公文管理规定.doc

1.01.0 总则总则1.1 目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。1.2 定义：公文是指各中心/部门、分支机构正式发布的令、决定、通知、通报、公告、批复、意见、报告、请示、会议纪要等内部文件。1.3 管理部门：人力资源中心负责公司公文的管理。1.4 适用范围：本规定适用于全公司。2.02.0 公文种类公文种类2.1 公司的公文按用途划分为十类：2.1.1 令适用于总经理直接签发的用于嘉奖、惩处相关单位或人员的公文。2.1.2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定等事项。2.1.3 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级或平级单位的公文，人事任免，传达要求下级单位办理和需要有关单位了解或者执行的事项。2.1.4 通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。2.1.5 批复适用于答复下级单位请示事项。2.1.6 意见适用于对重要问题提出建议和处理办法。2.1.7 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。2.1.8 请示适用于向上级单位请求指示、批准。2.1.9 会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。2.1.10 函适用于平级单位或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2.2 公文按层级划分为三层：2.2.1 公司级公文公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理或总经理助理签发。2.2.2 中心/部门级公文中心/部门级公文是指各中心/部门业务范畴的公文，由中心主任或独立部门经理签发。2.2.3 分支机构级公文分支机构级公文是指分支机构发布的日常公文，由分支机构负责人签发。3.03.0 公文格式公文格式3.1 公文一般由发文单位标识：发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送单位、抄送单位和附件等部分。3.1.1 紧急公文应当根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急” 、 “急件” 。3.1.2 发文单位标识应当使用发文单位全称；联合行文，主办单位排列在后。3.1.3 发文字号应当包括单位简称或代码、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。3.1.4 公文标题应当准确简要地概括主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.1.5 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。3.1.6 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。3.1.7 签发人要求签署姓名，清晰可辨。签发日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。3.1.8 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。3.1.9 公文应当标注主题词。3.1.10 抄送单位指除主送单位外需要执行或了解公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.1.1l 文字从左至右横排书写。3.2 编号规则3.2.1 公司级公文（格式见 SZ2100301）由人力资源中心根据管理权限统一编号，编号格式为：RST 总字年份第 XXX号3.2.2 中心/部门级公文（格式见 SZ2100302）由各中心/部门自行编号，各机构根据业务工作需要和分类原则，按规则以 26 个英文字母进行区分，依次编号，编号格式为：总经理办公室 SZ 总（A）字年份第 XXX 号法律事务部 SZ 法（A）字年份第 XXX 号考核指导工作小组 SZ 考（A）字年份第 XXX 号人力资源中心 SZ 人（A）字年份第 XXX 号财务管理中心 SZ 财（A）字年份第 XXX 号策划中心 SZ 策（A）字年份第 XXX 号营销中心 SZ 营（A）字年份第 XXX 号技术管理中心 SZ 技（A）字年份第 XXX 号计划管理部 SZ 计（A）字年份第 XXX 号3.2.3 分支机构级公文由各分支机构编号，其中“部门简称”取部门第一个汉字，编号格式为：3.2.3.1 市场管理部（格式见 SZ2100303）辽宁市场管理部 AS+部门简称+字+年份+第 XXX号河北市场管理部 BS+部门简称+字+年份+第 XXX号西北市场管理部 CS+部门简称+字+年份+第 XXX号河南市场管理部 DS+部门简称+字+年份+第 XXX号山东市场管理部 ES+部门简称+字+年份+第 XXX号江苏市场管理部 FS+部门简称+字+年份+第 XXX号湖北市场管理部 GS+部门简称+字+年份+第 XXX号四川市场管理部 HS+部门简称+字+年份+第 XXX号浙江市场管理部 IS+部门简称+字+年份+第 XXX号广东市场管理部 JS+部门简称+字+年份+第 XXX号上海溢祥 YX+部门简称+字+年份+第 XXX号3.2.3.2 生产厂（格式见 SZ2100303）深圳日化厂 AC+部门简称+字+年份+第 XXX号汇中宜恒厂 BC+部门简称+字+年份+第 XXX号3.2.3.3 配货站（格式见 SZ2100303）沈阳配货站 AP 函年份第 XXX 号兰州配货站 BP 函年份第 XXX 号郑州配货站 CP 函年份第 XXX 号重庆配货站 DP 函年份第 XXX 号上海配货站 EP 函年份第 XXX 号广州配货站 FP 函年份第 XXX 号3.2.4 联合行文（格式见 SZ2100302）的编号按主办单位编号规则编列。3.3 字型、字体与间距标准3.3.1 大标题：黑体二号加粗3.3.2 小标题：黑体三号加粗3.3.3 文档号：宋体四号3.3.4 正 文：宋体四号、小四号或五号3.3.5 主题词：黑体四号加粗3.3.6 抄 送：宋体小四号3.3.7 页 码：宋体五号3.3.8 行间距：单倍行距3.3.9 字间距：标准3.4 公文用纸一般采用国际标准 A4 型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为 20mm，下间距为 15mm，左右间距均为 25mm。