2023年IT部作业指导书.docx

2023年IT部作业指导书 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 受控状态 发放编号 文件编号： IT部作业指导书 审核人： 批准人： 发行日期： LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 信息设备采购作业指导书 1 目的: 评价供方能力，提供合格供方，满足企业运作对信息设备的需要，提升工作效率。 2.范围： 适用于本公司采购信息设备而对供方的控制。 3. 职责和权限： 3.1 IT部负责对供方的评价和考核。 3.2 分管领导负责合格供方名单的批准和发布。 4 程序： 4.1 对供方的评价应在采购运行前进行。 4.2 信息设备采购经销商名录的评价细则 4.2.1 IT部制定信息设备采购经销商名录，加入信息设备采购经销商名录的要求为具有合法工商营业执照及税务登记证、无违法记录和通过公司调查核准的企业。初期信息设备采购经销商名录上企业为与本公司有多次供货关系且无不良记录的经销商，由IT部负责人签发生效。在采购过程中如遇未加入信息设备采购经销商名录新的经销商，则由IT部经办人员使用设备采购经销商评价表进行业绩评估和验证，予以记录并保存验证资料。信息设备采购经销商名录更新时标注签发日期，新信息设备采购经销商名录生成后原有信息设备采购经销商名录即宣告作废。 4.2.2 添加/删除经销商名录应在采购实施前进行，IT部依据公平、公正、公开的原则对供货方进行初步评审。评审内容包含：供方的产品范围或服务项目、供方的质量保证情况、供方能否满足本公司的要求。 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 4.2.3 IT部每年至少1次使用设备采购经销商评价表对合格供方提供的产品和服务质量进行业绩评估和验证，予以记录并保存验证资料。第一次发现合格供方供货质量不符合要求的，口头通知供方，在设备采购经销商评价表上记录；第二次仍然不合格的，取消合格供方资格。 4.3 采购执行流程 4.3.1 采购分为一般设备采购（如计算机、服务器、网络交换机等）和零星物品采购（如网络线缆、水晶头、刻录光盘、布线工具 等） 4.3.2 一般设备采购流程 4.3.2.1 各部门依据实际工作需要提出申请，填写信息设备购臵申请单并报部门负责人和公司总经理审批。 4.3.2.2 IT部收到各部门送达的完成全部审批的信息设备购臵申请单后，依据所申请设备的类别分别向三家（不少于三家）相关经销商进行询价，汇总报价后IT部经办人员填写信息设备购臵确认单并由IT部负责人和公司总经理批准后实施采购。 4.3.2.3 单宗采购金额大于五万元时，IT部经办人员必须起草书面购货合同，并将合同条款送公司法律顾问审核，审核通过后律师签发合同会签单，IT部经办人员据此与经销商签订购货合同。 4.3.3 零星物品采购流程 4.3.3.1IT部依据实际工作需要提出申请，填写信息设备购臵申请单并报部门负责人审批。 4.3.3.2 信息设备购臵申请单审批通过后IT部可不进行询价，直接向信息设备采购经销商名录中的供货方采购。 4.3.4 采购流程补充说明 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 4.3.4.1 采购中如遇直销产品（如Dell电脑全球直销模式）或唯一指定经销商的产品，则不再向其他非授权经销商进行询价，而以该产品的媒体公开价格为准。 4.3.4.2IT部进行采购询价时不必受信息设备采购经销商名录限制，但购货合同中确定经销商必须在信息设备采购经销商名录中。 4.3.5 IT部采购人员在采购物资接收时应认真点验采购物资的数量、外观质量及交付准时性，符合后由设备申请部门使用人员对采购所需物资进行确认，确认后填写信息设备移交单，办理签收手续。点验过程中不符本公司要求时，应拒收接收。 