公文写作技巧.PPT

第十讲第十讲公文写作技巧公文写作技巧1公文写作技巧公文写作技巧n公文的写作方法和技巧公文的写作方法和技巧n商务公文写作的注意事项商务公文写作的注意事项n商务公文范本商务公文范本2公文的写作方法与技巧公文的写作方法与技巧1、写作特点写作特点2、写作要求写作要求3、写作程序写作程序4、写作内容写作内容5、写作技巧写作技巧31 1、写作特点写作特点a.a.简明简明 是指用词简单准确，不会造成误解是指用词简单准确，不会造成误解b.b.准确准确 是指用词含义准确，不会造成误解是指用词含义准确，不会造成误解c.c.朴实朴实 是指用词通俗自然，恰如其分是指用词通俗自然，恰如其分d.d.庄重庄重 是指用词严肃端庄，不带感情色彩是指用词严肃端庄，不带感情色彩e.e.规范规范 是指用词符合语法与逻辑要求是指用词符合语法与逻辑要求4培培训训下下午午好好，我我是是来来自自新新意意公公司培训部的培训师，刘常新。司培训部的培训师，刘常新。今今天天，我我要要跟跟大大家家讲讲的的是是培培训训。确确切切地地说说，我我要要讲讲以以下下三点：三点：培训的必要性；培训的必要性；培训的内容；培训的内容；培训的预期效果。培训的预期效果。讲稿的文书特点讲稿的文书特点标题简明、标题简明、准确准确条条理理清清晰晰，规范规范朴朴 实实 而而 不不失庄重失庄重我我将将说说什什么么5分清写作文类分清写作文类n指挥性：如命令、指示、决定、批复指挥性：如命令、指示、决定、批复n规范性：如规章、条例、规定等规范性：如规章、条例、规定等n报请性：如请示等报请性：如请示等n通知性：如公告、通知等通知性：如公告、通知等n记录性：如会议记录等记录性：如会议记录等n报道性：新闻稿，宣传稿报道性：新闻稿，宣传稿6人民银行人民银行*分行：分行：你你行行国国人人银银稽稽字字（1990）第第5号号关关于于“挖挖、革革、改改”资金是否应计付利息问题的请示收悉，现答复如下：资金是否应计付利息问题的请示收悉，现答复如下：财财政政“挖挖、革革、改改”资资金金是是财财政政预预算算安安排排的的、财财政政部部门门管管理理使使用用的的资资金金，因因此此，对对财财政政部部门门的的“挖挖、革革、改改”资金存款不予计付利息。资金存款不予计付利息。特此批复特此批复中国人民银行河南省分行中国人民银行河南省分行1990年年5月月25日日抄报：人民银行部行计划司抄报：人民银行部行计划司抄抄送送：各各专专业业银银行行分分行行、人人民民银银行行各各市市、地地分分行行、本本行行有关处、室有关处、室72、写作要求、写作要求nA、意思明确意思明确n明明白白无无误误地地把把要要说说的的话话写写出出来来，让让别别人人一一目目了了然，看得懂，这是最起码的要求然，看得懂，这是最起码的要求nB、文理通顺文理通顺n这这无无论论对对于于准准确确表表达达或或对对于于你你个个人人写写作作都都是是极极其重要的。其重要的。nC、观点正确观点正确n表表达达的的东东西西要要有有道道理理，不不要要强强词词夺夺理理，更更不不能能讲歪理。讲歪理。8nD、事实求是事实求是n是是什什么么说说什什么么，不不掩掩饰饰、不不夸夸张张，按按事事实实本本身身描述与表达。描述与表达。nE、及时迅速及时迅速nF、简明生动简明生动nG、层次分明层次分明nH、格式规范格式规范2、写作要求、写作要求93、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a写什么？写什么？b要达到什么目的？要达到什么目的？c采用什么文本？采用什么文本？d给谁看？给谁看？