行政事务管理制度OK.doc

行 政 事 务 管 理 制 度新疆天玉种业有限责任公司一、目的为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。二、适用范围 本制度行政事务管理所指的是公司会议管理；办公环境卫生管理；文件打印、复印管理；保密规定；档案管理；车辆管理；考勤管理；电话管理规定等。三、职 责3.1办公室负责组织执行并监督各项管理工作；3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。四、会议管理制度4.1总则：为规范公司会议管理，做好上请下达和下请上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开（工作需要各临时召集会议，由办公室负责通知）。例行会议安排如下：4.2.1公司全体会议：每月底或月初进行一次，公司所有人员参加，主要内容是各部门报告本部门工作情况；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下月公司整体工作；各部门报请需要公司协调解决的问题。4.2.2季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。4.2.3临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。4.3会议主持会议由总经理召集并主持召开，总经理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到及签退。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并交办公室备案。4.6业务联系会每两周召开一次，由销售助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。4.8此制度由办公室负责制定解释。五、办公室卫生管理细则5.1总则：为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。5.2办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。5.3办公室环境卫生的管理由办公室人员负责，所有人员按照卫生安排表，每天一小扫，两天一大扫，消除卫生死角。5.4当天负责卫生管理人员要严格执行卫生标准，分工合作、尽职尽责，到岗时间要求提前10分钟上班，离下班时间提前10分钟开始打扫。5.5卫生要求:5.5.1保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。5.5.2门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。5.5.3办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理，桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损。5.5.4电脑、打印机等办公设备表面无尘土，污垢，墙壁无灰尘，墙上不乱挂物品。5.5.5书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐，便于检查。橱顶无乱堆乱放现象，报纸摆放整齐有序，无尘土。5.5.6卫生间要求镜面保持无污浊，洗手台面无水痕，毛巾清洁干净，坐便保持清洁卫生，垃圾日产日清，各物品摆放整齐。5.6所有人员应尊重值日人员的劳动成果，办公室将不定期进行检查，并通报检查情况，良好的卫生环境重在维持，全体人员需做好日常维持工作。5.7此制度由办公室负责制定解释。六、文件打印、复印及传真管理办法6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。6.2 打印机、复印传真机由公司办公室负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。6.3公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子档文件。6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写纸张使用登记表，登记使用纸张的用途和数量。6.6办公室每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。七、保密管理规定7.1总则:为维护公司利益，保守公司秘密，进一步加强公司信息及资料管理，特制定本规定。7.2公司保密内容包括以下几个方面:7.2.1公司重大决策及事项；7.2.2公司尚未实施的经营战略，经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；7.2.3公司内部的合同、协议、及可行性报告、重要会议记录；7.2.4客户档案；7.2.5公司各类财务报表、统计报表；7.2.6公司产品资料、产品报价等各类信息；7.2.7公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料；7.2.8公司内部管理制度。7.3公司资料按密级分为：绝密级、机密级、秘密级三种。7.3.1绝密级：公司经营发展过程中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料；7.3.2机密级：公司的工作规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等；7.3.3秘密级：公司人事档案、合同、协议、员工工资等各类信息。7.4属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理，其他人员不得摘抄、复制及打听。