浅谈企业采购成本管理与库存控制策略.doc

浅谈企业采购成本管理与库存控制策略摘 要采购成本分析及对采购成本的有效控制对一个企业的经营业绩至关重要。尤其是面对当前零售业的激烈竞争，采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且体现在产品成本的下降，利润的增加，及企业竞争力的增强。因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本，增加利润直接手段之一。结合采购成本的相关构成要素，本文分析了当前企业采购成本分析与控制的成功案例和存在的不足，探讨如何有效的进行采购成本控制，并进一步促进企业经济效益的提高和综合竞争能力的提升。关键词 采购成本，采购成本控制，企业管理一、企业采购成本和库存概述（一）企业采购成本概述1、企业采购成本的概念采购是企业的一个重要环节，是指在市场经济的自由条件下，通过商品流通环节将货币资本与商品实物进行转换和交易；同时采购也是指各个企业和个人获得商品的过程，也是企业对获得商品的途径、方式一起商品的价格质量等因素进行预测、选择的过程。采购成本是衡量企业采购环节的一个重要指标因素，采购过程中的成本可以分为显性的、可计算的成本，也包括隐形的机会成本。显性采购成本主要是指采购过程中实际产生的货币金钱支出，而隐形成本则是指在采购活动中可能产生的机会成本和要素。这两种采购成本形式相互作用，在采购过程中表现为各种不同的形式，影响着采购成本的大小。2、企业采购成本构成要素企业的采购成本构成具有多元化和动态变化的特点，影响企业采购成本的主要因素包括价格、采购数量以及市场动态信息、物流信息等等。具体可以分为以下几个方面：第一，采购成本的微观因素，包括采购的货物价格、商品数量以及相应的产品质量，也包括采购商品的物流运送方式、货物储存方式等等。微观要素主要关系到企业采购商品的自身特征和性质；第二，采购成本的宏观要素，主要包括采购成本的选择方式，采购的主要模式和采购策略，还包括采购商品的市场要素以及宏观的经济环境和政策环境。3、企业采购成本控制的意义在现代企业的经营管理过程中，采购是非常重要的缓解。对于企业而言，采购的数量、价格、质量等等关系到企业的销售业绩和总体的竞争力。而在采购的各个环节和管理要素中，采购的成本控制又是最为核心的因素之一。首先，采购成本控制影响着企业的经营业绩，关系到企业整体的成本控制效果；其次，采购成本的控制盒采购成本的总体下降可以减少企业总体先进的流出，帮助企业完善现金流和财务管理体系；此外，采购成本的控制是企业增加利润、增强企业总体竞争力的有效手段。对于企业而言，商品总类繁多，市场竞争非常的激烈；因此，企业成本的有效控制特别是采购环节的合理成本调控，可以增加企业的价格优势，扩大市场占有率和市场竞争力。（二）库存概述库存是企业为了保证正常经营和运作而储备的一定数量的货物，它在企业的生产经营过程中发挥重大作用。对于家具企业的库存管理的研究是十分必要的，它将有助于解决我国家具企业库存管理效率低下的问题，使企业在满足顾客需求，提高客服务水平的同时，降低成本，提高经济效益，而且，对于大幅度提高家具企业的资金周转率和回报率以及提升企业竞争力也具有特别重要的意义。二、企业采购成本的影响因素（一）议价能力商品的采购价格是影响企业采购成本的直接因素之一。企业在采购过程中通过各种方式获得商品的采购报价，并且直接影响到企业的成本控制，通过采购商品的议价来调控企业的采购成本的高低。在企业采购的过程中，与供应商的关系以及相对应的议价能力将直接影响到商品的采购价格，进而影响到企业采购成本的控制。（二）物流配送企业在采购过程中必须要对所采购的商品进行相应的物流运送，包括采购过程中的商品包装、商品运输装卸、储存以及物流发送等环节。对于采购成本而言，所采购的商品的物流运输费用、包装费用等方面的指出是采购成本的重要组成部分，也将影响到随后的商品加工环节和销售环节，影响着采购价格和总体的成本控制。（三）库存管理采购成本中的库存因素主要是与采购商品的库存数量、库存时间以及商品保管条件等方面有关，主要是指采购后对商品储存所产生的费用。包括采购商品储存的设施费用、成本费用、人工费用、折旧费用以及可能产生的税费和保险费用等等。