第十讲行政公文写作与规范.ppt

秘书的文书工作应用文是伴随着阶级和国家的产应用文是伴随着阶级和国家的产生而产生的一种古老的文体，它具有生而产生的一种古老的文体，它具有 多方面的特点。多方面的特点。公文概述一、公文的历史演变（中国）一、公文的历史演变（中国）v1.初创时期（奴隶社会：商春秋）初创时期（奴隶社会：商春秋）v（1 1）甲骨文，最早的应用文。商代神权统治，事事占）甲骨文，最早的应用文。商代神权统治，事事占卜。事前占卜而记录的是卜。事前占卜而记录的是“卜辞卜辞”，即计划决策；事，即计划决策；事后记录的称后记录的称“刻辞刻辞”。v（2 2）尚书尚书上起尧舜下至春秋的文献，首部以应用上起尧舜下至春秋的文献，首部以应用文为主的散文总集。典、谟、训、诰、誓、命等六种文为主的散文总集。典、谟、训、诰、誓、命等六种文体。文体。“典典”为君王颁布的法令；为君王颁布的法令；“谟谟”即谋权，会即谋权，会议记录；训诰，晓谕性文种，如议记录；训诰，晓谕性文种，如酒诰酒诰，后者还用，后者还用于分封赏赐臣民；誓，即誓词，出征时告诫将士的言于分封赏赐臣民；誓，即誓词，出征时告诫将士的言辞，辞，汤誓汤誓；命，指挥、任命与派遣臣工。；命，指挥、任命与派遣臣工。v（3 3）我国公文的起点很高。甲骨文有了较为）我国公文的起点很高。甲骨文有了较为固定的结构形式，固定的结构形式，“前辞前辞”“”“命辞命辞”“”“占辞占辞”“”“验辞验辞”分别表明了占卜的原因、祝告的内分别表明了占卜的原因、祝告的内容、神告征兆和验证结果。西周朝廷文书也已容、神告征兆和验证结果。西周朝廷文书也已出现了程式化，开头常为出现了程式化，开头常为“王亲令王亲令”“”“王令军王令军曰曰”等等。v2.成熟发展时期（封建社会前期：战国成熟发展时期（封建社会前期：战国宋）宋）v（1 1）文种增多）文种增多v（2 2）体式更加程式化）体式更加程式化v（3 3）名篇很多，实用性和文学性结合。）名篇很多，实用性和文学性结合。李斯李斯谏逐客书谏逐客书、诸葛亮、诸葛亮出师表出师表v3.相对稳定时期（封建社会末期，元代相对稳定时期（封建社会末期，元代鸦片战争）鸦片战争）v4.转变时期（鸦片战争建国，半殖民地转变时期（鸦片战争建国，半殖民地半封建社会）半封建社会）v5.公文写作的崭新时期公文写作的崭新时期二、公文的含义二、公文的含义公公务务文文书书简简称称公公文文，它它是是党党政政机机关关、人人民民团团体体、企企事事业业单单位位在在管管理理过过程程中中形形成成的的具具有有法法定定效效力力和和规规范范体式的特定文书。体式的特定文书。广义的公文广义的公文通用公文通用公文专用公文专用公文（外交、军事、司法等）狭义的公文法定公文（国家行政机关公文国家行政机关公文中国共产党机关公文中国共产党机关公文）法定公文法定公文事务文书事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）三、公文的特点1.法定的权威性首先,公文的作者和读者是法定的;其次,适用范围是法定的;第三,发文权限是法定的.2.格式的规范性3.执行的时效性周书周书：“慎乃慎乃出令，令出唯行。出令，令出唯行。”有关法规和国标v中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例(中共中央办公厅1996年5月3日印发)v国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（国务院二OOO年八月二十四日发布）vGB/T9704-1999国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式（国家质量技术监督局1999-12-27发布2001-01实施）vGB/T15835-1995出版物上数字用法的规定出版物上数字用法的规定vGB/T15834-1995标点符号用法标点符号用法vGB/T14706-93校对符号及其用法校对符号及其用法v法定计量单位法定计量单位v公文主题词表公文主题词表vDA/T222000归档文件整理规则归档文件整理规则v机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国国家档案局家档案局2006年年12月月18日公布施行）日公布施行）四、公文文种的规范四、公文文种的规范国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）（国务院二OOO年八月二十四日发布）v命令（令）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。v决定决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。v公告公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。