行政部工作流程.ppt

行政部工作流程行政部工作流程行政部门职责行政部门职责行政部工作职责行政部工作职责 具体工作流程具体工作流程 12目录010203办公设备、公共设施的日常管办公设备、公共设施的日常管理和维护理和维护办公用品及日常用品的采购、发办公用品及日常用品的采购、发放管理放管理 固定资产及低值易耗品的管理固定资产及低值易耗品的管理秘书事务、行政日常事务、档案的秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理归档管理040506各种费用的控制交纳各种费用的控制交纳 后勤管理、执行上级交办事务等、执行上级交办事务等一、一、一、一、办公用品及日用品的采购、发放管理办公用品及日用品的采购、发放管理 部门申请部门申请查看库房查看库房购物清单购物清单主管审批主管审批物品采购物品采购检查验收检查验收出入登记出入登记月末盘存月末盘存定期询价议价定期询价议价帐物相符帐物相符监督检查监督检查 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月27日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。二、二、固定资产及低值易耗品的管理 二、二、二、二、固定资产及低值易耗品的管理固定资产及低值易耗品的管理资产分类资产分类台账清单台账清单每月盘点每月盘点核对账物核对账物三、三、各部门基础设备、设施维修管理各部门基础设备、设施维修管理 综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。三、三、三、三、各部门基础设备、设施维修管理各部门基础设备、设施维修管理维修申请维修申请安排维修安排维修维修结束维修结束检查验收检查验收记录备案记录备案 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。四、文件档案的归档管理四、四、四、四、文件档案的归档管理文件档案的归档管理 文件资料收集分类整理编号分类整理编号 立卷归档立卷归档装订成册存放装订成册存放使用使用.传阅控制传阅控制五五五五、文件资料收发、传真管理、文件资料收发、传真管理 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。五、文件资料收发、传真管理准确记录准确记录上传下达上传下达传真往来传真往来 行政审阅行政审阅文件资料的收发文件资料的收发费费用用支支付付费费用用控控制制统计所需费用统计所需费用申请审批资金申请审批资金部门主管审批部门主管审批归类登记管理归类登记管理支付各项费用支付各项费用领导审批签字领导审批签字六六、各种费用的支付、控制 按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。七七七七、对外关系建立维护、对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。1关系关系 建立建立2沟通协调沟通协调3档案档案6合理合理调整整5情况情况汇报4经常常维护八八八八、执行处理突发事件、执行处理突发事件 公司各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。突突发发事事件件出出现现主要情况收集及时汇报领导妥善解决处理减少不利影响处理结果汇报九九九九、后勤服务保障、后勤服务保障综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。员接送、货物输送的时效性。拟定制度 加强检查收集建议收集建议提高质量提高质量员工满意员工满意安抚员工安抚员工 反馈十、日常事务处理十、日常事务处理十、日常事务处理十、日常事务处理 综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。6提高服务意识2临时事务处理4注重时效结果3择其轻重处理1当日计划工作5保证正常工作日常事日常事日常事日常事务处理务处理务处理务处理十一、执行上级交办事务1接受上级交办任务接受上级交办任务4汇报结果汇报结果2及时完成及时完成3保质保量保质保量T h a n k Y o u!