公司会议流程及注意事项.ppt

Company Meeting公司会议学习目标1.召开公司会议的程序；2.公司会议中应注意的地方；Content introduction 目录目录1 1 会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业2 2 三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的3 不开无准备的会议不开无准备的会议4 会议求同存异会议求同存异5 会议的实行方法会议的实行方法6 会议发言与倾听艺术会议发言与倾听艺术1 1 1 1 会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业 以最快的速度了解一个公司,方法就是参加几次职员会议 因为，在召开会议的方式和水平中，溶入了该公司的一切记住，会议文化就是企业文化的主宰，能够成为强大有力的竞争武器为了打造实力强大的公司，必须通过精心安排的主题、简单明了的讨论和彻底的准备来提高会议效果Wrong Meeting Types:Wrong Meeting Types:Does meeting painful?Does meeting painful?verbosityverbosity冗长冗长boringboring枯燥无味枯燥无味Waste timeWaste time浪费时间浪费时间DepressedDepressed心情郁闷心情郁闷Low efficiencyLow efficiency效率不高效率不高常见会议问题：Operate favorable company meeting Operate favorable company meeting 经营良好的企业会议经营良好的企业会议时间、地点、人物、内容、问题、结论、执行等进行记录，并分发相关人员创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：2 2 2 2 三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的三星会议之根本三星会议之根本三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成3 33 37 7原则，让所有子公司原则，让所有子公司三星会议之根本三星会议之根本要召开计划好的会议，要召开计划好的会议，而不是即兴会议而不是即兴会议三星会议之根本三星会议之根本其一：为了提高会议效率，尽可能不召 开即兴会议 其二：如果一定要召开会议，则最大限度地 减少会议 其三：一旦决定召开会议，是否有能够与其 他会议合并或委托的方法三星会议之根本三星会议之根本第一个原则:确定不召开会议的工作日 第二个原则:将会议时间定为l小时，最多 不超过1个半小时第三个原则:将会议录整理成一张纸第一：严格遵守时间 第二：会议材料中写明会议经费，去除不必要的浪费 第三：精选参加会议人员，缩小规模第四：明确会议目的 第五：事先分发会议资料 第六：不做“个人演讲”，积极发言，相互尊重所发表的意见第七：精简会议记录，做好保存和分发 三星会议之根本三星会议之根本传达会议内容，并能够反映在工作中，制订会后执行细则传达会议内容，并能够反映在工作中，制订会后执行细则 召开会议时遵循337原则，将会议内容(Word)向会场外(Window)的相关者传达并反映到工作(Work)中的会议文化，可以称为三星的3元会议文化。会议内容必须联系工作因工作不同而多样化的会议头脑清醒、不拖拖拉拉、效率更高 在有产品的地方召开会议 早起型企业，早间会议 将效率提高两倍 的站立式会议人的大脑最活跃的时间是在站立的状态下减少开会时间、开会次数、提高开会效率、适合开紧急会议 感性充电 蒸气浴会议 人的大脑在放松的状态下可以激发出最优秀的想法因工作不同而多样化的会议会议与其说是工作的延续，不如说是一种文化会议与其说是工作的延续，不如说是一种文化最大限度地调整好会议气氛最大限度地调整好会议气氛会议成功有80%在于准备3 3 3 3 不开无准备的会议不开无准备的会议不开无准备的会议不开无准备的会议Meeting preparation 筹划会议确定内容方向，准备资料确定内容方向，准备资料 Clear the purpose of the meeting 明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题抓准会议核心，不偏离主题Pick up participant 选定参加者让必要的人参加会议让必要的人参加会议Prior announcement 对会议事先进行公告通知与会人员时间、地点、内容通知与会人员时间、地点、内容做好有目的的开会做好有目的的开会 事先传达议题、分发资料是给出事先传达议题、分发资料是给出现场优秀意见的保证！现场优秀意见的保证！