公文写作知识讲座.ppt

目录目录 第一讲第一讲 公文的概念公文的概念 第二讲第二讲 公文的格式公文的格式 第三讲第三讲 公文的写作公文的写作 第四讲第四讲 调查报告、工作总结调查报告、工作总结第一讲第一讲 公文及其作用公文及其作用 一、公文的概念一、公文的概念 二、公文的作用二、公文的作用 三、公文的种类三、公文的种类 四、公文的行文关系四、公文的行文关系 一、公文的概念一、公文的概念 公文是国家行政机关、企事业单位、人民团体处理公公文是国家行政机关、企事业单位、人民团体处理公务的文书。务的文书。二、公文的作用二、公文的作用 公文有以下十个作用：公文有以下十个作用：（一）发布政令。（一）发布政令。（二）指导工作。（二）指导工作。（三）报告情况。（三）报告情况。（四）请示事项。（四）请示事项。（五）答复问题。（五）答复问题。（六）商洽公务。（六）商洽公务。（七）交流经验。（七）交流经验。（八）告之信息。（八）告之信息。（九）记载活动。（九）记载活动。（十）宣贯政策。（十）宣贯政策。三、公文的种类三、公文的种类 （一）现在常用公文总共有（一）现在常用公文总共有16种种 国务院办公厅发布的国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法，把公文种类调整为把公文种类调整为12类类13种，删去种，删去“指令指令”、“决议决议”、“布告布告”三个文种，将三个文种，将“议案议案”作为一个新文种列入主要作为一个新文种列入主要公文种类。即；命令公文种类。即；命令(令令)，议案，决定，指示，公告，通告，议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，通知，通报，报告，请示，批复，批复，函，会议纪要函，会议纪要。此外，中共中央办公厅于此外，中共中央办公厅于1989年年4月月25日发布的日发布的中国中国共产党各级领导机关文件处理条例共产党各级领导机关文件处理条例(试行试行)，正式文件的种，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。类里还列有公报、条例、规定三个文种。1、命令、命令(令令)。发布重要法规，采取重大的强制性行政措。发布重要法规，采取重大的强制性行政措施，任免，嘉奖和惩戒有关人员，用施，任免，嘉奖和惩戒有关人员，用“命令命令”，“令令”。2、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。3、决定。对某些问题或者重大行动做出安排，用、决定。对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定决定”。4、指示。对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原、指示。对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用则，用“指示指示”。5、公告。向国内外宣布重大事件，用、公告。向国内外宣布重大事件，用“公告公告”。6、通告。一定范围内对人民群众或者机关、通告。一定范围内对人民群众或者机关团体团体公布应当遵守或者需要知道的事项，用公布应当遵守或者需要知道的事项，用“通告通告”。7、通知。、通知。传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者传达上级机关的指示，要求下级机关办理或者需要知道的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关，需要知道的事项，批转下级机关的公文或者转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文，用同级机关和不相隶属机关的公文，用“通知通知”。8、通报。、通报。表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项，用需要各机关知道的事项，用“通报通报”。9、报告。、报告。向上级机关汇报工作，反映情况，用向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告报告”。10、请示。、请示。向上级机关请求指示和批准，用向上级机关请求指示和批准，用“请示请示”。11、批复。答复请示事项，用、批复。答复请示事项，用“批复批复”。12、机关之间互相商洽工作，询问和机关之间互相商洽工作，询问和答复问题等，用答复问题等，用“函函”。13、会议纪要。、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。14、公报。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体、公报。公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。家经常使用的重要文种。15、条例。条例是领导机关制定或批准规定某些事项或、条例。条例是领导机关制定或批准规定某些事项或机关团体的组织、职权等带有规章性质的法规性文件。机关团体的组织、职权等带有规章性质的法规性文件。16、规定。它是领导机关对特定范围内的工作和事务制、规定。它是领导机关对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻订相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。执行的法规性公文。（二）公文的分类方法（二）公文的分类方法 1、从来源和使用范围，可分为对外文件、收来文件、从来源和使用范围，可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。