易飞电子签核使用说明.ppt

易飞电子签核使用说明大大 纲u系统目的u系统特色功能u系统效益u系统功能介绍1表单单据性质设定2表单流程向导设定3表单签核4条件式流程设定5表单容许签核时间与逾时警告设置u审核权限表使用说明系统目的存档处理审批审批申请申请流程处理平台流程处理平台以电子表单流转的方式实现对企业业务流程管理的电子审批及处理的办公平台。目标：提升企业整体业务流程的效率系统特色u有效提升企业程工作效易飞中的签核单据，透过EasyFlow.NET程引擎快速传递，突破地距离的限制，人员出差亦可透过Internet连线实时处理，彻底解决人员出差在外无法处事务的限制，提高整体程工作效，有效提升企业竞争u实时的程追踪管有效防止工作积压提供在线程追踪查询功能，可以随时查询目前的签核程处况，大幅低管成本u有效透视企业程瓶颈提供程再造新机EasyFlow.NET可以针对，人员、部门、程之工作负荷与作业效，提供对应的统计分析表，有效透视企业程瓶颈，提供企业程再造的新机，提升整体工作效。u内建自动稽核功能，提升整体工作效EasyFlow.NET系统内建自动稽核功能，对于逾时签核者，自动寄发警示邮件通知，有效防止文件积压，提升整体工作效。系统效益系统功能介绍在EasyFlow流程基本设置下的表单性质维护作业中，可以设置表单编码方式、超级警告设置（后续会有使用说明）、结案通知以及设置相关的打印、附件、抄送的方式。一、表单单据性质设置流程设定向导开启流程设定向导作业，找到需要进行审批流程设定的表单可直接选择流程图左侧的流程角色，拖拉到右侧的流程中，存盘即可！在每一个签核的签核支号点击鼠标左键即可跳出功能选项，可设定流程参数参数内容或删除流程1.设置签核流程系统功能介绍二、流程设定向导设定流程角色设定签核种类设定特定关、支号的直属主管针对每一个流程关卡设定不同的流程提示。针对每一个流程关卡设定不同的容许签核时间。当容许签核时间届满而尚未签核或会办处理时，系统自动寄发警示信函给相关人员。2.流程参数一般页签内容说明系统功能介绍二、流程设定向导针对每一个流程关卡设定是否自动bypass当设定可以自动bypass后，容许签核时间届满而尚未签核或会办处理时，系统将自动bypass给下一个流程，或者是代理人。(此功能需搭配逾时提醒工具及邮件通知设置)针对每一个流程关卡设定是否为强制审批。例如：针对流程中的某一关卡(假设为张三)，若设定张三为强制签核，即始张三出差或请假而该关卡被Bypass，此流程也必须在张三签核完毕时才可以结案(张三没有签核则该流程无法结案）。当同一支号的签核关卡为两人以上时可设定是否为单一签核。例如：当流程中的某一个关卡经过解析后为多个收件人，且该关卡只要有任何一个人同意时，可以设定该关卡为单一签核。因此，虽然收件者有好几个人，但是只要有一个人同意或处理就可以了。针对每一个流程关卡设定是否需要密码验证。例如：为了确保安全，每一个关卡都可以独立设定是否在签核之前，必须先验证签核人员的NT网域密码，以免有冒名签核的情形发生。当强制需要每个签核关卡皆需要回复意见时，可选取当容许逾时时间届满而尚未签核或会办处理时，系统自动寄发警示信函给相关人员。3.流程参数审批页签内容说明系统功能介绍二、流程设定向导针对每一个流程关卡设定是否允许撤签。流程中的每一个关卡均可以设定是否可以撤签，祇要流程尚未结案，则针对流程上已签核的人可以撤销原来签核之记录，已签核者可以再重签一次。针对每一个流程关卡设定是否可以加签。我们通常会需要介入某个正在进行中的案子，并将某个步骤收件人临时更改为指定人员处理，或者在原来设定好的流程中加入或取消某一些步骤。针对每一个流程关卡设定是否可以转会表单。有时候流程中的签核人员必须征询其它人员的意见，才能决定该如何处理。此时可以透过转会的功能，将该表单转会给其它指定的人员，征询他们的意见。转会的流程可以由转会者自行决定，同时也可以透过转会的原稿来追踪转会的流程状况。针对每一个流程关卡设定是否允许转寄表单。对于没有被列入流程中的人员，有时候必须知道该表单的内容，此时可以透过转寄的功能，将该表单转寄给指定的人员。4.流程参数审批页签内容说明在此页签可设定流程的撤签、加签等流程改变的权限系统功能介绍二、流程设定向导5.