时间管理6.ppt

时间管理时间管理1时间管理之前言时间管理之前言 仅仅当当我们真的知道并理解，我们能我们真的知道并理解，我们能够活在世上的时间毕竟有限够活在世上的时间毕竟有限-而且无而且无法确切知道生命什么时候结束法确切知道生命什么时候结束-我们我们才会最充实地过好每一天，就像它才会最充实地过好每一天，就像它是我们仅有的一天似的。是我们仅有的一天似的。-摘自摘自广州日报广州日报2小组讨论小组讨论1、在时间使用方面，您的困难？2、课程结束后，您所期望的收获？3“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”-古训“不能管理时间，便什么也不能管理？”-彼得-杜拉克二十一世纪决胜的关键在于速度，一日之计在于“昨晚”-比尔-盖茨相关理念相关理念4时间管理之课程目的时间管理之课程目的通过本课程的学习，使学员意识到时间管通过本课程的学习，使学员意识到时间管理的重要性，并善于管理时间，从而令生理的重要性，并善于管理时间，从而令生活和工作更有效率和效果。活和工作更有效率和效果。5时间管理之课程目标时间管理之课程目标1.清楚阐述时间管理的含义清楚阐述时间管理的含义2.掌握自我管理的四个步骤及遵循的六个标准掌握自我管理的四个步骤及遵循的六个标准3.能界定自己目前所处的时间管理阶段能界定自己目前所处的时间管理阶段4.能制定适宜自身的有效时间管理方法能制定适宜自身的有效时间管理方法6时间管理之课程内容时间管理之课程内容 一、时间管理的含义一、时间管理的含义二、自我管理应遵循的标准和管理四步骤二、自我管理应遵循的标准和管理四步骤三、时间管理理论的发展历程三、时间管理理论的发展历程四、常见的时间罗宾汉四、常见的时间罗宾汉 时间盗贼时间盗贼五、有效管理时间的方法五、有效管理时间的方法*六、喜之郎时间管理理念六、喜之郎时间管理理念7培训方法培训方法讲授法讲授法小组讨论法小组讨论法案例分析法案例分析法8一、时间管理的含义一、时间管理的含义9小小测试测试 考察您的时间管理考察您的时间管理请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目请按照您的工作习惯诚实地回答下列项目0 0 0 0分分分分-从不从不从不从不 ；1 1 1 1分分分分-偶然；偶然；偶然；偶然；2 2 2 2分分分分-间常；间常；间常；间常；3 3 3 3分分分分-常常常常常常常常1 1 1 1 每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作每天我会腾出一段时间思考及策划我的工作2 2 2 2 我会记下特定目标，并且确定完成期限我会记下特定目标，并且确定完成期限我会记下特定目标，并且确定完成期限我会记下特定目标，并且确定完成期限3 3 3 3 我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项我们每天要做的事，依重要程度排列出先后次序，尽快完成重要事项4 4 4 4 我明白我明白我明白我明白“80/2080/2080/2080/20”原则，并能运用到工作中去原则，并能运用到工作中去原则，并能运用到工作中去原则，并能运用到工作中去5 5 5 5 我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件我的工作编排有弹性，可以容许自己有一些时间处理特别事件6 6 6 6 我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作我尽量把工作授权他人处理，再作监察工作7 7 7 7 我对每一种文件只需处理一次我对每一种文件只需处理一次我对每一种文件只需处理一次我对每一种文件只需处理一次8 8 8 8 我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作我会尽量避免不需要的干扰，以免妨碍每天的工作9 9 9 9 我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务我能拒绝他人的请托，以免无法完成重要的任务10 10 