有效的工作时间管理-新员工培训.ppt

有效的工作时间管理有效的工作时间管理时时 间间 管管 理理人这一生可短暂了，有时候跟睡觉是一样一样的。眼睛一闭，一睁，一天儿过去了,哈啊！眼睛一闭，不睁，一辈子过去了，哈啊！维克托维克托米尔克米尔克是世界上屈指可数的现代化大食品公司墨西哥中心技术总监。他的工作直接或间接地受到公司5000雇员中3000多人的影响。他总是忙得不可开交忙得不可开交，想找点时间度假非常难，因为他的工作从来也没干完过工作从来也没干完过。因此他参加了在墨西哥城举行的一次时间管理研讨会，并取得了效果。米尔克说：“现在我在较少的时间里做完了更多的工作。按保守的说法，我现在完成同样的工作后还能节余1h。我使用的方法是制订每天工作计划制订每天工作计划。现在我根据事情的重要性安排工作顺序。首先完成第一号事，然后再进行第二号事。过去则不是这样，那时往往将重要事延至有空的时候做。我没有认识到次要的事竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。现在我对我的工作安排感到很满意。我认为，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事并将它们排列出优先次序。现在这样做使我对各项目标有了明确认识，把不需要亲自做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。对我有极大帮助的另一点是 现在就办现在就办的概念的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。”贴在墙上的浪费时间因素表浪费时间因素表。米尔克说：“我已经亲身体会到了显而易见这个词的含意。我把浪费时间因素表贴在办公桌前的墙壁上，非常醒目。我曾核对过其中20个浪费时间因素，证明它对我是非常重要的。正象你看到的，我对头号浪费时间因素(变换化先次序和拖延)和办公桌上杂乱无章的控制有了明显进展。我的第三个浪费时间因素是危机管理危机管理，这好象是说我们的生活危机四伏。通过大型电脑控制室，我们能够鉴别机械或电子设备方面出现的问题。现在我们正设法预先采取措施来防止将要出现的危机问题，并且正在寻找能够更好地管理危机的办法。同时我们也确切地发现，预先采取措施防止可能发生的危机和制订应急计划完全可能最大限度地减少危机的影响”。【培训内容】时间管理的含义、本质时间管理的含义、本质时间管理的发展时间管理的发展12时间管理的杀手时间管理的杀手3时间管理的原则及运用时间管理的原则及运用4培训总结培训总结5一、时间管理的含义、本质什么是时间管理什么是时间管理？就是通过对自己时间的管理，来探讨如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的本质时间管理的本质自我管理自我管理 任务管理二、时间管理的发展备忘录期备忘录期时间进程表轻重缓急个人管理时间管理的侧重点不同时间管理的侧重点不同三、时间的杀手你能很好的安排工作吗？你有拖延的习惯吗？您能很好的安排您的工作时间吗？、每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、凡是可交派下属去做的我都交派下去。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我尽量一次性处理完毕每份文件。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我每天列出一个应办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会谈。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我试着按照成绩曲线图表来安排我的工作。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事。、从未做过、有时做、经常做、总这样做10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”、从未做过、有时做、经常做、总这样做测试结果对照0分-15分：您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。如果您在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。16分-20分：您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。你也许过于重视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来，紧急的不一定是最重要的。不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。21分-25分：你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和提高效率。A A为为0 0分，分，B B为为1 1分，分，C C为为2 2分，分，D D为为3 3分分拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（3）我经常采取折中的办法以避免或延缓不愉快的事。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意 拖延商数测验总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。“A“A”评评4 4分；分；“B B”评评3 3分；分；“C C”评评2 2分；分；“D D”评评1 1分。分。四、员工时间管理的原则及运用 时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。时间管理具有以下四个原则：80/2080/20原则原则四象限法则四象限法则计划原则计划原则习惯原则习惯原则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。（一）（一）80/2080/20原则原则含义：含义：步骤一：将每天的工作全部列出步骤二：对工作进行如下的分类如何运用呢？如何运用呢？步骤三：时间和精力的分配价值80%的工作价值20%的工作事项一：需2小时集中精力事项二：需1小时不受干扰事项三：需2小时高效时间事项四：可往后推事项五：没时间就不做事项六：可委托下属价值80%的工作价值20%的工作事项一事项二事项三事项四事项五事项六事项七例例：工作价值的分类例例：时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作文件审阅30分钟9：0011：00准备预算报告11：0012：00准备工作总结留出1小时左右处理紧急事项例会无必要可取消辅导下属可在下午短时间处理客户不重要让下属会见让助理过滤电话等奖金推到某一时间或让人事部门决定让下属提供资料价值80%的工作价值20%的工作审阅文件准备工作总结并汇报撰写计划、预算费用报告处理重要紧急事项例会辅导下属部门会议会见客户谈奖金问题接听和打出电话聊天等举例说明：举例说明：接听所有电话会见所有客户阅读所有文件出席所有会议接受所有下属意见每天做完所有工作结果：忙碌结果：忙碌由秘书过滤接听电话只处理重要电话只会见占销售量80%的20%的客户只批阅80%信息量的20%的文件只听取20%下属80%的建议出席起80%作用的20%的会议结果：充裕结果：充裕运用运用80/2080/20原则效果体现原则效果体现按照按照80/2080/20原则原则一般做法一般做法重要性重要性紧迫程度紧迫程度 二：重要但不紧急二：重要但不紧急 65%65%80%80%一：重要而且紧急一：重要而且紧急 20%20%25%25%四：不重要且不紧急四：不重要且不紧急 1%1%三：不重要但紧急三：不重要但紧急 15%15%（二）四象限原理（二）四象限原理成功的时间分配管理成功的时间分配管理第第象限：重要而且紧急象限：重要而且紧急-没什么好说的，立即去做！