步步高公司实施会计电算化的方案设计.doc

毕 业 设 计选题名称：步步高公司实施会计电算化的方案设计 学生姓名：李薇 二级学院：会计学院 班级名称：15会计11班 指导教师：柳志 （冒号右边文本格式：宋体，小二，不加粗）2017 年 4月 5 日目 录1 步步高公司电算化的基本情况11.1 步步高公司的基本概况11.2 步步高公司会计电算化的现状11.3 实施会计电算化对步步高公司的必要性22 步步高会计电算化的分析22.1 会计电算化环境中内部控制不够完善32.2 数据备份隐患多32.3 流程岗位上的问题33 会计电算化的方案设计33.1 流程岗位上的设置方案33.2 财务人员电算知识与技能培养方法53.3 数据库的设计以及数据备份54 会计电算化对步步高公司的可实施性84.1 会计工作操作简单容易84.2 数据处理准确84.3 内部控制多样化95 总结9步步高公司实施会计电算化的方案设计摘要：随着信息化迅速发展，会计电算化在企业中占据着越来越重要的位置，成为企业管理、财务管理不可缺少的部分。此次毕业设计主要是以步步高为例，针对于步步高公司存在的问题，进行了一些简要的分析。对于步步高而言，会计电算化还不够完善，步步高公司在实施会计电算化过程中对会计电算化认识不足，导致一些问题的产生。其定位与步步高公司的流程的岗位设计和内部审核的问题，通过总结归纳对步步高公司会计电算化中的问题，提出对应方案，并对优化步步高提出了建议。1 步步高公司电算化的基本情况1.1 步步高公司的基本概况步步高公司属于大型上市商业集团，线下业务主要集中于湖南、江西、广西、四川、重庆等西南区域，线上业务已经在全国铺开，截止2016年8月1日拥有员工6万余人，门店400余家，年销售310亿元，位列中国民营企业500强第158位。1.2 步步高公司会计电算化的现状（1）步步高公司目前对会计电算化的认识不到位。在会计电算化应用中，产生了2个误区。首先，部分会计人员过于依赖计算机，真正的以计算机为主导，这显然本末倒置，电子信息科技只是我们在会计处理工作中的一个工具，人才是工作的主体。持这种观念的人，简单的把会计电算化，理解成从传统的收入输入改成机械式的计算机输入，其他全靠计算机来工作。这显然是不对的，这样理解，会导致会计工作者从传统的机械式的重复工作变成运用现代化的工具进行机械化的重复工作，体现不了会计电算化的优势。第二种则是第一种观念的延续，认为会计工作人员只是对着计算机进行简单的输入工作，并不需要专业人才，只需要懂计算机的就可以了，这无疑会给企业带来巨大的财务风险，专业的会计工作人员能够在输入过程中及时发现不对的地方，而计算机人才是做不到的。（2）运用会计电算化财务软件不够标准，存在安全隐患。会计电算化一方面降低了会计工作人员的工作量，但是也增加了诸如计算机维护等工作，与此同时也增加了系统的运行和维护等岗位，产生了新的问题。步步高企业运用电算化的市场不是很长，存在很多信息系统安全问题，首先，在财务软件上输入财务信息，虽然说有设置门槛比如登录密码等，然而依然是在整个互联网上进行的，面对懂信息的技术人员，这道门槛则无异于是没有。会计电算化软件缺乏操作日志，操作员，操作时间和操作内容都没有完全记录，一旦发生问题，很难追究责任。同时，许多安全设施都没有装备完善，特别是硬件本身的安全性低，硬件安全问题直接影响会计软件的正常使用。步步高企业财务人员也没有养成及时备份数据的习惯，有点计算机发生故障，就很可能导致企业重要财务信息的遗失，不利于企业的经营管理。（3）缺乏会计电算化专业人才。这一点，不仅是步步高企业存在这样的问题，这和会计教育有关，我国每年输出的会计专业毕业生众多，然而我国会计教育跟不上时代的发展，我国会计人员的素质参差不齐，满足企业发展要求的高素质会计人员较少，大部分会计工作人员的学历与专业水平跟不上计算机的发展。步步高企业就存在这样的问题，有部分会计人员在使用会计软件的过程中，遇到很小的问题，无法独立解决，需要软件维护人员帮助解决，无形增加了软件维护人员的工作量。