v通告通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。v通知通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。行的事项，任免人员。v通报通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。v议案议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。人民代表大会常务委员会提请审议事项。v报告报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。询问。v请示请示：适用于向上级机关请求指示、批准。：适用于向上级机关请求指示、批准。v批复批复：适用于答复下级机关的请示事项。：适用于答复下级机关的请示事项。v意见意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。：适用于对重要问题提出见解和处理办法。v函函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。批准和答复审批事项。v会议纪要会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。：适用于记载、传达会议情况和议定事项。中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（14种）（中办（中办1996年年5月月3日印发）日印发）三个系统所使用公文文种比较三个系统所使用公文文种比较决定、通知、意见决定、通知、意见通报、报告通报、报告请示、批复请示、批复函、会议纪要函、会议纪要公告公告通告通告命令命令议案议案决议、公报、条例、规定、指示决议、公报、条例、规定、指示税税务务政政行行党的机关党的机关13种种（14种）种）12种种公公文文按按其其行行文文方方向向，可可分分为为上上行文、下行文、平行文。行文、下行文、平行文。按内容及所限定的阅读范围程度，按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。公文可分为秘密公文、普通公文。按时限要求，公文可分为紧急公按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。文和常规公文。按行文关系和行文方向分类上行文下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。下行文上级机关向下级机关送发的公文，主要有命令、决定、指示、批复等。平行文向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。按具体职能分指挥性公文报请性公文知照性公文建议性公文商洽性公文实录性公文按紧急程度分特急急件按保密级分绝密机密秘密公文的类型及分类方法 五、公文的一般格式五、公文的一般格式v（一）（一）公文格式的涵义公文格式的涵义v格式，原指法律文书，是法律的一格式，原指法律文书，是法律的一种。种。v隋书隋书高祖纪高祖纪：“自古哲王，自古哲王，前人作法，前帝后帝，沿革随时，前人作法，前帝后帝，沿革随时，律令格式，或有不便于事者，宜依律令格式，或有不便于事者，宜依前敕修改，务当政要。前敕修改，务当政要。”v隋代以后，法有律、令、格、式之别。隋代以后，法有律、令、格、式之别。v格，指官吏处事的原则；式，指则列。格，指官吏处事的原则；式，指则列。v格式，通常指有关官署制度、组织、官格式，通常指有关官署制度、组织、官员员职权等法则，后来泛指规格样式。职权等法则，后来泛指规格样式。v公文格式就是公文的规格样式，即公文各组公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在文面上的表现形式，也叫公文的外成部分在文面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。部组织形式。（二）公文格式的作用（二）公文格式的作用v公文格式反映了公文的客观需要和内在公文格式反映了公文的客观需要和内在规律，体现了公文的权威和功能。规律，体现了公文的权威和功能。v公文格式是公文的权威性和严肃性在形公文格式是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。证作用。v（三）公文的格式v1、眉首v2、主体v3、版记眉首眉首主体主体版记（1 1）眉首）眉首v“红头文件红头文件”v红色间隔线以上部分内容，就是眉红色间隔线以上部分内容，就是眉首（文头）部分。包括首（文头）部分。包括秘密等级和保密秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人字号、签发人等内容，等内容，“绝密绝密”、“机机密密”级公文还应当标明级公文还应当标明份数序号份数序号（一般（一般简称简称“份号份号”）。）