10 10 我能准时出席各项会议和培训我能准时出席各项会议和培训我能准时出席各项会议和培训我能准时出席各项会议和培训11 11 11 11 我不会采取各种借口拖延时间我不会采取各种借口拖延时间我不会采取各种借口拖延时间我不会采取各种借口拖延时间12 12 12 12 我会积极采用节省时间的工作方法及工具我会积极采用节省时间的工作方法及工具我会积极采用节省时间的工作方法及工具我会积极采用节省时间的工作方法及工具13 13 13 13 我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅我有公司的常用电话贴在办公桌前，以便查阅10小组讨论小组讨论根据您以往的经验，您认为什么是时间根据您以往的经验，您认为什么是时间管理？管理？您觉得时间管理对您有何意义？您觉得时间管理对您有何意义？11时间管理：时间管理：实际上是自我管理。即必须抛弃陋习，实际上是自我管理。即必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、制定计划及分配时间、权衡订立目标、制定计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束、持之轻重、权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。以恒才可提高效率，事半功倍。12起点起点 -确立目标和安排计划确立目标和安排计划重点重点 -制定事情的优先顺序制定事情的优先顺序关键关键 -下定决心去实行下定决心去实行目的目的 -做事做事“快快”且且“好好”时间管理时间管理13延误延误原因原因1 1、没有第一时间把报告做好、没有第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后拖延，没有界定缓急先后2 2、打算做报告的当天、打算做报告的当天-下属生病，层出席会议下属生病，层出席会议-上司紧急电话上司紧急电话-一些电话一些电话-突发突发事件事件-紧急事件紧急事件-被打扰被打扰3 3、下班回家、下班回家交通堵塞交通堵塞4 4、看电视、看电视不能自我约束不能自我约束5 5、放弃工作、放弃工作不能自我约束不能自我约束6 6、赖床、赖床不能自我约束不能自我约束7 7、没有带一些文件回家、没有带一些文件回家善忘善忘8 8、上班、上班交通堵塞交通堵塞14二、自我管理标准及管理二、自我管理标准及管理四步骤四步骤15一致一致平衡平衡有重心有重心重人性重人性能变通能变通携带方便携带方便自我管理应遵循的六标准自我管理应遵循的六标准16自我管理四步骤自我管理四步骤确定角色确定角色选择目标选择目标安排进度安排进度逐日调整逐日调整17三、时间管理理论的发展历程三、时间管理理论的发展历程18能否谈谈您目前的时间管理状况能否谈谈您目前的时间管理状况？（您怎样管理您的时间）（您怎样管理您的时间）脑力激荡一脑力激荡一19第四层第四层第四层第四层第三层第三层第三层第三层第二层第二层第二层第二层第一层第一层第一层第一层巅巅峰，永远都峰，永远都是人类追求不是人类追求不懈的目标懈的目标20第一层时间管理的特点第一层时间管理的特点备忘录型。备忘录型。应变能力强应变能力强人际关系较佳人际关系较佳时间安排简单时间安排简单压力较小压力较小21第一层时间管理的缺陷第一层时间管理的缺陷最重要的事就是眼前的事最重要的事就是眼前的事因忽略组织规划而疲于应付因忽略组织规划而疲于应付可能忘记与别人约会可能忘记与别人约会22第二层时间管理的特点第二层时间管理的特点规划与准备规划与准备责任心强责任心强效率较高效率较高23第二层时间管理的缺陷第二层时间管理的缺陷利己式的思考或行为利己式的思考或行为更多目标实现更多目标实现最重要的事乃时间表上的事最重要的事乃时间表上的事24第三层时间管理的特点第三层时间管理的特点以以效率为主旨效率为主旨计划行事计划行事重视价值观重视价值观更井然有序更井然有序更具管理技巧更具管理技巧25第三层时间管理的缺陷第三层时间管理的缺陷一切操之在我一切操之在我价值观未必符合自然法则价值观未必符合自然法则造成失衡造成失衡最重要的事因急迫性与价值观而定最重要的事因急迫性与价值观而定人和事一视同仁人和事一视同仁26第四层时间管理的特点第四层时间管理的特点以自然原则为重心以自然原则为重心以自然原则为重心以自然原则为重心平衡平衡平衡平衡集思广益集思广益集思广益集思广益27小小练习练习 根据以上四层时间管理的特点，试根据以上四层时间管理的特点，试界定您目前所处的阶段？