此外，步步高企业很多年纪大的会计工作者，害怕改变，本身拒绝学习和接收新知识，更不用说利用会计电算化提升自己业务水平。21世纪的会计人员本身就处在一个经济环境迅速变化的市场中，步步高企业会计人员更应该时时保持与先进的会计水平同步，不断学习，使自己不被时代淘汰，能为步步高企业发展提供价值。1.3 实施会计电算化对步步高公司的必要性会计电算化的使用和普及使会计职业发展有了更多的可能，从传统意义上的单纯记录财务信息，变成分析和利用财务信息进行决策管理等。把计算机技术应用到会计工作中来，随着经济的迅速发展，会计工作也不仅仅是原来的单一记账，包括财务信息的整合，分析，归纳，传输。在电子信息和电子商务高速发展的今天，会计信息的灵敏和准确对企业的发展是至关重要的，传统的手工记账模式由于任务打，速度慢，很容易出现差错，满足不了企业的发展，使用会计电算化，可以使会计工作更简便，能更好的为企业经营者和外部投资者提供及时准确的财务信息，会计电算化可以节省大量的时间和人力资源，提供精确的信息，有助于提高企业在市场的竞争力。2 步步高会计电算化的分析随着时代的快速发展，财会人员对计算机知识的欠缺，大部分财会人员只能掌控基本的操作，但这些对我们财会人员远远是不够的。步步高公司的内部控制不是很好，分工不够明确，企业数据的备份不够完善，步步高公司也存在的上述的一些问题：2.1会计电算化环境中内部控制不够完善步步高存在的一些问题。第一，内部控制系统薄弱且不受重视，内部控制环境关注不够，第二，企业管理人员的基本素质相对较低，第三，内部控制的执行与监督、检查、考核体制不健全，第四，成本与效益影响内部控制制度的有效发挥。2.2 数据备份隐患多步步高公司财务人员经常会忘记每天数据备份，如果电脑出现毛病故障，会导致账务丢失，而且备份的数据如果没有安排好时间检查，发生了问题，也不能及时找到问题来解决，也找不到相应的措施，很大一部分的公司都是用硬盘备份，硬盘虽然方便，但是，还是不好。硬盘的容量小，容易损坏。2.3 流程岗位上的问题步步高企业在会计人员分工方面，没有对会计电算化设置严厉的标准来规范操作人员和系统维护人员的行为，导致操作人员和系统维护人员轻易将密码公开，为今后篡改数据与越权使用留下了潜在的安全隐患。 会计档案受到自然损坏与人为破坏，泄露了企业财务的机密信息。实施新的电算化方案设计会给步步高公司带来新的工作思路，引入新的工作流程，因此使用的过程中，经常会发现原有流程与系统会出现不匹配的情况。例如，审核和记账是同一个人的话，在使用电算化的时候，审核和记账就成了一个问题。3 会计电算化的方案设计3.1 流程岗位上的设置方案会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位，基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗及稽核、会计档案治理等工作岗位；电算化会计岗位包括操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为。根据步步高公司的实际情况，其公司电算化岗位可以分为以下四类，如表1：表1：会计电算化流程岗位设置岗位设置工作流程账套主管1.负责协调计算机及会计系统的运行工作。2.拥有账套的所有权限、日常业务、基础数据业务、报表查询的工作。审核人员1.负责审核已录入和输出的会计数据，审核步步高公司的原始凭证。2.根据财经法规、会计制度和企业管理的需要，及时调整，修正计算机中所设置的有关会计政策。记账人员1.结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。2.输入的凭证在审核人员审核后即刻记账。3.负责自用重要空白凭证的保管工作。4.负责打印各种凭证、账簿、报表和系统日志等会计资料，并签章。出纳1.办理本单位的现金收讫、银行结算有关账务，保管库存现金，有价证券、财务印章及有关票据的工作。2.每日盘点库存现金，做到日清月结，账实相符。