e要求对方做什么？要求对方做什么？明确文书写作主旨明确文书写作主旨103、写作程序、写作程序自我提问：自我提问：a.需要哪些资料信息？需要哪些资料信息？b.有哪些收集渠道？有哪些收集渠道？c.怎样收集？怎样收集？d.达到什么目的？达到什么目的？收集资料信息收集资料信息11nA、拟订提纲拟订提纲nB、起草正文起草正文nC、反复检查反复检查3、写作程序、写作程序12案例演练案例演练n刘林和你同时在竞争上海地区经理一职刘林和你同时在竞争上海地区经理一职.过去过去一年间一年间,刘林的工作非常出色刘林的工作非常出色.虽然你知道他的虽然你知道他的能力不错能力不错,但你认为自己来公司的时间更长但你认为自己来公司的时间更长,你你应该得到这个职位应该得到这个职位.另外另外,这次的提升不仅对你这次的提升不仅对你的职业发展非常重要的职业发展非常重要,而且对你的个人生活也而且对你的个人生活也有特殊的意义有特殊的意义:你年迈的双亲就住在上海你年迈的双亲就住在上海,你希你希望离他们近一点望离他们近一点,以便更好地照顾他们以便更好地照顾他们.有一天有一天,你碰到一位老朋友你碰到一位老朋友,他知道刘林的一些情况他知道刘林的一些情况,你你了解到刘林并非像他简历上说的那样了解到刘林并非像他简历上说的那样,事实上事实上他从没上过大学他从没上过大学.13n你该怎么办？你该怎么办？n根据案例，请写一封给上司或刘林的信。根据案例，请写一封给上司或刘林的信。案例演练案例演练144、写作内容写作内容nA、有事而发，言之有物有事而发，言之有物nB、目的明确，为了解决某件事目的明确，为了解决某件事nC、内容真实，不能虚拟内容真实，不能虚拟nD、内容实在，主要内容有：内容实在，主要内容有：a.标题标题b.题注题注c.收件单位或个人收件单位或个人d.正文、导语、主体正文、导语、主体e.结束语结束语a.附件或说明附件或说明b.落款、日期落款、日期15“所以所以”或或“总而言之总而言之”我说了什么我说了什么结束语：结束语：16我将说什么我将说什么说说告诉别人我告诉别人我说了什么说了什么一份一份文稿大致包括：文稿大致包括：17商务公文的写作注意事项商务公文的写作注意事项1、名称名称2、数字规范数字规范3、计量单位的规范计量单位的规范18名称规范名称规范n名称注意事项名称注意事项通稿统一通稿统一排列有序排列有序使用简称使用简称n称呼称呼19小练习：称呼连线题小练习：称呼连线题亲爱的亲爱的NANCY：亲密关系的私人之间亲密关系的私人之间小张：小张：集体集体资讯部所有员工：资讯部所有员工：上级上级张经理：张经理：同事同事刘林：刘林：下属下属20数字规范数字规范n采用阿拉伯数字采用阿拉伯数字n成文时间成文时间n结构层次序列结构层次序列21计量单位的规范计量单位的规范（判断题）（判断题）n质量（重量）单位质量（重量）单位n长度单位长度单位n功率单位功率单位n功、热单位功、热单位n体积单位体积单位n电量单位电量单位n土地面积单位土地面积单位千克、公斤、斤千克、公斤、斤公里、米、尺公里、米、尺千瓦、马力千瓦、马力焦耳、卡焦耳、卡毫升、公升毫升、公升度度平方米、亩平方米、亩22计量单位的规范计量单位的规范（判断题）（判断题）n质量（重量）单位质量（重量）单位n长度单位长度单位n功率单位功率单位n功、热单位功、热单位n体积单位体积单位n电量单位电量单位n土地面积单位土地面积单位千克、公斤、千克、公斤、斤斤公里、米、公里、米、尺尺千瓦、千瓦、马力马力焦耳、焦耳、卡卡毫升、毫升、公升公升度度平方米、平方米、亩亩23小练习：找错题小练习：找错题*地区行政公署办公室通知地区行政公署办公室通知各（县）人民政府：各（县）人民政府：经经行行署署领领导导研研究究决决定定，定定于于3月月2日日在在行行署署召召开开各各县县（市市）人人民民政政府府办办公公室室主主任任会会议议3天天，传传达达省省政政府府关关于于公公文文处处理理有有关关指指标标，请请各各县县（市市）人人民民政政府府办办公公室室主主任任或或副副主主任任1人参加。