这些费用都会计入到产品的采购成本中，而且随着采购商品订货数量和详细要求的不同而有所变化。（四）销售模式在当今的市场环境下，客户的满意和需求是市场最大的动力；在企业的采购环节中，采购的要求是由销售目标决定的，而销售的具体内容又是由客户和市场需求所决定的。因此，企业所采取的销售形势和目标将会影响到企业的采购内容、采购价格、采购方式以及相应配套的物流储藏等环节，进而影响到企业的采购成本。（五）售后服务对于企业而言，售后服务是其供应链环节的的末端，直接影响着企业的市场声誉和消费者的认可度。同时，企业的售后服务也在间接地影响着商品的采购环节，对于企业而言，不同的售后服务体系对企业的采购成本有着不同的影响。售后服务的方式影响着采购环节的时间点、采购数量、订货采购方式以及装配方式和库存环节；同时，适当的采购方式也能促进售后服务体系的不断完善，提高售后服务的高效运作。三、企业采购成本控制中存在的问题（一）对采购成本管理重视不够目前部分企业忽略对采购的综合管理，采购管理的制度和规则都不够详细规范。部分企业甚至简单地认为采购仅仅需要减少支出，应当将企业的主要资金投入到市场销售、产品研发等其他领域和部门。但是，忽略对采购的综合管理将会阻碍企业的采购活动规范进行，会计管理工作会面临制度混乱、程序模糊的问题，给采购部门和采购人员制造了进行暗箱操作的机会，增加了采购环节的不必要的资金浪费，进而增加了采购成本。同时，盲目低成本的采购运作和对采购环节的不重视将会影响企业商品的总体质量，进而影响企业的市场信誉和顾客认可度，影响企业的综合竞争能力。（二）采购成本控制模式落后当前企业的采购重点往往着眼于与供货商之间的价格谈判和采购价格控制，对于采购成本的其他要素并不关心，采购的具体模式也比较落后。对于采购商品的质量、交货时期、物流程序以及其他相关的采购控制环节都没有进行合理的规划，很多企业的采购组织过程和采购战略还停留在价格谈判和质量控制两个方面，并没有关注与公司发展相适应的采购战略模式选择。当前，这种落后的采购模式阻碍了企业的采购成本控制，从长远来看将会阻碍企业的进一步发展。（三）采购人员缺乏专业素养在当前的企业中，往往忽略采购的重要性和技术含量，特别是面对中国这种供大于求的买方市场，采购人员的观念往往非常肤浅；但是随着市场的不断发展，商品的价格、供应数量和采购的模式正在不断的发展变化，因此对于采购人员来说必须具备专业的采购知识和相关的市场经济素养，才能了解市场的动向和采购的技术，帮助企业提高采购时的竞争筹码，有效降低采购成本，促进采购环节的优化配置。（四）供应商管理不善对于很多企业而言，供应商的管理并不是其工作的重点。大部分的企业对于采购供应商的管理往往是集中在公司的采购部门，对于自己的供应商缺乏相应的评价体系，并没有进行严格的招标制度和供应商选择，其对于供应商的主要考核内容也仅仅局限在供应商提供的价格方面。忽略对供应商的管理往往会造成企业之间合作的不稳定性，对于供应商的总体状况和长期发展前景也不够了解，供应商品的质量和后续服务往往不能达到要求。同时，目前部分企业只遵循传统模式，与供应商之间的工作流程和相关采购环节也不够透明，加剧了采购的人力消耗和资金消耗。（五）库存管理薄弱部分企业为了避免在销售过程中出现商品短缺和缺货的现象，往往将采购的商品过多的储存在仓库中，造成了商品的积压；同时，由于在仓储过程中不重视对于商品的分类摆放和储存原则，没有按照商品的不同属性、市场需求度等进行分类安排，不分主次的将所有商品统一储存在仓库中。这种仓储管理环节的薄弱，造成了采购部门和企业的销售部门很难发现企业商品周转的详细情况，采购部分很难对采购商品的数量和市场欢迎度进行总结，在采购时可能出现对热销商品的采购不足造成货物短缺；或者过多地采购不需要的产品，造成库存的积压，进而进一步增加商品的采购成本。四、我国企业控制采购成本的途径（一）加强对企业采购成本的重视企业应到对自身的采购流程进行合理的规范操作，建立合理的采购管理体系和规范制度。企业的采购部门应当对所有的采购商品和数量建立信息化的数据档案，了解采购商品的报价和质量，分析采购商品的市场需求数量和其他相关问题。