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2023年外协采购文员岗位职责（精选多篇） 推荐第1篇：采购文员岗位职责 采购文员岗位职责 采购文员主要是给采购部作各种文档处理工作和部分对外工作，不同的公司会有些不同的安排。中大型公司的采购量采购任务都是很多的，为了配合各种申请、审批、询价、订货、验收、入库、付款、返修等采购流程（企业ERP的一部分内容），都会有大量的文档工作包括资料录入等内容。 大部分公司会让采购部配备采购文员或采购助理来处理这些事，以协助采购们完成任务。采购文员岗位职责主要有： 1.遵守公司及部门的各项规章制度,积极主动的配合部门主管和采购人员做好自己的本职工作. 2.采购订单,合同的统计,存档，保管工作,每月对合同进行月末统计,并在首页附上采购合同目录,每月合同需装订成册 3.采购单价的实时更新,对于有变更的材料单价及时输入电脑,并形成书面文件妥善保管。 4.传达部门的各种文件,单据和信息,负责各种受控文件,单据的呈送,盖章及接收工作； 5.每月在规定期间内及时做好供应商帐单明细的核对工作,与财务部门保持良好的沟通和密切的配合.按时完成月末帐单的核对工 作. 6.供应商基本信息资料，物品资料变更的及时更改，录入,并形成书面文档予以保存. 7.协助采购人员做好来访供应商的接待工作. 8 协助采购主管做好各种采购文件,表格的制作和打印. 9.虚心学习,积极向上,乐观进取,努力提高个人职业素质和职业休养,团结互助,努力营造一个良好的工作环境. 推荐第2篇：采购文员岗位职责 采购文员岗位职责 1.做好采购当天反馈回来的情况记录，分类记录好配件的单价、采购时间、回厂时间 2.每天和物控部门对接当天采购回来的配件订单号和型号，及时做好消单工作 3.做好月结采购单的下单时间、订单号、采购数量、采购单价等记录 4.根据供应商承诺的交货时间跟进货物进度，确保按时按量回厂 5.配合采购经理完成采购单分配、记录、催促、确认每个订单的采购情况，在出现采购配件超时或即将超时的情况下要马上提醒采购经理处理 6.做好采购回来的物资破损记录、报废记录、记录原因，交给部门经理处理 7.听从部门经理的工作安排，认真执行部门经理安排的下单采购工作 8.特殊紧急情况第一时间处理，自己无法处理的问题及时反馈给上级寻求解决方案 9.服从上级的指挥，认真执行其工作指令，无条件配合上级工作 10.一切行为以公司最大化利益为重 11.严格执行公司的规章制度，认真履行工作职责 12.禁止收取供应商的回扣费 推荐第3篇：采购人员、外协人员岗位职责 采购人员、外协人员岗位职责 1、公司采购人员、外协人员负责公司的原材料、外购和外协件的采购工作； 2、公司采购人员、外协人员必须根据采购清单或临时采购清单上的物资进行采购和外协，清单外的物资或临时以加出来的需采购的物资必须经过主管部门经理的同意签字后才能采购； 3、采购和外协时必须仔细核对实物与清单上的规格型号和数量，以免买错或多买少买； 4、在资金允许的情况下，尽量购买有牌子的，质量有保障的物资，杜绝三无产品； 5、尽量做到定点采购和外协，以保证一旦出现质量问题可以追溯； 6、物资采购和外协完毕，尽快进行入库和财务的报账，以免拖久出现差错； 7、碰到退还和调换等情况，采购人员、外协人员应负责进行退货或调换，并尽量为公司减少损失； 8、采购和外协人员应该将相关的质量信息反馈给供应方，以便让供应方及时了解情况； 9、采购人员、外协人员必须遵纪守法，杜绝一切不正常的买卖和不正之风。 推荐第4篇：材料采购外协员岗位职责 材料采购外协员岗位职责 材料采购的质量和价格直接影响本公司产品质量和企业的利益，同样选择一家好的外协单位也非常重要，它关系到是否能优质、按时提供优质给本公司故材料采购和外协员必须严格做好以下几点： 一、采购材料须先填写材料采购申请单，注明具体数量、质量要求、意向、供货 商及工程名称，经公司有关责任人签字同意盖章后方可凭单购买。 二、规范填写材料采购单（须编号），一式二份，一份交工厂保管员验收入库签 字。 三、严格把好材料质量关，尽可能做到所购材料价廉质优，做到货比三家。购前 严格检查每样产品的产地、合格证及有关证件是否齐全。下大批量订单前，最好与供货商签订购销合同。 四、及时退还多余的不必要材料，开具退货单，并在原填写的材料采购单上详细注明所退金额、数量等。 五、严格根据工程项目进度要求，及时提供有关材料到位。 六、各供货商名单允许由采购部提供（但须经公司同意），单价不可高于其他同 行业，否则公司拒付超额部分金额。 七、经常利用空余时间通过各种渠道各种方法了解市场各类材料行情，根据行情 及时做好各类材料档案，经常向公司反馈有关最新材料信息，采集齐全厨柜工程中常用的所有材料样品，便于公司查询利用。 推荐第5篇：外协岗位职责 外协组长（主管）岗位职责 直接上级：外协副经理 直接下级：外协员 任职资格：高中以上文化程度、从事外协工作2年以上，有较强的组织协调能力、协调处理能力和应变能力。 岗位性质：负责外协组所有的管理工作 管理权限：外协人员调配，参与外协问题处理，外协费用预算，外协费用报销和汇款的审核。 管理责任：全面负责项目部外协组工作，确保生产正常运行。 主要职责： 1、负责外协组日常工作（人员管理、请销假）。 2、负责维持与地方政府、甲方的良好关系，并妥善处理企业与村民的关系，确保生产正常开展。 2、上报外协费用计划，并对费用使用情况进行监督、统计、分析。 3、负责外协组及其他单位和部门外协费用报销审核。 4、参与签订外协相关合同、协议，负责相关费用核算及汇款审核。 5、参与突发事件应急处理工作。 6、积极完成领导交办的其他工作。 外协员岗位职责 直接上级：外协组长（主管） 任职资格：有较强的协调处理能力和应变能力。 岗位性质：完成指定区域（井位）的外协工作。 管理权限：外协人员调配，参与外协问题处理，外协费用预算，外协费用报销和汇款的审核。 岗位责任：全面负责责任区域内的外协工作。 主要职责： 1、新井踏勘：确定地理位置，检查道路是否完好并进行妥善处理，确定是否存在遗留问题并处理，做好搬迁前的企地关系协调。 2、所负责区域（井位）内的外协费用协商、赔偿协议签订、付款手续办理等相关事宜。 3、配合搬迁，处理搬迁过程中出现的外协问题。 4、领导交办的其他事宜。篇二：外协主管的岗位职责 外协主管 职位说明书 篇三：外协人员的岗位职责 外协人员岗位职责 岗位 核心 价值 一级 职责 服从生产主管安排，及时、保质的完成外协任务 工作职责与结果 工作结果 1.严格按排产单的要求安排外协生产 2.严格按采购计划要求做好外协采购工作 3.