人参加。参参加加会会议议的的代代表表省省行行署署公公车车接接送送，每每人人随随身身所所带带物物品品体体积积不不得得大大于于3平平方方米米，不不得得重重于于2斤斤。会会后后省省行行署署派派车车将将代代表表送送往往省省行行署署办办餐餐厅厅，大大约约200里里。会会议议将将进进行行3、4天天时时间，望大家准备好必备生活用品。间，望大家准备好必备生活用品。2000年年6月月6日日24商务公文范本商务公文范本1、公文格式简表、公文格式简表2、通知、通知25版版头头发文字号发文字号标标题题发送机关发送机关正正文文附附件件发文机关发文机关成文时间成文时间附注附注主题词主题词抄送：抄送：印发机关印发机关年年月月日印发日印发（印数）（印数）26通通知知n会议性通知会议性通知n任免通知任免通知n指示性通知指示性通知27会议性通知会议性通知会会议议通通知知的的时时效效性性强强，应应提提前前发发文文，估估计计有有足足够够的的时时间间收收文文，以以便便与与会会人人员员做做好准备，按时到会。好准备，按时到会。会会议议原原因因要要写写得得简简短短。会会议议内内容容、安安排排、要求要写得具体要求要写得具体28通知通知*（发文机关名称）关于召开（发文机关名称）关于召开*的通知的通知资讯部员工：资讯部员工：鉴鉴于于资资讯讯部部员员工工目目前前对对业业务务还还不不熟熟练练，决决定定星星期期六六进进行行培培训。详情请见下表：训。详情请见下表：其他事项：提供午餐其他事项：提供午餐与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退，需做好笔记需做好笔记特此通知！特此通知！*公司资讯部（公章）公司资讯部（公章）2001年年3月月3日日时间时间地点地点人员人员准备材料准备材料29任免通知任免通知任免根据任免根据任免日期任免日期被任免人员的姓名和职务被任免人员的姓名和职务30通通知知经经董董事事会会决决定定，王王某某某某在在其其任任职职期期间间内内，贪贪污污公公款款，情节严重，从情节严重，从2001年年3月月7日始，罢免其总经理职务。日始，罢免其总经理职务。*公司董事会（签章）公司董事会（签章）2001年年3月月7日日31指示性通知指示性通知n通通知知的的依依据据。为为什什么么发发此此通通知知，然然后后一一句句话话作作过过渡渡语语，如如“现现通通知知如如下下”，转转入主题内容。入主题内容。n主题内容。具体事项主题内容。具体事项n结尾部分。一般写执行要求结尾部分。一般写执行要求“以上事项以上事项望认真执行望认真执行”。32通通知知由由于于近近来来公公司司员员工工不不太太注注意意形形象象，为为优优化化公司形象，现通知如下：公司形象，现通知如下：周周一一至至周周四四，所所有有员员工工按按员员工工手手册册上上的的要要求求着着装装，周周五五可可穿穿休休闲闲一一些些的的服服装装上上班班，但但不不得浓妆艳抹和奇装异服。得浓妆艳抹和奇装异服。以上通知，望认真执行！以上通知，望认真执行！*公司行政部（盖公章）公司行政部（盖公章）2001年年3月月5日日33练习练习n写一篇会议通知。写一篇会议通知。3435