行政助理培训提纲.ppt

部门助理人员培训提纲部门助理人员培训提纲岗位规范岗位规范职能部门职能简介职能部门职能简介常见事务的办理流程常见事务的办理流程相关技能培训相关技能培训（沟通协调、信息处理等）（沟通协调、信息处理等）助理人员的岗位规范助理人员的岗位规范l岗位特征、角色认知岗位特征、角色认知l岗位任职要求岗位任职要求l岗位主要职责规范岗位主要职责规范l岗位禁忌岗位禁忌岗位特征、角色认知岗位特征、角色认知l繁繁要求心态饱持耐心要求心态饱持耐心l杂杂要求业务了解全面要求业务了解全面l多多要求细心而无遗漏要求细心而无遗漏l乱乱要求知缓急能条理要求知缓急能条理l信息管理专家信息管理专家l领导的好助手领导的好助手l部门的好管家部门的好管家l员工的好后勤员工的好后勤l公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者岗位任职要求岗位任职要求l（一）品行端正，为人正派；（一）品行端正，为人正派；l（二）严守工作纪律，保守公司机密；（二）严守工作纪律，保守公司机密；l（三）具有高度的责任心和良好的敬业精神；（三）具有高度的责任心和良好的敬业精神；l（四）具有较强的口头和文字表达能力；（四）具有较强的口头和文字表达能力；l（五）熟练运用计算机办公软件。（五）熟练运用计算机办公软件。岗位主要职责规范岗位主要职责规范l基本岗位描述基本岗位描述：（一）起草各种文件；（二）签收、登记、分发、印制和传递各种文件；（三）负责各种文件的立卷和归档；（四）分管领导主持会议时担任记录；（五）为领导安排工作日程，包括会客、用餐、出差等具体事务；（六）为领导工作提供方便，主动收集各方面信息资料；（七）保持领导办公环境的整洁；（八）完成领导交办的其他工作。l工作要求：工作要求：（一）妥善处理文件（一）妥善处理文件1、根据领导的指示及时完成文稿的草拟、打印、校对、签发工作；2、根据文件的性质及时完成来文的签收、登记、分发、承办、催办、查办工作；3、根据公司的有关规定及时完成来文和发文的立卷、归档和销毁工作。（二）保守公司机密（二）保守公司机密1、各级文秘人员必须树立极强的保密意识，对于工作中接触到的各种信息绝不对外传播；2、秘密文件不得擅自翻印、复制，传送涉密文件必须亲自操作；3、文件和工作记录本必须妥善保管，如遇丢失或被盗必须上报；4、文秘人员所使用的计算机和通讯设备必须设置密码。（三）全面收集资料（三）全面收集资料1、收集整理公司各级领导的联系方式资料；2、收集整理领导工作范围所涉及的政府部门、重要客户和重要社会关系人员的联系方式资料；3、收集汇总领导工作范围所涉及的公司管理的各项规章制度文件；4、为妥善安排领导接待客人、出差等需要，收集汇总有关宾馆、饭店、旅行社等方面资料。（四）保持良好的礼仪形象（四）保持良好的礼仪形象1、文秘人员在工作场合必须穿着职业装，行为举止端庄，不得化浓装；2、接听电话礼貌得体，根据来电的性质判断是否接入领导办公室。领导不在时，不轻易将领导行踪告知不了解的人，重要事务及时通知领导；3、客人来访时应热情接待迎送。岗位主要职责规范岗位主要职责规范岗位禁忌岗位禁忌l原则性不强；原则性不强；l责任心不强；责任心不强；l保密性不强；保密性不强；l不熟悉公司、部门内部管理流程；不熟悉公司、部门内部管理流程；l不注意个人举止形象；不注意个人举止形象；l不能合理规划时间不能合理规划时间l必须：必须：养成经常关注内部网的工作习惯养成经常关注内部网的工作习惯养成定时接受邮件，仔细查看的工作习惯养成定时接受邮件，仔细查看的工作习惯职能部门职能简介职能部门职能简介常见事务办理的流程常见事务办理的流程l常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l常见人事相关事项办理流程常见人事相关事项办理流程l常见行政后勤事项办理流程常见行政后勤事项办理流程l常见技术服务事项办理流程常见技术服务事项办理流程l常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l相关事务咨询：唐丽相关事务咨询：唐丽 