请例举您昨界定您目前所处的阶段？请例举您昨日的工作或生活安排日的工作或生活安排28四、常见的时间罗宾汉四、常见的时间罗宾汉-时间大盗时间大盗29在您在您身边的时间大盗有哪些身边的时间大盗有哪些？脑力激荡二脑力激荡二30常见时间大盗常见时间大盗沮丧、坏心情沮丧、坏心情 沟通不足沟通不足无效会议无效会议 办公室政治办公室政治拖延拖延 跟跟“有问题有问题”的人的人共事共事无效公文处理无效公文处理 资源不足或过多资源不足或过多无效电话无效电话 欠缺周详计划欠缺周详计划打扰打扰 过分注重细节过分注重细节官僚作风官僚作风 犹豫不决犹豫不决不懂授权不懂授权 善忘善忘不懂说不不懂说不 健康欠佳健康欠佳不懂优先顺序不懂优先顺序 欠缺组织欠缺组织31时间盗贼之一时间盗贼之一 沮丧和坏心情沮丧和坏心情克服的方法克服的方法意志力意志力肯定疗法肯定疗法幽默感幽默感倾诉倾诉屈服于诱惑屈服于诱惑32先做不先做不重要的事重要的事做你擅长的事做你擅长的事晒太阳晒太阳33时间盗贼之二时间盗贼之二 *拖延拖延症兆症兆症兆症兆一、做事不权衡轻重一、做事不权衡轻重一、做事不权衡轻重一、做事不权衡轻重症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子症兆二、当必须着手处理重要报告时，却在整理桌子 上的东西上的东西上的东西上的东西症兆三、本未倒置症兆三、本未倒置症兆三、本未倒置症兆三、本未倒置症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞症兆四、当女朋友提出与结婚，却总是搪塞 34拖延的代价拖延的代价浪费了今天浪费了今天遗憾的生活遗憾的生活烦躁的情绪烦躁的情绪压力下工作的忧虑压力下工作的忧虑问题的不断繁殖问题的不断繁殖健康不良健康不良黯淡的前途黯淡的前途 35时机永远不对时机永远不对时机永远不对时机永远不对 不恰当目标不恰当目标不恰当目标不恰当目标 逃避过重的工作逃避过重的工作逃避过重的工作逃避过重的工作 未定出完成日期未定出完成日期未定出完成日期未定出完成日期逃避不愉快的工作逃避不愉快的工作逃避不愉快的工作逃避不愉快的工作 任务过多任务过多任务过多任务过多为了敷衍塞责为了敷衍塞责为了敷衍塞责为了敷衍塞责 时间估计错误时间估计错误时间估计错误时间估计错误坏习惯坏习惯坏习惯坏习惯过轻松日子过轻松日子过轻松日子过轻松日子拖延的原因拖延的原因情绪性原因情绪性原因非情绪性原因非情绪性原因36请请记住：记住：拖延并不能有效解决问题！拖延并不能有效解决问题！371 1 1 1、思维改变法（倒吃苷蔗法）、思维改变法（倒吃苷蔗法）、思维改变法（倒吃苷蔗法）、思维改变法（倒吃苷蔗法）2 2 2 2、平衡表法（斤斤计较法）、平衡表法（斤斤计较法）、平衡表法（斤斤计较法）、平衡表法（斤斤计较法）3 3 3 3、各个击破法（香肠切片法）、各个击破法（香肠切片法）、各个击破法（香肠切片法）、各个击破法（香肠切片法）4 4 4 4、和某人约定或打赌、和某人约定或打赌、和某人约定或打赌、和某人约定或打赌5 5 5 5、彻底改变过去的习惯、彻底改变过去的习惯、彻底改变过去的习惯、彻底改变过去的习惯6 6 6 6、奖励自己、奖励自己、奖励自己、奖励自己7 7 7 7、无为而治、无为而治、无为而治、无为而治 有效克服拖延时间的方法有效克服拖延时间的方法38时间盗贼之三时间盗贼之三 无效会议无效会议不知道开会用意不知道开会用意不知道开会用意不知道开会用意会议没有目标会议没有目标会议没有目标会议没有目标会议没有资料会议没有资料会议没有资料会议没有资料开会时间太长开会时间太长开会时间太长开会时间太长没有决议没有决议没有决议没有决议尊重每个人的意见尊重每个人的意见尊重每个人的意见尊重每个人的意见39会议成本会议成本=准备会议成本准备会议成本+出席人员薪资出席人员薪资+会议开支会议开支+会议时间成本会议时间成本+出席人员不能办理其它出席人员不能办理其它事情的损失事情的损失40有效会议要点有效会议要点不必要会议不开不必要会议不开会议要有决议会议要有决议只请有关人员参加只请有关人员参加 