。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发眉首：眉首：包括包括公文份数序公文份数序号、秘密等号、秘密等级和保密期级和保密期限、紧急程限、紧急程度、发文机度、发文机关标识、发关标识、发文字号、签文字号、签发人等。发人等。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发1.公文份数公文份数序号是将同序号是将同一文稿印制一文稿印制若干份时每若干份时每份公文的顺份公文的顺序编号。序编号。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发2.秘秘密密等等级级和和保保密密期期限限，表表明明“绝绝 密密”、“机机 密密”和和“秘秘 密密”。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发3.紧紧急急程程度度，标标明明“特特急急”、“急件急件”。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发4 4发发发发文文文文机机机机关关关关标标标标识识识识 ，由由由由发发发发文文文文机机机机关关关关全全全全称称称称或或或或规规规规范范范范化化化化简简简简称称称称后后后后加加加加“文文文文件件件件”组组组组成。成。成。成。例如：例如：山东省工商行政管理局文件山东省工商行政管理局文件中共中央文件中共中央文件000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发5.发发文文字字号号，由由发发文文机机关关代代字字、年年份份和和序序号组成。号组成。例如：例如：鲁办鲁办200320号号国发国发200440号号机关代字机关代字年号年号序号序号机关代字机关代字年号年号序号序号发文字号常见错误：2008号（年份应用六角括号“”括起）08号（年份应全写）200804号、2008第4号（序号不编虚号）000001机密年特急文件文件发号签发人：关于关于问题的请示问题的请示（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：请示抄送：，。（印发单位）2年年日印发6.上上 报报 的的公公文文需需标标识识签签发发人人姓姓名名。此此时时发发文文字字号居左侧。号居左侧。（上行文眉首部分）（上行文眉首部分）机密市人民政府市政发20071号 签发人：（下行文眉首部分）（下行文眉首部分）0000001机密一年特急市人民政府文件市政发20071号000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发7.红红 色色反线反线。2、主体红色间隔线以下，主题词（不含）以红色间隔线以下，主题词（不含）以上部分，为主体部分。上部分，为主体部分。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发主主 体体包包 括括标标 题题、主主送送 机机 关关、正正 文文、附附件件、成成 文文日日 期期、公公文文 生生效效 标标识识、附附 注注等。等。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（1）标标题题：由由发发文文机机关关名名称称+关关于于+主主要要内内容容+的的+公公文文种种类类构构成成。发发文文机机关关、主主要要内内容容、公公文文种种类类称称为为公公文文标标题题三三要要素。素。例如：例如：中国银行中国银行关于发现伪造人民币关于发现伪造人民币的的通报通报发文机关发文机关主要内容主要内容文种文种关于召开教师节表彰大会关于召开教师节表彰大会的通知的通知省略发文机关省略发文机关通告通告省略发文机关、主要内容省略发文机关、主要内容标题常见的病例八方面：v一、要素不全v二、乱用文种v三、隶属不清v四、提炼不精v五、题不达义v六、用词重叠v七、滥用符号v八、标注不规范、部、部、部、部、部、部、部部优先提高有突出贡献的中青年科学技术优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知管理专家生活待遇的通知介介介介词词词词“关关关关于于于于”应应应应用用用用未未未未用用用用。以以以以标标标标题题题题中中中中四四四四个个个个机机机机关关关关联联联联合合合合发发发发文文文文，其其其其办办办办文文文文意意意意图图图图应应应应是是是是面面面面向向向向全全全全国国国国各各各各单单单单位位位位的的的的，但但但但也也也也可可可可理理理理解解解解为为为为只只只只是是是是面面面面向向向向本本本本系系系系统统统统，易易易易产产产产生生生生歧歧歧歧义义义义，其其其其原原原原因因因因是是是是在在在在发发发发文文文文机机机机关关关关与与与与理理理理由由由由之之之之间间间间缺缺缺缺少少少少了了了了介介介介词词词词“关关关关于于于于”，应补上。