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苏州信亨自动化科技有限公司采购管理业务流程王格绚王格绚 采购工作采购工作/管理管理 采购工作主要是适时、适量、适质、适价为生产部门提供生产所需要的原材料。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。采购管理采购管理 采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。与供应商结算计划需求仓库部门采购部门供应商财务部门订单管理结算管理收货管理采购计划用款计划确认供应商送货下单采购部门的主要工作资源调查价值分析（在采购需求的前提下，提出采用更为经济和标准的替代方案）询价及洽谈供应商认证（UL CE CCC等）价格审批下达采购单采购单跟踪验收入库结清规范化的采购业务规范化的采购业务 BOM计划手工追加计划 认证供应商供应商文档预算/权限审查请购单采购单生成合并处理打印采购合同跟踪采购单接受采购单检验/免检退货处理付款处理供应商业绩评价审批？其它采购单？常规采购规范化的采购流程规范化的采购流程始终定单/质量/价格质量/交货期/价格控制点差良询 价 比价本章关注请购流程采购核价流程采购流程采购变更流程进货流程退货流程 1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品（计划外领料）。一般请购作业一般请购作业的的时机时机请购流程根据根据BOM需求需求主管核准请购单主管核准请购单请购单请购单采购询价确认采购询价确认总经理核准价格总经理核准价格下达采购单下达采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.下达采购订单表请购流程书面核准或计算机核准采购核价流程寻找合格供应商寻找合格供应商询/核价单核价单确认建档供应商料件信息核准核准主管签字采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认主管核准供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.料号库存状况表采购流程采购变更流程采购变更单或取消单采购单进度追踪采购变更单采购变更确认变更变更变更核准采购单统计仓库库存统计仓库库存统计供应商库存统计供应商库存进货记录进货记录进货记录进货记录送货检验单送货检验单进货单确认进货单确认进货单确认进货单确认到货检验到货检验对应采购单对应采购单品质检验（收获品质检验（收获/退货）退货）采购单采购单入库入库验退验退验退件未退验退件未退明细表明细表发票与送货发票与送货文件文件进货流程N N N NY Y Y YN N N NY Y Y Y检验报告及材质报告检验报告及材质报告退货流程品质主管签字采购进度追踪退货单退货单确认品质核准不良检验退货单供应商采购进货表料件历史进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表1.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案Y Y Y Y采购业务调查项（一）采购业务调查项（一）二、采购订单二、采购订单 1、公司材料的采购周期一般为多长？是否要采购该批材料由谁来决定？采购信息来源于哪些途径？答：采购计划一般一周变动一次，由哪位采购执行是采购主管确定，目前采购信息来源于：百度，阿里巴巴，中国制造。2、一种材料一般有多少家主供应商？是否针对不同供应商有分配采购额度？答：一种原材料原则上应该有2-3家合格的供应商，比价格，性能，质量分配采购额度 3、材料的采购下单的流程是怎样？答：首先需要采购申请单，根据申请数量按照整包装进行购买。4、当出现采购变更时，一般经过什么步骤来通知供应商，是否有书面的通知？答：当采购变更时，1.第一时间书面通知供应商取消订单并统计供应商库存数量，2.统计仓库数量。3.和技术部确认是否可以消化库存后变更。5、目前采购管理有无使用软件进行管理？是否应用电子商务向供应商下单？答：目前由于公司还没用到系统，全部由手工下单。采购业务调查项（二）采购业务调查项（二）一、供应商状况一、供应商状况 1、供应商大致数量及分布区域如何？答：根据材质价格区域做分别，如：电子类深圳，铝件类：南通等。2、公司对供应商是如何管理的？是否进行了编码管理？是否做了分类管理？答：供应商评鉴表，进行编码管理及才产品的分类管理。3、公司目前收集的供应商的信息都有哪些？这些资料对公司别的部门是否是保密的？答：目前收集的供应商信息有：营业执照复印件，税务登记复印件，供应商组织机构代码，这些资料应该对技术部开放。4、公司在批准新的供应商时一般考核哪些内容？价格、服务请求、质量、交货状况、技术水平？答：供应商资质，质量，技术水平，价格都在考核中。5、公司对供应商是否做考核？考核的大致办法是什么？答：实地考核，确认资质及技术上的要求是否能达到。6、新批准一家供应商要经过哪些流程？答：供应商资质，质量，技术水平，价格确认后送样品质部确认，判定OK审核后为合格供应商并建立供应商档案。采购业务调查项（三）采购业务调查项（三）二二、采购进货、采购进货 1、当采购的料件快到货时，采购部还是仓库先知道这个消息？若是采购部，则它是否通知仓库？答：供应商送货时第一是采购知道信息，如无系统采购应通知到仓库进行收货。2、当采购到货时，由哪个单位接收？若是仓库，它有什么凭证来说明送来货是正确的？答：采购到货时由仓库签收，供应商需要提供送货单（送货单号），材质报告及检验报告。3、是否进行进货检验？检验方式是怎样？全检、抽检、免检？当发生验退时，是怎样的处理流程？答：品管需要进行抽检，外箱及小的附件可以设置免检，当发生品质不良时首先品管通知到仓库和采购，有仓库开出不良退货单进行退货，采购跟踪物料交期以免发生停线。4、采购进货一般经过哪些流程？答：采购申请单，经理审批，寻找合格供应商送样，判定OK后进行采购。5、当供应商送来的货超过采购数量时，如何处理？同一张采购订单是否允许分批交货？答：供应商送货超量时，首先看计划是否有需求，有需求立马补单，无需求超出的部分仓库拒收，同一张采购订单根据业务交期不同可以分批交货。6、供应商一般什么时候开发票？发票开给哪个部门？是针对每张采购订单来开票还是总体开票？答：供应商一般都在20号对账，确认OK后28号之前交发票给采购，发票开出明细，可以总体开票。采购业务调查项（四）采购业务调查项（四）7、一般采购的付款流程是怎样？采购到货后如何付款？是逐批结清还是统一在每月的某天结算。答：收到发票后在财务指定的时间上交发票，发票上交后需要财务签字确认无误，标注付款期限，一般情况下累计在月底的一天付款。8、公司是否有溢付货款的情况？是否开正式发票？答：公司一般情况下不会溢付货款，都是开17%的票。9、当发生采购退货时，如何处理，是将实物退回、若是实物退回，这部分实物由谁退，车间、仓库、采购员？答：发生退货时：1.将实物退货，跟踪合格产品补入库。2.退货由品管通知到仓库采购，仓库直接打出退货单，由采购通知供应商立马退货。10、退货一般经过哪些流程？答：1.品管在产品贴上不合格标示。并通知采购及仓库，由仓库打出退货单，采购通知供应商退货/换货。