7.5负责机密文件、资料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公共场所谈论公司秘密，不得通过其他方式传递公司秘密；7.6对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，公司并有权追究当事人的经济和法律责任。八、档案管理制度8.1总则:档案管理是企业管理的重要内容之一，为规范公司的档案管理，特制订本制度。8.2适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。8.3档案的归档管理8.3.1各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。8.3.2档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。8.3.3档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。8.3.4档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。8.3.5建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。8.4档案的借阅8.4.1借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。8.4.2各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须说明原因并经公司领导批准，方可借阅。8.5档案的销毁8.5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。8.5.2对超过保存期限档案，档案管理人员需填写档案销毁申请单，经总经理批准方可执行。8.5.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员须认真核对，将批准的档案销毁申请单和将要销毁的档案资料做好登记并归档。8.6本管理制度同人事档案管理制度一起配合执行。九、电话使用规定9.1总则:为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定。9.2公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。9.3拨打长途电话应尽量长话短说，简明扼要，不得煲电话。9.4公司业务电话应尽量避免接私人电话，接听私人电话尽量长话短说，一般应控制在3分钟内。9.5工作人员拨打所属各自固定业务电话，不得共用、混用、它用。9.6接听私人电话时间控制在三分钟以内，非紧急事项一般少接私人电话，严禁占用业务资源并保持通话畅通。9.7仓库电话的使用定额使用，超出部分由仓库管理人员负责。9.8电话响铃不得超过三声，接打电话用语要求规范、简洁、礼貌。9.9每月底由财务室打印电话清单核对电话登记及监督使用情况，进行统一扣费。9.10电话出现故障应马上通知办公室，由办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人承担责任。9.11享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态，以备业务联系。十、公司车辆管理制度1、公司车辆由办公室统一管理、调度。各部门公务用车，由部门负责人先向办公室申请，说明用车事由、地点、时间，办公室根据需要统筹安排派车。2、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门工作急需外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。3、外单位借车，需经总经理批准后方可安排。4、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。面包车和皮卡由办公室管理，由驾驶员统一加油、维修、持有手续、承担责任。如有临时安排，其他部门用车，在用车期间内承担责任，并保持车况完好。5、车辆在下班后或节假日必须停放公司院内，并采取必要的防盗措施。6、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，报办公室审核，由办公室报总经理批准。7、车辆用油由财务室统一购买，桑塔纳轿和猎豹越野车实行包干制（具体额度由总经理合同财务、办公室及车辆负责人商定），其他车辆按每100公里耗油量计算，节奖超罚。无特殊情况公司车辆一律持卡到指定加油站加油。8、财务室建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误。9、驾驶员应做到合理用车，节约用油，将油耗控制在指标以内，特殊情况需增补油票的，须报公司领导批准。10、车辆在外加油须经公司，否则不予报销。11、驾驶员不得私自出卖油料和将油料赠送他人，如有发现，按贪污论处。并处相应金额1-5倍罚款。12、财务室负责按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。13、违规与事故处理13.1、下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担：13.1.1无照驾驶；13.1.2未经许可将车借予他人使用；13.1.3违反交通规则引起的交通肇事；13.1.4违反交通规则，其罚款由驾驶人员负担。13.2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。十一、考勤管理制度一、总 则 1、为维护正常的工作秩序，强化全体职工的纪律观念，结合公司实际情况，制定本制度。