，应补上。，应补上。，应补上。病例：病例：标题的提炼v如:xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知v改为:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知v或:XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知从下面这句话中概括可以作为标从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：题的主要内容：概括为：废止部分规范性文件概括为：废止部分规范性文件某市人民政府对历年来制定的某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件共有几十件。题不达义v一是事由偏跑一是事由偏跑如如XXX关于草原灭鼠的请示关于草原灭鼠的请示，从题意上看，是，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决解决“灭鼠经费灭鼠经费”的请示，应改写为的请示，应改写为XXX关于要关于要求解决草原灭鼠经费的请示求解决草原灭鼠经费的请示。v二是题大义小二是题大义小如如关于企业技术、人才开发的若干规定关于企业技术、人才开发的若干规定，而文，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题具体规定，标题“帽子帽子”太大，使题文不完全相符。太大，使题文不完全相符。v三是题小义多三是题小义多如如关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知通知，标题的事由主旨是，标题的事由主旨是“筹备筹备”二字，而正文中二字，而正文中不仅详细介绍了不仅详细介绍了“争创活动争创活动”的意义、内容、方法，的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为标题题义过小难于表达和带动正文。此标题可改写为XXx关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知关干开展争创人民满意的基层站所活动的通知。v四是题义不清四是题义不清如如XX县人民政府关于粮食问题的通知县人民政府关于粮食问题的通知，其中就缺，其中就缺少少“价格价格”、“收购收购”等词语来限制中心词等词语来限制中心词“问题问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。达公文的主要内容。v改错：改错：v1、关于、关于XXX问题的请示报告问题的请示报告v2、关于摆设摊点的通知、关于摆设摊点的通知v3、关于做好、关于做好二二五五年年表彰优秀工作者的通表彰优秀工作者的通知知v4、教育部、财政部关于印发、教育部、财政部关于印发XXX的通的通知知要求：要求：1、准确简要概括公文主要内容，符合语、准确简要概括公文主要内容，符合语法规范；法规范；2、标题的排列居中，字数较多需要转行、标题的排列居中，字数较多需要转行时，要注意排列美观；最好不要将一个结时，要注意排列美观；最好不要将一个结构紧密完整的词或者词组拆开；构紧密完整的词或者词组拆开；3、除引用法规、文件等名称外，标题一、除引用法规、文件等名称外，标题一般不用标点符号。般不用标点符号。教育部财政部教育部财政部关于印发关于印发XXXXXX的通知的通知练习v人民银行某县支行打算上一套办公自动化设备向上级申请资金。v中国人民银行某县支行关于购置办公自动化设备的请示中国人民银行某县支行关于申请购置办公自动化设备经费的请示000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（2）主主送送机机关关，即即公公文文的的主主要要行行文文对对象象。除除直直接接面面向向社社会会发发布布的的普普发发性性公公文文外外，一一般般都都有有主主送送机机关关 主送机关主送机关是公文的主要受理单位，它的位置是公文的主要受理单位，它的位置在正文左上方顶格排列，因此有人叫在正文左上方顶格排列，因此有人叫“抬头抬头”，名称后用冒号。有多个主送机，名称后用冒号。有多个主送机关时，按重要性依次排列，每个机关间关时，按重要性依次排列，每个机关间用顿号或者逗号隔开。用顿号或者逗号隔开。v上行文：只有一个主送机关v平行文：一般都有，且可以多个vv下行文：针对性强的发批复、指示性通知应有主送机关，收文对象无法限定的则没有。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（3 3）正正正正文文文文，是是是是公公公公文文文文的的的的主主主主体体体体，是是是是反反反反映映映映公公公公文文文文具具具具体内容的部分。体内容的部分。体内容的部分。体内容的部分。公文多层次的结构序数标识方法：第一层次“一、”“二、”“三、”第二层次“（一）”“（二）”“（三）”第三层次“1.”