内部文件三种。2、从行文关系上，可分为上行文、平行文、下行文三、从行文关系上，可分为上行文、平行文、下行文三种。种。3、从文件的机密性，可分为机密文件，内部文件、公、从文件的机密性，可分为机密文件，内部文件、公布文件三种。布文件三种。4、从文件的性质、作用，可分为法规文件，行政文件、从文件的性质、作用，可分为法规文件，行政文件、党内文件三种。党内文件三种。5、从使用范围，可分为通用文件、从使用范围，可分为通用文件、专用文件等。专用文件等。四、公文的行文关系四、公文的行文关系 （一）什么叫行文关系（一）什么叫行文关系 所谓公文的行文关系，指公文法定作者与行文单位间所谓公文的行文关系，指公文法定作者与行文单位间的隶属关系。的隶属关系。（二）行文分类（二）行文分类 1、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件，包括、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件，包括请示、报告、议案三种。请示、报告、议案三种。2、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件，、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件，主要包括主要包括“函函”，有时也可用通知、函。，有时也可用通知、函。3、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件，这类、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件，这类文种较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通文种较多，如：命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。（三）处理行文关系的基本原则（三）处理行文关系的基本原则 1、行政机关一般不越级向上行文请示问题，因特殊情行政机关一般不越级向上行文请示问题，因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关。况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关。2、“条条条条”一般不对一般不对“块块块块”下命令，作指示、但可下命令，作指示、但可在业务范围内向下行文。在业务范围内向下行文。3、经批准在报刊上发表的公文，应当视为正式公文，、经批准在报刊上发表的公文，应当视为正式公文，既有正式公文同等的效力。既有正式公文同等的效力。4、上行文不必同时抄送下级；下行文如有必要，可抄上行文不必同时抄送下级；下行文如有必要，可抄送上级。送上级。5、受双重领导的单位，向上请示问题，应当写明主报、受双重领导的单位，向上请示问题，应当写明主报单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免公文无人负责受理。公文无人负责受理。6、上级的公文，未经许可与没有经过一定的手续，下上级的公文，未经许可与没有经过一定的手续，下级不能够任意翻印、转发。级不能够任意翻印、转发。7、国家机关的公文，不得对党的组织作指示，交任务。、国家机关的公文，不得对党的组织作指示，交任务。第二讲第二讲 公文的格式公文的格式 一、文头部分一、文头部分 二、正文部分二、正文部分 三、文尾部分三、文尾部分 四、公文的书写要求四、公文的书写要求 五、发文处理程序五、发文处理程序公文的格式公文的格式 公文的格式包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急公文的格式包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。期等部分组成。公文由文头、正文、文尾三部分组成。公文由文头、正文、文尾三部分组成。一、文头部分一、文头部分 包括发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人。包括发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人。在公文首页上端，约占首页的三分之一在公文首页上端，约占首页的三分之一（示例示例）。（一）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种（一）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字体，居中，印在公文首页上部。类构成文件头，用套红大字体，居中，印在公文首页上部。（二）发文号。包括机关代字、年份、序号。便于公文（二）发文号。包括机关代字、年份、序号。便于公文的检查和处理，反映公文发出的次序，如的检查和处理，反映公文发出的次序，如“拖发拖发200号号”。用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红色。用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红色横线与正文区分，有的线中带有五星，如一些党委文件。横线与正文区分，有的线中带有五星，如一些党委文件。（三）如系密件或急件，还要标明秘密等级或紧急程度。（三）如系密件或急件，还要标明秘密等级或紧急程度。