财务软件应用实务 第3章 总账管理.ppt

第三章第三章 总账系统总账系统3.1 总账系统功能概述总账系统功能概述3.2 总账系统的初始设置总账系统的初始设置3.3 日常处理日常处理13.1 3.1 总账系统功能概述总账系统功能概述23.1.1 3.1.1 总账系统功能结构及操作流程总账系统功能结构及操作流程l一、总账系统功能结构一、总账系统功能结构1.系统初始化2.凭证管理3.账簿管理4.辅助管理5.出纳管理6.月末处理l二、总账系统操作流程二、总账系统操作流程总账系统的操作流程如图3-1所示。33.1.1 3.1.1 总账系统功能结构及操作流程总账系统功能结构及操作流程图3-1 总账系统操作流程43.1.2 3.1.2 总账系统与其他系统间数据传递关系总账系统与其他系统间数据传递关系l总账系统是会计电算化信息系统的核心系统.一方面，一方面，各专项业务核算子系统生成的记账凭证均需传递到总账系统中进行进一步处理；另一方面，另一方面，各专项业务核算子系统也可从总账系统中提取相关数据。总账系统与其他专项业务核算系统间的数据传递关系如图3-2所示。53.1.2 3.1.2 总账系统与其他系统间数据传递关系总账系统与其他系统间数据传递关系l图3-2 总账系统与其他子系统的数据传递关系63.2 3.2 总账系统的初始设置总账系统的初始设置73.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l在会计软件的各子系统中一般均设有系统选项设置功能，其作用有两个：其作用有两个：一是定义本子系统与其他子系统的功能应用模式和数据传递内容；二是定义本子系统内重要的应用参数，其作用将会具体体现在该子系统的各项操作中，从而有效实现软件的控制功能。83.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l系统选项的设置可以在两个环节进行两个环节进行：1.在每一子系统启用时，会要求对必要的系统选项进行设置，如第一次使用总账系统，会出现启用提示界面，如图3-3所示。其中“客户往来款项”和“供应商往来款项”选项设置决定了用户采用的往来款项核算模式。其他选项为总账系统内的应用控制参数，包括：l（1）启用月份。l（2）凭证控制。凭证审核控制到操作员。l 出纳凭证必须经由出纳签字。l（3）凭证编号方式。l（4）外币核算。93.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l图3-3总账系统启用选项设置103.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置2.在启用子系统后，通过在总账系统菜单“设置”下拉项中，选择“选项”，进入总账选项设置窗口，如图3-4所示。用户可以根据需要对系统选项进行设置和调整，包括：l（1 1）凭证。）凭证。l制单控制。lA.制单序时控制。lB.资金及往来赤字控制。lC.可以使用其他系统受控科目。lD.允许修改他人填制的凭证。lE.支票控制。lF.制单权限控制到科目。l凭证控制。113.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l图3-4 总账选项设置123.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l（2 2）账簿。）账簿。打印位数宽度。明细账（日记账、多栏账）打印输出方式。正式账每页打印行数。凭证打印行数。凭证、账簿套打。明细账查询权限控制到科目。133.2.1 3.2.1 系统选项设置系统选项设置l（3 3）会计日历。）会计日历。总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。已录入汇率后不能修改总账启用日期。总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。l（4 4）其他。）其他。143.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置l1 1整理会计科目整理会计科目（1）会计科目编码设计与整理l编码主要包括会计科目、客户、供应商、部门、职员等，在运用会计信息系统进行账务处理之前，必须确定系统中各类编码的编码方案，并按规定的方法对会计科目等进行编码整理。l在设置会计科目结构时应注意两点：一是合理的各级编码长度；二是考虑会计软件的功能设计对会计科目设置的影响，充分发挥系统的辅助核算功能。153.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置（2）辅助核算l辅助核算辅助核算:该科目之下按照辅助核算项目进行明细核算。l辅助核算的优势：l辅助核算项目的内容一般均可按辅助核算项目归类放置，可以对核算项目在不同会计科目下的明细资料汇总反映，一目了然，便于管理和控制。l核算项目的编码灵活方便，可采用独立的编码方法，不受会计科目编码结构和长度的限制，编码中可以使用汉字、字符、数字等，便于记忆和使用。