“2.”“3.”第四层次“（1）”“（2）”“（3）”000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（4）附附件件，是是指指随随公公文文转转发发、报报送送的的文文件件或或资资料。料。附件附件v是指随公文一并发出的其他公文或是指随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。常见的材料，附件与正文有同等效力。常见的附件有两种形式：附件有两种形式：v一是正文只起批准、发布、印发、一是正文只起批准、发布、印发、转发、批转作用，其内容很短，公文的转发、批转作用，其内容很短，公文的主要内容是附件。主要内容是附件。v二是只是补充说明正文某一方面内二是只是补充说明正文某一方面内容的事件、图表、统计数字等。容的事件、图表、统计数字等。注：注：如有序号用阿拉伯数码，如如有序号用阿拉伯数码，如附件：附件：1.XXXXXX1.XXXXXX附件名称后不用标点符号附件名称后不用标点符号附件应与正文一起装订，并在左上附件应与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标识角第一行顶格标识“附件附件”（和序号），（和序号），序号和名称应前后一致。序号和名称应前后一致。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发此此处处的的发发文文机机关关可可以以写写，也也可省略。可省略。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（5 5）成成成成文文文文日日日日期期期期，公公公公文文文文生生生生效效效效的的的的时时时时间间间间，一一一一般般般般公公公公文文文文以以以以负负负负责责责责人人人人签签签签发发发发的的的的日日日日期期期期为为为为准准准准。成文日期成文日期v是公文形成与生效的时间标识。是公文形成与生效的时间标识。v如何确定公文成文日期：如何确定公文成文日期：v签发的公文以负责人签发的日期为准签发的公文以负责人签发的日期为准v联合行文以最后签发机关负责人签发日期为联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准准v会议通过的公文以会议通过的日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准v需上级机关或立法机关批准的以批准日期为需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准准v电报发出的公文以发出的日期为准电报发出的公文以发出的日期为准v一般公文以印发日期为准一般公文以印发日期为准000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（6）公公文文生生 效效 标标 识识是是 证证 明明 公公文文 效效 力力 的的表表现现形形式式。它它 包包 括括 发发文文 机机 关关 印印章章 或或 签签 署署人姓名人姓名。印章（1 1）单单一一机机关关制制发发的的公公文文在在落落款款处处不不署署发文机关名称，只标识成文时间。发文机关名称，只标识成文时间。（2 2）联联合合行行文文需需加加盖盖两两个个印印章章时时，应应将将成成文文时时间间拉拉开开，左左右右各各空空7 7字字；主主办办机机关关印印章在前。章在前。（3 3）当当联联合合行行文文需需加加盖盖3 3个个以以上上印印章章时时，为为防防止止出出现现空空白白印印章章，应应将将各各发发文文机机关关名名称称（可用简称）排在发文时间和正文之间。（可用简称）排在发文时间和正文之间。联合行文末页公文版式印章加盖方式有两种：印章加盖方式有两种：一种是下套方式，适用于带有国徽、一种是下套方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章，标准为国徽和印章下弧没有文字的印章，标准为国徽和文字不压成文日期，仅下弧压在成文日期文字不压成文日期，仅下弧压在成文日期上，称为上，称为“齐年盖月”。另一种是中套方式，适用于印章下弧另一种是中套方式，适用于印章下弧有文字的印章，要求是印章的中心线压在有文字的印章，要求是印章的中心线压在成文日期上。成文日期上。下套方式，又叫“齐年盖月”中套方式注意事项v一是公文印章必须和正文同处一页不得一是公文印章必须和正文同处一页不得采取标识采取标识“此页无正文此页无正文”的方法解决。的方法解决。v二是不能出现空白印章；二是不能出现空白印章；v三是印章之间不能相交或相切，也不宜三是印章之间不能相交或相切，也不宜太远，相距不超过太远，相距不超过3 3。印章常见错误印章常见错误发文日期盖住国徽发文日期上不能出现发文机关发文日期应用大写数字发文日期中的零应 写为“”000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发7.7.