3.5 由于篇幅所限，发文单位标识等内容与正文不能在同一页纸上出现的，应于公文末页第 1-4 行顶格处标识“（此页无正文） ” 。3.6 落款形式：发文单位空二行印制签发人的职务、姓名，职务、姓名上方用顶划线作签字位置，发文单位名称与签发人职务、姓名之间相互对称。签发人职务、姓名下空一行标注发文年、月、日。3.7 公文收尾包括主题词、抄送、页码三部分。3.7.1 主题词3.7.1.1 为便于计算机检索和管理公文，文件应包含主题词。主题词由类别词和类属词两部分组成。3.7.1.2 标引方法3.7.1.2.1 一份文件的标引，除类别词外最多不超过 5 个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写，每个主题词之间空一格， 。3.7.1.2.2 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。3.7.1.2.3 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。3.7.1.2.4 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。3.7.2 抄送单位：整个标注区域用二条等宽的平行实线作界线，平行实线的下面一条位于页面上的最后一行。3.7.3 页码：位于公文纸正面页脚正中的位置，用阿拉伯数字标识：“第 X 页 共 X 页” 。4.04.0 公文行文规则公文行文规则4.1 行文应当确有必要，注重效用。4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。4.2.1 属于主管单位职权范围内的具体问题，应当直接报送主管单位处理，一般不得越级请示和报告。4.2.2 属于单位职权范围内的事务，应当由单位自行行文。非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外单位发文。4.3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式。 “报告”不得夹带请示事项。4.4 草拟公文应注意以下事项：4.4.1 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。4.4.2 情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。4.4.3 公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。4.4.4 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。4.4.5 结构层次序数，第一层为“一、 ” ，第二层为“(一)” ，第三层为“1.” ，第四层为“(1)” 。4.4.6 要求使用国家法定计量单位。4.4.7 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。4.4.8 公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。5.05.0 发文办理流程发文办理流程5.1 公司级公文5.1.1 公司级公文由人力资源中心起草，统一格式并编号，公文背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认，交签发人签发。5.1.2 人力资源中心负责公文的编号、分发和登记。在印制公文前，复核审批签发手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范，否则不得下发。5.2 中心/部门级公文5.2.1 中心/部门单独发文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签发：其中属分管副总经理权限的，必须由分管副总经理签发。 5.2.2 中心/部门联合发文；涉及其他单位职权范围内的事务，主办中心/部门应当与相关中心/部门联合发文，并由主办中心/部门起草，经中心/部门审核后，交相关中心/部门共同签发。5.2.2.1 公文发布单位对以下情况承担责任：越权行文；公文内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或有关公文发生冲突：公文本身存在较大矛盾或失误。5.2.2.2 公文会签单位对以下情况承担责任：越权审批；公文与现行制度或有关公文发生冲突；公文本身存在较大矛盾或失误。5.3 总部各中心/部门向分支机构发文应严格遵循归口管理原则。5.3.1 各中心/部门向市场管理部发文，由营销中心转发。5.3.2 各中心/部门向生产厂、配货站行文，由分管生产副总经理签批转发。6.06.0 收文办理流程收文办理流程 6.1 各单位收到公文后，应及时登记、传达。6.2 各单位收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本单位办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。6.3 经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。6.4 各单位对公文要及时传达，特急件立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，应及时向发文单位说明原因。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。6.5 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。6.6 送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，主办人要负责催办，做到紧急公文、重要公文跟踪催办，一般公文定期催办。7.07.0 公文归档及管理公文归档及管理7.1 公文发布完毕后，根据公司档案管理规定和其他有关规定，发文部门应及时存档，个人不得保留公文。7.1.1 公司级公文发布后原件由总经理办公室存档。7.1.2 中心/部门级公文发布后原件由中心/部门自行存档。7.1.3 分支机构级公文发布后原件由分支机构自行存档。7.1.4 联合发布的公文，原件由主办单位自行存档。8.08.0 其它其它8.1协调便签 （格式见 SZ2100304）仅用于各中心/部门、分支机构平级单位之间工作知会、协调往来，由各中心/部门、分支机构自行编号、存档。8.2 总部各中心/部门以公司名义对外行文，如业务致函、证明文书等统一使用公司信笺（格式见 SZ2100305） 。9.09.0 附则附则9.1 本规定由人力资源中心负责解释和修订。9.2 本规定自 2003 年 8 月 20 日起实施。