审核员的要求及职责.pptx
Internal Auditor For Quality System審核員的要求及職責審核員的要求及職責二零零一年三月二零零一年三月Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的知識和經驗要求審核員的知識和經驗要求n n有關標准的知識有關標准的知識有關標准的知識有關標准的知識n n審核人員須知道和理解審核人員須知道和理解審核人員須知道和理解審核人員須知道和理解ISO9001ISO9001ISO9001ISO9001標准的全部要求標准的全部要求標准的全部要求標准的全部要求,不必試圖不必試圖不必試圖不必試圖將它們全部背下來將它們全部背下來將它們全部背下來將它們全部背下來,應該掌握管理的知識和技能應該掌握管理的知識和技能應該掌握管理的知識和技能應該掌握管理的知識和技能,如審核計如審核計如審核計如審核計划划划划,審核的組織審核的組織審核的組織審核的組織,審核的控制等審核的控制等審核的控制等審核的控制等;但在審核中必須能夠解釋什但在審核中必須能夠解釋什但在審核中必須能夠解釋什但在審核中必須能夠解釋什么是良好的管理原則么是良好的管理原則么是良好的管理原則么是良好的管理原則,以及什么是良好的控制以及什么是良好的控制以及什么是良好的控制以及什么是良好的控制,審核人員必審核人員必審核人員必審核人員必須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合須充份地掌握標准以便用其中的規定支持所發出的不符合事項報告事項報告事項報告事項報告Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的知識和經驗要求審核員的知識和經驗要求n n一般的工業知識一般的工業知識一般的工業知識一般的工業知識n n在產品或服務方面在產品或服務方面在產品或服務方面在產品或服務方面,審核人員不一定是一位技朮專家審核人員不一定是一位技朮專家審核人員不一定是一位技朮專家審核人員不一定是一位技朮專家.但是但是但是但是必須知道類似工業上的基本管理過程必須知道類似工業上的基本管理過程必須知道類似工業上的基本管理過程必須知道類似工業上的基本管理過程.如從事過机械加工方如從事過机械加工方如從事過机械加工方如從事過机械加工方面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解面工作的審核人員對于類似的工業情況會比較了解,但是如但是如但是如但是如果讓他去審核食品加工果讓他去審核食品加工果讓他去審核食品加工果讓他去審核食品加工,藥品或者是建筑工業則不太合适藥品或者是建筑工業則不太合适藥品或者是建筑工業則不太合适藥品或者是建筑工業則不太合适Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的知識和經驗要求審核員的知識和經驗要求n n特殊的工業知識特殊的工業知識特殊的工業知識特殊的工業知識n n在一些高科技工業中在一些高科技工業中在一些高科技工業中在一些高科技工業中,用來控制產品所必須的管理過程對于用來控制產品所必須的管理過程對于用來控制產品所必須的管理過程對于用來控制產品所必須的管理過程對于那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法那种特殊的工業已經成為特殊的和唯一的管理方法,如如如如:計計計計算机編程或先進電子零件的制造厂算机編程或先進電子零件的制造厂算机編程或先進電子零件的制造厂算机編程或先進電子零件的制造厂.在這樣的情況下在這樣的情況下在這樣的情況下在這樣的情況下,審核審核審核審核人員應該了解与之有關的工業上的管理過程人員應該了解与之有關的工業上的管理過程人員應該了解与之有關的工業上的管理過程人員應該了解与之有關的工業上的管理過程,也就是說應該也就是說應該也就是說應該也就是說應該掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核掌握必要的專業技朮知識以便執行有效的審核Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的知識和經驗要求審核員的知識和經驗要求n n實施審核的經驗實施審核的經驗實施審核的經驗實施審核的經驗n n學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加學習如何審核的最佳方法是跟隨一位有經驗的審核員參加一些審核一些審核一些審核一些審核,掌握檢查掌握檢查掌握檢查掌握檢查,提問提問提問提問,評价和報告等評定技朮評价和報告等評定技朮評价和報告等評定技朮評价和報告等評定技朮,但每參但每參但每參但每參加一次審核便會學習到一些知識加一次審核便會學習到一些知識加一次審核便會學習到一些知識加一次審核便會學習到一些知識,諸如有關管理態度諸如有關管理態度諸如有關管理態度諸如有關管理態度,管理管理管理管理過程過程過程過程,如何進行調查以及在何處調查等如何進行調查以及在何處調查等如何進行調查以及在何處調查等如何進行調查以及在何處調查等,最主要的是進一步最主要的是進一步最主要的是進一步最主要的是進一步了解標准的要求了解標准的要求了解標准的要求了解標准的要求.Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的行為道德驗要求審核員的行為道德驗要求n n一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德一個審核員的行為道德通過個人心理素質和遵守職業道德的情況反映的情況反映的情況反映的情況反映,對審核員的行為道德主要要求有對審核員的行為道德主要要求有對審核員的行為道德主要要求有對審核員的行為道德主要要求有n n(1)(1)(1)(1)正直誠實正直誠實正直誠實正直誠實n n 正當地獲取和公平地評价客觀証据正當地獲取和公平地評价客觀証据正當地獲取和公平地評价客觀証据正當地獲取和公平地評价客觀証据,不卑不亢不卑不亢不卑不亢不卑不亢,忠實于審忠實于審忠實于審忠實于審 n n 核目的核目的核目的核目的,堅持准确的意見堅持准确的意見堅持准确的意見堅持准确的意見,坦率坦率坦率坦率,成熟成熟成熟成熟,堅毅堅毅堅毅堅毅,不因干扰導不因干扰導不因干扰導不因干扰導n n 致偏差致偏差致偏差致偏差Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的行為道德驗要求審核員的行為道德驗要求n n(2)(2)(2)(2)保密保密保密保密n n 百分之百地遵守保密規定和保密協議百分之百地遵守保密規定和保密協議百分之百地遵守保密規定和保密協議百分之百地遵守保密規定和保密協議,不可發表与審核不可發表与審核不可發表与審核不可發表与審核n n 組意見違背的個人意見組意見違背的個人意見組意見違背的個人意見組意見違背的個人意見 n n(3)(3)(3)(3)尊重尊重尊重尊重n n 尊重同事和受審核方的所有人員尊重同事和受審核方的所有人員尊重同事和受審核方的所有人員尊重同事和受審核方的所有人員n n(4)(4)(4)(4)保持獨立性保持獨立性保持獨立性保持獨立性n n 時時刻刻時時刻刻時時刻刻時時刻刻,一舉一動都應注意維護審核的獨立性一舉一動都應注意維護審核的獨立性一舉一動都應注意維護審核的獨立性一舉一動都應注意維護審核的獨立性,審核審核審核審核n n 結論不應受隱含利益結論不應受隱含利益結論不應受隱含利益結論不應受隱含利益,偏見和其它思想的影響偏見和其它思想的影響偏見和其它思想的影響偏見和其它思想的影響Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的職責審核員的職責n n審核組長應履行的職責審核組長應履行的職責審核組長應履行的職責審核組長應履行的職責n n代表審核組与管理層接触代表審核組与管理層接触代表審核組与管理層接触代表審核組与管理層接触n n代表審核組控制審核各階段的工作代表審核組控制審核各階段的工作代表審核組控制審核各階段的工作代表審核組控制審核各階段的工作,并對審核全過程負責并對審核全過程負責并對審核全過程負責并對審核全過程負責n n有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定有權對審核工作的開展和審核觀察結果作最后的決定n n負責協助審核成員的選擇負責協助審核成員的選擇負責協助審核成員的選擇負責協助審核成員的選擇n n制定審核計划制定審核計划制定審核計划制定審核計划,准備工作文件准備工作文件准備工作文件准備工作文件,審定審核檢查表審定審核檢查表審定審核檢查表審定審核檢查表,并向審核組并向審核組并向審核組并向審核組成員說明工作要求成員說明工作要求成員說明工作要求成員說明工作要求n n審核質量体系的覆蓋性審核質量体系的覆蓋性審核質量体系的覆蓋性審核質量体系的覆蓋性/符合性符合性符合性符合性/以及運作的有效性以及運作的有效性以及運作的有效性以及運作的有效性n n遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層遇到重大障礙或發現重大不符合事項立即通知管理層n n准時提交清楚准确的審核報告准時提交清楚准确的審核報告准時提交清楚准确的審核報告准時提交清楚准确的審核報告 Internal Auditor For Quality Systemn n審核員的職責審核員的職責n n審核員應履行的職責審核員應履行的職責審核員應履行的職責審核員應履行的職責n n在審核范圍內在審核范圍內在審核范圍內在審核范圍內,遵守審核規定遵守審核規定遵守審核規定遵守審核規定,按要求工作按要求工作按要求工作按要求工作n n保持客觀性保持客觀性保持客觀性保持客觀性,根据審核中得到的信息根据審核中得到的信息根据審核中得到的信息根据審核中得到的信息,對体系的有效性進行分析對体系的有效性進行分析對体系的有效性進行分析對体系的有效性進行分析n n迅速迅速迅速迅速/有效的策划并執行所分配的工作有效的策划并執行所分配的工作有效的策划并執行所分配的工作有效的策划并執行所分配的工作n