众城文化传媒有限责任公司会展管理信息系统的应用方案.docx

众城文化传媒有限责任公司会展管理信息系统的应用方案题目：准考证号：姓名：山东财经大学年月日众城文化传媒有限责任公司会展管理信息系统的应用方案一、方案目标信息系统能够给会展管理带来新的管理模式，提高整个众城文化传媒有限责任公司的管理水平，规范业务流程，加速资金、物资、信息在众城文化传媒有限责任公司内部的运转，并为众城文化传媒有限责任公司今后的发展提供可靠的分析数据。同时，计算机系统又是一个非常复杂的系统，它与众城文化传媒有限责任公司管理紧密相关。为了降低实施计算机系统的风险，应该分步、分块地实施。比如在管理比较规范或手工管理无法满足需要的部门首先实施。以众城文化传媒有限责任公司从2006年就开始实施基于DOS平台的万能财务软件，应用该系统，提高了众城文化传媒有限责任公司会展管理效率，摆脱了大量的手工汇表工作，领导们能及时掌握资金流向，给众城文化传媒有限责任公司决策层提供了大量可靠的数据，避免了一些手工管理的漏洞。但是这个系统现在已不能满足众城文化传媒有限责任公司化财务管理的需要，必须采用功能更加强大的软件系统。所以众城文化传媒有限责任公司财务部已经开始会同计算机中心的技术人员进行软件系统的选型。信息技术近年来得到飞速的发展，因此我国信息系统相关技术发展已经较为较为成熟。通过信息化管理手段可以解决手工文件管理的不规范和低效率的问题。本应用方案提出了通过信息化手段实现各项资源有效管理，规范组织者的管理流程，提升组织者的管理水平。展览管理信息系统应用后，极大地提升了整个众城文化传媒责任有限公司的管理水平和决策效率，在财务管理、人员管理、销售力度方面都有了很大的改善，实现了质的转变。应用信息系统对于会展进行管理可以使会展管理更加规范化、科学化，将信息系统应用于众城文化传媒有限责任公司会展管理中既是时代发展的要求，又是未来发展的趋势，信息系统应用于会展管理将由极其宽广的发展前景。本次方案的目的是一次对于信息系统应用于会展管理的探索，希望能够为未来会展管理信息系统的研究与开发奠定基础。二、方案内容众城文化传媒责任有限公司研发实施的会展管理信息系统，包括前台管理、行政管理、业务管理、观众部门管理、财务管理，它是各个部门管理的综合，整体运行是由总经理全权负责。信息系统操作系统采用Novell和NT混合结构。Novell主要用于文件及打印服务，最近，通过Novell公司的Z.E.N WORKS 管理软件，实现了对客户端的资源管理、远程监控、自动分发应用软件等功能，大大降低了计算机总体维护成本。Windows NT主要作为应用服务器，如生产、人力资源、文书、档案管理的后台数据库服务，另外，NT系统还应用在Internet接入及mail服务等方面。公司的应用软件以合作开发为主，主要应用在生产管理、财务管理、人力资源管理、档案管理等方面，减轻了员工的劳动强度，规范了公司的业务流程，为今后的发展提供了大量可靠的数据。（一）前台管理前台是公司形象的代表，同时很多打印录入工作都是在前台完成的，因此，前台管理是众城文化传媒责任有限公司重要的组成部分，对前台管理在要求上细化到位。在接听来电并记录电话内容，转告相关项目经理。对于在系统的要求就是要协助各个部门完成工作，这是众城文化传媒责任有限公司信息系统的基础，以后发生的各项服务都建立在此基础之上。（二）行政管理行政是公司内部结构中心，相关的会议培训、公司人才的招聘大小事务的处理都是行政在做。在整个系统中，行政处于支撑状态，行政在数据库中作为共享的角色。共享公司新人培训、每个项目组的会议、会议室的预定（三）业务部管理业务部是会展公司的定力支撑，整个展会的运作都是依靠业务部来运营的。对于业务部，数据库里导入相关各个项目组的参展商或者有意向参展的客户。公司里面分为各个项目组例如：文化部、传媒部。各个部门有独立的帐号和密码、并有属于组内的客户信息，这一项可以共享给其他项目组，看项目经理的意思。参加全国各地的展会收回来的相关资料及时导入数据库作为为即将开展的展会做铺垫，或者让观众部的导入系统也可以。三、方案实施方式众城文化传媒责任有限公司项目实施整个项目实施可以分为三个阶段：第一阶段：项目准备，这一阶段主要是进行用户需求调研、讨论和分析，制定项目实施计划，准备培训教材，拟定初步的项目应用方案。第二阶段：项目建设，这一阶段的工作是进行系统安装、项目组培训、组织测试、确定基础数据准备方案和方案的完善。第三阶段：项目交付，这一阶段是整个项目实施的关键，也是任务最重的时期。首先对山东众城文化传媒责任有限公司及所属分公司的全体人员进行了集中培训，并进行考核；制定新旧系统切换计划；按照初始化方案开始建帐、分配权限、监督检查各核算单位的帐套初始化工作；设置统一报表格式和公式；编写客户化手册、制定系统运行制度、内部支持体系。