事先准备好会议资料事先准备好会议资料会议要有明确目标会议要有明确目标开会要控制时间开会要控制时间41会议中注意要点会议中注意要点不等候迟到者不等候迟到者尽量避免其它干扰尽量避免其它干扰重复结论重复结论准时结束准时结束会议评估单会议评估单42项项 目目YESYESNONO此次会议目的是否此次会议目的是否是确是确会议资料是否齐全会议资料是否齐全？是否会提前收到？是否会提前收到会议讨论事项是否会议讨论事项是否依照议程顺利进行依照议程顺利进行各项讨论事项是否各项讨论事项是否依时进行依时进行讨论有否脱离主题讨论有否脱离主题讨论是否达成决议讨论是否达成决议决议的工作是否明决议的工作是否明确的分配了职责？确的分配了职责？并定下完成时限并定下完成时限下次类似会议何时下次类似会议何时再举行再举行改进意见改进意见会议评估表会议评估表会议评估表会议评估表43症症兆：兆：1 1、公文太多、公文太多 2 2、不论轻重缓急、不论轻重缓急 3 3、亲力而为任何公文、亲力而为任何公文时间盗贼之四时间盗贼之四 无效公文处理无效公文处理44有效公文处理原则有效公文处理原则分门别类（分门别类（分门别类（分门别类（急件急件急件急件、待办待办待办待办、追踪、复查、追踪、复查、追踪、复查、追踪、复查、归档归档归档归档、毁弃）、毁弃）、毁弃）、毁弃）标识清晰标识清晰标识清晰标识清晰充分发挥字纸篓充分发挥字纸篓充分发挥字纸篓充分发挥字纸篓文件只处理一次文件只处理一次文件只处理一次文件只处理一次让秘书先过滤让秘书先过滤让秘书先过滤让秘书先过滤*45练习练习例行公文例行公文例行公文例行公文采购单采购单采购单采购单会议通知单会议通知单会议通知单会议通知单问卷调查问卷调查问卷调查问卷调查下属工作报告下属工作报告下属工作报告下属工作报告回复信回复信回复信回复信行政新规定行政新规定行政新规定行政新规定客户搬迁通知客户搬迁通知客户搬迁通知客户搬迁通知n n归入归入归入归入待办待办待办待办n n丢掉或替你做决定的人丢掉或替你做决定的人丢掉或替你做决定的人丢掉或替你做决定的人n n在日历上标明开会时间、地在日历上标明开会时间、地在日历上标明开会时间、地在日历上标明开会时间、地点，然后扔掉点，然后扔掉点，然后扔掉点，然后扔掉n n归入待办归入待办归入待办归入待办n n标明使用日期的待办标明使用日期的待办标明使用日期的待办标明使用日期的待办n n立刻打电话，联络相关人士立刻打电话，联络相关人士立刻打电话，联络相关人士立刻打电话，联络相关人士n n归档归档归档归档n n记下新电话和地址，传阅给记下新电话和地址，传阅给记下新电话和地址，传阅给记下新电话和地址，传阅给同事同事同事同事4647五、有效管理时间的方法五、有效管理时间的方法481 1、工作计划表、工作计划表2 2、三思而后行、三思而后行4 4、会变通、会变通3 3、授权、授权 改进方案改进方案49*方法一方法一拟定计划拟定计划50管理故事管理故事 一条建议一条建议215215万美金万美金51日期日期日期日期今天主要目标今天主要目标今天主要目标今天主要目标次序次序次序次序事项事项事项事项所需所需所需所需时间时间时间时间什么时候处理什么时候处理什么时候处理什么时候处理今天要务今天要务今天要务今天要务执行事项清单（执行事项清单（to do list)to do list)52计划内容计划内容确立目标确立目标确立目标确立目标 运用运用运用运用SMARTSMARTSMARTSMART标准设定标准设定标准设定标准设定 目标分解（香肠切片法）目标分解（香肠切片法）目标分解（香肠切片法）目标分解（香肠切片法）谋求达成目标的各种方法谋求达成目标的各种方法谋求达成目标的各种方法谋求达成目标的各种方法选定最佳方法选定最佳方法选定最佳方法选定最佳方法将方法转化为你的工作将方法转化为你的工作将方法转化为你的工作将方法转化为你的工作编排行事次序并执行编排行事次序并执行编排行事次序并执行编排行事次序并执行定期检讨可行性和适用性定期检讨可行性和适用性定期检讨可行性和适用性定期检讨可行性和适用性53请请记住：记住：要想把工作做好，在你离开办要想把工作做好，在你离开办公室之前，计划第二天的工作！