1、公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文、公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方，标明头的左角或右角，也可在正标题的左上方，标明“绝密绝密”、“机密机密”、“秘密秘密”字样。字样。2、紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，、紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急急”、“紧急紧急”、“特急特急”、“限时送达限时送达”字样。字样。（四）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注（四）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发签发人人”，“签发人签发人”后面标明签发人姓名。后面标明签发人姓名。注意事项一：上行文请示或报告格式注意事项一：上行文请示或报告格式 眉首区要留出供上级领导批示签署意见的空白区。这眉首区要留出供上级领导批示签署意见的空白区。这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以，以保证发文机关名称与版心上边沿距离保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，为此发文字号应左移至版心左边文字号在同一水平线上，为此发文字号应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用个字位置标识。签发人姓名应用3楷体。签发人与签发人楷体。签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。姓名之间用冒号分隔。注意事项二：几个单位联合行文情况注意事项二：几个单位联合行文情况 联合行文时联合行文时（示例），（示例），在发文机关名称栏应把多个机在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上，后加文件二字，居中摆放。如联合行文关名称顺序列上，后加文件二字，居中摆放。如联合行文单位过多，则要注意保证第一页有正文，如保证不了就只单位过多，则要注意保证第一页有正文，如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号。在联合行文时主办机关应列好缩小发文机关名称的字号。在联合行文时主办机关应列在第一位。单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列在第一位。单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致。这时红色横线下移。一致。这时红色横线下移。多个单位联合行文，其发文字多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。号只有一个，也就是主办单位的发文字号。（举例）（举例）下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名，发文下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名，发文字号应列在中间。字号应列在中间。二、正文部分二、正文部分 包括公文标题、主送机关、正文、附件等。包括公文标题、主送机关、正文、附件等。（一）标题。是公文主旨及内容的高度概括（一）标题。是公文主旨及内容的高度概括（示例示例）。字体字号：字体字号：采用采用2号小标宋体。号小标宋体。位置：位置：在发文字号、红色间隔线下空二行字的位置，居在发文字号、红色间隔线下空二行字的位置，居中对称标识。中对称标识。书写：书写：如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。行都要居中排列，匀称美观。标题模式标题模式:1、规范式。三要素，即、规范式。三要素，即“发文机关事由文种发文机关事由文种”。用于重要、庄重的公务。（有的下方可有时间，如决用于重要、庄重的公务。（有的下方可有时间，如决定，这时无主送机关和落款）定，这时无主送机关和落款）2、灵活式：、灵活式：（1）两要素：两要素：一是一是“发文机关文种发文机关文种”。标题下面可加题注。带发。标题下面可加题注。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。要特别注意：文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。要特别注意：不再写主送机关，文后不再写发文机关及发文时间（如公不再写主送机关，文后不再写发文机关及发文时间（如公报）。报）。二是二是“事由文种事由文种”。有的公文用纸已有文件头，写。有的公文用纸已有文件头，写标题时可以把发文机关省略。发文机关名称除标题时可以把发文机关省略。发文机关名称除“请示请示”文文种需严格标识外，其他文种有时可省略。种需严格标识外，其他文种有时可省略。三是三是“转发转发+始发机关及原通知标题始发机关及原通知标题”（如（如转发国务转发国务院关于费改税的通知院关于费改税的通知）或者）或者“转发转发+始发机关及原文件标始发机关及原文件标题题+通知通知”（如（如转发国务院关于费改税的决定的通知转发国务院关于费改税的决定的通知）。）。（2）一要素：只有）一要素：只有“文种文种”。常常是不大重要的公务，。常常是不大重要的公务，带周知性。有的公文如带周知性。有的公文如“布告布告”、“通告通告”等，本身并不等，本身并不要求非写上要求非写上“发文机关发文机关”和和“事由事由”部分不行。