职场人士必看时间管理规则和技巧.ppt

把握时间，成就自己把握时间，成就自己 职场成功人士必读职场成功人士必读时间概述时间管理四点原则时间管理六种技巧大家最近忙吗？有事可做有价值在做贡献但如果忙到:没法 完成重要的任务没法 做长远的打算没法 照顾自己的家庭没法 照顾自己的身体没法 做自己兴趣的事情没法 好好享受一个休闲假期甚至简单到打个电话给远方的亲人,都没完成我们身处一个异常忙碌的社会美国顶级机构MBA每周工作在80小时以上李开复招聘三个要求之一:：你是否愿意每周最少工作80小时?我没有时间，这是很多人无奈的回答。但这样忙忙碌碌，带给我们幸福了吗？令人深省！没有时间的我们；没有幸福的未来！是所有人都一样吗?这个世界上,有很多取得骄人成就的人,却有时间来做我们都没时间做的事情.大忙人的另一面清晨，普京做的第一项运动就是游泳。每天早上他都要在长达25米的游泳池里畅游，每次至少游1000米。下水前，普京像一个真正的运动员那样，先做30分钟的运动操。总之，普京每天一早一晚必游泳，真正做到了雷打不动。不存在“没时间”这回事他们并没比我们拥有更多的时间，只是他们更好地利用了他们自己的时间而已！最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时！时间是最公平的财富固定供给:24小时X60分X60秒=86400秒无法积蓄无法取代一去无返平均平均8080岁寿命岁寿命,除去除去1-20,60-801-20,60-80项目项目每天耗时每天耗时4040年耗时年耗时结余结余睡眠睡眠 8 8小时小时13.313.3年年 26.726.7年年一日三餐一日三餐 2.52.5小时小时 4.24.2年年 22.522.5年年交通交通 1.51.5小时小时 2.52.5年年 2020年年电话电话 1 1小时小时 1.71.7年年 18.318.3年年看电视上网看电视上网 2 2小时小时 3.33.3年年 1515年年看报、聊天看报、聊天 2 2小时小时 3.33.3年年 11.711.7年年刷牙、洗脸、洗澡刷牙、洗脸、洗澡 1 1小时小时 1.71.7年年 1010年年休假、白日梦、闹休假、白日梦、闹 2 2小时小时 3.33.3年年6.76.7年年情绪、身体不适情绪、身体不适 6.76.7 不能管理时间的人，就不能不能管理时间的人，就不能管理一切管理一切!管理大师彼得管理大师彼得德鲁克德鲁克 十大时间盗贼十大时间盗贼p找东西p懒惰p时断时续p一个人包打天下p偶发延误p惋惜不已或白日作梦p拖拖拉拉p对问题缺乏理解就匆忙行动p消极情绪p分不清轻重缓急时间管理不需要：不停地催促自己不停地列出做事清单、更新清单记录自己每个小时工作的利用情况节约每一秒钟凡事井井有条如何有效地利用时间，用最有效的方法来达成我们的目标或使命？今天是你余生的第一天！管理时间管理时间管理自己管理自己管理生命管理生命人生是一个旅程人生是一个旅程积极规划要事第一克服拖拉减少中断规划始于目标大多数人只有模糊的愿望没空去写目标不敢去写目标不屑去写目标要求：写下你的目标!根据目标制定计划年计划-季度计划-月计划-周计划每日计划知道哪些事需要做知道这些事需要什么时候完成紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要重要重要与与紧急紧急之区别之区别 危机危机 急迫的问题急迫的问题 有期限压力的计划等有期限压力的计划等 不速之客不速之客 某些电话、会议某些电话、会议 某些信件与报告等某些信件与报告等 防患未然防患未然 改进产能改进产能 建立人际关系等建立人际关系等 繁琐的工作繁琐的工作 某些信件、电话某些信件、电话 浪费时间之事等浪费时间之事等忙碌大众时间分配忙碌大众时间分配 50%25%5-10%15-20%紧急不紧急重要 不重要紧急不紧急重要 不重要时间管理达人时间分配时间管理达人时间分配 40%5-10%40-50%5-10%什么是重要的事情？