n對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺對能夠影響審核結果或可能需要深入調查的問題保持警覺n n根据觀察結果形成文件根据觀察結果形成文件根据觀察結果形成文件根据觀察結果形成文件,報告審核結果報告審核結果報告審核結果報告審核結果n n确認質量体系的有效性和符合性确認質量体系的有效性和符合性确認質量体系的有效性和符合性确認質量体系的有效性和符合性,并确認体系的要求是否得以實施并确認体系的要求是否得以實施并确認体系的要求是否得以實施并确認体系的要求是否得以實施n n需要時需要時需要時需要時,驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性驗証由審核結果所要求的糾正措施的有效性n n保存有關審核文件和記錄保存有關審核文件和記錄保存有關審核文件和記錄保存有關審核文件和記錄n n保守審核文件的机密保守審核文件的机密保守審核文件的机密保守審核文件的机密n n配合和支持審核組長的工作配合和支持審核組長的工作配合和支持審核組長的工作配合和支持審核組長的工作 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n經驗主要靠實踐的積累和學習獲得經驗主要靠實踐的積累和學習獲得經驗主要靠實踐的積累和學習獲得經驗主要靠實踐的積累和學習獲得.一個通過審核培訓的人一個通過審核培訓的人一個通過審核培訓的人一個通過審核培訓的人員員員員,必須參加過一定數量的實踐審核工作必須參加過一定數量的實踐審核工作必須參加過一定數量的實踐審核工作必須參加過一定數量的實踐審核工作,有了充份的經驗有了充份的經驗有了充份的經驗有了充份的經驗,才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務才能作為一個正式的審核員獨立承擔審核工作任務.n n成熟和有專家气質成熟和有專家气質成熟和有專家气質成熟和有專家气質n n審核人員必須使被審核部門相信審核人員必須使被審核部門相信審核人員必須使被審核部門相信審核人員必須使被審核部門相信,審核會得以有效的實施審核會得以有效的實施審核會得以有效的實施審核會得以有效的實施.被審核方會判斷審核人員的知識被審核方會判斷審核人員的知識被審核方會判斷審核人員的知識被審核方會判斷審核人員的知識,一般舉止一般舉止一般舉止一般舉止,以及如何進行以及如何進行以及如何進行以及如何進行審核是否合适審核是否合适審核是否合适審核是否合适.如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審如果衣冠不整或明顯的沒有經驗則無法將審核處于自已的控制之中核處于自已的控制之中核處于自已的控制之中核處于自已的控制之中 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n有分析能力有分析能力有分析能力有分析能力n n審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看審核人員的任務之一就是進行詢問并通過所听到的和所看到的得出客觀結論到的得出客觀結論到的得出客觀結論到的得出客觀結論.區分事實与主觀意見區分事實与主觀意見區分事實与主觀意見區分事實与主觀意見,積累信息和証据積累信息和証据積累信息和証据積累信息和証据,將証据与保証進行比較將証据与保証進行比較將証据与保証進行比較將証据与保証進行比較,如果沒能得到正确的信息如果沒能得到正确的信息如果沒能得到正确的信息如果沒能得到正确的信息,可能沒可能沒可能沒可能沒問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況問對或以自已的主觀印象來判斷標准的執行情況n n溝通能力溝通能力溝通能力溝通能力n n審核人員需要通過交談獲得所需的資料審核人員需要通過交談獲得所需的資料審核人員需要通過交談獲得所需的資料審核人員需要通過交談獲得所需的資料,提出自已的意見并提出自已的意見并提出自已的意見并提出自已的意見并表達出審核結論表達出審核結論表達出審核結論表達出審核結論.所以所以所以所以,思路清楚思路清楚思路清楚思路清楚,表達准确以及認真聆听表達准确以及認真聆听表達准确以及認真聆听表達准确以及認真聆听,充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的充份理解和良好的寫作能力對于審核人員是非常重要的 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n合作的能力合作的能力合作的能力合作的能力n n合格的審核員應該与其他審核員合格的審核員應該与其他審核員合格的審核員應該与其他審核員合格的審核員應該与其他審核員/被審核人員和領導部門實被審核人員和領導部門實被審核人員和領導部門實被審核人員和領導部門實現良好的合作現良好的合作現良好的合作現良好的合作,這是保証順利完成審核的重要條件之一這是保証順利完成審核的重要條件之一這是保証順利完成審核的重要條件之一這是保証順利完成審核的重要條件之一n