部分不行。注意事项注意事项 发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。文种则按新文要点。文种则按新办法办法规定的规定的13种文件选用标识。种文件选用标识。标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。（二）主送机关（二）主送机关 1、即行文对象，也就是受文办理机关、即行文对象，也就是受文办理机关（示例）（示例）。主送。主送机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，名称前不能标机关的统称，名称前不能标“主送主送”。要标识机关的全称。要标识机关的全称或规范化简称。或规范化简称。2、除了几个机关联合发布的公文、除了几个机关联合发布的公文（示例）（示例）和上级发布和上级发布的命令、指示、通知、通报等需下级共同办理或周知的以的命令、指示、通知、通报等需下级共同办理或周知的以外，一件公文特别是外，一件公文特别是“请示请示”的公文，只写一个主送机关，的公文，只写一个主送机关，不能主送两个或更多的机关。不能主送两个或更多的机关。3、但有些公文如指示，通知，通报等要求有关机关、但有些公文如指示，通知，通报等要求有关机关贯彻，办理或周知的公文，或几个单位联合发出的公文可贯彻，办理或周知的公文，或几个单位联合发出的公文可以主送两个以上机关。以主送两个以上机关。4、也有的公文如布告，通告等，不写主送机关。、也有的公文如布告，通告等，不写主送机关。5、如碰到主送机关太多，则要注意必须保证首页有正、如碰到主送机关太多，则要注意必须保证首页有正文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，后加括弧文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，后加括弧说明其余主送见文尾，然后将其余主送机关放置于文尾巴说明其余主送见文尾，然后将其余主送机关放置于文尾巴处，处，“抄送抄送”上一行标识。上一行标识。（三）正文。是公文的主体和核心内容。（三）正文。是公文的主体和核心内容。正文包括原由、事项和结尾三部分。正文包括原由、事项和结尾三部分。1、原由、原由 一是依据，有以下几种情况：一是依据，有以下几种情况：情况式：常用情况式：常用“目前目前”等时间状语简介人物及事迹。等时间状语简介人物及事迹。文件式：常用文件式：常用“根据根据”，往往是一句话。，往往是一句话。意义式：议论方式，常用意义式：议论方式，常用“是是”。作用式：常用作用式：常用“将使将使”。二是目的：常用二是目的：常用“为为”。原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。2、事项、事项 内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内内容少的一句或一段话，内容多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。有两种结构。分，用小标题表示层义。有两种结构。并列式：最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部并列式：最为常见。公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某前后排列要重轻有序，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。几项规定等。递进式：公务的纵向的动态的过程或者事理。层层递递进式：公务的纵向的动态的过程或者事理。层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。法的好处是逻辑严密，能说明问题。3、结尾，常见有：、结尾，常见有：专用语。一般行政公文文种都有，如专用语。一般行政公文文种都有，如“请予批准请予批准”、“特此通知特此通知”等。等。希望、号召类。至少一段。希望、号召类。至少一段。有的公文没有结尾。有的公文没有结尾。注意事项：注意事项：正文在主送机关下一行字左侧空二个字开始书写。正文在主送机关下一行字左侧空二个字开始书写。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。开始左侧空二个字书写。正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语、成语中的序数词时，其数字标识计量单位。但在标识词语、成语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如仍采用中文大写。如“七上八下七上八下”、“五颜六色五颜六色”等词。等词。段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句号或序码段落中同样常常采用并列式构成，常用分号（；）、句号或序码表示。自此起常常运用序码。表示。自此起常常运用序码。办法办法第第28条第条第4项规定了序数的层次顺序：项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四第一层，用汉字的一二三四每个序数后用顿号（占一格）。每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号小标题间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）后面后面不加标点。不加标点。