高效时间管理与会议管理.pdf

高效时间管理高效时间管理与会议管理与会议管理上海路标企业管理咨询有限公司上海路标企业管理咨询有限公司主讲：党军锋主讲：党军锋晶澳（扬州）太阳能科技有限公司晶澳（扬州）太阳能科技有限公司PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第一篇章 高效时间管理三、解锁秘籍三、解锁秘籍三、解锁秘籍三、解锁秘籍二、浪费时间的二、浪费时间的二、浪费时间的二、浪费时间的1212把锁把锁把锁把锁一、认识时间一、认识时间一、认识时间一、认识时间PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第二篇章 高效会议管理四、主持人职责与技巧四、主持人职责与技巧四、主持人职责与技巧四、主持人职责与技巧三、会议完整流程三、会议完整流程三、会议完整流程三、会议完整流程如何执行会议如何执行会议如何执行会议如何执行会议二、高效会议的特征二、高效会议的特征二、高效会议的特征二、高效会议的特征一、认识会议一、认识会议一、认识会议一、认识会议五、会议记录五、会议记录五、会议记录五、会议记录六、参会人守则与责任六、参会人守则与责任六、参会人守则与责任六、参会人守则与责任PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第一篇章高效时间管理技巧PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第 一 章认 识 时 间PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 一、时间是什么？p是p是p是p是PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 p公平公正p随时伴随你p不可替代p不可储藏p不可增减p不可缺少p不可伸缩一、时间是什么？PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 二、时间管理的本质时间本身并不能被“管理”！时间管理的本质即是：PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 1、人与人的差异主要原因就是三、时间观念PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、贫穷的人与富有的人的差别p贫穷的人用时间换财富p富有的人用财富换时间PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、成功人士的成功是因为善于管理时间p成功一定有方法，失败一定有原因p一次成功有很多原因，多次成功只能有一种原因p成功的方法各不相同，失败的原因往往出奇的一致PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、成功人士的成功是因为善于管理时间ppp我研究了10年，世界上顶尖成功人士成功的秘诀：PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第 二 章浪费时间的12把锁PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 p缺乏p盲目行动p缺乏p缺乏条理和整洁ppPDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 pp有头无尾pp简单的事情复杂化p消极思考p专注细节,事必躬亲PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第 三 章解 锁 秘 籍PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 一、分清轻重缓急，抓住重点p重要紧急矩阵p二八定律pABCD法则p工作圆饼图PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 二、设定清晰明确的工作目标p美国大学的目标设定案例(3%与97%)p(意大利经济学家帕罗托)pp一分钟目标PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 三、马上行动，杜绝拖延p拖延是时间的窃贼p电话通讯的贝尔与格雷PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 四、珍惜今天，当日事当日毕p日事日毕，日清日高p接受你所接受的，珍惜你所拥有的PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 五、第一次做好，零缺陷工作p1%的缺陷，可能成为日后时间的负累p聚焦、专注、踏实，做到第一次做好PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 六、养成整洁、条理的习惯1、哪里拿哪里放2、同类东西放一起3、东西编号贴4、钥匙集中保管5、一套高效文件处理系统6、尽量简化PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 七、快速1、快速的行动2、快速的思考3、快速的处理工作4、高效的三个“一分钟”PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 八、不要让别人浪费你的时间p敢于说“不”p做事有紧迫感PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 九、记录每天做的每一事情的时间p几乎所有的成功人士都有“成功日志”p每天检查、PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 十、善用零碎时间p不要让零碎的时间悄悄溜走p开车的时间：听录音带；等车的时间看书、看资料p随时随地学习PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 十一、复杂的问题简单化p30秒电梯理论p非常条理性，任何方案不超三条麦肯锡法则：PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 十二、每个人的时间都有价值p时间价值举例（分钟）p时间价值举例（小时）p管理一个年销售额1000万的人的时间价值PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 