4.4 运用软件采购 4.4.1各部门依据实际工作需要提出新增信息系统，填写新增信系统申请单，明确列明信息系统实施的目标、预期达到的功能，要求完成的时间，并报部门负责人和公司总经理审批。 4.4.2 IT部收到各部门送达的完成全部审批的新增信息系统申请单后，依据所申请要求进行系统需求调研工作，前期调研完成后，提交系统调研报告，报IT部负责人和公司总经理批准后实施系统更改，信息系统较大，本部门无能力自行更改的，部门分管总经理和公司总经理批准后在信息设备采购经销商名录中选择合作软件公司进行系统设计。 4.4.3 对外包信息系统设计，IT部采用微软项目管理方案，和软件公司组建MSF团队，采用MSF解决方案框架，全程参与系统设计过程。 4.4.4 完成系统设计后，IT部和各业务部门排出上线实施计划表，建立联合工作小组，按计划完成上线实施工作。上线结束完成项目后通过对软件试用后的效果及外包方服务的现状作为下次外包方选择依据之一。 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 信息设备使用作业指导书 1. 目的: 规范公司各部门信息设备的使用方法。 2 范围: 控制公司范围内所有信息设备的使用。 3 职责和权限： IT部制定设备使用规范，设备使用部门参照执行。 4 程序： 4.1 信息设备采购完毕后由IT部先行对设备进行调试并安装适用软件，设备移交给申请部门时，接收部门应参照信息设备移交单上描述仔细核对实物，确认无误后在信息设备移交单签字表示认可。 4.2 使用部门接收完成后应对信息设备妥善保管和使用，不得擅自拆卸原有配臵和部件。发生人为造成设备损坏的或丢失，使用部门应追查直接责任人，并要求其照原价赔偿。 4.3 信息设备使用过程中因自身原因出现故障的，使用部门应立即填写信息设备故障报修单，注明详细状况后递交IT部。IT部维修人员在接到信息设备故障报修单后及时予以响应并作出初步判断，若故障无法当场解决则应注明详细原因。故障最终修复后，IT部应在信息设备故障报修单上标注最终结论，并由使用部门签字确认。信息设备故障报修单一式两份，设备使用部门和IT部各自保存，记录保存期限至设备获准报废后6个月方可销毁。 4.4 IT部日常以6个月为周期对所辖网络交换机、服务器设备进行巡检，同时在信息设备巡检记录上标明设备工作状态，发现带病工作设备则立即按照信息设备故障处理办法执行。 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 信息设备管理作业指导书 1. 目的: 记录IT部采购的信息设备的相关资料，建立与财务一致的固定资产台帐。 2. 范围: 控制IT部采购的所有信息设备的使用。 3. 职责和权限： IT部负责本部采购的所有信息设备的管理以及清点工作。 4. 程序： 4.1 档案建立 4.1.1 IT部采购设备完成后，即填写信息设备情况单为设备单独建立档案。 4.1.2 档案内容包括信息设备购臵申请单、信息设备购臵确认单、信息设备移交单和其他资料（视不同设备厂商提供的资料而定，主要为保修凭证以及维修记录等）。 4.1.3 设备档案保存至设备停止使用并获准报废6个月后方可予以销毁。 4.2 设备流转 4.2.1 设备在使用过程中若发生使用地点或使用部门的变更时，设备流出部门应及时通知IT部，IT部经办人员将协调设备流出、流入部门填写信息设备移交单，记录收录于该设备的档案中。 4.3 设备报废 4.3.1 设备依照期初规定折旧期满或因损坏无法修复，不能继续使用的，由IT部经办人员填写设备报废申请单报IT部负责人、财务部负责人和公司总经理批准后执行。 LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 信息网络管理作业指导书 1.目的： 加强公司网络安全性，提升网络工作效率。 2. 范围： 公司网内所有用户及信息设备。 3. 