库存现金不得超过公司规定数额。每日盘点库存现金，做到日清月结，账实相符。库存现金不得超过公司规定数额。3.每月配合人事编制好工资表，并协助发放。岗位权责划分明确，有助于防止企业会计舞弊，更好的落实企业各项政策。例如会计操作员应具有那些系统和账套的操作权、主管级别应具有那些系统的审批权、经理级别应具有那些系统的审批权和否决权等。随后根据各岗位员工的上岗情况，依次申请配置权限。后期再通过业务流程的变化、服务对象的更新等，对权限规划分配图作出相应的调整。其格式可如下所示：表2：人员权限设置会计电算化系统权限配置清单岗位名称权限名称操作员录入审核员复核主管审批、否决经理二级审批、否决其次，应该通过员工个人的维度，对每个人的权限做定期复查。对新入职员工、有轮岗的员工或离职员工，应分别做出相应的权限新加、修改和删除。格式可以参照下图：3.2 财务人员电算知识与技能培养方法步步高企业想要更好的利用会计电算化，提高企业工作效率，除了设置科学合理的会计电算化岗位设置，培养高素质的会计电算化人才也是必不可少的。21世纪，人才是每个企业争夺的核心资源，而会计在未来企业管理中，不仅参与到企业的经营，也能参与到企业决策中，真正实现管理会计。搞好会计人员培训，培养高素质人才，跟上时代的步伐，能运用信息化技术提升自己的业务素养，会计人员不仅要有扎实的会计知识和技能，还要对计算机和企业管理知识有更深刻的认识。根据企业特点，制定最适合的会计管理制度，充分利用会计电算化的特点，为企业管理服务，进行预测、决策和控制。具体可以采取如下人才培养措施：表4：人才培养主要内容培训会计电算化的知识1.培训内容注重财务软件的操作流程和操作方法。给财务会计培训会计电算化的课程，学期结束的时候给他们安排一个考试，有奖有罚。2.对会计电算化基础知识和应用知识进行介绍，像操作系统、数据库管理系统、办公软件和计算机网络等。3.对会计电算化的信息系统进行全面的介绍。也需要步步高公司专门开设相关的课程，对会计电算化的系统进行比较全面的介绍。计算机的培养1.安排适当的时间培养对计算机的知识。计算机知识的培养其实很大一部分和电算化知识的培养很像，但主要培训二个部分就可以了。第一部分，计算机的应用技能，其中包括windows、office的操作。第二部分，计算机的信息能力，主要是利用计算机收集、整理处理、存储信息。3.3 数据库的设计以及数据备份系统数据库的设计主要是数据库中数据表的设计和系统 E-R 图的设计。数据库表主要包括会计科目表、科目性质表、期初余额表、凭证录入表、凭证借贷综合表等。如下图所示：图1：数据表关系图系统登录。步步高的财务人员需要输入正确的密码才能登录企业的财务软甲，财务人员有责任和义务对公司财务软件密码进行保密。根据公司性质、所属行业、记账本位币、对客户和供应商及数量单位等要求来建立账套。凭证录入。凭证录入是最常做的会计处理，凭证录入界面应简单易懂，并且与纸制凭证一致，根据企业发生的经济业务的会计分录进行填制，填制好的凭证被保存到凭证库中。图2：凭证录入凭证审核与查询。对于录入的凭证可以进行审核和查询，审核可以保证凭证借贷是否平衡，对凭证可以进行批量审核与单独审核。图3：凭证审核与查询日常业务处理，包括：输入。是指将原始数据、原始凭证或记账凭证输入到计算机，生成一定格式的数据文件，存储在计算机磁盘介质上。 处理。是指对计算机磁盘介质上存储的数据文件，进行计算、分类、合并、传送等处理，生成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机磁盘介质上。 输出。是指根据计算机磁盘介质上存储的凭证、账簿、报表数据文件，通过计算机屏幕显示输出或通过打印机打印输出各种会计信息。利用。是指在会计核算的基础上对会计信息的进一步分析利用。如编制各种财务分析报告等。期末处理。在会计期末，企业要进行期末调汇、对账、结转、期末结账工作。以及对数据的备份：财务部门应该把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏。如果准备了数据备份我们就能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。在进行这些数据备份时应准备两套方案，要注明形成档案时的时间与操作员姓名。存放在两个不同的地点,以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。4 会计电算化对步步高公司的可实施性步步高公司实施了会计电算化后，降低了会计人员的工作难度，提高了工作效率，具体表现在以下方面：4.1 会计工作操作简单容易在会计电算化的模式下，步步高会计人员填制电子会计凭证时，计算机接收到指令时会自动完成会计的数据分类、汇总、整理等之类的工作。在电算化的帮助下，步步高公司的试算平衡、登记账簿之类的工作通过计算机完成，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作效率。传统的会计工作，很多每天都重复做同样的事情，容易使会计工作者对会计工作失去职业热情，产生疲劳，也容易出错，然而使用会计电算化，对庞大的繁杂的会计信息有很强的处理能力，既可以降低会计工作人员的工作量，也可以避免无用的重复操作，将要处理的数据可以及时的传输到计算机，财务报表和信息接收的数据分类、操作、储存和运输，构建更加完善的会计审计机构，不仅可以简化计算机的程序使用，也可以降低投资成本，能很好的提高工作效率。4.2 数据处理准确利用计算机处理程序，步步高公司可以在较短的时间内完成数据的分类、汇总、计算、传递和报告之类的工作。这也是计算机的优势之一，让步步高公司会计处理工作更加方便，核算结果较为精准。在计算机的处理下，能够避免手工会计处理的一些错误。会计电算化的高效率计算功能能更好的帮助会计工作人员完成日常会计信息整理，记录工作，同时计算机计算的精准度也可以提高会计信息的准确度，提高的会计工作电算化报告信息比较完整，企业管理者可以根据信息报表，充分了解企业信息，进而做出明确的决策，使财务信息真正的用于企业管理中，进入高级的会计管理阶段。4.3 内部控制多样化在实施了会计电算化的方案下，步步高公司由过去的人工控制转换成了人工与计算机结合的形式，让会计电算化在这样的坏境下，人工与软件共存，内部控制的内容更加丰富，范围更广，要求更加严格，实施更有效。在步步高实施会计电算化的方案设计以后，企业的业务流、资金流、物资流，都有了比较系统、标准化的管理的管理。通过计算机与会计电算化的管理降低了产品成本，保护企业不受资金的流失，每一笔账务都清晰明了。在一定情况下避免了不必要的损失。手工会计与电算化会计在操作上有很大的不同，急需改善内部控制制度，使之适应会计电算化环境下企业的管理需求，因此，有必要建立一个科学、合理的会计电算化工作责任制和内部控制制度。文件内容的有效性和真实性的范围和数量与内部控制系统和会计软件的准确性、可靠性和完整性密切相关。如果计核算软件的内部控制制度是正确和可靠的，它可以减少实质审查的范围和数据文件的数量，它将扩大的数量和范围的实质性检查，提高工作效率。会计信息是企业的重要信息，步步高企业在实施会计电算化的会计数据单位要形成及时备份的数据存储在磁盘习惯，并存放在安全的地方，以防止在机器中的数据丢失。5 总结通过对步步高基本情况的了解，对步步高公司进行了流程岗位上的设置、培养对步步高财务人员会计电算化方面的知识、数据备份的方法、内部控制的方法等四个方面进行研究。本方案设计以步步高公司为例，对步步高公司进行研究，并根据企业的规章制度，维护企业的工作坏境和企业的利益，也能更好的促进员工的内部发展，能在迅速的时间里收到，并完成领导交代的任务。所以，电算化会计系统的安全来源是一套完善并且有效的计算机系统以及管理制度，提高会计电算化人员自身的素质，规范和完善电算化会计系统操作和管理章程，重视内部审计，增强数据安全意识，是当前加强电算化会计信息系统内部控制的关键性问题。第 9 页 共 10 页