跟踪外协采购进度，确保外协单位按时交货 4.协调生产进度，确保按时完成生产任务 外协5.严格把握外协质量关，有特殊要求的环节应及时提醒，确保外协采购质量 工作 6.对外协和采购返回半成品进行质量和数量清点，如不符及时处理 7.及时办理外协品与半成品入库手续，配合仓库做好半成品库台账 8.定期与仓库配合进行半成品库清点，做好数量与产品统计 9.确认外协结算单，交给总经理签字打款 10.定期汇总外协数据，评判外协厂家加工能力，开发新外协厂家 1.泄露或出卖公司机密，以权谋私，损害公司利益 岗位 职业绝对2.严重渎职，徇私舞弊，给公司造成损失 行为禁止 3.后果严重者将根据中华人民共和国劳动合同法之规定解除劳动禁区 合同，并追究其法律责任 财务无 权限 核心运营1.对本部门工作具有建设权 权限 权限 2.对下属员工是否录用及解除决定权 管理直接下属的调配审批权、隔级任免，下属部门员工的绩效考评审核权 权限 任职资格要求 准入 学历 专 业 经 验 知识 和技 能 专科或以上 无 无 1.具备良好的语言表达与组织、协调能力 2.熟练使用办公软件 1.高度认同公司核心价值观 职业2.认同结果导向的工作方法、尊重客户价值的工作取向 职业素质 3.能准确接受上级任务，接受任务，顺利完成任务 素养 个人责任心强、原则性强、沉稳、敬业 素质 外部客户 各利益相关者篇四：外协岗位职责与要求 外协加工岗位职责与要求 岗位的职责 1.量尺：在接到测量通知单后第一时间通知厂家量尺 2.出图：通知量尺的第二天算起，三天之内要把图纸送到物料部（板 式家具七天之内与客户碰完图送到物料部）通知设计师出图选型号，告知钱款是否足够确认签字 3.生产：通知厂家生产第二天算起，按照生产周期确定安装时间（安 装时须与材料员确认现场是否具备安装条件） 4.安装：确定安装时间，提前一天通知厂家 5.维修：接到维修通知，第一时间通知厂家，做好跟踪 6.对单：每月8,18,28日与厂家对单，现阶段的进度情况 7.结款：厂家送来的结款单，确认有成品验收单，并且无误后可给 予请款 岗位要求 1.每月十天上交一次岗位存在的问题及进度情况 2.每月十天给财务一次成品签单额报表，电子版打印版两份 3.每天管客服要一份防水，发给库房，打印报备单，存档 4.每天接到成品代购单，及时存档 5.每天给a区前台发当日签单金额 6.每月上交一次设计师大会会议总结内容 7.做好增减项工作 2023年10月24日 物料部外协加工：篇五：外协主管岗位职责 外协主管岗位职责 一、贯彻执行国家有关建筑安装的法律法规，贯彻执行各级地方 政府有关建筑安装的行政法规，贯彻执行公司的各项规章制度。 二、负责监督给/排水、采暖、燃气、电子电气（强电、网络、电话、闭路电视、门禁系统、安防系统）、空调通风、电梯、消 防、园林绿化工程的技术指导，跟踪、巡视、检查相关专业工程 的施工进度、工期、质量和安全文明施工。 三、负责设计、监理、施工等单位的信息与资料传递，协调、监 督、检查各单位的工作。 四、监督监理单位对工程的四控（进度控制、成本控制、质量控 制和安全控制）、三管（合同管理、文档资料管理、信息管理）、一协 调（组织协调）的执行情况。 五、负责给相关专业的施工单位做技术交底，特别是各施工设计 区域的地下管线、地下建筑物的位置深度以及与相邻单位的关系，避 免出现施工冲突和安全事故。 六、负责工程的进度管理，督促各施工单位按施工组织设计和进 度计划完成任务；及时向领导反映各施工单位工程进度情况和影响工 期的主要因素。 七、协调各施工单位的关系，及时解决各单位之间的矛盾，排除 施工干扰，确保施工质量、进度和工期。 八、协助项目前期供水、供电等相关手续办理；协调各施工单位 施工水电费用的分摊收缴工作。负责临时用电安全管理。 九、参与图纸会审、设计交底工作，跟踪处理相关图纸会审中提 出的问题，负责外协各专业设计变更、洽商及现场签证的初级审核工 作。 十、解决图纸和施工现场出现的技术等问题，做好技术变更工作；负责审查、协调主管专业各施工单位提出的设计变更，对设计变更产 生的各种影响进行论证并与设计单位沟通，防止出现顾此失彼的现 象。及时签证记录相关专业的设计变更情况。 十一、负责对主管专业工程材料、设备选型、施工机械及施工队 伍的质量进行检查。 十 二、负责监督、检查主管专业材料设备进场检验工作，严禁不 合格的材料设备使用到工程上。 十 三、负责收集、整理、汇总相关专业的工程情况、存在的问题 并及时向领导反映并提出处理意见。 十 四、负责督促检查主管专业的监理工作，协调监理、施工单位 的关系。 十五、参加工程协调会与监理例会，提出和了解外协工程施工过 程中出现的问题，进行研究讨论，提出解决办法。 十 六、协助预算工作，做好工程建设投资控制。 十七、协助本专业竣工工程资料的审核、接收、归档及与物业的 交接工作。 十八、完成领导临时交办的各项任务。 推荐第6篇：采购部文员岗位职责 采购部文员岗位职责 1、管理部门日常行政文件并进行归档管理，处理部门日程行政事务； 2、统一管理部门间收发文及图纸、样品，并分类归档管理，工程需求复印工作； 3、维护供应商数据库、管理材料样品库； 4、汇总整理部门周工作汇报和周工作计划； 5、汇总整理部门采购计划并及时更新； 6、完成招标工作相关事务； 7、其它采购管理程序和招标程序中约定的文员工作。 8、编写部门月计划和部门月度工作信息； 9、完成上级交办的其它任务。 推荐第7篇：文员岗位职责行政文员岗位职责 文员岗位职责-行政文员岗位职责 1、领导勤务。承担公司行政的服务工作，包括公司内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理领导及公司印章、签名章，承担公司行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供公司行政领导公务活动信息; 2、内部事务。承担公司领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作; 3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、办公会议以外的校级会议的人员通知 4、负责办理公司行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领娶分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤; 行政文员岗位职责 一、负责做好计算机打字、复印等行政工作。 