13、结果导向p结果导向p策略优先p行动快速PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 14、要求工作时必须要求时限p1H5Wp下属只做你要求检查的事情PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 15、善于授权p尽量及时授权（非不得已授权）pp要授予权力，说明目标与期望p要及时p注重结果p不能重复授权pp下属出现困难的时候，帮助找方法p不能姑息“倒授权”p授出权限，你仍要承担责任PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 16、带着解决方案说问题p不要把问题交给领导p见领导反映问题时要带着方案p不要反映做不到的问题p不要期望反映后就马上解决p不要抱怨暂时做不到的问题PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 17、尽量少开会p为什么要开会？p为什么会议达不到目的？p会议=浪费时间吗？p需要问自己的问题：非开会不可吗？有没有可替代的形式？一旦开会，能不能提高效率？PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 18、猴子管理p烫手山芋不好接p猴子生病了，要找出治病的方法p分清楚是谁家的猴子，由执行者喂养p替猴子买保险，提前给予建议PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 19、流程再造p人员、战略、流程p研究流程优是否可以优化p简化流程PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 第二篇章高效会议管理技巧PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 一、认识会议1、会议效率不高的原因p时间安排不合适p地点不妥当p对象不对p主持人技能不佳p参会者技能不够ppp没有达成共识PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 p开展有效沟通pp监督员工、协调矛盾p2、会议的目的p资源共享pp激励士气pPDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、会议种类宣布人事安排、讲解政宣布人事安排、讲解政策的会议策的会议当众表扬或批评别人的当众表扬或批评别人的会议会议临时处理突发事件的会临时处理突发事件的会议议固定的团队会议固定的团队会议集思广益的会议集思广益的会议面对面会议面对面会议电话会议电话会议视频会议视频会议团队会议团队会议一对一会议一对一会议按开会目的分类按开会方式分类按人数分类PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 4、会议频率p固定的部门会议注意：不多于每周一次p全体会议注意：至少一年一次p处理突发事件的会议注意：切忌太频繁p一对一会议注意：控制在1小时之内PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 5、会议成本计算方法pppPDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 二、高效会议的特性ppp拟定和发放了议事日程p严格日程安排p请了具有经验的人参加pp一切都按部就班PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 三、会议完整流程如何执行会议PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 合理判断会议是否要开无需开会的无需开会的“五个如果”“五个如果”已经按惯例已经按惯例每周聚会每周聚会会议成本会议成本太大太大没什么特没什么特别的事情别的事情要讨论要讨论开会只会把开会只会把事情弄乱事情弄乱PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 合理判断会议是否要开必须开会的必须开会的“五个如果”“五个如果”必须把信息必须把信息同时传同时传达给达给很多很多人人要要让让别人别人听取部听取部门汇报门汇报工作工作给小组委给小组委派任务派任务PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 会前准备工作p确定在会议中应该采取哪种讨论方式，以达到最好的会议效果；p通过充分的会议准备、书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况；p充分的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，减少会议中可能出现的冲突1）做会前准备工作切实的好处：PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2）会议准备工作核对单：16、确定辅助教材、确定辅助教材17、准备会场周边位置、准备会场周边位置图图18、是否要求与会者准、是否要求与会者准备资料备资料19、确定自己人的相关、确定自己人的相关资料资料20、是否安排会后娱乐、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知项目并做好事先通知9、确定、确定出席出席人人数数10、安排、安排出席出席者者座座位位11、是否准备会议、是否准备会议名签名签12、是否安排、是否安排交通工具交通工具13、是否安排与会者、是否安排与会者住住宿宿14、是否、是否发出了发出了会议会议通通知知15、确定、确定视听视听教材教材1、了了解会议解会议目目的的2、是否一定要、是否一定要开开会会3、确定会议、确定会议形式形式4、安排会议议程、安排会议议程5、决决定会议时间定会议时间6、缺缺定会议的主持人定会议的主持人7、决决定会议的定会议的地点地点8、研究研究会场如何会场如何布布置置会议准备会议准备工作核对单工作核对单PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3）会场布置p与会人员超过 10个，会场最好布置成“”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;p如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；p5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 简短清晰的开场白p3-5分钟的时间，系统、简洁，有明确宗旨；p内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等p程序：提供与讨论有关的资讯、规范议程征求对本次议程设计的意见PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 有效分配发言时间一次会议真正用于开会的时间只有80%，如 以100分钟计，如果分配给7个人，则 每人只能讲11分钟。