档案工作的程序、内容和基本原则.docx

档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地 组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处 于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越 来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档 案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保 管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准 确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外，档案经 过整理，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史 人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档 案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的 基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。1档案整理工作的程序和内容档案整理工作的基本程序包括：全宗的组织及排列；全宗内档案的分类；案卷的编立和排列；案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由 不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任 意情况下都完全按顺序一一进行。对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内 容大体上有三种情况：(1)在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和 业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关 档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案 馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围 内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加 工，等等。(2)对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案， 经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求 的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档 案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发 生某些变化，须对其进行调整。(3)零散文件的整理。档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件，在这种 情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全 宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档 号，编制案卷目录，等等。我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情 况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需 熟悉和掌握整个档案整理程序。2档案整理工作的基本原则一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：(1)档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时 间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历 史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史 背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥 档案应有的作用。(2)档案的整理应该充分利用原有基础。第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打 乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整 理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对 档案来源的尊重。(3)档案的整理必须便于保管和利用。一般情况下，档案的整理必须在保持文件之间历史联系 的基础上，采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和 利用。