二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记，名片印制等工作。 三、负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。 四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未 能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。文员岗位职责 五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。 七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。 八、完成各项勤杂、采购工作。 九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。 十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。 十一、完成行政部经理临时交办的其他任务 2. 行政人事部文员在行政人事部经 理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下行政文员工作职责： 1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程) 2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。 3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。文员岗位职责 4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化) 5.对试用人员之试工与考核调查。 6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理) 7.全厂奖惩手续之办理。 8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理) 9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查 卡、监卡/加班申请手续等) 10.月底对相关报表的整理并交于财务。 11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。 12.对全厂钥匙之管理。 13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。 14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。 15.完成主管临时交付的任务 行政文员的主要工作是： 1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序; 2、负责公司员工的考勤管理; 3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复英邮寄等事务; 4、负责接待来宾，接听或转接外部电话 5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理; 6、负责例会的会议记录等 7.完成上级安排的其他工作任务。 行任公司行政文员工作职责 一、接听前台电话 1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话。 2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。 3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。 推荐第8篇：外协员岗位职责 1.开发外协供应商的工作。2.挖掘外协采购成本。3.做外协订单并跟踪每个订单的完成情况。4.对外协供应商进行评定、考核管理。5.配合财务完成各种票据结算。6.不断完善外协采购，缩短采购周期。 推荐第9篇：文员岗位职责 一:深入了解企业各个环节的管理规定,如果有脱节或不完善的管理制度,要及时向上级领导提出改善或补救办法,并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示.二,文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,回收以及文件起草等工作. 三:文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文字,标点是否正确.都直接印象企业的外部形象!应特别注意校对. 四:负责文件资料的管理工作,可根据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以方便企业内部人员查找,使用. 五:经常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导提供一些真实的分析数据. 六:负责本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务. 文员的确可以称为多面手 甚至很多公司的文员还发放员工工资,总之,文员是一份比较复杂的工作,上面这些只是最基本的职责, 其实文员因企业,公司不同,还有很多内部职责,我们在具体岗位上还需要严格执行,认真对待! 办公室文员工作职责 办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1.接听、转接电话；接待来访人员。 2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3.负责总经理办公室的清洁卫生。 4.做好会议纪要。 5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6.负责传真件的收发工作。 7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8.做好公司宣传专栏的组稿。 9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16.接受其他临时工作.人事文员工作职责 (1)、行政隶属 上级主管：行政部经理 工作对象：各办事处（区域）相关业务人员 (2)、主要职责 a 协助主管组织月度和季度考评，并及时完成统计、整理和发布工作。 