建议：主持人的发言时间应该掌握在20%尽量保证每个人发言机会均等尽量形成一种互动的会议氛围PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 如何掌握议事进度p语言方式p非语言方式PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 如何达成决议pp共识决策pp无异议决策PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 圆满结束会议pp确定工作分配妥当p准时结束会议PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 开开场场白白进入进入议议题题发言发言者者主持人主持人记录者记录者达成决达成决议议总 结总 结会议会议评估评估PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 自我评定单，增进下次会议质量具体表现具体表现是否是否存在以下问题存在以下问题（1）别）别的的员工曾误员工曾误会会我我的的意思意思有有 无 无（2）与与别别人人谈话谈话时时我经常离开话题本意跳到别我经常离开话题本意跳到别的的话题话题有有 无 无（3）如如果果主持一主持一个个会议会议，我，我会会让让参会人参会人员先了员先了解会议解会议内容内容有有 无 无（4）面对）面对一一些些人人说话说话时时我很紧张我很紧张有有 无 无（5）在）在会上会上，总，总是是只只有有我我一一个个人人说话，没说话，没有有成员成员参与参与有有 无 无（6）谈话结束）谈话结束时时，我，我会会问员工问员工是否是否明白我明白我的的意思意思有有 无 无（7）我分派工作）我分派工作后后他们他们从不提从不提问问有有 无 无（8）我总）我总是把一是把一件件事事的的前因前因后后果果澄清给澄清给别别人人有有 无 无（9）如如果我表达果我表达的的意思很意思很复杂复杂，令令人人难难以明白，我以明白，我会会事先事先考虑考虑有有 无 无（10）我总）我总是会是会问问：大家还大家还有有什么什么问题问题吗？吗？有有 无 无PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 主持人会后跟进请大家填写请大家填写会议会议评估表评估表针针对评估意对评估意见见做出做出改改进进措施措施联络联络缺席缺席的的同同事，事，询询问问原因原因，如有如有需需要要，讨论讨论有关有关项目项目跟跟进进计划计划，如有如有需需要要立刻召集另立刻召集另一一次次会议会议如有如有需需要要，找找高高层协层协助助如如计划计划进进行行十十分分顺利顺利，取消取消下下次次会议会议，用用公公文文报告报告进进度度会议会议之之后后检讨得失检讨得失PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 参会者会后跟进细读细读会议记录会议记录，尤其尤其对对自己自己工作工作相关的相关的信息信息做做出出记录记录分分析析会议的会议的过过程、程、分分析不同析不同与会者与会者对对同同一一问题问题的的不同态度不同态度、分分析析人人际际关关系系的的状态状态考虑考虑会议上会议上所所分派分派给给自己的任自己的任务务的完的完成成方案方案考虑考虑是否是否召召开开自己自己部门部门会议会议进进行行动动员员和和安排安排，并并将将会议会议精神贯彻精神贯彻到下到下一一步步的的工作工作中去中去PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 1、有些事情定在台下比台上更好四、主持人职责与技巧PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、如何处理意外情况“蝉”症状：p讲故事（和主题无关）p讲了很长才进入主题p讲的太模糊，没有具体事例p拒绝倾听别人的主要观点对策：p非语言进行暗示p探询、总结、测试其理解程度p善意提醒关于程序及时间限制pPDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、如何处理意外情况“鲨鱼”症状：p有攻击别人的倾向p总是给予消极的否定的意见对策：pp重申会议中任何意见都可以提，但正面的建议更欢迎p非语言性打断PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、如何处理意外情况“驴”症状：p过于敏感p防卫性强，心中有面“墙”对策：pp重复问题pPDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、如何处理意外情况“兔子”症状：p质疑正在使用的程序p总是提议不同的程序或建议对策：p肯定他的贡献p重申可以先试用现在的程序，若不奏效则马上按他的方法实施PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、如何处理意外情况“螃蟹”症状：p开会时带着并做别的工作p私自进入小团体讨论p时常接听电话p瞌睡p漫不经心对开小会者：p示意发言者暂停，以沉静提示议论者p建议他们讨论的事情告诉大家p问他们是否应该分组讨论然后集中对瞌睡者：p休息5分钟p加快议会进程p短暂沉默PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、会议沟通小诀窍会议沟通是指为了，把、和在个人或群体间传递，并达成的过程。1）定义PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 p沟通漏斗2）沟通原理图你心里想你心里想的的 100%100%你嘴上说你嘴上说的的 80%80%别人别人听到听到的的 60%60%别人别人听懂听懂的的 40%40%别人别人行动行动的的 20%20%PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 p沟通金三角设身设身处处地地自己自己对对方方PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3）有效沟通原则不不必必说出所说出所有的有的真相，但真相，但你你要要保证你所说出来保证你所说出来的的都都是实是实话话。