附注是指需要说附注是指需要说附注是指需要说附注是指需要说明的其他事项。明的其他事项。明的其他事项。明的其他事项。一般是对公文的一般是对公文的发放范围、使用发放范围、使用事项加以说明。事项加以说明。如如“此件发至县此件发至县团级团级”、“此件此件可见报可见报”请示应当在附请示应当在附注处注明联系人注处注明联系人的姓名和电话。的姓名和电话。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发（三三）版版记记包包括括主主题题词词、抄抄送送机机关关、印印发发机机关关和和印印发发日日期期、版版记记中中的的反反线线、版版记记的的位置等。位置等。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发1.主主题题词词是是用用 于于 揭揭 示示公公文文内内容容，便便 于于 公公 文文检检 索索 查查 询询的的 规规 范范 化化词。词。市关于发展外向型经济的若干补充规定主题词：经济 开放 政策 规定国务院关于加强水土保持工作的通知主题词：农业 水土保持 通知标识步骤：标识步骤：审读文稿审读文稿分析主题分析主题查阅词表查阅词表著录标引著录标引标识方法：大标识方法：大小内容小内容形式形式类别词类别词类属词类属词文种文种标识数量：主题词一般为标识数量：主题词一般为3至至5个词。个词。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发2.2.抄抄抄抄送送送送机机机机关关关关，是是是是除除除除主主主主送送送送机机机机关关关关外外外外需需需需要要要要执执执执行行行行或或或或知知知知晓晓晓晓公公公公文文文文内内内内容容容容的的的的其其其其他机关。他机关。他机关。他机关。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发3.印印发发机机关关和和印印发发日日期期印印发发机机关关是是指指公公文文的的印印制制主主管管部部门门;印印发发日日期期以以公公文文付付印印的时间为准。的时间为准。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发4.版版记记中中的的反反线线。版版记记中中各各要要素素之之间间加加一一条条反反线线隔隔开开，是是为为显显示示各各要要素素之之间间的的区区别别。000001机密年特急文件文件发号关于关于工作的通知工作的通知（主送机关名称）：（正文）。附件：12（发文机关名称）二年年日（印章）（附注：）主题词：通知抄送：，。（印发单位）2年年日印发5.5.版版版版记记记记的的的的位位位位置置置置。版版版版记记记记置置置置于于于于最最最最后后后后一一一一面面面面，版版版版记记记记的的的的最最最最后后后后一一一一个个个个要要要要素素素素置置置置于于于于最最最最后后后后一一一一行。行。行。行。六、公文的用纸和印装规格v(一一)公文用纸规格公文用纸规格v公文用纸一般采用国际标准公文用纸一般采用国际标准A4A4型纸，即型纸，即210 210 mmmm297 mm297 mm。公文页边和版心尺寸：公文页边和版心尺寸：天头（上白边）天头（上白边）:37mm:37mm1mm1mm，订口（左白边）订口（左白边）:28mm:28mm1mm,1mm,版心尺寸：版心尺寸：156mm156mm225mm225mm（不含页码）。（不含页码）。v(二二)排印排印v一律从左而右横排、横写。v少数民族按其习惯书写和排印。v横排的公文在左侧装订。v每页22行，每行28个字v（一）相关要求：（一）相关要求：文号：版头下空文号：版头下空2 2行；反线：字号下行；反线：字号下4；标题：反线下空标题：反线下空2 2行（标准行：行（标准行：3号字号字7/83号字号字）；）；日期：右空日期：右空4字。字。页码：版心下页码：版心下一行，左右各置一一字线，一行，左右各置一一字线，右（左）空右（左）空1字。字。公文各种规定规格全览公文各种规定规格全览（二）各种字号（二）各种字号秘密等级和保密期限：秘密等级和保密期限：3号黑体；号黑体；紧急程度：紧急程度：3号黑体；号黑体；版版头：不大于头：不大于“2215”的红色宋体；的红色宋体；发文字号：发文字号：3号仿宋；号仿宋；签签发发人：人：“签发人签发人”三字用三字用3号仿宋，签名用号仿宋，签名用3号楷体；号楷体；公文标题：公文标题：2号宋体；号宋体；公文正文：公文正文：3号仿宋（包括主送机关、附件名）；号仿宋（包括主送机关、附件名）；主主题题词：词：“主题词主题词”三字用三字用3号黑体，词目用号黑体，词目用3号宋体；号宋体；页页码：码：4号阿拉伯数码。号阿拉伯数码。0000001机密一年特急市人民政府文件市政发号市人民政府 关于的通知：。附件：1.2.市人民政府(印)年月日 注释：1.2.主题词：抄送：、市人民政府办公厅秘书处 年月日印发No：0001机密特急中共 委文件发20号中共 委 关于 的决定(20年月日)。