职责和权限： IT部制定相关规定，各部门参照执行。 4. 程序： 4.1 电脑设备使用总则 4.1.1 公司提供给员工使用的电脑设备，其用途仅限于公司业务，禁止将电脑设备用于私人用途，禁止一切违反道德或法律的行为； 4.1.2 员工个人必须为涉及电脑设备的行为负责，包括电脑设备以及网络资源和网络登录帐号的使用等； 4.1.3 IT部在公司要求时有权检查电子邮件、个人文件目录，以及其他存储在公司电脑上的信息。 4.2 电脑硬件和软件的使用 4.2.1 未经IT部许可，员工不得改变任何电脑硬件和软件； 4.2.2 未经IT部许可，员工不得进入或有意破坏该电脑设备上的软件和授权软件； 4.2.3 员工的办公电脑必须由网络管理人员统一安装杀毒软件，并由相关人员统一监控管理，员工不得以任何方式卸除或回避网络监控管理； 4.2.4 员工不得故意将电脑病毒引入公司电脑系统，一旦发现任何病毒症状应立即报告IT部作进一步处理； 4.2.5 严禁在公司电脑设备和网络上使用黑客工具，严禁存储、复制和传播黑客工LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 具或含有色情、反动内容的资料。 4.3 数据和信息的安全 4.3.1 未经公司授权许可，不得向公司以外的个人或机构传递机密信息。 4.3.2 公司任何的敏感信息、密码或其他系统控制机制一旦丢失、被盗或泄露，必须立即通知IT部； 4.3.3 员工在公司局域网的帐号及邮箱帐号由IT部统一管理，且当员工离开公司时应立即予以清除。 4.4 电子邮件的使用 4.4.1 公司的邮件系统是公司的财产。如果公司认为符合某种目的，有权在任何时间、因任何原因检查用户的邮件信息。这些目的包括但不限于以下所列：防止盗窃商业机密、检查员工劳动纪律和劳动效率； 4.4.2 所有公司电脑用户的电子邮件地址为公司所有。如员工离职，其个人电子邮件地址将被删除； 4.4.3 员工不得故意破坏公司电子邮件和其他相关设施； 4.4.4 员工不得偷视、干扰邮件系统，不得发送非法内容邮件和垃圾邮件等。 4.5 网络的使用 4.5.1 任何部门和个人不得利用国际互联网危害国家安全、泄露国家秘密，不得侵犯国家、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动; 4.5.2 公司电脑的IP地址由IT部统一分配管理，任何人不得擅自更改所用电脑的IP地址; 4.5.3 公司员工不得在工作时间通过网络从事与工作内容无关的活动。如使用QQ、MSN等上网聊天、浏览与工作内容无关的网络站点、使用电脑游戏等; 4.5.4 任何部门和个人不得从事下列危害计算机信息网络安全的活动：未经允许，LOGO 苏州xxxx有限公司 A/0 进入计算机信息网络或者使用计算机信息网络资源的；未经允许，对计算机信息网络功能进行删除、修改或者增加的；未经允许，对计算机信息网络中存储、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加的；故意制作、传播计算机病毒等破坏程序的；其他危害计算机信息网络安全的。 4.5.5 合法网络使用权限的取得：各部因工作需要而开通员工网络使用权限时，应得到所属部门负责人、分管领导批准。 4.6 处罚 4.6.1 公司员工在获得网络使用权限时即视同接受并承诺遵守本信息网络管理作业指导书，对违反上述规定者，IT部将立即停止该员工的电脑设备使用权，并提交人事部门依据公司规章予以处罚。 相关记录 信息设备采购经销商名录 设备采购经销商评价表 信息设备购臵申请单 信息设备购臵确认单 合同会签单 信息设备移交单 新增信息系统申请单 信息设备故障报修单 信息设备巡检记录 信息设备情况单 设备报废申请单 IT部作业指导书 品质部作业指导书 仓储部作业指导书 作业指导书 作业指导书 财务部作业指导书 营林作业指导书 检验作业指导书 油库作业指导书 消防作业指导书