没什么好说的，立即去做！销售部经理要处理客户的投诉。当遇到既紧急又重要的事项，就需要他根据自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾客对你的解释或处理结果能够接受和满意。说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。例：例：不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。第第象限：重要但不紧急的事项象限：重要但不紧急的事项-有计划去做！有计划去做！王石所做的最有眼光和与众不同的事是，他在别人都忙着做那些紧急的事情的时候，做了那些在当时看上去重要却并不紧急的事情，譬如说企业制度的规范、人力资源的设和企业文化与经营理念的设定。冯仑（万通集团董事长）第第象限：紧急但不重要的事项象限：紧急但不重要的事项-交给他人去做！交给他人去做！第三象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此类事务的发生。第第象限：不重要和不紧急的事项象限：不重要和不紧急的事项-尽量别做！尽量别做！当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过多的尽力，否则就是浪费生命了。注意事项：注意事项：合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。不要让第二象限的事情溜达到第一象限中。不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。根据第二象限的工作制定计划。80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。Serving the nation,Strengthening society练习：将以下事项归入到相应的象限练习：将以下事项归入到相应的象限临时参加各部门协调会。解决客人投诉。编写下个月部门员工排班。去拜访VIP客人。陪朋友买手机。向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。核查下午客人信用额度报表。发传真取消客人预授权。打若干个沟通的电话。保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。去当当网购买最近很火的一本书致青春。帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。工作时段分配法则工作时段分配法则早上中午13：0015：00下午晚上活力充沛，冲劲与勇气兼俱思考迟钝，适合散心冷静，沟通放松思考1、开重要会议2、电话敲定事情/做事情3、给Leader方向/画架构4、执行进行中项目1、面对面（例访谈）2、四处转转3、沟通与协调1、思考问题2、写计划跟踪进度（1hr)3、跟踪进行中项目（三）养成习惯（三）养成习惯p 要知道什么是好的时间管理的习惯p 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的p 对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意识中形成人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：p 工作效率低，办事拖拉p 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭p 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次p 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不p 上班时间不紧凑，晚上加班干p 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好p 愿意下属多请示、多汇报才有权威p 没有目标、没有计划、人云亦云p 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间p 没有时间安排表，由别人来安排p 不会休息、不会娱乐、没有空闲不良习惯不良习惯养成习惯养成习惯 行为学的研究表明，如果坚持坚持2121天天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然，这2121天，你需要经历如下过程：1-15 1-15天天：感到别扭；15-18 15-18天天：可以自觉地去做了；18-20 18-20天天：感觉做起来舒服；21 21天天：变得自动了！一些好习惯：一些好习惯：p 每天花10分钟作计划；p 每周都将自己的工作排出优先顺序；p 在高效能的时间里完成重要的工作；p 会有效利用零星时间；p 文件柜或办公桌整洁、条例清楚；p 在固定的时间里处理往来的函件；p 尽量将无用的文件处理掉。备忘录和宣传备忘录和宣传品放在电脑上品放在电脑上重要联系人名单重要联系人名单贴在电脑上贴在电脑上电话机被纸电话机被纸张淹没了张淹没了废纸溢出未废纸溢出未清理清理废纸撒落在废纸撒落在地上地上阅读文件塞入文档阅读文件塞入文档中被遗忘了中被遗忘了文件数量在膨胀，文件数量在膨胀，却未随时更新却未随时更新文件柜中充斥着文件柜中充斥着无关的资料无关的资料整理文件整理文件-从清理办公桌开始从清理办公桌开始 尽量减少找东西所浪费的时间尽量减少找东西所浪费的时间只打开正在使只打开正在使用的文件用的文件发函文件经发函文件经常清理常清理只保留当前的只保留当前的来函文件来函文件文件都是文件都是最新的最新的最频繁使用的文档最频繁使用的文档极易拿到极易拿到电话伸电话伸手可及手可及常用文档靠近常用文档靠近办公桌办公桌无用的东西及无用的东西及时清除时清除清理办公桌清理办公桌p充分认识到进行时间管理的重要性和必要性p掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间p根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管理计划p配合时间管理原则及工具的运用，达到自我发展与提升培训总结培训总结3 31010想飞做