魏海涛魏海涛 1556l一、财务审批一、财务审批支出的审批权限支出审批程序l计划内报销经手人、证明人（持原始凭证）直接上级经理总经理（部门负责人）财务部 l超计划报销经手人、证明人（持原始凭证和超支报告）直接上级经理 总经理（部门负责人）专业公司总经理/分管副总裁 常务副总裁(总裁)财务部计划审批内容l时间要求：每月25日前l购买日常办公用品和耗材之支出计划l固定资产与办公家具（包括机房与OA设备）l参展/会费l境外展览会l差旅费l工资、奖金的支出l业务提成的支出l劳务费、稿费的支出l部门费用：部门费用：利润中心部门费用包括业务交通费（含油费、保养费、过路费、搬运费等）、市内快递费(不含项目快递费)、礼品费(不含库房礼品)、业务招待费、自购办公用品、部门团队活动费等；职能部门费用还应包括资料费、名片费、领用办公用品费(不含库房礼品、硒鼓等耗材)。部门费用不得超出季度总额使用及预支，但可以累计使用。年度未使用完的部门费用，可累计到下年度使用。l项目费用常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l报销手续报销手续：严格执行财务报销制度，款项支出时填写支出凭单并将发票（所有票据须开明细发票，经手人须在票据背面签字）交给财务。需要由客户或分公司报销的要向财务注明并留复印件，原件给客户。计划内报销必须提供的原始凭证：版面费、印刷费（出片费）、发行(邮寄)费、手机费、广告代理费、办公用品、低值易耗品（机房用耗材）、资料费、差差旅旅费费、部门费用、项目费用超计划报销手续必须据前述审批程序报销l借款报销的管理借款报销的管理为加强财务管理，督促各部门借款及时报销，所有人在借款时须注明报销预计时间（北京当地：除差旅费外，五个工作日内报销；外地：不超过四个星期）。逾期不报者，财务部直接通知人事部核扣经手人或责任人奖金/工资。常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l二、出差相关办理二、出差相关办理岗位负责人：方雪郎岗位负责人：方雪郎出差及费用报销操作规范：内部网出差人员出差需持有经部门经理、总经理签字的出差申请表，申请表中需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、地点、出差事由、出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额等凭申请单办理借款手续后将申请单分别交人力资源部、财务部存档。因工作需要超过20天以上的出差，将根据实际情况降低差旅费用补助标准，具体标准由部门总经理规定报公司常务副总裁批准。对于出差人员丢失车票的情况，由出差人填具“差旅费车票丢失准予报销申请表”，并由证明人签字证明及总经理批示签字，以此申请表作为原始凭单进行报销入帐。常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l三、印刷费、出片费、发行邮寄费、版面费工作流程三、印刷费、出片费、发行邮寄费、版面费工作流程l 帐务负责人帐务负责人：张桐、凭证复核人凭证复核人：方雪郎、报表审批人报表审批人：包华印刷费、出片费工作流程印刷费、出片费工作流程l各业务部门按照集团统一格式的印刷费明细表和出片费明细表分网刊期次填写本部门当月发生的印刷费明细表和出片费明细表，经总经理、验收人、制表人分别签字确认(其中验收人应是本部门验收刊物印刷数量的人,只在印刷费明细表上签字确认印刷数量)。l部门应在下月第三个工作日之前将数据已经核对准确并且签字齐全的印刷费、出片费明细表报送财务部负责人。