地产公司合同及付款管理流程.doc

合同及付款管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修订内容修订人审核人批准人1、流程概况流程目的规范合同签订和履行程序，明确付款流程，并最大限度的避免风险。适用范围适用于公司开发项目对外采购产品和服务类合同及付款的管理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同等为保证公司项目开发的合同、协议。流程主导及参与部门预算运营部（主导）、各部门（参与）上游流程名称下游流程名称子流程名称材料/设备验收管理流程工程管理流程部门流程中承担职责预算运营部1、 组织标准合同的更新和管理；2、 勘查、设计、营销、工程、材料/设备类合同的审核；3、 合同履行监督；4、 付款计划审核；5、 应付款审核；6、 项目所有合同的汇总、统计。财务管理部1、 组织年度、月度资金计划编制、审核和监督；2、 负责付款审批和支付。行政综合部1、 负责合同法律相关条款的审核。各部门1、 负责职责范围内合同的起草、参与谈判；2、 负责提交合同（无合同）应付款申请，办理实付款审批手续；3、 提交月度应付款计划；4、 参加对合同履行的评价。2. 流程图3. 工作程序3.1合同的起草和审批3.1.1预算运营部组织标准合同的更新与管理。标准合同文本报批程序：预算运营部组织编制标准合同（房产超市参与营销标准合同编制，规划工程部（设计）参与设计标准合同标准，规划工程部（工程）参与工程材料设备标准合同编制），标准合同经相关部门会签（包括预算运营部、行政综合部（法务）、财务管理部）并填写合同会签及审批单，报业务分管领导审批。批准后的标准合同文本各部门应予执行。3.1.2需求提出部门负责标准合同提出，成本管理部负责合同谈判并组织会签。合同应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确，应包括：1) 合同名称；2) 甲乙方名称及地址，经办人联系电话；3) 甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；4) 合同签定日期；5) 标的（内容）；6) 数量、质量；7) 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；8) 履约方式、地点、费用的承担；9) 违约责任（甲乙方权利、义务）；10) 生效、失效条件（诺成、践成合同）；11) 解决争议的方法；12) 合同的份数及附件；13) 保密条款（如果有需要）；14) 防腐保密协议。3.1.3预算运营部填写合同会签及审批单、合同摘要并附合同文本，按授权手册审批权限会签和审批。3.1.4合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。3.1.5合同名称规范：主合同名称统一规范为：“项目全称或简称”+“合同范围或内容”+“合同类型”；补充协议名称统一规范为：“主合同名称”+“补充协议”+“补充协议序号”，如：“XX花园二期项目空调机组设备供货合同补充协议一”。项目简称以确定的案名为准。补充合同的合同金额应明确为在原合同金额基础上的增加额或减少额，以方便缴纳印花税。3.1.6各部门合同审核的重点如下：序号部门名称审核重点1需求部门技术、工期、进度、质量、保修等条款。2行政综合部合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。3预算运营部合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、履约、担保、合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。4财务管理部签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。3.1.7合同签署和盖章：1) 合同原则上由对方先签字盖章。2) 合同须完成公司最终审批后我司方可签字盖章。最终签字、盖章的合同文本要求：应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认。3.1.8合同存档、备案与上传：合同签订后一周内，合同正本原件交行政管理部档案管理人员存档，合同副本原件交财务管理部存档，合同其他副本或复印件交预算运营部存档（工程与材料设备合同还须交项目经理存档）。同时，合同备份至审计人员。3.2合同的执行与反馈3.2.1合同执行：合同执行部门（项目部为工程与材料/设备合同的执行部门）负责按合同条款执行,预算运营部进行监督。预算运营部每月收集各部门（项目部）合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。3.3合同变更、解除和违约处理3.3.1合同变更与解除：1) 合同解除及变更必须采用书面形式，区分不同情况按下列规定审批。a)解除合同、变更合同范围和付款条件的，应采用补充协议的形式，参照3.1合同起草和审批的相关规定审批。b)设计变更和现场签证造成合同变更的，按设计变更管理流程或现场签证管理流程的规定执行。2) 合同变更或解除后合同执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，方式和范围同3.1.8合同存档、备案与上传的相关规定。各部门应对原合同文本进行标识，以免错误地执行原合同。3.3.2合同违约处理：1) 合同违约金处罚程序（商业租赁、商品房认购协议及商品房买卖合同的违约处理见相关文件执行）：合同执行部门填写合同违约处理审批单提出处理建议并附原合同，成本管理部会签并核算违约金，行政管理部、财务管理部会签，总经理审批；设计合同违约索赔由规划设计部负责，材料设备合同违约索赔由工程管理部负责。2) 经协调无效需使用法律手段的程序：合同执行部门填写合同违约处理审批单提出建议并附原合同，行政管理部、成本管理部、财务管理部会签，总经理审批。合同执行部门和相关部门协助法律专员执行。3.4 合同付款管理3.4.1房产超市、规划工程部（设计）、规划工程部（工程）（各项目部编制后规划工程部汇总）每月底编制下月度合同付款计划，经预算运营部审核、财务管理部进行资金平衡和总额控制后，财务分管领导审核、总裁审批后执行。3.4.2付款流程1) 施工单位申报进度款（提供工程量计算书、隐蔽资料、签证资料、材料进场检验资料、相关合格证及复检报告等，必要时补充材料购销合同）；2) 监理现场专业工程师审核（对进度、质量、工程量及单价、包括材料价格、品牌等均应详细审核）后在申报表上签字，总监在申报表上签字盖章；并对施工单位填写施工过程评价表。3) 项目部专业工程师审核后在申报表上签字（对进度、质量、工程完成情况、部位、数量、材料使用情况等均应详细审核）并对施工单位填写施工过程评价表，造价主管对进度款进行复核后签字，预算部经理、项目经理、财务管理部经理审核签字。4) 依付款管理流程填写付款单（表中所有人员签字齐全）,经业务分管领导、财务分管领导审核，总裁审批后财务管理部安排付款。4. 支持性文件5. 相关记录