n行政能力行政能力行政能力行政能力n n合格的審核員應該有獨立合格的審核員應該有獨立合格的審核員應該有獨立合格的審核員應該有獨立/系統系統系統系統/積极工作的能力積极工作的能力積极工作的能力積极工作的能力,獲得和運獲得和運獲得和運獲得和運用特殊知識和技能的能力用特殊知識和技能的能力用特殊知識和技能的能力用特殊知識和技能的能力;适用于變化了的任務适用于變化了的任務适用于變化了的任務适用于變化了的任務,條件的能條件的能條件的能條件的能力和報告的能力等力和報告的能力等力和報告的能力等力和報告的能力等 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n与被審核部門的關系与被審核部門的關系与被審核部門的關系与被審核部門的關系n n為了有效地進行審核為了有效地進行審核為了有效地進行審核為了有效地進行審核,必須与被審核部門建立良好的關系必須与被審核部門建立良好的關系必須与被審核部門建立良好的關系必須与被審核部門建立良好的關系,無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員無論被審核部門的員工如何冒犯或試圖触怒審核員,他都應他都應他都應他都應該保持風度和禮貌該保持風度和禮貌該保持風度和禮貌該保持風度和禮貌,如果審核人員失去風度如果審核人員失去風度如果審核人員失去風度如果審核人員失去風度,也就失去了對也就失去了對也就失去了對也就失去了對審核的控制審核的控制審核的控制審核的控制,所以任何時候都要有禮貌所以任何時候都要有禮貌所以任何時候都要有禮貌所以任何時候都要有禮貌n n組織能力組織能力組織能力組織能力n n審核人員負責准備和制定審核計划審核人員負責准備和制定審核計划審核人員負責准備和制定審核計划審核人員負責准備和制定審核計划,以及審核計划的實施以及審核計划的實施以及審核計划的實施以及審核計划的實施,對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一對時間和資源進行良好的控制是審核成功的重要條件之一,無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核無論是一個人進行審核還是以審核組的形式進行審核,一定一定一定一定要把自已負責的工作做好要把自已負責的工作做好要把自已負責的工作做好要把自已負責的工作做好 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n要有好奇心要有好奇心要有好奇心要有好奇心n n在審核活動中要牢記審核的范圍和目標在審核活動中要牢記審核的范圍和目標在審核活動中要牢記審核的范圍和目標在審核活動中要牢記審核的范圍和目標,所以只要對方在回所以只要對方在回所以只要對方在回所以只要對方在回答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息答所詢問的問題或正在提供許多有价值的信息,審核員必須審核員必須審核員必須審核員必須表現出對此感興趣表現出對此感興趣表現出對此感興趣表現出對此感興趣.如果已經偏離審核的重點如果已經偏離審核的重點如果已經偏離審核的重點如果已經偏離審核的重點,就該有禮貌就該有禮貌就該有禮貌就該有禮貌地把話題轉回到与審核有關的事情上地把話題轉回到与審核有關的事情上地把話題轉回到与審核有關的事情上地把話題轉回到与審核有關的事情上.因為偏離審核的詢問因為偏離審核的詢問因為偏離審核的詢問因為偏離審核的詢問或回答都會浪費時間或回答都會浪費時間或回答都會浪費時間或回答都會浪費時間n n對事情有敏銳的觀察力對事情有敏銳的觀察力對事情有敏銳的觀察力對事情有敏銳的觀察力n n當听到或看到一些有疑問的事情時當听到或看到一些有疑問的事情時當听到或看到一些有疑問的事情時當听到或看到一些有疑問的事情時,審核人員善于追根問底審核人員善于追根問底審核人員善于追根問底審核人員善于追根問底,并真正查明事情的原因并真正查明事情的原因并真正查明事情的原因并真正查明事情的原因 Internal Auditor For Quality Systemn n合格審核員的素質合格審核員的素質n n巧妙地提出問題巧妙地提出問題巧妙地提出問題巧妙地提出問題n n要注意審核的目標要注意審核的目標要注意審核的目標要注意審核的目標,如果已經制定計划如果已經制定計划如果已經制定計划如果已經制定計划,則應該按計划實施則應該按計划實施則應該按計划實施則應該按計划實施審核審核審核審核,而不能把時間浪費在別的事情上而不能把時間浪費在別的事情上而不能把時間浪費在別的事情上而不能把時間浪費在別的事情上n n良好的外表良好的外表良好的外表良好的外表,舉止和性格舉止和性格舉止和性格舉止和性格n n合格的審核員應明智合格的審核員應明智合格的審核員應明智合格的審核員應明智,通情達理通情達理通情達理通情達理,誠實誠實誠實誠實/可靠可靠可靠可靠/樂于助人樂于助人樂于助人樂于助人/有禮有禮有禮有禮貌貌貌貌/感情穩定感情穩定感情穩定感情穩定/冷靜冷靜冷靜冷靜/自信自信自信自信/頑強和以工作為重頑強和以工作為重頑強和以工作為重頑強和以工作為重