发行邮寄费工作流程：发行邮寄费工作流程：l各业务部门按照集团统一格式的发行邮寄费汇总表填写本部门当月发生的发行邮寄费，经总经理、审核人、制表人分别签字确认。l 部门应在下月第3个工作日之前将核对准确无误的发行邮寄费汇总表报到财务部。广电事业群、家电、IT等部门，由部门自己单独报送。其他部门则统一由行政部马勇报送,（化工事业群自己会做一份汇总表,以和马勇的数据相核对）。注：因为行政部马勇负责的部门较多，各部门签字需要一定的时间，如在规定的时间内有部门未签字确认，财务部会先按未签字的数据进行相关费用的计提，如期后数据有所变动，会统一在下月调整。l版面费工作流程版面费工作流程：.常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l四、项目会计核算流程四、项目会计核算流程（一）业务部门申请立项，填写“立项申请表”（CWFA-2002-004a）,编制“项目收支核算表”（CWFA-2002-004b）的“预算部分”，逐级审核，并据此执行。（二）已审批的“项目收支核算表”“预算部分”，由财务备案，财务部据此执行并监控相关的费用支出、借款、报销等，继而进行相关财务处理，并即时更新“项目收支核算表”的第二部分“核算部分”。（三）项目完结后申请“结项”填写“项目完结申请表”（CWFA-2002-004c）,并进行费用报销、清算。（四）财务人员编制“项目收支核算表”的“考核部分”，逐级审批并归档。l五、五、业务提成发放操作规程业务提成发放操作规程各业务部门应将该部门最新的业绩考核办法（或提成办法）复印件报财务部备查业务部门和财务部门的双重监督、控制作用：l由业务部门自行计算提成：该部门编制的业务员提成/外勤明细表 和 业务人员提成计算表均需经该专业公司总经理和负责该部门提成审核的财务人员确认签字后方为有效。l业务部门提成由财务人员计算：财务人员编制的业务员提成/外勤明细表 和 业务人员提成计算表，需经该部门相关人员及总经理确认签字后方为有效。常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程各部门业务员业绩提成发放形式各部门业务员业绩提成发放形式：la)RMB2,000元以内（含RMB2,000元）部分.lb)RMB2,000元以上的部分，为加强支出与业务的联系，与业务相关的费用报销，元以上的部分，为加强支出与业务的联系，与业务相关的费用报销，应由各业务部门收齐、粘贴好相关票据，分类统计，填写好报销单，经该专业公司应由各业务部门收齐、粘贴好相关票据，分类统计，填写好报销单，经该专业公司总经理签字核准，并于发放日由财务部以现金形式发放总经理签字核准，并于发放日由财务部以现金形式发放lc)如个别业务人员无法在实际发放日前提供有效外勤票据，则该部分金额将与次月10日所发工资合并计算并代扣代缴个人所得税。提成报表提交和发放时间要求提成报表提交和发放时间要求：l每月15日前日前，财务部或业务部门将已签批、准确的业务员提成明细表、业务员外勤明细表业务员提成明细表、业务员外勤明细表及报销单据统一报送财务部专职人员报送财务部专职人员，进行提成和外勤的统计、汇总、报表。l每月18日日，财务部专职人员将业务员提成汇总表、业务员外勤报销汇总表报送常务副总裁和财务总监签字审批。l每月1819日日，财务部汇总制表人员将由银行代发部分的相关资料向银行报盘，同时做好20日发放现金的准备工作。l每月20日日，发放业务员提成，包括以存折、现金、外勤报销等方式发放。l如受其他客观因素的影响，部门需要延迟提成明细的报送时间延迟提成明细的报送时间，均需由部门总经理签署相关说明部门总经理签署相关说明交财务部备案交财务部备案，但部门报送时间不得超过当月但部门报送时间不得超过当月19日日，财务人员统计汇总完成后于当月20日报送。所有迟于当月19日报送的提成明细（除有CEO特别批准外），当月一律不予发放，推迟到次月20日一并计算发放。