公室之前，计划第二天的工作！54本本日工作达成目标日工作达成目标1、2、3、4、5、为为达成目标达成目标所需履行的所需履行的工作工作优先次序优先次序所需所需时间时间是否完成是否完成每日工作计划表每日工作计划表年年月月日日5556方法二方法二确定重点，工作确定重点，工作排列次序排列次序5780/2080/20原则（巴瑞多原则）：原则（巴瑞多原则）：一组项目中一组项目中80%80%的价值都通常集中的价值都通常集中在该组项目的在该组项目的20%20%上。上。58工作事务分类表工作事务分类表（优先矩阵）（优先矩阵）紧急紧急不不紧急紧急重重要要危机危机急迫的问题急迫的问题有期限计划有期限计划规划规划 预防预防改进改进 创新创新建立人际关系建立人际关系不不重重要要不速之客不速之客某些电话某些电话某些会议某些会议繁琐的工作繁琐的工作浪费时间之事浪费时间之事有趣的活动有趣的活动59偏重第一类事物偏重第一类事物（紧急而且重要）（紧急而且重要）（紧急而且重要）（紧急而且重要）紧急紧急不不紧急紧急重重要要结果：结果：压力大压力大筋疲力尽筋疲力尽危机管理危机管理永远在救火永远在救火不不重重要要60偏重第二类事物偏重第二类事物（重要但不紧急）（重要但不紧急）（重要但不紧急）（重要但不紧急）紧急紧急不不紧急紧急重重要要结果：结果：远见远见平衡平衡纪律纪律自制自制少有危机少有危机不不重重要要61偏重第三类事物偏重第三类事物（不重要但紧急）（不重要但紧急）（不重要但紧急）（不重要但紧急）紧急紧急不不紧急紧急重重要要不不重重要要结果：结果：短视近利短视近利轻视目标与计划轻视目标与计划缺乏自制力缺乏自制力62偏重第四类事物偏重第四类事物（不重要且不紧急）（不重要且不紧急）（不重要且不紧急）（不重要且不紧急）紧急紧急不不紧急紧急重重要要不不重重要要结果：结果：全无责任感全无责任感被解雇被解雇依赖他人依赖他人63处事的处事的4D4D原则原则第一类事物第一类事物做（做（DODO）第二类事物第二类事物做下日记、计划（做下日记、计划（DIARYDIARY）第三类事物第三类事物授权（授权（DELEGATEDELEGATE）第四类事物第四类事物不做（不做（DONOT DODONOT DO）64方法三方法三充分信任的充分信任的授权授权65有效授权六要点有效授权六要点预期的成果预期的成果应守的规范应守的规范可用的资源可用的资源责任的归属责任的归属明确的奖惩明确的奖惩成熟的程度成熟的程度66其它方法其它方法说说“不不”的艺术的艺术“5S5S”打电话的艺术打电话的艺术细心细心67小总结小总结-时间管理准则时间管理准则确定每天例行工作确定每天例行工作处理重要紧急工作处理重要紧急工作工作确定完成期限工作确定完成期限发挥巅峰期发挥巅峰期授权他人授权他人三思而后行三思而后行大脑图大脑图一次做一件工作一次做一件工作追求高标准追求高标准68六、喜之郎时间管理理念六、喜之郎时间管理理念69喜之郎喜之郎时间管理宗旨时间管理宗旨70小小讨论讨论公司时间管理宗旨对您有何意义？公司时间管理宗旨对您有何意义？71时间管理最大收益时间管理最大收益72记忆强化记忆强化73起点起点 -确立目标和安排计划确立目标和安排计划重点重点 -制定事情的优先顺序制定事情的优先顺序关键关键 -下定决心去实行下定决心去实行目的目的 -做事做事“快快”且且“好好”时间管理时间管理74问题处理问题处理75课后课后作业作业 1 1、本次培训的要点和您的收益、本次培训的要点和您的收益？2 2、试举二例阐述您所用到、试举二例阐述您所用到 过本次培训的知识和技能？过本次培训的知识和技能？注：请在半个月之内通过注：请在半个月之内通过OUTLOOKOUTLOOK或书面交由人或书面交由人力资源部张启明力资源部张启明76勤奋、运气或灵活的手腕勤奋、运气或灵活的手腕固然重要，却非关键固然重要，却非关键惟有掌握重点才是成功的不二法门惟有掌握重点才是成功的不二法门辨别事情的轻重缓急辨别事情的轻重缓急急所当急，充分授权急所当急，充分授权是个人管理之钥！是个人管理之钥！77谢谢 谢！谢！78