b 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案。 c 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。 d 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。 e 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。 f 部门经理交办的其他事宜。 行政人事文员岗位职责 行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责： 一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。 二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立。 三、全面负责员工考勤工作。 四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。 五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。 六、外来客人的接待和服务。 七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）。 八、复印机、传真机的管理和使用。 九、公司内部其它事务性工作。 十、领导交办的其它工作 行政文员在工作中应具备的条件和要求: 一、学历：中专高中以上文化程度比较合适； 二、工作经验：有文件管理工作经验,有一定的交流经验会更好； 三、应具备的知识： 1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到'秘书'方面的工作； 2、文件管理,文档知识,这应该算文员基本要求了； 3、会做账表也就是能操作办公软件,word,excel之类的； 四、具有强烈的责任心与团队意识,你会经常处理公司人力,员工岗位调动等工作,没有责任心是不行的； 五' 工作内容及方法简述 1、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作； 2、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要； 3、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理； 4、负责各类文件档案的入库工作并做好统计； 5、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录； 6、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作； 7、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便； 8、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符； 9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制； 10、完成部门经理临时交办的相关任务。 1、对文件数据的准确性负责； 2、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 所谓行政,是具有一定保密制度的岗位! 文员的接待工作规范与职责 文员的接待工作,顾名思义,也就是关于接待方面的工作规范,职责,包括对来访者的一些基本情况进行登记,接洽来访工作等.要求态度热情,主动问好,问清来访意图,并迅速做出判断,给予恰当安排.工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别,按照精细分工,我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作 一;负责前台的清洁工作. 二:热情接待来访者,做到主动,热情.大方,平等礼貌的对待每一位来客. 三:看到客人,必须起身,然后问候,并点头微笑. 四:如果是事先预约的客人,要确认一下:您是xxx先生吗?并带其到接待室. 五:如果同时还有别的客人访问其他负责人时,要代为接待,引见. 六:如果是没有约好而老访的客人.要问清客人姓名,公司,及来访意图等,再询问上级是否接见.如果同意才能进入接待室! 七:负责报刊,信件,邮件的收发与保管. 八:负责下班后前台电源的关闭和正门关闭. 九:检查办公设备,发现故障后及时报修. 十:领导接待重要客人时,要根据服务规范要求,做好各项工作,不得马虎! 十一:要有强烈的责任心,不得随意离岗,要勤观察,掌握接见状况,及时配合领导的接待工作. 十二:严格执行安全保密制度,不得随意让他人进入接待室! 十三:负责各类文件资料的打印,复印.整理资料,文件. 十四:负责收发各类传真,信函,邮件等 以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作,大家可具体看情况而选择. 采购文员工作职责 (1)请购单、验收单之登记。 (2)订购单与合约的登记。 (3)交货记录及跟踪。 (4)供应商来访的安排与接待。 (5)采购费用的统一申请与报支。 (6)进出口商品文件及手续之申请。 (7)电脑作业与档案管理。 (8)承办保险、公证事宜。 文员的工作权限 文员工作中要注意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点: 一:不能代表上司做决策,否则就是越权! 二:不能代表上司发号指令,否则会令上司反感,这也是一种对领导不尊重的行为! 三:不能在过做时间处理自己的私人问题,这是一个起码的公司规范,任何公司都是不允许的! 以上只是几个大概的主要方面,作为文员最值得注意的是"越位行为" 越位主要表现在几个方面: 1:决策越位: 文员只能 "谋"而不能'断' 有的文员混淆了决策和 辅助决策的内容,擅做主张,按照自己的想法去处理重大问题!,有可能造成比较严重的失误!即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的,记住了,你的领导才是决策者,你只能提供参考! 2:表态越位: 表态:是表面对一件事情可行的肯定答复,但是表态是需要一定的身份 的作为文员,你必须要在有领导授权的情况下才有发言权,否则你的态度只能代表你自己而已! 