2023年会议接待计划.docx

2023年会议接待计划 （一）接待要则 1.明确“以代表为本”的接待宗旨，建立“全程服务、分工明确、责任到人”的周密的服务体系，并根据与会的VIP官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。 2.本次论坛按需配置会务接待人员（含翻译人员），并安排在 中旬进行短期培训，课目：A.接待礼仪；B.论坛背景及西博会背景；C.杭州市况及旅游指南。 3.本次论坛报到注册于10月18日8：0022：00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展，报到注册配置专用电脑等办公设施；同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。 （二）条件准备 1.代表证、工作证、下榻处市长附名欢迎卡印制； 2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备； 3.注册表、住宿分布表、返程登记表印制； 4.引导牌、欢迎横幅设计、制作； 5.论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作； 6.医疗礼盒：风油精、万金油、创可贴； 7.会议资料袋设计、制作； 8.杭州指南、西博会介绍； 9.12辆（45-49座）大巴及相应小轿车确认，西博会专用通行证办理； 10.游览、参观接待单位沟通、确认，游览、参观线路实地考察； 11.住宿（含备用宾馆）确认、餐饮确认； 12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置，论坛专用电脑及打印机、复印机等办公用品准备。 13.机场、火车站实地了解，接待位确认，贵宾免检手续办理； （三）食宿安排 1.餐饮安排 早餐：代表所住饭店房费均包含早餐 1921日自助午餐：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日午餐券入场。 19日欢迎酒会：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日晚餐券入场。 20日晚餐：除自行安排外，凭当日晚餐券入场。 21日欢送晚宴：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日 晚餐券入场。 2.住宿安排 论坛分3个酒店安排住宿： A.浙江世界贸易中心饭店（杭州曙光路15号，310007，五 星级）150个标准双人间； B.文华宾馆（文二路），110个标准双人间； C.洪桥宾馆（灵隐路），94个标准双人间； D.备案：考虑到有代表18日前到达杭州，22日后留杭要求，组委会委托“浙江海外”公司安排备用宾馆。 （四）报到注册 1.注册 18日8：00 22：00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌，安排专用电脑等办公设施，办理代表注册； 18日20时起安排上客房办理代表注册。 2.接待 A.萧山机场 18日由一名会务组副组长带队（配备翻译）驻守萧山机场迎候专家、代表；重要贵宾落实相应省市领导迎候；接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟，机场设立临时休息室。设置引导牌，欢迎横幅。 B.火车站 18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表；重要贵宾，落实相应省市领导迎候；接待处常时保证一辆接待车辆，并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌，欢迎横幅，并安排好翻译。 C.住宿宾馆 18日，三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记。设置欢迎横幅。 3.接待原则 A.18日18时以前，专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册； B.18日18时以后，与专家、代表商洽或先注册，或先就餐，后注册，或先住宿，20时后上门注册； C.19日后，原则上先到会务组注册。 （四）论坛服务 1.交通 A.住宿在文华宾馆、洪桥 宾馆的代表每天上午7：30由专用大巴送达浙江世贸中心； B.晚上用餐后，根据参观游览项目安排用车（参见参观旅游部分）。 2.茶休 在会议厅处设立休息点，准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。 3.文秘 在世贸厅一侧设秘书间，配备有电话、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。 4.医保 在世贸厅毗邻处贵宾接待室，安排有有经验的医护人员，（医、护各二名）及必要急救设施，（有贵宾接待任务时，医护人员暂时移住秘书间）；落实浙江医院、杭州中医院为定点医院，确保抢救绿色通道的畅道。 5.安保 设立专职安保负责人，及时准确地与安全、公安部门协调好安全保工作，组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。 （五）参观旅游 1.有组织外出参观游览 A.20日晚西博会开幕式 晚7：00在浙江世贸中心集合，由导游及安保带队集体进场；结束时，步行返回；住文华宾馆、洪桥宾馆的代表，在黄龙体育中心停车处集体乘车返回宾馆； B.21日晚烟火大会。 方案 一、现场观看 晚7：00在浙江世贸中心集体乘车送达观赏点，烟火大会结束，在指定地点乘车返回。 方案 二、租用临湖各宾馆观景台观景 晚7：00在浙江世贸中心集体乘车分别前往观景点，烟火大会结束，乘车返回。 C.22日参观游览 根据各参观线路实际代表人数，安排车辆（注意协调代表退房手续及把握代表返程安排）， 并分批安排中餐，部分将安排药膳，候选用膳处：胡庆余堂、娃哈哈美食城杭州环湖大酒店、杭州中山大酒店等。 2.非组织外出 非组织外出，陪同人员主要为志愿者，由会务接待组统一安排。 （六）专家接待 1.免检手续办理 遵循国际惯例，对被邀请的世界卫生组织及其它贵宾做好免 检手续，并安排陪同翻译、专车司机。 2.领导会见安排 A.根据组委会统一安排，明确国家领导人及国家药监局及省市领导的会见时 间、地点、参加会见人员的名单、人数及流程安排； B.会见场地布置； C.安排接送司机、专车。 3.细微关怀 A.下榻处置市长附名欢迎卡、鲜花； B.下榻处每日必换的水果。 （七）记者接待 1.记者报道团 记者报道团的外地记者安排住宿，全部统一安排就餐，并注意做好夜宵的安排，记者报道团的外出用车予以特殊照顾。 2.新闻发布会 明确新闻发布会的采访记者名单、人数并准备相应礼品，安排会后用车。 3.个别采访 对于非组委会安排的新闻媒体临时采访，在秘书处协调下，积极配合、友好合作。 （八）其它服务 1.会前接待 18日前到杭并要求接待的代表（费用自理）委托由“浙江海外”公司安排并尽量满足用车需要。 2.返程安排 A.22日中午12点为退房时间，应提前与代表接洽，办好退房手续。 B.根据返程时间，安排好返程用车。 3.会后服务 22日仍要求在杭的代表（费用自理），代为安排住宿，并负责送达并协助办好手续。 会议接待计划 关于会议接待计划 会议接待计划书 会议接待 会议接待 会议接待 会议的接待计划书 会议接待物业工作计划 会议接待方案 会议接待流程