l以上时间规定，如遇节假日、休息日依次顺延；常见财务事项办理流程常见财务事项办理流程l六、其他事务六、其他事务：各部门申请购买IP卡的审批程序如下：l 1.由部门总经理在设备申请单上签字审批；l 2.交技术部审批；l -金额在RMB 1,000元以下由审批；l -金额在RMB 1,000元以上由审批。l 3.财务中心查核申请单内容无误后交“财务总经理加签；l 4.出纳予以借款/报销。常见人事相关事项办理流程常见人事相关事项办理流程l部门人员介绍：部门人员介绍：l 主任：张 率 电话：82211400 l主管：陈 晖招聘面试 电话：82216691 l 于淼、石建华 保险福利 电话：82211822-6691 l 韩 丹 工资制作 电话：82211822-6690 l 罗 宇 员工管理 电话：82211822-6690 常见人事相关事项办理流程常见人事相关事项办理流程 招聘面试招聘面试 入职手续入职手续 转正手续转正手续 岗位变动岗位变动 离职手续离职手续 解聘手续解聘手续 考勤管理考勤管理（有运营管理中心工作手册可以发给大家）（有运营管理中心工作手册可以发给大家）培训流程：培训流程：公司培训：公司培训：接到报名通知报名得到部门负责人认可报送培训部配合进行相关培训反馈 （学员请假需得到部门负责人同意并向培训部请假）部门培训：部门培训：得到部门培训信息告之培训部备案（按照需要，安排培训部人员列席）相关报道常见行政后勤事项办理流程常见行政后勤事项办理流程l相关事务咨询：行政部相关事务咨询：行政部 李媛李媛/甄月甄月 1422l1）申申请请用用车车：在在公公司司内内部部网网下下载载“用用车车申申请请单单”内内容容填填写写详详细细，由由部部门门经经理理签签字字确确认认。职能部门需由常务副总裁签字确认。职能部门需由常务副总裁签字确认。l2）申请入住慧聪园申请入住慧聪园：在公司内部网下载：在公司内部网下载“慧聪园入住申请单慧聪园入住申请单”详细填写后，由部门经理详细填写后，由部门经理签字，经行政部经理签字后方可入住。签字，经行政部经理签字后方可入住。l3）借用投影仪借用投影仪：如事先预约需到行政部登记。借用时到行政部登记。：如事先预约需到行政部登记。借用时到行政部登记。l4）办公家具变更办公家具变更：内部网下载：内部网下载“家具变更单家具变更单”详细填写内容，经原使用部门及现使用部详细填写内容，经原使用部门及现使用部门经手人及经理签字确认后交行政部。如在填表时有不明事宜，可到行政部咨询。门经手人及经理签字确认后交行政部。如在填表时有不明事宜，可到行政部咨询。l5）办公用品领用办公用品领用：内部网下载：内部网下载“办公用品领用单办公用品领用单”将所需领用物品填写领用数量，经部将所需领用物品填写领用数量，经部门经理签字确认到行政部库房领用办公用品及耗材。门经理签字确认到行政部库房领用办公用品及耗材。常见技术服务事项办理流程常见技术服务事项办理流程l相关事务咨询：孙天相关事务咨询：孙天 1871l设备采购办理流程：设备采购办理流程：l一、设备采购周期及工作流程一、设备采购周期及工作流程l1、各部门提交的IT设备申请单中，需有相关利润中心和/或专业公司总经理的签字，ITG中心方可接收。申请单中请注明设备的具体使用人姓名及职务、所申请设备希望的品牌、型号等。l2、各部门相关人员应尽可能在每日15：30以前提交申请单，以便ITG中心安排后续工作，15：30以后提交的申请单，根据当日工作量，可能会被安排在第二日执行。l3、ITG中心在接到申请后，会在当天向市场寻价，以掌握时价资料，并最终确定设备型号。l4、ITG中心在接到申请单后的第二个工作日10：00以前将前日所有申请单集中报请公司常务副总裁总批。l5、ITG中心于申请单总批完成后的当日上午向相关供货商下定单，供货商将在下定单当日下午将相关设备运抵公司ITG中心(笔记本设备将在下定单隔日到货)。