l采用明细科目核算时，每个会计科目下只能按一个细分标准下设明细科目，但在一个会计科目下允许同时设置多种辅助核算。163.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置l会计软件一般可提供以下五种五种辅助核算功能：部门、个人往来、客户往来、供应商往来和项目辅助核算。l按以下步骤设置项目辅助核算：A.A.在会计科目中选择设置项目辅助核算。在会计科目中选择设置项目辅助核算。B.B.定义项目大类。定义项目大类。C.C.指定核算科目。指定核算科目。D.D.定义项目。定义项目。173.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置l2 2会计科目设置会计科目设置在总账系统菜单“设置”中，选择“会计科目”选项，进入会计科目列表窗口，该处列出已设置的所有会计科目，在此，可以单击相应按钮对会计科目进行增加、删除、修改的工作。单击“增加”按钮，进入新增会计科目窗口，如图3-5。183.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置l图3-5会计科目设置193.2.2 3.2.2 会计科目设置会计科目设置在设置会计科目时，需要特别注意该科目是否进行：（1 1）辅助核算。）辅助核算。设定该科目在总账中的明细核算方式，企业根据实际需要选择。（2 2）外币核算。）外币核算。设定该科目核算是否进行外币核算，以及核算的外币名称。（3 3）受控系统。）受控系统。设定总账系统与专项业务核算子系统的关联关系。l一个会计科目只能选定唯一的受控系统，但一个专项核算子系统可有多个受控科目。l并不是所有的专项核算子系统都可进行受控系统设置。203.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l1 1外币设置外币设置在总账系统菜单“设置”中，选择“外币及汇率”选项，进入外币汇率设置维护窗口，如图3-6。单击“增加”按钮，可以增加新的外币币种，其各栏目中需说明的是：l（1）折算方式。l（2）固定汇率与浮动汇率。l（3）记账汇率。l（4）调整汇率。213.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l图3-6 外币设置223.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l2 2凭证类别设置凭证类别设置在总账系统菜单“设置”中，选择“凭证类别”选项，进入凭证类别设置窗口，如图3-7。用户可以根据需要只设置“记账凭证”一类，或将记账凭证分为“收、付、转”三类等。对某些类别的凭证所涉及的会计科目进行一定的限制，其中限制类型分为“借方必有”、“借方必无”、“贷方必有”、“贷方必无”、“无限制”等五种，对有限制条件的，还必须输入具体限制科目，科目间用逗号隔开，数量不限，限制科目可为非末级科目，其所有下级科目同样受限。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。233.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l图3-7 凭证类别设置243.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l3 3结算方式设置结算方式设置在总账系统菜单“设置”中，选择“结算方式”选项，进入结算方式设置窗口，如图3-8。用户可以单击相应按钮进行结算方式的增加、修改、删除操作。在各类结算方式设置项目中，“票据管理标志”是指该结算方式下的票据是否在总账系统出纳管理中的票据登记簿中进行票据管理。结算方式除编码外，其他项目允许修改，被引用过的结算方式不能删除。253.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l图3-8 结算方式设置263.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l4 4部门档案设置部门档案设置在总账系统菜单“设置”中，选择“编码档案”中“部门档案”选项，进入部门档案设置窗口，如图3-9。用户可以单击相应按钮进行部门的增加、修改和删除操作。注意：部门编码必须符合建账时设定的编码原则，此处以“*”方式显示，表示部门档案有三级编码，每级编码长度都为2。部门除编码外，其他项目允许修改，被引用的部门不能删除。273.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l图3-9 部门档案设置283.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l5 5职员档案职员档案在总账系统菜单“设置”中，选择“编码档案”中“职员档案”选项，进入职员档案设置窗口，如图3-10。用户可以单击相应按钮进行职员的增加、修改和删除操作。