该信息系统的主要结构以一台Catalyst 6509高端交换机为中心，为了保证系统的高可靠性，采用了主交换机机箱冗余电源，避免了电源单点故障造成的系统瘫痪。在其他各个联网部门，采用Cisco Catalyst 3524或3548千兆网交换机作为交换平台，它有24或48个10/100M自适应端口，两个千兆模块插槽，具有10GB备板交换能力，是典型的高性能桌面交换解决方案。网络的对外出口（Internet）接入设备采用Cisco 2610路由器，1个以太端口用来连接6509外网段（Internet网段），1个WAN接口利用专线连接ISP接入Internet。并按照验收标准对各核算单位逐一进行验收，验收通过的正式启用。具体组织及分工如下：（一）领导小组组 长：史小强。工作任务：负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监督各工作组的工作。（二）分组及工作职责1、 策划布置组成员：李思涵、杨萌、陈晓伺、范芷含、徐蕊、郭艾萌、吴晴、张丹、孙禹、董芳、祁一芳。工作任务：负责进行活动会场的布置，按参与人数进行会议相关物品的摆放，并处理会议结束后的会场物品，将物品数量进行登记。策划布置组主要负责会场的布局，设备安装调试。策划布置组根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节会议相关需要，经所需要的设备提前安放在指定位置；并提前将相关设备进行调试。2、组织管理组成员：杨凌、郭一凡、刘宇、李铭皓、关磊、邢威、叶鹏、阎晓峰、马宇飞、于非。工作任务：对于与会人员进行组织。3、会务服务组：成员：祝世豪、陈子豪、徐晓伟、刘宜祥、华俊、李元、祝龙、徐春花。工作任务：为与会人员提供相应的服务，及时为产于会议的人员提供饮料，为与会人员指引道路的工作。四、方案参与者众城文化传媒责任有限公司会展管理信息系统方案的参与者有总经理张伟光、副总经理史小强、项目经理张世豪、行政人资经理杜启荣、财务管理狄日等公司管理人员。本次众城文化传媒责任有限公司还邀请了会展信息系统方面的专家学者参与此次方案的制定，与会专家有：山东大学信息管理系教授李国权等人。五、方案费用众城文化传媒责任有限公司会展管理信息系统方案费用主要有以下几大类：一是硬件购置费用，包括各部门使用的计算机及局域网架设二是软件开发费用，包括系统软件的设计与研发。三是员工培训费用，请专业的讲师给大家讲解系统的使用流程。参加人员包括总经理、副总经理、部门经理、财务等人员。第四是此次会议开展场地等方面的费用。上述思想项费用总计为35万元。六、实施进度监督安排（一）2018年6月1日至6月30日，为各个部门基础信息录入时间。（二）2018年7月1日至7月15日，为各个部门制定各项工作评分标准内容。检测展会信息管理系统VLAN、访问控制、防火墙是否正常运行。（三）2018年7月16日至7月31日，为系统的使用进行使用培训。（四）2018年8月1日至8月10日，为试运行公司会展管理信息系统时间。（四）2018年8月10日至8月20日组织相关人员开展会议对于会展信息系统的应用进行研究讨论。（五）2018年8月20日至8月30日，为修改完善公司会展管理信息系统时间。七、备用方案众城文化传媒责任有限公司会展管理信息系统方案，主要是以计算机为基础进行的系统设计，但是具体工作中关键的数据还是需要先有手工统计的基础，尤其是在这个信息系统试运行期间，一定要有手工记录的基础数据作为系统运行的保障。因此，当计算机系统试运行期间出现问题，以及升级换代时本备用方案更是保障公司业务，正常运行不可或缺的方式。本次准备了两套信息系统，一套作为正式实施会展信息系统应用时进行使用。当改套信息系统临时出现问题时，就替换第二套信息系统，这样就可以有效地避免突发情况的发生。因此准备备用方案可以及时应对正式实施时的突发情况。直到本会展管理信息系统完全成熟稳定以后，本备用方案才可以不必跟随操作，备用方案同样能提高众城文化传媒责任有限公司的生产力和生产效率。手工数据和具体工作中的评分标准也是众城文化传媒责任有限公司会展管理信息系统方案的备用方案。八、效果评估众城文化传媒有限责任公司会展信息管理系统建成后，该系统将展会过程中参与的人、技术和物品等管理形成一个有机的整体。系统以投入产出信息为基础，把会展和生产过程中的各个环节，包括信息、财务资金运转中的资金流信息与管理控制信息等集成起来，以成本为中心对会展策划等过程等进行全方位控制，增强了众城文化传媒有限责任公司的会展应变能力和整个众城文化传媒有限责任公司的运行效率和效益。 评语：成绩：教师签字：年 月 日6