增进能力更周详地规划与组织改善事先准备工作 抓住机会充实自我善待自己改善人际关系 要事第一要事第一你必须坚定不移的拒绝做最下面的80%的工作，如果你还有最上面的20%的工作还没有完成的话。避免迷失我现在最该做什么？不停地规定下一步骤；做正确的事比正确的做事重要；“我得把时间和精力放在那些重要的事情上,而不去关心那些不重要的事。”拖拉现象拖拉现象“今日事今日毕”，这个古训人人都知道，但“做一天和尚撞一天钟”，“能拖一天是一天”的状态才更接近我们现实。面对一大堆杂事心情焦虑，却没有任何想做事的心情，每到最后关头，才能痛下决心要把事情搞完。延延 误误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后拖延，没有界定缓急先后 2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰3、下班回家交通堵塞交通堵塞 4、看电视 不能自我约束不能自我约束5、带着遗憾上床睡觉造成事实的延误造成事实的延误案例：老李的故事拖拉的口头禅我太忙。我一直拖着没做因为我一直很忙。你催我也没有用。我准备好了自然会开始做。他们着急也没用，一切都要等我到了才能开始。因为每天压力很大，所以要做的事情一直被拖下来。我也不知道自己怎么会这样，别人能做的自己做不到。拖拉的表现上网乱逛闲聊、电话粥阅读无关的杂志或资料做一些本来不需要自己做的事做白日梦拖拉的坏处问题逐渐严重异常状况的出现措手不及压力越来越大连带问题出现拖拉的原因懒惰对未知事物的恐惧害怕改变完美主义害怕失败混乱无序克服拖拉的方法截止时间提前20%,严格约束自己；承认自己是在浪费时间；切断逃避路线；把拖拉的原因一条条写出来,并列出解决办法；立即开始行动！大段时间是罕有的要事通常有一定难度,需要大段的时间用来思考和处理；思路连续,动作连贯,处理事情才能高效。中断大段时间的电锯中断方式干扰程度起身离座思想开小差紧急情况不速之客电话即时通信工具/邮件中断的害处一般一次中断后让头脑回到状态又要花上4-5分钟,如果是精密计算的工作,甚至需要长达一个小时的时间才能回复状态。如果一个任务被多次中断,直接后果:完成任务的时间延长；任务完成的质量下降。减少自我中断设置好工作节奏；要事第一；自律；多做重要不紧急的规划性事情。减少自我中断把自己的时间安排告诉别人；设置免打扰时段；中断过后避免沮丧。尊重时间管理尊重时间管理黄金时间尽量采用低干扰方式的中断；要预约,不轻易打乱他人的时间安排；不要相信“给我5分钟时间”的请求。将与他人相关的事情集中起来一次安排；给他人留出安排的时间；设置欢迎打扰时段。见面/电话 沟通交流要事第一,即时信息等干扰度较低的交流善用小块时间；善用小块时间；保持桌面整洁；保持桌面整洁；一份文件仅碰一次一份文件仅碰一次,至少每次推进一步；至少每次推进一步；每次集中精力做一件事；每次集中精力做一件事；你的收件箱不是你的任务清单；你的收件箱不是你的任务清单；不要为不能完成所有的事内疚。不要为不能完成所有的事内疚。在大多数情况下，时间是一分钟一分钟浪费掉的，而不是整个钟头浪费的。水桶的底部如果有一个小洞，水很快就会漏光，结果跟有意把水倒掉一样。-保罗保罗JJ迈耶迈耶管理时间技巧-善用小块时间善用小块时间管理时间技巧-善用小块时间善用小块时间小块时间可以用来集中做些小事情:打电话整理资料为下一个工作做准备比如在车上时，在等待时，可用于学习，用于思考，用于简短地计划下一个行动等等。管理时间技巧-善用小块时间善用小块时间即便只有五分钟时间，也可以用来完成要事；要事象一块干奶酪，咬下一大口需要很长时间，但我们可以分多次咬小口，直到不知不觉中把它慢慢消化。管理时间技巧-保持桌面整洁保持桌面整洁如何有效地利用时间，用最有效的方法来达成我们的目标或使命！时间管理时间管理四大四大原则原则时间管理时间管理六个六个技巧技巧 把握时间，掌握幸福把握时间，掌握幸福!努力做自己生命的主人！努力做自己生命的主人！谢谢大家！