职员信息可以修改，当变更职员所属部门时，系统会询问“是否真的要调整明细账与总账部门信息”，如选择“否”，则职员部门调整只对修改后的调用起作用；如选择“是”，则系统会同时自动在后台调整系统内相关明细账和总账部门信息。293.2.3 3.2.3 基础资料设置基础资料设置l图3-10 职员档案设置303.2.4 3.2.4 期初余额输入期初余额输入l期初余额的录入方式有两种：一是年初启用总账系统，则可以直接录入年初余额；二是在年中启用总账系统，则需录入启用期的期初余额以及年初至启用期的借贷方累计发生额。l在总账系统菜单“设置”中，选择“期初余额”选项，进入期初余额录入窗口，如图3-11。l录入期初余额时，注意以下几点：录入期初余额时，注意以下几点：1期初余额只能录入在最明细科目上。2有外币核算的科目，应录入其原币期初余额，系统根据汇率自动计算本位币的期初余额。313.2.4 3.2.4 期初余额输入期初余额输入3有辅助核算的科目，系统显示为有色带条，录入时分两种情况：l（1）辅助核算在总账系统中进行，包括“部门核算”、“个人往来”、“项目核算”和在总账中核算的“客户往来”、“供应商往来”等。l（2）辅助核算在专项业务核算子系统中进行。4有受控系统的会计科目5有专项业务核算子系统的会计科目6当所有科目的期初余额录入完毕，应执行两项检查，以保证系统初始数据的正确性。一是对账。二是试算。7期初余额在未进行凭证记账之前是允许修改的，在进行了一次凭证记账后，系统在期初余额窗口显示“浏览只读”，只能查询，不能再修改。323.2.4 3.2.4 期初余额输入期初余额输入l图3-11 期初余额录入333.3 3.3 日常处理日常处理343.3.1 3.3.1 记账凭证的填制与修改记账凭证的填制与修改l1 1凭证填制凭证填制单击总账系统主菜单“填制凭证”，进入凭证填制与修改窗口，如图3-12。用户可以单击“增加”按钮，填制以下凭证项目：l（1 1）凭证类别。）凭证类别。l（2 2）凭证编号。）凭证编号。l（3 3）制单日期。）制单日期。l（4 4）附单据数。）附单据数。l（5 5）摘要。）摘要。l（6 6）科目。）科目。l（7 7）辅助核算信息。）辅助核算信息。l（8 8）如果录入的科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改）如果录入的科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为复币式。为复币式。l（9 9）如果录入的科目为银行科目，系统会提示输入）如果录入的科目为银行科目，系统会提示输入“结算方式结算方式”、“票号票号”及及“发生日期发生日期”，以便于进行银行对账。，以便于进行银行对账。l（1010）金额。）金额。353.3.1 3.3.1 记账凭证的填制与修改记账凭证的填制与修改l图3-12凭证填制与修改363.3.1 3.3.1 记账凭证的填制与修改记账凭证的填制与修改l2 2凭证修改凭证修改记账凭证在未审核前允许修改。注意记账凭证中的凭证类别和凭证号不允许修改。已审核的记账凭证必须取消审核后方可修改。若用户在“账簿选项”中设置了“不允许修改、作废他人填制的凭证”，则不能修改他人填制的凭证。其他专项业务子系统传入的凭证一般不允许在总账系统中修改，需要在生成凭证的系统中修改。373.3.1 3.3.1 记账凭证的填制与修改记账凭证的填制与修改l3 3凭证删除凭证删除“凭证作废/恢复”功能用于作废填制的凭证，作废凭证占用一凭证号，并保留凭证内容，只在凭证左上角显示“作废”字样，作废凭证不能进行修改、审核、记账处理，账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。对已作废凭证再次执行“凭证作废/恢复”操作，可取消作废标志，将其恢复为有效凭证。当作废的凭证不想保留时，可通过“凭证整理”功能将这些凭证彻底删除，并对未记账凭证重新编号。“冲销凭证”功能用于自动冲销某张已记账的凭证。383.3.2 3.3.2 记账凭证的查询与审核记账凭证的查询与审核l1 1记账凭证查询记账凭证查询（1）未记账凭证查询l进入填制凭证窗口，会显示用户已录入的尚未记账的凭证。也可以单击“查询”按钮实现凭证的快速查询。（2）全部凭证查询l在总账系统菜单“凭证”中，选择“查询凭证”选项，系统弹出“凭证查询”条件对话框，如图3-13。393.3.2 3.3.2 记账凭证的查询与审核记账凭证的查询与审核l图3-13 凭证查询对话框403.3.2 3.3.2 记账凭证的查询与审核记账凭证的查询与审核l2 2记账凭证审核记账凭证审核审核凭证审核凭证:是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，确认记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，具有凭证审核权的人才能使用本功能。单击总账系统主菜单“审核凭证”，系统弹出类似凭证查询条件的对话框，输入要审核的凭证条件，出现满足条件的待审核凭证列表，如图3-14。