学院数码照片管理技术规范.docx
学院数码照片管理技术规范第一章总则第一条为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数 码照片档案的真实、完整、可用和安全，根据电子文件归 档与管理规范(GB/T 188942002).照片档案管理 规范(GB/T 118212002).档案著录规则(DA/ T181999)等标准要求，结合学校实际，制定本规范。第二条 本规范适用于全校各职能部门，附属单位参照 执行。第三条本规范所称数码照片是指用数字照相机 (Digital Still Camera)拍摄获得的，以数码形式存储于 磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处 理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。将纸质照片进 行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。第四条 本规范所称数码照片档案是指学校各部门在职 能活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案由 数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文 字说明与EXIF信息(Exchangeable Image File可交换图像 文件)。第五条数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由学 校档案馆实行集中统一管理。档案馆负责建立健全数码照片 档案归档制度，对归档范围、归档时间、归档要求等作出明 确规定，指导形成部门开展数码照片归档工作。形成部门负 责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案馆移交。信 息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。第二章收集和归档第六条数码照片档案的收集范围和密级的确定按照 照片档案管理规范(GB/T 118212002)执行。第七条 数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定, 分为永久和定期两种。划为定期的一般应定为30年。第八条 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集， 按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在 第二年6月底前完成。具有永久保存价值或者其他重要价值 的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档。第九条 数码照片归档时，应由形成部门和档案馆共同 进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。数码照片可以存 储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在学校内网上 在线移交。第十条归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形 成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、 增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修 改的数码照片不能作为档案归档。第十一条 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择 其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能 够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面 完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。第十二条 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对 于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和 EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。第十三条归档的数码照片应附加文字说明，文字说明 应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素， 概括揭示照片影像所反映的全部信息。第三章整理和著录第十四条在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限 形成年度一一组”分类。组是指有密切联系的若干张数 码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同 一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。分类方案应 保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别 整理。第十五条同一组内的数码照片档案按形成时间或重要 程度先后排列。第十六条数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张 号”格式命名。保管期限：分别用“01、02”或“Y、D”对应代表永久、 定期。年度：为4位阿拉伯数字。组号：在同一年度内的组从“1”开始顺序编号，为4 位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0” o张号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号，为4 位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。例：2009年教务处拍摄的一组教学工作会议的数码照 片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，存储格 式为JPEG ,该组第一张照片的文件名应为： 01-2009-0001-0001. jpg第十七条数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹 进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案” 总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层 级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在同一年 度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加 数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者 事由之间加空格。例：教务处的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬 盘的非系统分区D盘,2009年教务处拍摄的一组教学工作会 议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”， 该组照片应存放在以下计算机路径下：D： '数码照片档案'永久20090001教学工作会议.第十八条 数码照片档案机读目录的著录格式应符合数码照片档案机读目录著录要求(见附件1)。第四章存储、保管和利用第十九条 数码照片档案的存储应符合电子文件归档 与管理规范(GB/T 18894-2002)的要求。推荐采用只 读光盘(一次写光盘，WORM)为存储载体。软磁盘不能作为数 码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只 能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。第二十条不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同 一张光盘中。数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提 供使用，一套异地保存。封存的该套光盘不得提供利用。第二十一条 数码照片档案的保管按照电子文件归档 与管理规范(GB/T 18894-2002)的规定执行。要建立数 码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机 读检验，抽样率不低于10%,发现问题应及时采取措施。第二十二条数码照片档案的利用应遵守本校档案利用 借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果。第五章附则第二十三条本规范由学院档案馆负责解释。第二十四条本规范自2022年9月1日起执行。
