行政部工作手册修改.doc

目 录第一章 部门工作职责2第二章 岗位说明书4第三章 工作流程11第四章 管理制度13第五章 工作表单29第一章 部门工作职责行政关系：行政部是以总经理为首的公司领导班子行使管理公司权力的行政部门，成为公司经营管理和行政管理的中枢和指挥中心。部门工作向人事刑侦总监负责，部分工作同时向公司负责，与公司其它部门属平衡协作关系。 中心任务：根据总经理对行政工作的目标需要，对公司行政事务进行管理，协助做好公司的行政后勤保障工作，促进公司经营管理目标的实现。工作职责：1、 保持与公司管理公司及上级部门的工作联系正常，畅通，上传下达；2、 起草以公司或总经理名义发文的稿件，以公司名义向外发文；3、 保管并使用公司公章，公司各类文件的管理；4、 公司文件交换，登记，传阅；5、 办公设备的调配及办公用品的管理；6、 代表公司参加有关的会议及公关活动，作好公司接待安排工作；7、 协助公司办理所需的各类证照；8、 做好公司各类会议的记录工作；9、 为公司各部订购各类业务报章杂志并回收发放；10、 编排组织并落实公司值班经理制度；11、 完成领导班子交代的其他工作任务。工作权限：1、 对公司的经营、运作方面发展向总经理有建议权。2、 对员工的住宿安排有分配权。部门责任：1、 对因制度建立不完善不合适而造成无章可循、有失公平或自相矛盾负责。2、 对因办公设备管理不善，造成工作无法正常开展负责。3、 对因未及时办理审核，导致公司证照失效负责。4、 对因办公物资采购不合理，造成行政成本畸高负责。5、 对因员工食堂管理不善造成不卫生或浪费资源方面负责。6、 对因宿舍管理不合理，导致安全不够或设备损失、资源浪费负责。7、 对未能完成年度工作计划、未能完成总经理安排的工作负责，对计划或任务的完成时间严重滞后工或造成代价过高负责。工作关系：1、 直接对人事行政总监汇报工作或接受指示。2、 同公司各部门为提供服务的协作关系。3、 同集团行政部为接收指导监控的关系。绩效考核：由人事行政总监对本部门直接进行监控与考核。部门岗位设置：行政经理1人行政主管1人行政助理1人行政司机1人采购员1人仓管员1人（一） 行政助理行政助理岗位说明书基本信息岗位名称：行政助理岗位编号：AD-003所属部门：行政部编制时间：2013年3月工作关系：直接上级行政主管内部关系公司各领导、各部门外部关系文具供货商、办公设备维护商行政助理直接下级无工作职责1. 负责办公用品，各种设施设备的采购、分发、维修、养护管理。2. 负责员工名片的制作以及印刷品的制作等事宜及办公室钥匙登记、配置和分发管理。3. 负责公司公司各重要文件、部门工作文件打印、验收和归档管理，并负责打印纸张控制管理。4. 办公物品的出入库管理、登记及管理等工作5. 负责办公用品、各种设施设备的盘点管理。6. 负责电话接听、转接，来访人员接待工作。7. 负责公司信件的收发、报刊订阅工作。8. 负责会议室管理，会场准备工作，会议记录。9. 负责员工入离职时工装的收发、登记。10. 负责公司员工通讯录的整理和更新。11. 负责总经理办公室卫生、环境管理工作。12. 负责领导安排的其他工作。绩效指标1. 计划及事务性工作完成情况。2. 文件传递的及时性、准确性。3. 会议纪要、记录的准确性。4. 行政后勤服务满意度。5. 档案管理的安全性、归档及时性和完备性、查阅的方便性。岗位权限1. 对本部门工作的建议权。2. 对办公设备采购的建议权。3. 对办公用品使用的监督权。4. 来访人员、电话的甄别权。岗位晋升方向 行政主管（二） 采购员采购员岗位说明书基本信息岗位名称：采购员岗位编号：AD-005所属部门：行政部编制时间：2013年3月工作关系：直接上级行政经理内部关系公司各领导、各部门外部关系供货商采购员直接下级无工作职责1. 根据生产作业计划，负责编制年、季、月度物资采购计划，并按计划进行采购。2. 认真执行公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。3. 熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。4. 严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。5. 加强与验收、仓管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。6. 完成领导交办的其它各项工作。绩效指标1. 采购计划的准确性。2. 采购物质到位及时性。3. 采购物资质量合格率。4. 采购物资成本合理性。5. 采购资料保管完好性。岗位权限1. 不符合采购程序要求的有拒绝权。2. 拒绝超计划采购物质、无聊的跟催权。3. 供方考核信息的调查权和建议权。4. 采购物质未经检验禁止入库权。岗位晋升方向 行政主管（三） 仓管员仓管员岗位说明书基本信息岗位名称：仓管员岗位编号：AD-006所属部门：行政部编制时间：2013年3月工作关系：直接上级行政主管内部关系公司各领导、各部门外部关系无仓管员直接下级无工作职责1. 负责入库物资数量、质量的验收，签发验收交接单；负责出库资物的核对，确保出库手续齐全；负责库存物资的保管工作。2. 接收并保管好出入库物资的原始记录等资料，及时登记好物资进销存账。3. 对固定资产、低值易耗品和工具等物资，作好备查账跟踪，以便日后可以循环再用。督促经办人及时把外借材料和工具追回。4. 定期盘点库存，做好账物相符。5. 负责仓库安全工作，做好防火、防盗、防潮及防虫等。6. 完成领导交办的其他各项工作。绩效指标1. 仓库物品排放的条理性。2. 仓库物品保管的安全性。3. 仓库账目与实物的一致性。4. 进出仓单据的完备性。岗位权限1. 进出仓物料、单据的检查、审核权。2. 仓库管理、改善的建议权。3. 严格按要求收发物料和成品。4. 岗位赋予的其他权利。岗位晋升方向 行政主管 第三章 工作流程1、 办公用品/设备采购人事行政总监行政部总经理各项目、部门提出采购需求汇总采购申请审核审批否否制定采购计划采购验收、入库登记、发放使用流程结束是是2、 发文管理流程起草文件各项目、部门行政部人事行政总监总经理审查编号审核签发否是是打印下发否文件执行落实文件存档流程结束3、印章使用流程印章使用申请各项目、部门行政部人事行政总监总经理审核审批否是是备案登记用印流程结束否审核否是是4.车辆使用流程各项目、部门行政部行政经理提出用车申请审核申请审批司机安排车辆准备出车是是否否