如因市场缺货、财务资金问题等原因导致不能按上述时间到货的情况，ITG相关人员将在第一时间通知设备申请人并约定大致到货时间。设备到货后，ITG中心安排相关人员进行验收。l6、ITG中心工程师将在到货后当天及第二日，对所到设备进行组装、调试、并拷机，如设备有问题，最迟将在第一次到货后第三日给予更换。l7、ITG中心于拷机后第二日，将通过检测的设备分发给设备申请部门。l综上所述，一般情况，设备采购自提交申请到验收合格交付使用至少需四个工作日。如有特殊情况，请在提交申请时说明，ITG中心根据实际情况尽量配合处理。l二、付款手续二、付款手续l1、品牌产品：因品牌产品均有正规的系列售后服务，故货到当日即付款，或者货到付第二日延期支票。l2、非品牌产品：因无正规售后服务，故从设备申请部门领用该产品次日算起，最少三个试用日内如无任何故障现象方可付款。常见技术服务事项办理流程常见技术服务事项办理流程l设备报废办理流程设备报废办理流程为保护公司IT投资，使公司IT设备得到充分利用，及时处理报废IT设备，根据国家有关设备报废规定的原则，特制定公司IT设备报废制度如下：一、报废资格各单位对自购买之日起使用5年以上的IT设备；或因损坏严重无法修复或修复费用过高的IT设备，可向公司提出报废申请。二、报废流程1、各部门（单位）欲报废IT设备时，须填写公司IT设备报废申请表，详细注明报废原因，并报请利润中心总经理、分管副总裁签批后，提交公司IT技术服务中心。2、公司IT技术服务中心接到部门申请后，需在两个工作日内，派员到工作现场检查部门欲报废的设备，并签署意见。3、所有报废申请由IT技术服务中心汇总后报公司常务副总裁签批，并最终由公司总裁终审。三、报废处理经公司总裁终审同意报废的设备，由IT技术服务中心统一处理。四、相关要求1、各单位应充分发挥IT设备的能力，挖掘各设备的使用潜力，厉行节约。2、设备使用部门应及时评估当前IT设备满足工作需求的能力，避免因IT设备能力不足而影响工作质量的情况，并不得出现IT设备能力大量闲置现象。如有闲置设备，应及时退回公司IT技术中心进行再调配。3、凡擅自报废IT设备的单位或存在IT设备长期闲置情况，经查情况属实，将追究相关人员责任。常见技术服务事项办理流程常见技术服务事项办理流程l设备日常维护和维修办理流程设备日常维护和维修办理流程l设备变更办理流程设备变更办理流程l网络问题办理流程网络问题办理流程l电话申请等其他事项办理流程电话申请等其他事项办理流程常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l部门人员介绍部门人员介绍l法律部经理 卢庆国 主持法律部工作，全面负责公司法律事务。l电话：010-82211829 l公司律师 高春 侧重诉讼与非诉案件办理l电话：010-82211830 l公司律师 綦骏 侧重合同审查、广告审查l电话：010-82211822转6684 l法务助理 康海凤 合同管理、各项证明盖章l电话：010-82211822转6683 常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l一、关于合同盖章关于合同盖章l（一）业务合同1 常规性合同，如广告合同、会员合同。该类合同必须经业务员所属部门总经理授权的主管以上负责人对合同内容进行审核并签字后，法律部方进行审查盖章。2 非常规合同。如项目合作、市场调研等。该类合同必须事先发法律部进行合同审查，合同文本确认后，业务部门总经理授权人员签字后，可到法律部盖章。有需要公司技术部门确认的合同，如网站技术服务合同，必须经技术部门签字后，法律部方予以盖章。3 合同盖章的顺序。合同由客户先盖章或是由我方先盖章，在法律上没有限制，这取决于业务部门的业务管理。如部门强调客户先盖章，则法律部会配合部门要求执行。