2、考勤制度是加强公司劳动纪律，维护正常的生产秩序和工作秩序，提高劳动生产效率，搞好企业管理的一项重要工作。全体员工要提高认识，自觉地、认真地执行考勤制度。3、公司的考勤管理由办公室负责实施。4、各部门经理、主管对本部门人员的考勤工作负有监督的义务。5、公司考勤实行点名和签到制度，不得迟到和早退。6、考勤记录作为年度个人工作考评的参考依据。二、具体规定7、工作时间7.1本企业全体员工每日工作时间一律以八小时为标准。7.2上午上班时间夏季为北京时间9时30分，冬季为北京时间10点整，下班时间夏季为北京时间13点30分，冬季为北京时间14点整；下午上班时间夏季为北京时间16点整，冬季为北京时间15点30分，下班时间夏季为北京时间20点整，冬季为北京时间19点30分。8、迟到、早退8.1无特殊情况，上班5分钟以后到达，视为迟到，下班5分钟以前离开，视为早退。8.2以月为计算单位，一次迟到早退扣款10元，当月迟到和早退累计3次以上，扣除当月全勤奖。8.3迟到早退情节严重屡教不改者，将给予通报批评、扣除奖励工资、直至解除劳动合同处理。8.4遇到恶劣天气、交通事故等特殊情况，属实的，经公司领导批准可不按迟到早退处理。9、请销假9.1一般工作人员请假一天的由部门经理批准，两天至三天的由总经理批准；部门经理、总经理助理和秘书、财务负责人请假由总经理批准。所有请假人员都须在办公室备案，并履行请销假手续。9.2、员工因公出差不能按时上下班的，由当事人报请办公室登记并由其负责人签字确认。10、病假 10.1员工本人确实因病，不能正常上班者，须经部门经理批准，报办公室备案，月累计超过两个工作日者，必须取得县级以上医院开据的休假证明。10.2患病员工请假须由本人或由直系亲属于当日九点前向所在部门领导或公司主管领导请假，经批准后方可休假。10.3经公司领导批准，当月工作日内累计病假两日（含两日）以内的，每天扣发工资20元。10.4患病员工如有县级以上医院开据病假条的，当月工作日内病假累计三日（含三日）以上者，扣除当月全勤奖；全月病假者，扣除全部奖励工资；连续病假超过三个月者试为自动辞职。10.5员工必须在病愈上班两日内向办公室报道办理销假手续。11、事假11.1员工因合理原因须要本人请假处理，并按规定时间申请，经公司领导批准的休假，称为事假。11.2请事假的员工必须提前一天书面申请（如遇不可预测的紧急情况，必须由本人在早晨九点以前请示公司领导），如实说明原因，经部门领导报经公司领导同意后，方可休假，否则按旷工处理。11.3事假按照日工资标准扣除。11.4员工在工作时间遇有紧急情况需要本人离开岗位处理的，也按上述有关规定执行。12、年假12.1员工在公司工作满一年，享受每年7个工作日的年假。工作每增加一年假期增加一日，但最长假期不超过14个工作日。12.2、年假需一次休完，当年未休年假者不得累计到第二年。13、婚假13.1员工请婚假时，必须本人持法定的结婚证填写婚假申请单，经部门经理批准，交办公室审核。13.2婚假假期为三天，男方25周岁、女方23周岁为晚婚，晚婚假期共计10天。14、产假14.1女员工正常生育时，给予90天（包括产前15天）产假，难产可增加15天。多胞胎多生一个婴儿增加15天，符合晚育年龄的增加30天产假。14.2女员工怀孕三个月以内流产的给予20-30天妊娠假，怀孕三个月以上7个月以下流产的给予42天妊娠假，怀孕七个月以上流产的给予90天产假。14.3女员工休假前需要有医院证明，经所在部门经理同意后，报人办公室审核，方可休假。14.4男员工产假的护理假为15天。15、丧假员工供养的直系亲属（祖父母、父母、公婆、岳父母、夫妻及满周岁的子女）死亡，可办理丧假，员工的父母或配偶去世，可休假5天；员工的子女以及在一起居住的祖父母、岳父母、公婆去世可休假2天。在外地的父母、配偶或子女去世，需员工本人去外地料理丧事的，可根据路程远近另给路程假。员工办理丧假需在假前写出申请，部门经理签字后，经人力办公室审核后，交考勤员考勤。16、旷工16.1未向部门和公司主管领导书面申请并经批准者，或未按规定时间请假，或违反病、事假规定，或违反公司制度中其它有关规定等行为，均视为旷工。16.2旷工一日扣三日工资，旷工二日（含累计）者，除扣发三倍工资外，还扣除全勤奖；旷工三日（含累计）者，当月只发岗位工资；旷工超过三日（含累计）者，公司视情况给予处理。十二 物品采购管理制度为加强对物资采购的管理，进一步规范公司办公用品及其他生产资料的采购工作，提高采购工作的效益，确保最大程度的节本增效，根据我公司实际，现制定本规定。1、办公用品购买原则为了统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公室统一负责。办公室要根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量，并把办公用品采购计划报总经理审批。2、物品采购方式小型或零星办公物品的采购要由两人以上到指定专门商店采购，要选购价格合适、质量合格的物品。大宗物品采购采取招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等方式进行。购单件或批量在500元以上的物品，应报单独报总经理审批。3、物品采购纪律 一、参与物品采购的部门和工作人员，不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供货方报销任何应由个人支付的费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。二、物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入公司财务帐内，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。三、对违反规定的行为，应追究有关责任人纪律责任，由此造成的损失由责任人赔偿，并按公司规定惩处。三 附 则 本制度解释权归公司行政办公室。