b.嫉妒别工有灰色心理的人。 c.过其敏感者，心里忍受能力要差，过于内向，忧郁。 d.有合作者，不善于沟通或根本不愿与别人合作的人。 e.离间者，猎奇，好管闲事，唯恐天下不乱。 f.极端分子，考虑问题极端化。 g.过分懒惰的人。 h.喜欢跳槽，流动性大的人。 i.夸大其谈不愿付出而求高回报的人。 j.将旅游饭店业做为过渡性职业的人。6、 培训系统：培训是唐朝酒店提高员工素质，提高效劳质量的必由之路，在唐朝酒店合格的管理者就是合格的培训者，没有培训就没有效劳就没有企业的开展。1） 培训真正要起到的作用：A、 尽可能把命令和布置工作变成对下属的培训。B、 把上司的面孔变成教师的笑容以换来下属的尊敬和感谢。C、 使员工掌握企业的共同语言和行为标准。D、 通过人事部的系统培训到达提高员工素质的目的。E、 通过部门的岗位技能培训，让员工熟练掌握工作程序提高效劳质量。F、 减少工作失误，减少工伤事故，提高工作质量和工作效率。G、 建立良好的工作环境和工作气氛，提高员工工作的满意感和成熟感。H、 提高员工的创新能力，提高员工应用新技术学习新知识的能力。I、 培养适合饭店需要的职业经理。 J、使员工理解并掌握企业新发布的命令，批示和政策。 2培训的种类：A、 系统培训：是指人事部的等级考核中所安排的培训内容，这其中包括：酒店公共局部的知识培训，语言培训和管理方法，培训技能等方面的内容。系统培训是大厦培训的根底，是员工晋级提升的依据和等级标准和要求，是每个级别的员工必须进行的培训内容。系统培训的课程将在每个月的培训方案中安排。B、 非系统培训：是指人事部不定期安排的旨在提高员工素质或提高员工培训兴趣的专项培训。C、 岗位技能培训：是由部门安排进行的岗位业务技能培训，是提高员工业务素质和技能的主要途径，岗位培训是部门长期的、 不间断地一个最主要的工作。2） 培训的方式：培训不等同于的上课，要提高培训的有效性必须选用灵活多样的方式方法。1， 案例分析 2，小组讨论 3，管理研讨 4，课堂讲解5，实际演练 6，电视教学 7，角色扮演 8，感觉训练 9，交叉培训 10，规化教学。 4饭店培训系统的运行程序：1， 培训方案 2，实施培训 3，检查跟踪 4，课后工程 5，等级考核 6，评估定位 7，培训档案8，同人事行动相辅相成。第三、坚持“客人满意，员工满意的企业宗旨，以客人为中心的管理思想。唐朝酒店始终信奉顾客第一的思想，将一切工作的开展都紧密地围绕在“顾客满意这个中心上。将提高效劳质量放在首位来，尽可能满足顾客的需求，在政策的制定和执行中坚持以顾客的利益为目的，站在顾客的立场上考虑问题，同顾客之间永远保持一种良好的合作伙伴关系，把唐朝酒店建成顾客可以信赖的第二家园，同顾客的接触活动要求全体员工始终坚持“微笑，周到，准确，效率的效劳标准，提供良好，温馨，全面，高效的全面效劳以满足顾客的整体需求。要求内部活动的开展要始终坚持一线围绕客人转，二线围绕一线转，相互协调主动开展的原那么，以提高各级管理工作的畅通和高效。效劳提倡一站效劳，管理提倡团体意识和整体管理意识。实践证明只有坚决不移地坚持这一思想，唐朝酒店的各项经营工作才能保以有效开展，经济效益才能得以保证。“员工满意就是以人为本，注重对人才的培训和使用，强调对员工的鼓励作用，培养员工树立敬业爱岗的主人翁意识，提高工作的主动性和积极性，提倡和发挥员工的创新意识和个性化效劳意识，使员工消除临时观念，把唐朝酒店做为人生事业开展的最终选择，同时在员工鼓励工作上采取以下具体措施：1、 树立企业第一的思想，要鼓励和调发动工的积极性，首先要让员工知道企业的前途和他的命运联系在一起，让他的感到有责任并自豪与骄傲。2、 尊重权力，员工应该得到的权力，给予充分保障。3、 保持希望和目标。4、 用活人事政策，提倡竞争，优化机制。5、 关于员工生活、学习和开展。6、 建立思想工作机制。7、 听听员工的想法，采纳员工可用的建议。8、 完全工资历分配制度，合理报酬分配。9、 奖罚清楚，处理问题对事不对人。10、 培养骨干队伍。11、 注重工会在员工鼓励中的作用。四、企业理念 1、经营宗旨：客人满意、员工满意。 2、企业精神：团结、创新、奉献、高效。 3、经营价值观：以超值的效劳，赢得无愧的回报。 4、效劳标准：微笑、周到、准确、效率。 