流程参数附件档设定页签内容说明可以设置新增、删除或者阅读附加档的权限系统功能介绍二、流程设定向导点击打开需要签核的单据1、签核易飞中的单据送签成功后，即可在电子签核系统表单追踪处理-收件文件夹中查看到该单据点击勾代表审核过点击叉代表不通过输入签核意见系统功能介绍三、表单签核易飞中的单据送签成功后，即可在电子签核系统表单追踪处理-收件文件夹中查看到该单据如果需追踪表单后续签核状态，可以将表单选取完成后，按下加入追踪钮；后续只需在收件资料夹中按下追踪资料夹按钮即可进入追踪资料夹察看2、签核追踪系统功能介绍三、表单签核3、签核单头按钮说明系统功能介绍三、表单签核4、表单追踪单头按钮说明系统功能介绍三、表单签核5、表单追踪处理区说明系统功能介绍三、表单签核6、表单追踪数据夹操作说明系统功能介绍三、表单签核报价单别流程第一关流程第二关流程第二关210单别18江小明结束非210单别17吴柏人18江小明结束一般易飞ERP表单通常需要依照表单特定值进行动态的流程解析，故若当表单栏位有特定条件时需要有特定的审批流程时，可使用条件式(或是后续会介绍审核权限表)流程范例：不同报价单别设置不同个签核流程系统功能介绍四、条件式流程设定第一步：在表单条件段维护作业中(RESI061)设置EasyFlow设定条件字段，EasyFlow以TYPE对应易飞单别字段。系统功能介绍四、条件式流程设定第二步：至易飞集成向导中(ERPI004)设置EasyFlow条件式与易飞条件式关连。在编辑表单关连页签中找到COPI05录入报价单，并在该程序中按右键弹出编辑条件式的窗口设置栏位关连系统功能介绍四、条件式流程设定第三步：在工作流的表单流程设定中设定EasyFlow流程：单别210，转给0020(18江小明)。其它单别，0010(17吴柏仁)签合后即结束流程。设置完成后，即可从易飞中抛单据进行签核。系统功能介绍四、条件式流程设定第四步：签核实例I易飞中新增报价单，单别210送签检查抛单者原稿文件夹，找到表单，检查解析的流程，流程解析正确系统功能介绍四、条件式流程设定第四步：签核实例II易飞中新增报价单，单别211送签检查抛单者原稿文件夹，找到表单，检查解析的流程，流程解析正确系统功能介绍四、条件式流程设定为加快表单审批效率，故需求EasyFlow提供逾时警示通知及自动bypass功能，控管有时效之表单之签核效!预设容许逾时时间：当超过容许逾时时间时，系统发送逾时警示信件给签核者。预设容许签核时间：当超过容许签核时间时，系统字自动将表单ByPass转发送到给下一关或代人签核。一般许签核时间应该大于容许逾时时间，程序为保留弹性不做检查设定。系统功能介绍五、表单容许签核时间与逾时警告设置1、在表单性质维护作业(RESI050)设定特定表单的预设容许逾时时间如：设定容许签核时间为3小时，容许逾时时间设为2小时，表示表单发送第2个小时后会发送逾时警示信件，表单发送后第3个小时后会ByPass到下一关代人系统功能介绍五、表单容许签核时间与逾时警告设置2、系统会默认此表单每一流程关卡的逾时时间都是抓取表单性质维护作业(RESI050)设定的预设容许逾时时间，但当需要每个流程关卡个别设置容许逾时时间时，可至程设定精灵(RESI052)设定特定表单的每个程关卡的容许逾时时间，系统功能介绍五、表单容许签核时间与逾时警告设置3、在IIS 主机或特定主机设定并执EF2Kagent，系统会依照设定的参数自动执系统功能介绍五、表单容许签核时间与逾时警告设置审核权限表使用说明目前EasyFlow提供数种动态解析的审核权限表，分别是职等核决权限、组织核决权限、子流程、组织直属主管核决权限供使用者在企业各种状态下皆可依企业实际状态使用.以下我们针对以上四种不同的核决权限进行说明审核权限表使用说明核决权限种类使用时机判断逻辑职等核决权限当公司内各员工及主管的职等非常明确，且员工没有兼任多部门主管时，当签核需要以特定域值并解析目前表单关系人的职等后进行逐级进行签核时适用!以表单关系人找员工数据文件的直属主管(resak013)，以找到的直属主管(resak013)所对应的职等去比对职等审核权限表审核权限表，若职等未达到职等审核权限表审核权限表之职等则继续往上找直属主管;反之则停止解析组织核决权限当公司内组织层级非常明确，且员工没有兼任多部门主管时，当签核需要以特定域值并解析目前表单关系人的组织进行逐级进行签核时适用!以表单关系人找员工数据文件的直属主管(resak013)，以找到的直属主管所属的所有所有部门中的最高部门层级部门中的最高部门层级去比对组织审核权限审核权限表表，若部门层级未达到组织审核权限表审核权限表之部门层级则继续往上找直属主管;反之则停止解析一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 I职等核决权限组织直属主管核决权限当公司内各员工及主管的职等非常明确，且员工有兼任多部门主管时，当签核需要以特定域值并解析目前表单关系人的职等进行逐级进行签核时适用!