(此件发至)主题词：决定抄送：、中共委办公室20年月日印发(共印份)中共 市委员会文件20号中共 市委员会关于切实做好减轻农民负担工作的决定。中共市委员会(章)20年月日(此件发至村级党支部、村民委员会，传达到全体农民群众)主题词：减轻农民负担决定抄送：省委、省人大常委会、省人民政府、省农办、省减负办中共市委员会办公室20年月日印发(共印份)密级会议纪要20第次主持：出席：列席：记录：月日。主题词：分送：、办公室年月日印发(共印份)中共 党组文件20号签发人：中共 党组关于 的报告：。中共党组(章)20年月日主题词：报告办公室20年月日(共印份）密级会 议 纪 要20第次 。主题词：发：、(共印份)中共办公室文件20号 中共 办公室 关于印发 细则的通知，：细则已经同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。中共办公室20年月日 细则第一章第一条。第二条。第二章第三条。第四条。主题词：细则通知中共办公室20年月日(共印份)中共 委发电发往等级密级发电20号机号中共委关于的通知、：。中共委20年月日主题词：通知中共办公室20年月日印发(共印份)内部传真电报发往签批地址盖章发等级部委号传电20号机号收中共办公室关于的通报，：，。中共办公室20年月日主题词：通报办公室20年月日印发(共印份)七、公文行文制度v行文制度是指应用文书在运行传递行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。和行文规则等。（一）行文方向 公文是机关、团体、企事业单位内部管理或外部交流的主要载体，发文不但“应当确有必要”，而且应有一定的秩序，要按照机关的隶属关系、职权范围来确定，从而构成了不同的行文关系。对本机关下属单位对本机关下属单位的行文，即自上而的行文，即自上而下的发文。下的发文。命令命令（令）、决定、通（令）、决定、通报、批复报、批复具有隶属关系的下具有隶属关系的下级机关对上级领导级机关对上级领导机关的行文，如请机关的行文，如请示、报告等。示、报告等。平行机关或隶属的平行机关或隶属的机关之间的行文，机关之间的行文，不分系统、级别、不分系统、级别、地区。地区。函、平行性函、平行性通知、议案等通知、议案等上行文上行文下行文下行文平行文平行文（二）行文方式v是由工作需要和机关单位的组织关系所是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。决定的行文方法和形式。v可从三个方面分类：可从三个方面分类：按受文机关或行文对象的范围分类按受文机关或行文对象的范围分类按发文机关的个数分类按发文机关的个数分类按行文对象的主次分类按行文对象的主次分类按受文机关或行文对象的范围分类按受文机关或行文对象的范围分类v1逐级行文逐级行文v2越级行文越级行文v3多级行文：发文机关向直接上级并向非直多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。性行文。v4普发行文：发文机关向所属所有的机关一普发行文：发文机关向所属所有的机关一次性行文。次性行文。v5通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。机关、群众一次性泛向行文。按发文机关的个数分类按发文机关的个数分类v1单独行文单独行文只有一个机关署名发出的公文。只有一个机关署名发出的公文。v2联合行文联合行文由两个或两个以上平级机关联合署名发出的由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。公文。按行文对象的主次分类v1主送主送发文机关直接针对与行文内容关系最密切、发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。需主要负责受理公文的机关单位行文。v2抄送抄送发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。文内容的其他机关单位行文。（三）行文规则v是行文中应遵循的规矩、要求和原则。是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。公文运行过程中的体现。v公文的公文的“行文规则行文规则”内容，可归纳为十内容，可归纳为十个方面。个方面。1.行文应当确有必要，注重效用v机关行文必须本着机关行文必须本着“少而精少而精”的原则，的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。和发文范围，行文应当确有必要。2.行文根据的规则v公文的行文关系是指发文机关与收文机公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。关之间文件的往来关系。v行文关系根据隶属关系和职权范围确定。行文关系根据隶属关