有有明确明确的的沟通目标沟通目标有有明确明确的时的时间约束间约束重重视每一个视每一个细节细节积极倾听积极倾听努力达努力达成成目标目标PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 自自身身利利益益对方利益对方利益4、如何处理会议中的冲突PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 5、主持人的守则与责任p营造和谐气氛p按照议程进行p正确总结讨论内容p引导发言者解释令人困惑的发言p帮助与会者理清不假思索的想法p尊重别人，避免意见一边倒p减少与议题无关的争辩和讨论p保持中立态度PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 小贴士：主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后就听完陈述后就没没词了词了向双方之向双方之一表一表示赞示赞同同阻止阻止对对方方宣宣泄，建泄，建议议双方冷静下来后再谈双方冷静下来后再谈认为双方都认为双方都有有错误，指出两者各自错误，指出两者各自问题问题建建议议举举行行一个一个不是你不是你主持主持的的求借求借方方法法会议会议引导引导双方双方攻击攻击你你缩缩小小问题问题的的严严重重性性换换话话题题（如要（如要求帮助求帮助解解决决你自己你自己的的问题问题）当当双方双方争执争执时时，表表达不达不愉快愉快的情的情绪绪PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 五、会议记录1、会议记录者的功能p会议记录者很重要，p记录和维持议程所设计的程序pp观察现场，提醒主持人避免走入误区PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、会议记录应具备的才能p反应快p写字快p知识面广p记忆力特别强p组织能力强p倾听能力强p总结能力强PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、对会议记录的 10大建议1）重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据2）大多数会议都能指定一个会议记录者主席最好不要兼任此项工作；会议记录者最好由与会者轮流担任3）会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，不失真PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、对会议记录的 10大建议4）会议记录者的责任还包括：p及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚p适时做总结，协助讨论进行p向与会者确认各议案的排序是否无误PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、对会议记录的 10大建议5）会议记录内容包含：p讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）p有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何p分派工作的详细情形及完成日期p会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 3、对会议记录的 10大建议6）会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处7）工作分派情形及完成日期记录无误8）通过此决议的评估标准（如有必要）9）会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分10）将此份会议记录发送给与会者PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 4、预防会议中的三种误区误区一：是指一种群体的无所谓状态。会议记录者能以旁观者角度察觉下列现象：例如：“全体通过”PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 误区二：就是大家都用一种声音说话。例如：迫于某些人的权威和影响力PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 误区三：是指会议的讨论有时会趋于极端化，或者极好或者极坏。例如：集体讨论产生亢奋PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 六、参会人的守则与责任1、参会者10大守则1 1、会、会前充分准备前充分准备2 2、会、会中全中全情情投入贡献投入贡献自己自己的的创意与意见创意与意见3 3、以以解解决问题决问题为己任为己任4 4、开、开放放的的心心态态，摒除摒除部门之部门之见见5 5、尽可尽可能能多多的的获获取取信息信息6 6、耐耐心心聆聆听，听，尊尊重重他他人的人的意见意见7 7、勇于勇于发发言言，言言之之有有物物8 8、不不隐恶隐恶扬扬善善，不，不人人身身攻击攻击9 9、避免避免不不当的当的肢体语言肢体语言1010、会、会后后总结总结PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 2、参会者的责任开开会后会后开开会会中中开开会会前前1、会议、会议达成了达成了什么什么结果结果2、还还有有哪哪些事些事情未情未完完成成3、分分配给配给自己的任自己的任务务如如何完何完成成1、倾倾听他听他人的人的意意见见2、积极积极发表发表自己的自己的见见解解3、关、关注正注正在在讨论讨论的的事项事项4、与主持人、与主持人密切密切配配合合以以达到达到会议会议目目的的1、根据根据个个人人观观点研究问点研究问题题2、依据依据提提供供的资料准备的资料准备论论证证的材料的材料3、记、记下开下开会会日期日期、时、时间、间、地点地点4、做好在做好在会议会议中中尽量尽量表表达达的的心心理准备理准备PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建