3: 工作越位:领导和文员都有自己的职责范围,该由领导去完成的工作尽量让领导去做,作为文员,你可以提供最全面的协助,千万不要为了给领导留下工作积极,表现能力,或者认为自己甚至比领导还能干,这是典型的出风头.不可取! 4:社交越位: 文员经常会陪同领导参加一些社交活动,应该注意的是尽量突出领导的地位,自己哪怕是口才超越领导也要退居二线,因为你是文员,场面上的应酬你能应付,一旦具体到公司具体事务以后,你就会发现自己仍然需要请示身边被你冷落的领导! 这会让场面变得很糟糕,也会让自己在领导眼里成为一个 不懂得尊重自己的人! 文员工作中要注意自己的权限范围!除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点: 前台文员工作职责 1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误； 2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌； 3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理； 4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净； 5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作； 认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务。 前台文员服务规范 造访： 客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语如下： “先生，您好！”或“先生，早上好！” “小姐，您好！”或“小姐，早上好！” “您好！欢迎来到xx公司。” 来者是二人，标准问候语则为： “二位先生好！” “二位小姐好” “先生、小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！” 对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下： “x先生好！” “x小姐好！” 对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语： “先生，我记得您前不久(以前)来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！” a)引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料； b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人； c)引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意； d)进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门； e)介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。 禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。 电话： 1听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒； 2听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下： “您好，xx公司！”或“您好，这里是xx公司！” 对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。 咨询家装业务：先生(小姐)，关于这方面情况(家装咨询)，让我们公司客户顾问x先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)预约了吗？请您稍等。(然后接通本公司x先生的电话，询问转接与否。) 不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 商务文员工作职责与流程 文员随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短长，但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段： 1、准备阶段 当领导确定出访后，文员要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。 （1）思想准备。文员要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。 （2）组织准备。文员要做到：根据领导指示拟制出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。 （3）资料准备。文员要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。 （4）物质准备。文员要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。 2、出访阶段 （1）做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从文员为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从文员都要做好记录，以便事后分析、研究。 文员看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。 （2）主动提出建议。在出访阶段，随从文员如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。 （3）及时同企业联系。在领导出访期间，文员要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。 （4）处理好日常事务。随从文员要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。 3、结束阶段 随从文员要做好出访活动的善后工作，这个阶