2023年会议接待方案初稿.docx

2023年会议接待方案初稿 会议服务方案 1.0 目的 为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好的会议接待服务 2.0会议接待级别 根据现实会议接待工作实际情况，将会议服务分为：日常会议服务、外事会议服务、商务会议服务、政务会议服务、临时会议服务 2.1日常会议服务：各单位、部门、办公室内部人员的会议服务任务 2.2外事会议服务：外国领导人、友好城市代表团和特邀外宾的会议服务任务 2.3商务会议服务：投资、洽谈经贸合作的国内外重要客商的会议服务任务 2.4政务会议服务：a、中央、国家集团各部委、省（自治区、直辖市）的部（省）级在职领导及担任过上述职务的老领导的会议服务任务 b、中央、国家机关各部委司（局）级、省内外的地厅级在职领导的会议服务任务 2.5临时会议服务：临时召开，需快速准备的会议服务 3.0会议组职责 3.1会议组负责会议服务的具体实施 3.2会议文员负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；联系并记录好会议召开的单位、部门、出席人数和召集的领导职务，从而来决定会议的级别、大小，所需相应的服务措施； 3.3会议组负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适； 3.4会议服务员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 4.0会议服务标准 4.1每天安排早班会议组到岗后，将所有会议室开窗通风20分钟，领班向会议文员领取当天会议日程，根据会议日程，安排相关负责人。 4.2会议服务员应于会议开始前半小时开始备会，于会议前15分钟前完成以下工作：将会议室的门及部分灯、空调打开，检查会议室内的照明是否正常、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向上级领导报告；根据会议要求进行摆台并准备好会议所需热水，保证当会议开始时有足够的开水。 完成上述工作后，回到会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员 4.3会议接待员必须注意自己的仪容、仪表，按规定着装，于会议开始前10分钟将茶水准备到位。 4,4参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始后会议服务员应在会议区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水。 4.5会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔15-20分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。 4.6 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； 4.7会议领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对； 4.8接到会议单位通知，会议临时需要的物资，应10分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应10分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议组负责人到场解决。 4.9会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应随时清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开，并将会议室钥匙统一归还。 注：会议接待组接到重要会议通知后，会务文员应及时与会议主办单位（部门）联系，了解会议的需求，并要求对方确认。 按主办单位（部门）要求准备会议物资，如有短缺应及时申购。会议物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查，与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求主办单位（部门）到现场观看。在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；工程人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证应急通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。如遇临时会议：接到通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按会议程序开展工作。 5.0会议联系、安排流程 5.1会议文员下班前应查看转天的会议日程，并将会议的信息填写在相应表格上，递交会议组待负责人，并在第二天一上班重新核对会议信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的会议，应提前告知会议组负责人，做好会前安排。 5.2会议组负责人在领取当天会议日程时，应将前一天的日程和会议室使用记录交文员统一归档。 5.3会务文员接到大型会议或高端接待会议通知后，应及时上报会议接待负责人，由其协调安排会议组、接待组及相关各部门进行准备工作。会务文员负责沟通接待所需服务级别及车辆、食宿的要求，提供周到细致的接待。 5.5随时服从会议主办单位（部门）的安排。 6.0会议基本物资 会议接待方案初稿 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待方案 会议接待策划方案