5、广告语：除了家，就是泰华一、 总经办各岗位岗位职责一总经理岗位职责Job Description岗位责任制岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语听、说、写、阅读及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在集团公司领导下，全权负责托管酒店的经营管理，认真贯彻执行党和国家的各项方针、政策、法令和法规，全心全意依靠广阔员工办好企业。努力完成各项经营、管理指标，不断提高企业的经济效益和社会效益。2、 主持制定酒店的各项规章制度，规定各级管理人员的职权范围，完善唐朝酒店经营机制，保证日常工作的正常运转。3、 根据公司章程，授权研究确定企业组织机构的设立或调整方案，提出酒店管理人员部门经理以上任免名单，经总经理办公会研究或报董事会批准后正式任免。4、 提出企业经营目标，将全年经营目标分解落实到各部门，并组织实施。5、 根据市场动向和开展趋势，结合酒店实际，研究制定新增重要效劳工程的投资决策方案，并组织贯彻实施。6、 全面负责酒店的经营销售、人事工资、方案财务和物资采购工作，主管财务部、采供部的工作。7、 负责重要客人接待工作，保持与社会各界的广泛联系，塑造企业良好的内外部形象。处理重要投诉，保证酒店标准化、程序化、制度化管理的贯彻实施，切实提高效劳质量。8、 发动广阔员工群策群力，搞好民主管理工作，关心员工生活，不断改善员工的工作条件。9、 抓好企业文化、企业精神文明建设，催促有关部门开展丰富多彩的业余文化活动，增强企业凝聚力。10、 发挥党政工团在酒店管理中的积极作用，坚持思想政治工作和职业道德教育，培养主人翁责任感，保持酒店的生机与活力。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业、酒店管理专业或同等学历。2、 掌握酒店经营管理知识、市场营销知识、财务管理知识、人事管理知识等，并具有成熟的思想体系。3、 熟悉旅游业特征和客源市场特点，对世界主要国家历史背景、民族特征、风土人情、宗教信仰及生活习惯有一定的了解。4、 至少掌握一门外语，能阅读国外酒店专业报刊杂志，并能流利地与外宾交谈。5、 具有决策能力、组织协调能力、督导下属能力、社会交往能力及语言文字能力。6、 具有开创精神和对事业精益求精的执着追求。7、 具有管理者的个性和人格魅力。二副总经理岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语听、说、写、阅读及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在总经理的领导下，全面负责酒店行政事务管理工作。2、 协助总经理执行董事会下达的各项决议，完成总经理作出的经营管理方案，完成总经理分配的各项具体工作。3、 协助总经理做好酒店与社会各界之间的协调工作，处理酒店与社会各方面的突发事件。4、 具体负责文件、资料、档案的整理工作，平安保卫工作，文秘工作。5、 具体负责君辉国际酒店投资管理公司董事会的有关事务，负责与董事会成员、单位和董事会成员联系工作。6、 抓好工会、共青团组织建设，催促有关部门开展丰富多彩的职工业余文化活动，增强企业凝聚力。7、 协助总经理做好思想政治工作和职业道德教育，提高员工思想觉悟和职业道德水平，培养主人翁责任感，保持酒店的生机和活力。8、 就总经理提出的酒店长远规划和年度方案提出合理建议，对酒店经营管理方针发表见解，供总经理参考。9、 总经理、常务副总经理同时出差、休假期间代行总经理职责。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业，酒店管理专业或同等学历。2、 具有较丰富的酒店管理专业知识和经验，掌握社会学、经济学、管理学、市场学、心理学等方面的理论知识，全面了解国家方针政策，掌握国家工商法，熟悉国家经济法规、合同法规、财经纪律。3、 全面掌握酒店经营管理中各个重要环节的根本情况，具有较强的整体控制和协调能力。4、 具有塑造酒店整体形象、提高企业知名度和声誉的能力，具有较强的领导用人才能，善于根据国家人事劳动政策，正确设置工作岗位，合理用人，充分调动各级管理人员和企业全体员工的主动性、积极性和首创精神，具有较强的语言表达能力和写作能力，并有一定的英语水平。5、 有能力协助总经理处理酒店的对内对外事务。三业务副总经理岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语听、说、写、阅读及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 在总经理领导下，负责酒店的日常经营管理工作。2、 协助总经理执行董事会下达的各项决议，完成总经理作出的经营方案，完成总经理分配的各项具体工作。3、 协助总经理制定和完善酒店的各项规章制度，协调各部门之间关系，建立良好的运行机制。4、 检查酒店的管理制度、岗位责任制和效劳程序的实际落实执行情况，分管客房部、餐饮部、人事保卫部、工程部、销售部的人事培训工作。5、 具体负责各部门的效劳质量，到达酒店规定的标准，对各部门的工作结果用量化的标准进行考核，掌握酒店日常经营的具体情况。6、 具体负责酒店员工的培训、工作和培训方案的制定，保证员工素质的提高。7、 具体负责销售工作，提出销售策略和营销方案供总经理决策。8、 具体负责VIP客人的接待及安排工作。9、 查阅酒店每日经营情况报表，发现问题及时报告总经理，采取必要的措施给予解决。10、 根据总经理的安排，主持召开每日、每月的专项业务工作例会，对业务工作进行协调、检查。11、 就总经理提出制定的酒店长远规划和年度方案提出合理化建议，对旅游市场及酒店经营管理方针发表见解，供总经理参考。12、 总经理出差、休假期间代行总经理职责。知识及能力要求：1、 具有高等院校旅游专业，酒店管理专业或同等学历。2、 具有较丰富的酒店管理专业知识和经验，掌握社会学、经济学、管理学、市场学、心理学等方面的理论知识，全面了解国家方针政策，掌握国家商法，熟悉国家经济法规、合同法规、财经纪律。3、 全面掌握酒店经营管理中各个重要环节的根本情况，具有较强的整体控制和协调能力。4、 具有塑造酒店整体形象、提高企业知名度和声誉的能力，具有较强的领导用人才能，善于根据国家人事劳动政策，正确设置工作岗位，合理用人，充分调动各级管理人员和企业全体员工的主动性、积极性和首创精神，具有较强的语言表达能力和写作能力，并有一定的英语水平。5、 有能力协助总经理处理酒店的对内对外事务。总经理办公室职责范围 1、协助总经理制定唐朝酒店的经营方针、经营方案、管理目标并组织实施。 2、负责唐朝酒店各种文秘档案管理和保密工作，提高文秘工作质量和效率，建立文件保密制度，提高档案管理水平，提高办公自动化、标准化、程序化的管理水平，负责对外行文的起草审核工作。 3、负责唐朝酒店印章的管理和使用。 4、负责唐朝酒店车队的管理，保证平安行驶。 5、负责对唐朝酒店的卫生、平安、消防、产品质量、节约情况、纪律情况等进行综合检查和督导工作。 6、负责唐朝酒店对外各项手续的办理及联络接待工作。 7、负责对唐朝酒店的食品卫生许可证、公共场所卫生许可证、二次供水卫生许可证、营业执照、特行证等各种证件的年检和换证工作。 8、负责总经理办公会、早会、周会、本钱分析会、市场销售分析会的组织记录。 9、负责EOD的值班排班和节假日的值班安排工作。 10、负责唐朝酒店操作手册和管理制度的汇编工作。 11、负责年终总结的编写工作，总经理、副总经理讲话稿的起草工作。 12、负责建立健全唐朝酒店的党、团、工会等组织工作。 13、负责全唐朝酒店报刊的编写发行工作，负责全大厦报刊的征订工作。 14、负责召开董事会的有关筹备工作。 15、负责总经理、副总经理办公、出差、接待等的具体事宜。 16、组织检查各部门落实完成唐朝酒店各项经营方案、管理目标和工作方案，使唐朝酒店的各项工作有效地开展和落实。 17、负责总经理、副总经理交办的其它工作。四总经理办公室主任岗位职责岗位名称： 级 别： 编 辑 人： 直接上司：酒店副总经理 管理对象：工作所辖范围 资历要求： 大学专科及以学历，具有四年以上星级酒店管理经验。有极强的沟通能力和公关能力并具有能承受压力及挑战的良好心理状态。熟练掌握英语听、说、写、阅读及电脑知识。日 期： 编 号： 批准人： 岗位职责：1、 办公室主任在总经理副总经理直接领导下开展工作。