Hand out materials in advance 事先分发会议资料严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论 有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间严格遵守时间，迟到是不行的严格遵守时间，迟到是不行的要确定要结束的时间并在最后做出结论要确定要结束的时间并在最后做出结论Time distribution 分配时间通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境 Prepare meeting room 准备会场寻找能够提高聚集效率的会议场所 管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作 会议主持者必须具备的条件强调主题，防止讨论偏差，调动参与人员讨论情绪了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解参加者必须具备的条件了解会议的目的是什么如果其他企业或新面孔参加会议，则一定要准备名片准备可证明自己意见的资料绝对不要迟到为信守一切诺言而行动不要失去会议方向与会议准备同样重要的是会议的开端4 4 4 4 会议求同存异会议求同存异会议求同存异会议求同存异Do not loss the direction 不要失去会议方向会议中重要的是结论会议中重要的是结论灌输式传达会议一灌输式传达会议一NONO讨论式会议一讨论式会议一Yes引导进行建设性争论引导进行建设性争论以对等立场召开会议以对等立场召开会议 不要有含糊不清的表达不要有含糊不清的表达 在公司中是不可以在公司中是不可以进行这种含糊不清的表达进行这种含糊不清的表达 认同并尊重对方认同并尊重对方 对方有发表自己意见的利。对方有发表自己意见的利。即使对方发表的意见违背了社即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，这会常识，也要尊重其意见，这时会议气氛才能够活跃起来。时会议气氛才能够活跃起来。在会议中不时做出反应在会议中不时做出反应 受到称赞的人为了对别人的关心予以回应，会变得更加意气风发；而欲望强烈的人为了听到更多的称赞，也会变得更加努力。在会议中不时做出反应在会议中不时做出反应 会议中想参与意见的人和想远离的人会议中想参与意见的人和想远离的人 不管怎么优秀的结论，如果不付诸实行，就会最终成为浪费时间和经费的空谈5 5 5 5 会议的实行方法会议的实行方法会议的实行方法会议的实行方法Sum up the important details 概括重要内容概括重要内容Take minutes 写成会议录写成会议录包括对会议内容摘要和结果进行整理包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈利用群件共享信息，根据需要传达所收集的信息并应用在工作中将需要传达的信息通过群件共享传达，并应用到工作中Deliver the meeting content Deliver the meeting content 传达会议内容传达会议内容 Evaluate the meeting Evaluate the meeting 评价会议评价会议对会议进行评价的最普遍方法就是由参加者进行评价。评价的最简单方法就是，在会议结束后返回的同时进行反馈。通过这种反馈来完善不足之处，创造能够确立新的战略和战术的机会。Execute the decided items实行决定事项实行决定事项在召开会议时就应当决定好任务分担和责任体制以便在会后执行时进行跟踪调查会后切实整理会场会后切实整理会场 在使用会议室时，连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯6 6 6 6 会议发言与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议追求的是质量，不是数量，与十次毫无进展的会议相比，一次高效的会议不管是在费用上还是在成效上都是强的多学会表达，学会倾听会议是服务于参加者的，会议的所有参加者都应当做优秀的发言着和优秀的倾听者，参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水会议中表达自己意见的要领会议中表达自己意见的要领 发挥好倾听作用的要领发挥好倾听作用的要领 7 7 7 7 会议注意事项会议注意事项会议注意事项会议注意事项没有规矩，不成方圆。无论做任何事都要遵循一定的行为准则，方能高效的完成会场秩序1.点名 必要时可以点名以确定参会人数2.注意言行举止 与会人员动作要尽量轻、慢、柔 避免发出太大声响而影响到别人 尽量不要走动男同志尽量少抽烟、以保持会场环境、空气3.遵守会议纪律 手机调成会议模式、不随意接打电话 不要交头接耳、窃窃私语 不要随意打断他人讲话 有意见或建议时，等到他人讲话结束，再礼貌提出