第三层，用阿拉伯字第三层，用阿拉伯字1 2 3 4 第四层，用半圆第四层，用半圆括号括号阿拉伯字（阿拉伯字（1）（）（2）（）（3）（）（4）四层序码的顺序是一、（一）、四层序码的顺序是一、（一）、1、（、（1），不能颠倒，也不能混），不能颠倒，也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写用。还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写，小写abcd，或者第一、第二、第三。，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。子式并列起来。（四）附件。（四）附件。1、即附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要、即附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。组成部分。2、附件的主要作用：使正件的内容具体化和完善化，、附件的主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。材料和参考材料。3、附件位置、附件位置（示例示例1、示例示例2）。（1）附件在正文之后、年月日的前面。即正文末尾另起）附件在正文之后、年月日的前面。即正文末尾另起一行空二个字标识一行空二个字标识“附件附件”后加冒号，冒号后标识附件内容。后加冒号，冒号后标识附件内容。（举例举例）（2）附件的标题要具体明确、不得随意简化，末尾一般）附件的标题要具体明确、不得随意简化，末尾一般不用标点符号。不用标点符号。（3）如附件名称内容很长一行标识不下，则应在文字下）如附件名称内容很长一行标识不下，则应在文字下一行位置标识，不在一行位置标识，不在“附件附件”或序号数下标识。或序号数下标识。（4）如附件有几个，则可在冒号后标识附件顺序号和每）如附件有几个，则可在冒号后标识附件顺序号和每个附件的内容，并顺序排列。个附件的内容，并顺序排列。4、正文中已注明的附件名称，文尾可不标出。、正文中已注明的附件名称，文尾可不标出。5、正文中仅提及部分附件名称的，文尾要标注其余附、正文中仅提及部分附件名称的，文尾要标注其余附件名称。件名称。6、附件本件放在正文末页之后。、附件本件放在正文末页之后。7、遇到有附件，则印章和成文时间应放在附件标识的、遇到有附件，则印章和成文时间应放在附件标识的下面。下面。三、文尾部分三、文尾部分 包括印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发包括印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等机关和印发日期等（示例）（示例）。（一）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，（一）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。机关印章。公文盖章的位置，应当在公文的末尾，年月日的中间。公文盖章的位置，应当在公文的末尾，年月日的中间。公文的签署，只限机关首长一人，如首长因故离职，可公文的签署，只限机关首长一人，如首长因故离职，可由首长指定的代行职务的副首长代为签署。位置在公文的末由首长指定的代行职务的副首长代为签署。位置在公文的末尾，年月日之前，正文的右下角。尾，年月日之前，正文的右下角。注意事项注意事项 印章是公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防印章是公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防伪外，印章盖章位置很重要，要求印章与正文之间不允许再伪外，印章盖章位置很重要，要求印章与正文之间不允许再加内容，因此控制印章与正文间加内容，因此控制印章与正文间35mm内盖章。由于这位内盖章。由于这位置比较难掌握，则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这置比较难掌握，则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这样正文下也不好加文字内容了，保证了防伪。样正文下也不好加文字内容了，保证了防伪。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。日几个字上，防止空白印章。（二）成文时间。是公文生效的日期。（二）成文时间。是公文生效的日期。指公文被领导指公文被领导批准发布的时间。批准发布的时间。1、成文日期应标注在公文、成文日期应标注在公文“落款落款”即发文机关署名的即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方。下面，如无落款，可直接写在正文右下方。2、其年、月、日的标识，在国家行政机关公文中要标、其年、月、日的标识，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即识为中文大写即“二二一年十一月二十一日一年十一月二十一日”，不能称为，不能称为“2001年年11月月21日日”。这是一个特殊要求。一般公文的年、。这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。个字的位置标识。3、如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、右侧距版线均空右侧距版线均空7个字，居中标识个字，居中标识年年月月日。日。