负责组织综合性业务、行政工作方案、规划、报告、总结、请示、通知等的起草、报审、打印、收发、存档工作。2、 负责安排和组织酒店行政会议和总经理办公会议，编写会议纪要和决议，并检查各部门执行情况，及时收集和反应信息，协助总经理做好部门之间的协调工作。3、 负责上级来文来电的处理和社会各界的来信来仿，协助总经理做好接待工作。做好对外联络工作，使总经理与外界联系的渠道保持畅通。4、 支持调查研究，掌握酒店经营管理情况，主动收集各方面信息，为总经理决策提供真实可靠的材料。5、 负责行政办公室的日常管理工作，领导办公室全体员工属尽职守，提高工作效率，出色完本钱职工作。协助抓好酒店的行政管理和后勤保障，励行节约，严格控制办公费用的支出，动力搞好员工福利。6、 负责管理车队，确保平安行车。7、 考核下属人员的工作，评定下属工作人员的奖惩。8、 负责对员工进行思想教育和业务培训，提高员工素质和业务工作能力。9、 出席总经理召集的每日例会和周会。知识及能力要求：1、 具有高等院校大学专科以上文化程度，具有总经理室或业务部门办公室五年以上行政管理经验。2、 有较高的政治素质修养，有强烈的事业心和责任感，办事果断，讲究效率。3、 熟悉酒店管理和接待效劳工作，掌握国家政策与法令，掌握酒店专业知识。4、 了解文秘学、社会学、经营管理学等方面的知识。5、 具有一定的语言文字能力，可撰写起草一般文件。6、 具有一定社交与组织协调能力，以及整体控制能力，与外围保持密切关系。7、 掌握一门外语，并有熟练听、说、读、写。备忘录的标准要求 为标准大厦内部行文的统一格式和要求，现将有关发放备忘录的具体化标准要求下发各部门，望参照并执行。（一） 备忘录是上级给下级下达指示、规定、工作方案安排以及同级之间进行信息沟通的主要形式。（二） 上级可对下级下发备忘录，要求严格执行，落款写：请关注。（三） 下级对上级只能写申请、报告或建议，落款写：请总经理批示。（四） 属唐朝酒店政策性备忘录由总经办起草或部门起草报告，经总经理批准后，由总经办统一签发。（五） 部门之间横向沟通传递信息，可发备忘录，内容主要是涉及业务、活动、方案安排以及例事方面的事宜，落款应写：多谢合作，并抄送总经理和副总经理。（六） 部门发给员工的备忘录，要在员工通告牌处张贴，落款写：请悉知。（七） 备忘录的格式要统一标准，内容要简明扼要，开头要简述目的，主题要明确。（八） 假设总经理委托有关部门发备忘录时，开关应写：经总经理同意或批准。二、备忘录的日常管理制度（一） 备忘录是唐朝酒店内部各部门之间用于协调联系的一种文体，其内容为通知、请示、报告等。（二） 备忘录由题头、编号、致、抄、由、日期、事由、内容和落款几局部组成。（三） 发放备忘录时应首先检查文体是否标准，语言运用是否准确简练，签发文件时找准发放的对象和相应的级别，收文人必须签字确认。（四） 备忘录日常可保存在文件夹中，按发出OUT和接收IN、时间顺序分门别类保存好，年终按要求进行归档。（五） 涉及唐朝酒店政策方面的备忘录或机密文件，部门在对下级传达时，可以口头传达，不允许复印。（六） 唐朝酒店任何文件不允许私自携带出大厦或对外传播。机密文件的管理制度（一） 唐朝酒店各级领导，管理人员及档案管理人员必须严格执行中华人民共和国?档案法?保密法?以及档案管理，保密制度。（二） 唐朝酒店机密文件分为“机密文件和“绝密文件两种，由总经理，副总经理，办分室主任确定档案的密级和解密期限。每种文件按秘级不同，阅示的级别也有所不同，文书人员要严格按照领导的批示和文件规定的传达范围和时间，组织传达，需有关部门办理时，及时转有关人员或有部部门按文件精神办理。（三） 各种秘密级别以上的文稿，都应严格按照保密规定妥善处理，应严守保密纪律，又得与无关人员谈论公文的内容。（四） 切实维护好机密文件的平安，定期检查平安设施做好档案的保卫工作，非档案管理人员未经同意不得进入档案管理区域。（五） 做好机密文件的整理管理工作，确保文件的完整，准确。（六） 秘密级以上档案，只能在总经办内查阅，不得外借，未经同意和自抄录和复制，违者视情节轻重按?档案法?和有关规定追究责任。（七） 秘密级以上或涉及唐朝酒店利益的档案材料，要控制利用范围，查阅秘密级档案，须经主管档案的大厦领导批准，办理手续前方可利用。