413.3.2 3.3.2 记账凭证的查询与审核记账凭证的查询与审核l图3-14 凭证审核列表423.3.2 3.3.2 记账凭证的查询与审核记账凭证的查询与审核在进行凭证审核时，在进行凭证审核时，要注意以下几点：要注意以下几点：l（1）审核人除了要具有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证的审核权，这个权限可在“明细权限”中设置。l（2）审核人和制单人不能是同一人。l（3）凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。l（4）取消审核签字只能由审核人自己进行。l（5）已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先按“取消”按钮取消标错后才能审核。433.3.3 3.3.3 记账记账l在总账系统主菜单中单击“记账”选项，进入记账向导，如图3-15。1“选择本次记账范围”，列出了各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出其中的空号与已审核凭证范围。2选择完成后，单击“下一步”按钮，系统在用户选择的范围内，先对凭证进行合法性检查。3核对无误后，单击“下一步”按钮，进入下一窗口。再单击“记账”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账。记账过程是自动完成的，在记账过程中，不得中断退出。443.3.3 3.3.3 记账记账l图3-15记账向导453.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l1 1总账查询总账查询总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询各级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。在总账系统主菜单“账簿”中，选择“总账查询”选项，进入总账查询条件窗口。如图3-16。（1）科目。（2）级次。（3）包含未记账凭证。463.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l图3-16 总账查询条件设置473.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l2余额表查询余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。（1 1）余额表的优越性）余额表的优越性l可输出总账科目、明细科目的某一时期内的本期发生额、累计发生额和余额。l可输出某科目范围的某一时期内的本期发生额、累计发生额和余额。l可按某个余额范围输出科目的余额情况。l提供了很强的统计功能，用户可灵活运用，不仅可以查询统计人民币金额账，还可查询统计外币和数量发生额及余额。l可查询到包含未记账凭证在内的最新发生额及余额。l因此，按照国家电算化管理制度的规定，允许用余额表代替总账。483.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询（2 2）余额表查询）余额表查询l在总账系统主菜单“账簿”中，选择“余额表查询”选项，进入余额表查询条件窗口，如图3-17。l此处比总账查询多了“余额余额”、“科目类型科目类型”和“外币名称外币名称”选项。l3 3明细账查询明细账查询在总账系统主菜单“账簿”中，选择“明细账查询”选项，进入明细账查询条件窗口，如图3-18。系统提供了三种明细账的查询格式：l（1 1）普通明细账。）普通明细账。l（2 2）按科目排序明细账。）按科目排序明细账。l（3 3）月份综合明细账。）月份综合明细账。493.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l图3-17 发生额余额查询条件设置503.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l图3-18明细账查询条件513.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l4 4多栏账查询多栏账查询（1 1）定义多栏账）定义多栏账l用户要查询某个多栏账之前，必须先定义其查询格式，然后才能进行查询。l在总账系统主菜单“账簿”中单击“多栏账查询”选项，进入多栏账窗口，在该窗口会显示用户已定义好的多栏账。单击“增加”按钮，进入多栏账定义窗口，如图3-19。l在“核算科目”栏选择多栏账科目，系统根据科目自动显示多栏账名称，也可以在“多栏账名称”处直接修改。l单击“选项”按钮，定义多栏账格式。l定义多栏账分析栏目。（2 2）查询已定义好的多栏账）查询已定义好的多栏账523.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l图3-19 多栏账定义533.3.4 3.3.4 账簿查询账簿查询l5辅助账查询（1）个人往来辅助账。