4、如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在、如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。（右侧距右侧版线空二个字标识。（举例举例）印章不压年、月、）印章不压年、月、日，印章与年、月、日间空一行字距标识。日，印章与年、月、日间空一行字距标识。（三）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明（三）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。的格式项目。1、在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在、在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在附注栏标识。附注栏标识。2、标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个、标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。字的位置标识。3、标识时加括弧，如、标识时加括弧，如“请示请示”文种中文种中“联系人联系人”、“联系电话联系电话”则可标为（联系人：则可标为（联系人：，联系电话：，联系电话：），），或（此文限传达到县、团级）等。或（此文限传达到县、团级）等。（四）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名（四）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组，也是代表公文内容特征和归属类别的最词或名词性词组，也是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语。关键性的词语。1、主题词位置。主题词用、主题词位置。主题词用3号黑体字标于在文件尾部号黑体字标于在文件尾部横线上即抄送机关之上。（横线上即抄送机关之上。（举例举例1、举例举例2）左侧顶左版线）左侧顶左版线标识，后加冒号，冒号后标主题词词组，词组用标识，后加冒号，冒号后标主题词词组，词组用3号小标宋号小标宋体字标识，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用体字标识，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。标点符号。2、不能把标题和主题词混同、不能把标题和主题词混同 一部分主题词是从公文标题中选择出来的；也可以从反一部分主题词是从公文标题中选择出来的；也可以从反映公文内容特征和类别的主题词表中选用；还可以从全文的映公文内容特征和类别的主题词表中选用；还可以从全文的整体中筛选、提炼。主题词的书写排列，一般不用考虑语法整体中筛选、提炼。主题词的书写排列，一般不用考虑语法结构的规则，也不一定表达一个相对完整的章思，公文标题结构的规则，也不一定表达一个相对完整的章思，公文标题则不具备这些特征。则不具备这些特征。3、主题词必须准确、主题词必须准确 公文主题一般由三至五个词或词组构成，必须能准确无公文主题一般由三至五个词或词组构成，必须能准确无误地反映出全文的内容特征和归属类别，误地反映出全文的内容特征和归属类别，这是选用主题词最基本的要求。这是选用主题词最基本的要求。3 3、主题词有层次性、主题词有层次性 主题词中诸词之间有一定层次，有的词概括力极强，有主题词中诸词之间有一定层次，有的词概括力极强，有的词只是反映立卷时的归类。的词只是反映立卷时的归类。如如关于调整关于调整 沈阳市征收教育费附加暂行办法中有沈阳市征收教育费附加暂行办法中有关规定的通知关规定的通知的主题词：调整的主题词：调整 教育费附加教育费附加 通知。第一通知。第一层次层次“调整调整”高度概括了全文内容实质；第二层次高度概括了全文内容实质；第二层次“教育费教育费附加附加”点明了此文属于点明了此文属于“教育经费教育经费”类；第三层次类；第三层次“通知通知”显示出公文种类。显示出公文种类。（五）主送机关（五）主送机关 1、当正文中主送机关太多时，增加主送机关，其位置、当正文中主送机关太多时，增加主送机关，其位置在主题词下一行，抄送机关之上，标识时左、右各空一个在主题词下一行，抄送机关之上，标识时左、右各空一个字，标字，标“主送主送”，主送后加冒号。主送机关名称要标全称，主送后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。2、公文会议通过的决定和决议，其主送机关应置于抄、公文会议通过的决定和决议，其主送机关应置于抄送机关之上。送机关之上。（六）抄送机关。抄送机关是次要受文机关单位。（六）抄送机关。抄送机关是次要受文机关单位。标在主送或主题词下一行位置，名称要使用全称或规标在主送或主题词下一行位置，名称要使用全称或规范性简称。范性简称。注意事项：抄送情况注意事项：抄送情况 （1）因特殊情况必须越级行文时，应向被越过的上级）因特殊情况必须越级行文时，应向被越过的上级机关抄送。机关抄送。（2）上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同）上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时向另一上级领导机关抄送。时向另一上级领导机关抄送。（3）请示一律不得同时向平级或下级机关抄送。）请示一律不得同时向平级或下级机关抄送。（4）一切与公文办理、答复、执行毫无关系，不具备）一切与公文办理、答复、执行毫无关系，不具备了解公文内容资格和必要性的机关单位，一律不抄送。