八档案室档案材料一般不外借，如各部门确需借阅档案材料，要办理好审批，登记手续，并限一周内归还，如需复印，摘抄档案内容，须经总经办主任批准。文件存档管理方法（一） 各部门文件由秘书或文员专职负责整理、收集和管理。唐朝酒店文件由总经办负责整理、收集和管理。（二） 文件按接收和发出部位存档，其中接收IN部份包括接收店内八部一室的文件和接收店外的文件，发出OUT部份包括发往店内店内其他部门的文件和发往店外的文件。（三） 日常文件的存档统一用文件夹，按时间顺序分类存档。（四） 每年年底各部门将本年度所有文件惧归档，统一用文件存档夹收案，分门别类按顺序收集好，标上页码，并做好文件归档目录，在页面按要求注明文件名称、时间，按顺序进行统一编号。（五） 对经过修改、调整后的和重复的无保存价值的档案，报总经办签定批准后，统一交总经办按规定销毁。（六） 根据各类档案的特性，要求认真做好存档文件的保管工作，维护档案的平安。（七） 归档文件类型包括：文本文件、会计资料和声像资料等。印章管理规定 为使印章在唐朝酒店的经营管理中发挥更好的作用，现就印章管理的有关问题作如下规定：（一） 唐朝酒店的印章及办公室印章由总经办的机要人员保管，保管的设备必须是保险柜或保险箱。印章保管人员不得将印章交给未经办公室主任批准的人员代管。经批准的代管人员要严格遵守印章管理规定，违规使用要视情节轻重予以处理。（二） 合同印章、财务部印章及财务专用章由财务总监保管，合同章的用印必须由总经理批准。（三） 公司印章的使用，须经总经理及副总经理批准，紧急情况下经办公室主任批准后可以使用，但事后必须报告总经理。正式公文、制式报表的用印，按有关规定办完手续后，由印章管理人员直接用印。（四） 公司办公室印章的使用，须经办公室主任批准。（五） 此规定由总经理办公室负责解释。文印管理规定 为加强大厦唐朝酒店文印管理，降低办公本钱，提高工作效率，特制定如下规定。（一） 文印原那么：需要打印的就打印。（二） 但不需要打印的，一律不打印。（三） 需要打印的，各部门文员将文件名称、页数、纸型用便笺写出打印申请单，并交部门经理签字确认。（四） 各部门文员将部门经理审阅后的文件和签字确认后的打印申请单一并交总经办复核确认。（五） 给总经办签字确认后，由文印员打印文件。（六） 凡打印数量超过10张以上的，总经办交总经理审核。（七） 文印员必须严格按照打印申请单打印文件，同时，作好登记工作。（八） 文印员应妥善保管好打印申请单，以备查询。（九） 非指定人员严禁动用复印机、电脑等设备。（十） 当打印任务较多时，由总经办分轻重缓急统一安排打印顺序。（十一） 基建办文件的打印，由戚总签字确认，总经办安排执行。公文处理规定第一章 总那么第一条 为使唐朝酒店以下简称唐朝酒店的公文处理工作标准化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本规定。第二条 唐朝酒店的公文，是唐朝酒店在经营管理过程中根据管理需要而设定的具有管理效能和标准体式的公务文书，是传达贯彻上级指示，发布规章制度，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 唐朝酒店办公室是公文处理的管理机构，主管本企业的公文处理工作。第四条 公文处理必须做到及时、准确、平安。公文由办公室指定专人负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第五条 在公文处理工作中，必须严格执行国家有关法律、法规，确保秘密平安。公文处理公文办理（一） 凡上级单位和有关部门给唐朝酒店发来的文件、电报、 和领导批件由办公室负责签收、登记、分发、拟办，报请总经理或分管副总经理签批，办公室根据总经理或副总经理的批示，转有关部门落实，同时做好催办和督办。（二） 各部门报送的请示、报告，由办公室负责签收、登记，并填写文件处理单，分送总经理或分管的副总经理批示。领导批阅后，由办公室负责及时将批示和处理结果反应各部门，大厦内部的呈报与反应时限一般不能超过两天，假设遇到重大问题须经总经理办公会讨论或因特殊情况不能及时批阅的，最长时间不能超过一周。（三） 需要办理的公文，由承办部门拟稿，办公室审核，报总经理或副总经理签发。（四） 凡以大厦名义上报或下发的文件须