计划、个人成效与时间管理.ppt

计划、个人成效与计划、个人成效与 时间管理时间管理你每天在做什么？你每天在做什么？打扰打扰 （电话或没有预约）（电话或没有预约）重要性次序无所调整重要性次序无所调整没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲、健身 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动优先矩阵不不不不紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急不紧急不紧急不紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生面对这样的工作，应该怎么办？抓住重点之一：等待抓住重点之一：等待n现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？n上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷和揩油的外能做点什么吗？n去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？抓住重点二：电话粥抓住重点二：电话粥n如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧n如果是为了联络感情，那继续n如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧怎么办怎么办？利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把电话转交给被授权处理 电话打扰电话打扰对于电话对于电话n你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。n良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：n暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。n提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗?n坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 没有没有计划计划，怎么办？，怎么办？一开始就作最重要的事情工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00体力水准工作要求与体力水准生产力高的时间注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情况下，生产力会显著提高工作与体力配合的情况工作与体力配合的情况工作时间工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00体力水准工作要求与体力水准工作时间生产力高的时间被拖延的工作工作与体力配合的情况工作与体力配合的情况注：阴影部分表示在工作与体力水准配合的情况下，生产力会显著提高抓住重点之三：满桌的文件抓住重点之三：满桌的文件n归类，以自己熟悉的方式归类n定位，以自己熟悉的方式定位n配件放在一个盒子里面，在家里也一样n无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧n定期淘汰怎么办怎么办？清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法；先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式 资资料料不不全全文文件件繁繁杂杂抓住重点之四：来者不拒抓住重点之四：来者不拒n有拒绝的理由，不必每次都要有理由。n拒绝太慢反而会造成抱怨太多。n害怕冒犯某人想好借口，当然越实话越好同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯。认识真正的朋友，不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序的人，决定优先次序 会议耗时会议耗时把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法 控制会议议题，要求大家不要离题 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 抓住重点四：反正时间还早n这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.n养成速战速决的习惯n将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务n完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般 征得上司同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆权责混淆以后，经常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？面对这样的工作，如何更好的工作？使用工具之一：熟练使用工具之一：熟练n请注意以下数字：当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣得的时间大概是0.5小时，一个月就挣了15个小时，一年挣180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看240集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作时间的话是22.5天，恭喜你，年底双薪到手了！使用工具之二：辅助使用工具之二：辅助n闹钟nOutlookn手机n白纸从强迫到自然：我知道没有计划不好，但是n没时间做计划n工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？n好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断n计划限制了我的自由n所以，还是到时候再说吧最后我们来一个高难度的：干扰排除最后我们来一个高难度的：干扰排除78910111213141516171819干干扰扰频频率率时间时间次次干扰源在哪儿n干扰的来源：n同事的打岔n电话干扰n办公室环境小小 结结如何管理时间？如何管理时间？建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour”(清静一小时），学习说“不”一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱！