【投资发展】土地项目档案管理作业指引.docx

土地项目档案管理作业指引编制龚小华日期2011年12月审核姬利军日期2011年12月批准胡建新日期2011年12月修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人2011年12月A/1详见附带修订记录版（已留存）徐丽龚小华、姬 利军胡建新1.流程图1.1.无2 .流程概况目的为了规范发展部档案管理，对档案更好地保存，根据公司档案管理工作 指引、公司总部各部门/项目部档案管理工作指导书、公司档案室工 作管理指导书，特制定本指引。适用范围本程序适用于公司控股发展部、区域管理总部发展策划小组及城市公司项 目发展部土地项目档案管理。定义1 . 土地档案是指从接触土地信息开始的一系列需要保存的土地项目文件与 资料。2 .招拍挂项目：指政府以招标、拍卖或挂牌方式直接公开出让的土地项目。3 .收购合作项目：指需要通过收购项目公司股权的方式获取的土地项目。4 .已拿项目：才旨参加公开招拍挂成功获取的项目；或者完成了股权收购的 收购合作项目。5 .未拿项目：指参与了公开招拍挂，但是没有成功获取的项目；或者没有 完成股权收购的合作项目。6 . 土地项目命名规则需统一为：*年*城市*项目主导及参与部门控股发展部、区域发展策划小组、各城市公司项目发展部。部门承担职责控股发展部负责土地各类档案汇总和存档。区域发展策划小组负责相应城市土地各类档案的保存与报送。城市公司项目发展部负责相应城市土地各类档案的保存与报送。主要档案内容清单年度土地跟踪项目清单，年度已拿土地项目档案清单；年度未拿土地项目档案清单；发展部移交与接收文件登记表；发展部档案借阅登记表3 .工作程序4 . 1. 土地项目档案内容3. 1.1年度土地跟踪项目清单：由控股发展部和区域管理总部发展策划小组的档案管理员填写保存。*年土地项目跟踪清单（按照时间排序）序号城市项目名称土地面积 （万平米）建筑面积 （万平米）地价（亿元）经办人日期是否获取1北京八里桥项目15.230.410张三2011.7否2深圳3广州453. 1.2年度已拿土地项目档案清单的土地档案：按照以下清单模板保存资料。*年*城市* 土地项目（已拿）档案清单序号归档文件内容电子 版纸质版经办 人日期备注（如只有复印件，需 说明原件去处）原件复印 件1竞买文件（招拍挂项目）V李四2009. 1.22项目原始材料（收购项目）V3土地项目简报V4预审流程意见V5研究启动单（特殊或重大项目才有）V6可研报告及收益测算表'7投委会会议纪要（红头）V8拿地前上报集团的报告（如有要求）V9拿地后上报集团的报告V10地块成交确认书（招拍挂项目）1121挂土地使用权出让合同、会签 面单V原件存城市公司12合作 开发 招拍 挂联合竞买框架协议书、会签 面单13合作开发正式协议书、会签 面单14合作开发补充协议、会签面 单15土地使用权出让合同、会签 面单16收购 合作 项目财务尽职调查报告17法律尽职调查报告18会计师事务所评估报告19合作开发框架协议书、会签 面单20合作开发正式协议书、会签 面单21合作开发补充协议、会签面 单22股权收购协议、会签面单23土地声像资料24其他25其他3. 1. 3年度未拿土地项目档案清单：按照以下清单模板保存资料。*年*城市*±地项目（未拿）档案清单序号归档文件内容电子版纸质版经办日期备注（如只有复印件，需说原件复印 件人明原件去处）1竞买文件（招拍挂项目）V李四2009. 1.22项目原始材料（收购项目）3土地项目简报V4预审流程意见V5研究启动单（特殊或重大项目 才有）V6可研报告及收益测算表V7投委会会议纪要（红头）V8拿地前上报集团的报告（如有 要求）V9作发拍挂 合开招挂联合竞买框架协议书、会签而单10合作开发正式协议书、 会签面单11合作开发补充协议、会 签面单12土地使用权出让合同、 会签面单13收购 合作 项目财务尽职调查报告14法律尽职调查报告15会计师事务所评估报 告16合作开发框架协议书、 会签面单V原件存公司办公室17合作开发正式协议书、 会签面单18合作开发补充协议、会 签面单19股权收购协议、会签面 单20土地声像资料21其他22其他3. 2.资料存档要求2.1未通过预审立项的项目，完整填写ERP系统的土地信息库，保存土地基本信息即可。通过预审 立项的项目，凡产生3. 1条所列文件资料，都应分别在控股发展部和相应的区域管理总部发展 策划小组存档。1.1.1 2.2区域发展策划小组发展部档案管理员负责及时填写所述的年度项目跟踪清单EXCEL 表。各项目负责人从接触土地信息开始，需在部门服务器上按年份、按项目存放项目文件，每 个项目设置一个文件夹，按照3. 1.2表格的内容存放工作文件。过程文件与垃圾文件需及时清 理。档案管理员负责每月定期检查各项目负责人的在跟项目的电子文件保存情况，各项目负责 人需要服从档案管理员的管理要求与监督。1.1.2 2.3档案管理员负责在部门服务器中建立专门的档案管理文件目录（须经授权才可访问）。其子目录为未拿土地项目档案和已拿土地项目档案，编辑管理权属于档案管理员。1.1.3 档案管理员负责在未拿土地项目档案和已拿土地项目档案中再按照年份、按照项目名 称建立子目录，按照3. 1.2表格的内容收集各类文档，3. 1.2所述的表格EXCEL文件也需存放 在相应的项目目录中。1.1.4 除了需盖章的各类协议、合同、成交确认书，其他文档一般不需打印，以电子文档的形式保存。 各类协议、合同、成交确认书也需要保存电子版。对于会签面单以及土地成交确认书，还需要 扫描成JPG文件。1.1.5 对于加盖了公章的各类协议、合同、成交确认书之类的纸质文档；以及相应的会签面单：必须 保存原件或者复印件。如果只留存了复印件，需要说明原件的去处。1.1.6 对于已拿项目的纸质文档：需集中放置在专门的档案柜，每一个项目设置专门的档案盒子， 档案管理员须按照上述的3.1. 2档案清单内容进行保存。项目档案清单表格须张贴在档案盒的 表面或者置于档案首页。按照年份保留上述档案，同一年份的项目档案置于档案柜相同的 位置。1.1.7 对于未拿项目的纸质文档：也需集中放置在专门的档案柜，保存方法同上。1.1.8 凡是涉及到多部门及公司领导会签的文件，需由各项目经办人完成会签与盖章，文件及其 会签单的原件需要留给公司办公室存档，发展部留存复印件，或者多余的原件。项目经办 人和发展部档案管理员须同时在办公室（指公司行政部）办理文件移交与接收手续。移交文 件时，需要填写发展部/发展策划小组移交与接收文件登记表。该登记表是发展部/发 展策划小组重要的档案之一，存档资料原则上为原件，如无原件，保存复印件并注明原件去 处。发展部/发展策划小组移父与接"攵文件登记表日期文件内容原件/复印件/ 电子版份 数项目经办人 和发展部档 案管理员签字接收人签字备 注*项目土地出让合同原件2张三、王五李四*项目土地出让合同会签面单原件1张三、王五李四3.3档案的借阅3.1公司内部需借阅、复印或复制档案资料时，须根据用途填写发展部/发展策划小组档案借阅登 记表经相关领导批准后方可执行，借阅等过程中不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。发展部档案借阅登记表借阅日 期借阅人签 字文件名称数量文件管理 员签字审批人签 字归还日 期归还人签 字备注3. 3.2借出和归还档案时，均应当面核对清楚，检查有无遗失、涂损现象，取走和归还都需签名确认。4. 2.3借阅档案的各单位和人员都负有保密的责任，必须严格遵守公司有关保密工作的规章制度，严守公司秘密、不泄密、不告密，维护档案的完整与安全。失密者要上报公司追究责任。5. 3.3档案管理人员必须严格遵守职业道德，严禁私下传播转借、抄录档案资料作为他用，一经发现 交公司处理。6. 支持性文件无7. 相关记录无