时间管理与工作组织技巧.doc

帮你的员工做到：目标清晰，重点明确；紧迫的事情快速响应，效率高；重要的事情认真处理，主动从容；有远见、善计划、条理强，压力轻！把24小时变成25小时很少人没有以下苦恼： “我每天要处理那么多事情，在家的时候还突然想起有事情忘记做了，弄得心情格外焦虑” “经常要为找东西花时间。公司各个部门发过来的文件、产品支持部门发来的产品介绍光盘，发的时候用不着，要用的时候又找不着，找了半天浪费时间，最后还要打电话让相关部门再发一遍，还浪费别人的时间” “每天到了公司就是查邮件回邮件、查邮件回邮件，大部分邮件不用动脑子就回了。看着一大堆邮件心里不舒服，恨不得马上回完。要是没邮件进来，心里更不塌实，时不时上去查。不在公司的时候也离不开电脑，总想着要开机查邮件我已经被 OUT LOOK控制了” “有时候想到一个主意特别好，但当时在忙别的事情，回头就想不起来了；有时记得要跟别人说个事儿，但不知道什么时候能见到，真见了面就忘了。有时半夜想起个事儿，又担心打搅别人，不说又怕忘了” “轻重缓急难以把握，把着急的事情做了，领导说你头疼医头脚疼医脚；想要做那些重要、长远的事情吧，他又说你不分轻重缓急” “我的工作就是配合别人，很被动，总是别人让我做这个做那个，我控制不了自己的时间。”如果一个“时间管理”课能让你解决以上问题，您觉得够实用吗？竞越成效管理系统：竞越的时间管理课为学员建立一个个人成效管理系统，从而大大改善工作成效和生活质量。注意，不是时间管理系统。你不能选择事情，因为事情发生在你周围，不以你的意志为转移。但你可以选择面对事情时候的行动。同样一个事情出现，选择什么行动，决定了你处理事情的质量高下以及耗费的时间多少。在你非常忙碌正在处理一大堆事情的时候，又有人来添乱：一个不错的员工辞职了！事情来了。不以你的意志为转移地来了！怎么处理？事情无法控制，但你的处理行动却可以选择。马上处理？你正在做的其他事情做不做了？一起都做？难怪你一天到晚那么紧张和辛苦。不管他？你又要重新招聘和培训新人了。竞越个人成效管理系统的第一个关键要素：WHAT-在事件面前，先决定做什么？要跟他谈话。谈什么？是不是都要今天谈？除了谈话还要做什么？要处理导致他辞职的各种原因以及他辞职带来的各种后果吗？分别什么时候做？每个行动都要做得那么好吗？还是可以有所侧重？什么时候做？怎么做？我做，还是别人做？竞越个人成效管理系统的第二个关键要素：When 和 How-在各个行动面前，决定什么时候做，怎么做？记得以前跟他谈过几次话的，当时我记在哪个笔记本上了？怎么找不到了？他辞职的信是怎么写的来着？他来的辞职邮件，我记得就放在“来件箱”里了，怎么找不到了？真耽误时间。下次不能把所有邮件都放“来件箱”里了！可是，放哪里呢？竞越个人成效管理系统的第三个关键要素：Where-相关的信息记载在哪里？如何确保在需要采取行动时，能快速查找到所需要的文件或者信息？通过建立一个有效的个人成效管理系统，竞越时间管理课直接针对学员的现实时间管理挑战大大提高课程的实用性。回到页首  第一部分 时间管理=选择管理目的：激发学员兴趣和学习愿望，激发改变愿望，并使学员认识到时间管理的实质是在每个事情面前选择正确的行动。 学员了解自己目前使用时间的现状，产生改变的愿望 同样的时间，为什么有的有如此高的成效： 区分事件和行动 认识到时间管理是对事件背后的行动的选择 建立竞越个人成效管理系统框架第二部分 做对的事情，让自己成为做事有计划、有头脑，且有效率的人目的：建立优先矩阵，学习根据重要和紧迫的具体状况确定行动的优先次序，管理好轻重缓急。使自己既提高效率，保证工作的完成，又改善成效，做到主动制变。 学习优先矩阵 学习有效处理三类事情的策略 紧迫的事情先做，保证组织的整体效率 根据对其他人的影响大小定义事情的紧迫性 如何做到优先处理紧迫事项但不让你难以脱身 重要的事情认真做，保证长远的成效 根据工作结果确定行动的重要性程度 分解任务，安排计划，保证在处理繁重的日常工作同时推动重大的事项的完成12：00-13：00午餐第三部分 把对的事情做对：针对日常工作的时间管理技巧目的：教会学员在管理日常工作中表现出极大的专业性。学员将能够掌握一系列非常实用的时间管理技巧，建立和运用有效的时间管理工具，高效地管理日常工作、避免遗忘、在日常工作的缝隙中推进重要的工作、管理事件、管理授权、管理文件系统。 分析阻碍成效提高的障碍 寻找压力的来源，找到减少大脑压力的方法：运用时间管理系统消除大脑中事件造成的“车流” 学习针对不同类型问题采用的不同处理方法：4D原则 建立一套有效的自我管理的实用工具 建立使用时间管理工具的习惯 运用时间管理系统减少遗忘 妥善安排日程：在日程管理中处理长远性任务和日常任务之间的平衡 利用时间管理系统管理沟通进程 利用时间管理系统管理你的思考过程 利用时间管理工具追踪工作过程：管理自己的及需要他人协助完成的需要一段时间交付的工作 把工作习惯和使用时间管理工具结合起来 减少找文件浪费的时间：把信息管理与任务管理相结合第四部分 把对的事情做对：针对长远性工作的时间管理技巧目的：教会学员在管理日常工作的同时，管理好需要花费一定时间（不是当天、一个人可以完成）的项目性工作。学员将能够分解长远任务、把长远性任务的计划融入每天的日常计划，使之得以落实和推进。 制定月度计划，并且理解为什么需要比较长远的月度计划 分析月度任务与每日任务在时间管理上的差别 利用大脑图把月度项目分解成便于管理的每日活动 学习在时间管理系统中把长远计划纳入日常任务管理第五部分 总结并制定行动计划目的：巩固学习收获，鼓励学员学以致用。 回顾学习收获 制定个人行动计划