了解公文内容资格和必要性的机关单位，一律不抄送。（七）印发机关。（七）印发机关。指发文机关的办理部门。在指发文机关的办理部门。在“抄送抄送”下一行左、右各空下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位即公文印发机关或部门的一个字标识，左标公文承印单位即公文印发机关或部门的全称，右标印发时间的年月日（用阿拉伯数字）。这里的全称，右标印发时间的年月日（用阿拉伯数字）。这里的印发时间与成文时间可以不一样，应晚于成文时间。如沈印发时间与成文时间可以不一样，应晚于成文时间。如沈阳市人民政府发文，承发机关往往是市政府办公厅。阳市人民政府发文，承发机关往往是市政府办公厅。注意事项注意事项 1、版记内容：主题词、主送、抄送、印发说明等内容、版记内容：主题词、主送、抄送、印发说明等内容有称版记。版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均有称版记。版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编在双数页面上。版记一般不编页码。但如遇正文同页则可编页，不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。页，不同页不编页码。版记中每栏目间用黑色粗实线分割。2、各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时，、各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时，则可在承印单位下一行标识，但要求标识均匀，对称好看。则可在承印单位下一行标识，但要求标识均匀，对称好看。印发份数用阿拉伯数字印发份数用阿拉伯数字标明标明“共印共印XXXX份份”并用圆括号括上。并用圆括号括上。3、页码、页码：要求用：要求用4号半角白体阿拉伯数字标识。其位号半角白体阿拉伯数字标识。其位置在公文版心线下右边缘（指单页）线下空置在公文版心线下右边缘（指单页）线下空7mm，距右版，距右版心线空一个字处标识。双页在版心线左下角距左侧版心线心线空一个字处标识。双页在版心线左下角距左侧版心线空一个字，距版心线底线空一个字，距版心线底线7mm处标识。处标识。4、公文中表格：附有表格时，要注意：跟正文一致的、公文中表格：附有表格时，要注意：跟正文一致的表格其页码编写与正文相同。表格横排时，应记住：单页表格其页码编写与正文相同。表格横排时，应记住：单页表头面向订口方向，双页表头面向切口（或翻口）方向，表头面向订口方向，双页表头面向切口（或翻口）方向，页码标识与图表成页码标识与图表成90方向扭转，单页标在左下角，双页标方向扭转，单页标在左下角，双页标在左上角。对大张纸的表格，则不标页码，只标附表名称在左上角。对大张纸的表格，则不标页码，只标附表名称或或“附表附表1”、“附表附表2”。如附表放在文件最后。如附表放在文件最后则均不编页码，只标则均不编页码，只标“附表附表1”、“附表附表2”。5、取消、取消“此页无正文此页无正文”标识增强公文防伪性。标识增强公文防伪性。新新办法办法明确规定：盖印章的一页公文上面必须有明确规定：盖印章的一页公文上面必须有正文内容。正文内容。新的新的公文格式公文格式标准中规定：可采取调正公文行距标准中规定：可采取调正公文行距和字距的办法来解决，也就是说遇到这样情况可视公文内和字距的办法来解决，也就是说遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少，用改变这一页纸公文的行距或字距容及其下部空白多少，用改变这一页纸公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同处一页。来达到使印章和成文时间与公文同处一页。四、公文的书写要求四、公文的书写要求 （一）公文书写，一律从左至右横撑、横写。（一）公文书写，一律从左至右横撑、横写。（二）标明公文条款所用的数字，条与条，款与款的（二）标明公文条款所用的数字，条与条，款与款的序数用字，前后要一致。公文的书写、打字、印刷必须清序数用字，前后要一致。公文的书写、打字、印刷必须清楚，校对准确，不得错漏。楚，校对准确，不得错漏。（三）起草、修改、审校、签发公文，一律使用钢笔（三）起草、修改、审校、签发公文，一律使用钢笔或毛笔，不要使用铅笔和圆珠笔，也不能用复写纸，以防或毛笔，不要使用铅笔和圆珠笔，也不能用复写纸，以防止字迹褪变，不利于归档保存和今后的查阅。止字迹褪变，不利于归档保存和今后的查阅。五、发文处理程序五、发文处理程序 （一）公文一般包括：拟稿、核对、签发、文印、校（一）公文一般包括：拟稿、核对、签发、文印、校对、盖印、登记、封发、注发、归卷等。对、盖印、登记、封发、注发、归卷等。（二）发文程序中包括办理程序，公文的办理程序有（二）发文程序中包括办理程序，公文的办理程序有批办、拟办、承办等。批办是领导人批示，提出处理意见；批办、拟办、承办等。批办是领导人批示，提出处理意见；拟办是由业务部门或承办人先拟出意见再送交领导人批示。拟办是由业务部门或承办人先拟出意见再送交领导人批示。公文处理中的承办，不是指具体贯彻文件，解决实际问题公文处理中的承办，不是指具体贯彻文件，解决实际问题的过程，而主要指公文起草、提出处理意见而言。的过程，而主要指公文起草、提出处理意见而言。（三）公文文稿一般由承办人拟稿，主管部门负责人审（三）公文文稿一般由承办人拟稿，主管部门负责人审核，单位主要领导人签发，或指定其它领导人审定签发，实核，单位主要领导人签发，或指定其它领导人审定签发，实行三级责任制。重要文稿的起草由单位领导人亲自起草。行三级责任制。重要文稿的起草由单位领导人亲自起草。