包括“科目余额表”及“科目明细账”。（2）部门管理辅助账。包括“科目总账”及“科目明细账”。（3）项目管理辅助账。包括“科目总账”及“科目明细账”。543.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l出纳管理：出纳管理：是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具，功能主要包括现金、银行存款日记账和资金日报表等账表查询打印，进行银行对账及支票管理。1现金及银行存款日记账查询l要在出纳管理功能中查询现金及银行存款日记账，必须先在会计科目设置中指定现金及银行存款科目，然后在总账系统主菜单“出纳”中单击“现金日记账”或“银行日记账”选项，进入现金日记账或银行存款日记账查询条件窗口，系统提供按月或按日两种查询方式，用户根据需要输入相关查询条件后，即可显示满足条件的日记账。553.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理2资金日报表查询l用于查询输出现金、银行存款某日的发生额及余额情况。在总账系统主菜单“出纳”中单击“资金日报”选项，进入资金日报表查询条件窗口，在日期处输入要查询日报表的日期，并选择科目显示级次等查询条件后，即可显示当日余额、本日共借、本日共贷等资金日报。3支票登记管理l支票登记簿供出纳人员详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。当支票被领用后，如图3-20。563.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l图3-20 支票登记簿573.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l4 4银行对账银行对账（1 1）录入初始未达账项）录入初始未达账项l在总账系统主菜单“出纳”项下“银行对账”中单击“银行对账期初”选项，选择要对账的银行科目后，进入银行对账期初未达账项录入窗口，如图3-21。（2 2）输入银行对账单）输入银行对账单l取得银行对账单后，在总账系统主菜单“出纳”项下“银行对账”中，单击“银行对账单”选项，选择对账科目及对账期间，进入银行对账单录入窗口，如图3-22。（3 3）自动银行对账）自动银行对账l自动银行对账是由系统根据对账依据，自动对银行日记账和银行对账单进行核对和核销。l在总账系统主菜单“出纳”项下“银行对账”中单击“银行对账”选项，选择对账科目及对账期间，进入银行对账窗口，如图3-23。583.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理（4 4）手工对账）手工对账l手工对账主要用来核销计算机无法自动识别的相同业务，在银行对账窗口过滤掉已核销账项后，在银行日记账上选择要进行勾对的记录，单击“对照”按钮，系统会在银行对账单区显示票号或金额、方向与其相似的记录，供用户参照勾对，确定为相同业务的，分别双击银行对账单及银行日记账上的两清标志栏，标上两清标志“Y”。重复以上步骤，直至找出全部已达账项。（5 5）输出银行存款余额调节表）输出银行存款余额调节表l对账完毕，在总账系统主菜单“出纳”项下“银行对账”中单击“余额调节表”选项，系统列示各银行科目余额调节表列表，选择要查看的银行科目，即可查询该科目的银行存款余额调节表。该表的最后一行为调整后的日记账账面余额和银行对账单余额，两者应当相等，否则说明银行日记账或银行对账单余额计算有误。3.3.5 3.3.5 出出纳管理管理593.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l图3-21 银行对账期初603.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l图3-22 银行对账单录入613.3.5 3.3.5 出纳管理出纳管理l图3-23 银行对账623.4 3.4 总账系统应用总账系统应用63l结合光大实业有限公司1999年1月的业务，有以下几笔在总账系统中处理：（1）4日，以银行存款支付南水物业上月房租5 000元，交纳上月增值税73 500元，支票号码为工行00496712、00496713。借：应交税金未交增值税 73 500 贷：银行存款南山工行人民币 73 500注：“结算方式”处选择“支票”，“结算号”为00496712借：其他应付款南水物业 5 000 贷：银行存款南山工行人民币 5 000注：“结算方式”处选择“支票”，“结算号”为0049671364（2）6日，江涛报差旅费5 400元，其中餐费800元，预借款不足部分补给现金。借：管理费用差旅费 4 600 业务招待费 800 贷：其他应收款差旅费 4 000 现金人民币 1 400（3）6日，以现金500元购买办公用品，交企管部使用。借：管理费用办公费 400 贷：现金人民币 4006566