4 合同存档所有合同原件均由法律部保管，合同在双方盖章后，须将合同原件交存法律部一份，同时提交一份合同复印件给法律部，再统一转交财务中心。如合同系我方先盖章，则合同经办人必须及时向法律部交存合同。常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l（附：合同盖章流程图）（附：合同盖章流程图）合同盖章管理流程格式合同格式合同非格式合同非格式合同广告合同广告合同会员合同会员合同慧聪广告慧聪广告慧聪国际慧聪国际与客户签订协议与客户签订协议与客户谈判形成初稿与客户谈判形成初稿交法律部审查交法律部审查业务部门领导签业务部门领导签字字法律部审查、盖章法律部审查、盖章合同按部门、合同盖章主体分类登记编号合同按部门、合同盖章主体分类登记编号业务员向法律部返还合同原件及复印件各一份（传真件与复印件订一起作为原件）业务员向法律部返还合同原件及复印件各一份（传真件与复印件订一起作为原件）常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l（二）支出性合同1合同内容审查，适用非常规合同审查程序。2合同盖章，必须经部门总经理签字。涉及须经分管副总裁或总裁签字的合同，必须提交分管副总裁或总裁签字同意的审批文件，法律部方可盖章。l（三）合同审查非常规性合同一般由綦骏审查修改无误后方可盖章。如有部门需审查的合同，可发电子邮件给綦骏律师，并简要说明合同项目情况，留下姓名及联系方式。因合同审查需要一定的时间，各部门的合同如需审查，最后是提前1-2天。特殊情况另行处理。常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l二、二、关于案件办理关于案件办理l各部门如发生业务未回款，广告刊登问题等需法律部协助解决的案件，可事先与高春律师咨询，如准备提起诉讼，则按照下列规定程序办理：l1）部门根据案件情况向法律部提出书面申请，部门总经理签字确认。法律部根据案件情况安排公司律师负责办理。l2）部门申请人准备相关材料，如客户企业营业执照、合同、广告样稿确认单等一系列证据。（根据实际情况会提出具体需求）l3）业务经办人应尽可能详尽提供法律部所需了解的情况，并配合案件办理。l三、三、关于员工离职手续关于员工离职手续l1所有离职人员手续，在到法律部签字盖章之前，本部门的工作交接手续必须先办理完毕；l2业务人员：须确认自己所签订合同均已交存法律部，如有未交还的情况，必须完全清理将合同交存法律部合同管理人员康海凤，待查询确认完毕后由法律部经理签字。l3非业务人员：在部门工作交接完成后，可到法律部签字。l4上述手续，离职人员直接与法律部法务助理联系时间，法律部按内部流程办理。常见法律事务办理流程常见法律事务办理流程l四、关于股权手续四、关于股权手续l离职员工中如有在公司持有股权的情况，办理离职手续时，可同时办理股权转让手续，办理之前与法律部事先约定好时间，以便法律部与财务中心协调约款。l五、五、关于各项证明关于各项证明l公司为员工出具的各项证明，经法律部审查后盖章。l1关于需人力资源部确认的各项证明。如收入证明、工作证明、办理档案转移介绍信等，需人力资源部负责人签字确认。l2项目授权委托书、付款通知书等给客户出具的证明，须本部门经理签字。l3办理暂住证、边防证、汇款单等证明，部门负责人签字确认，或指定的负责人来办理。能力提升训练能力提升训练l（参考文档）（参考文档）结束语结束语l如果你想规避某项杂务，那么你就应该从这项如果你想规避某项杂务，那么你就应该从这项杂务着手，立即进行，否则，事情还是会不断杂务着手，立即进行，否则，事情还是会不断地困扰你，使你觉得烦琐无趣而不愿意动手。地困扰你，使你觉得烦琐无趣而不愿意动手。l行为本身并不能说明自身的性质，而是取决于行为本身并不能说明自身的性质，而是取决于我们行动时的精神状态。我们行动时的精神状态。