以表单关系人找部门员工数据文件的直属主管员工代号(resan062)及直属主管部门代号(resan061)，以找到的直属主管员工代号(resan062)的职等层级去比对职等审核权限审核权限表表，若职等未达到职等审核权限表审核权限表之职等则继续往上找直属主管员工代号(resan062);反之则停止解析组织核决权限组织直属主管核决权限当公司内组织层级非常明确，且员工有兼任多部门主管时，当签核需要以特定域值并解析目前表单关系人的组织进行逐级进行签核时适用!以表单关系人找部门员工数据文件的直属主管员工代号(resan062)及直属主管部门代号(resan061)，以找到的直属主管部门代号(resan061)的部门层级去比对组织审核权限审核权限表表，若部门层级未达到组织审核权限表审核权限表之部门层级则继续往上找部门员工数据文件的直属主管员工代号(resan062)及直属主管部门代号(resan061);反之则停止解析一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 II子流程当签核时需要以表单特定域值进行数个复杂条件式解析并有事先定义的固定流程时使用，且不需进行逐级签核时适用!以表单设定的特定域值进行解析，若有符合则直接跑特定的子签核流程，若不符合则不执行该指定子流程。一、审核权限表种类及使用时机及判断逻辑 III审核权限表使用说明二、核决权限建立流程图审核权限表使用说明三、各种核决权限解析（一）、组织核决权限1.先规划出部门层级图及组织核决权限图I总公司(10000)L101-郭永靖总经理(11000)L203-郭明亮管理处(12000)L3011-许圣杰研发处(14000)L302-林丽雯研发部(14100)L4015-郑茹钰管理部(12100)L4012-黄福仁资讯课(12130)L5017-吴柏仁(主管)18-陈振兴(员工)研发课(14110)L5017-吳柏仁(主管)16-颜琼惠(员工)部门组织图审核权限表使用说明三、各种核决权限解析（一）、组织核决权限1.先规划出部门层级图及组织核决权限图II审核权限表使用说明三、各种核决权限解析2、规划出组织相关核决权限组织核决权限代号组织阶层所属部门ID所属部门名称部门主管L10总公司Dep0110000总公司1郭永靖L20总经理室Dep0211000总经理3郭明亮L30处级Dep0312000管理处11许圣杰14000研发处2林丽雯L40部级Dep0312100管理部12黄福仁14100研发部15郑茹钰L50课级Dep0412130信息课17吴柏仁14110研发课17吴柏仁审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(1).建立组织阶层代号(2).建立组织核决权限代号审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(3).维护部门对应之部门阶层审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(4).在表单条件字段设定表单的条件字段审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(5).在易飞集成向导中维护对应的条件字段审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(6).根据审核权限表规则定义，依下表在维护审核权限表规则定义建立规则I请购单(YEIPURI05)审核权限表规则定义审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立优先级规则种类条件(请购总金额)执行层级0010_Default 3000 and 5000 and 10000L20(总经理)审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(6).根据审核权限表规则定义，依下表在维护审核权限表规则定义建立规则II定义完成后，可以在审核权限表规则定义中进行查看审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(7).根据审核权限表规则定义，依下表在维护审核权限表规则定义建立规则II审核权限表使用说明三、各种核决权限解析3、依照核决权限设定流程图进行数据建立(8).以上内容都配置完成后，即完成组织核决权限的设置。可以从ERP中发送单据进行流程配置解析检查。审核权限表使用说明三、各种核决权限解析（二）、其他核决权限设置方法详见05_EFNET审批权限表说明及设定.pdf