同时，在采购管理的过程中要规范采购的操作流程，对采购人员和采购部门的行为进行明确的规定，促进采购过程的规范化、流程化和透明化，减少采购过程中的不必要开支。此外，企业可以建立采购价格估价体系，由公司的相关财务部门建立价格评判组，收集供应商的报价，并结合当前的市场价格进行合理的评价，与供应商之间不断更新供货价格，保证对采购价格的有效控制，防止出现采购价格高于市场平均水平的情况。（二）完善企业采购成本控制模式对于我国的企业而言，控制采购成本的最主要、最根本的方法就是合理选择自己的采购模式。首先要加强对市场采购信息的收集和处理，了解多元化的采购信息，例如采购商品的生产状况、主要生产地区、产品结构和市场供需情况；掌握市场的物流机制和仓储信息，了解采购商品的市场竞争状况和其他竞争对手的采购结构。并且将这些市场信息进行综合，结合自身的企业状况和发展目标，合理选择采购模式。其次，对于企业而言，可以依靠自身企业规模较大、采购数量较多的优势，进行集中采购，提高自身的议价能力，降低采购的成本。或者从生产厂商直接进行大规模的采购，避免中间不必要环节的费用支出。另外，对于企业而言，需要重视采购环节的重要性，成立采购管理部门和货源管理单位，对企业的采购目标和采购计划进行集中地规划和管理，减少采购物品的差异性，规范采购环节的行为，提高采购流程的标准化，减少不规范的采购行为，增强采购部门与其他业务部门之间的沟通与协调。（三）提升采购人员素质采购人员是采购环节的直接执行着和操作者，对于企业而言，采购环节成本的有效控制必须依靠采购人员素质的不断提升。采购人员必须具备优良的采购技能和市场经验，了解当前的市场信息，能够根据市场的变化进行采购活动的及时处理。在采购过程中，采购人员应当依靠自身的专业素质和采购经验，了解市场信息和采购价格，帮助企业降低采购成本。同时，对于采购人员而言必须提高自身的素质和道德水平，避免在采购过程中出现不规范的行为，影响企业的采购流程。对此，企业应当加请对采购人员的管理和培训，同时对采购人员的行为进行严格的内部监督，防止出现暗箱操作的可能。对于企业而言，需要对采购人员进行合理的制度激励，促进其积极寻求货源，有效地帮助企业控制采购成本。财务部门可以根据市场的基本状况和产品标准制定出采购商品的基本采购价格水平，对采购人员的采购结果进行奖惩；对完成采购任务、并且降低采购价格的采购人员可以进行奖励，将激励机制运用到对采购人员的管理中来。（四）加强与供应商的合作关系企业在于供应商进行合作时，可以效仿沃尔玛的模式，与供应商建立长期稳定的战略合作关系，根据自身的发展选择符合要求的供应商进行长期合作。对于企业而言，在供应商的管理过程中，要了解供应商的相关信息，为了降低采购成本，有效地进行采购成本控制，企业可以与供应商之间推进战略合作采购，建立合作伙伴关系，制定中长期的合作框架和制度，在采购时可以采取年度的采购方式，实现大宗采购和稳定的合作，改变传统的一对一式的短期采购谈判形式，减少采购的操作流程，进而降低采购成本。同时，建立和供应商之间的长期合作可以帮助企业获得更多的采购价格优惠，特别是对具有垄断资源的供应商和竞争有效的商品供应者，更应当建立紧密的战略合作关系，保证自身的货源和采购需求。（五）加强库存管理体系建设1、建立健全库存控制的制度第一，实行存货限量管理，节约资金使用。为了合理节约使用资金，抗御超储积压、盲目购进、脱供、脱销等情况的发生，确保商品的销售和生产的正常运行，就一定要对存货存储进行控制管理，设定每种材料物品、商品的最高和最低的存储量，从而控制存货的资金使用量和存储量。企业的采购商品种类众多，物流体系和储存需求和规范都较高。因此，对于企业而言，可以适当的建立自己的配送体系，在采购过程中避免不必要的物流开支；同时，了解市场的物流信息和物流价格，在适当的时候对企业的采购商品进行运输，控制采购商品的物流成本。在物流仓储的环节，企业要严格做好产品的质量控制体系，对采购商品的储存、出仓以及产品库存的清点等都要详细进行规划和记录，了解采购商品的库存量和市场销售情况，对于积压的商品要进行及时的处理和销售，有效地降低不必要的库存和物流开支，降低采购的总体成本。第二,执行凭证查验收货，核准后在出库、发货，控制存货的收和发。这就形成了凡是库存收货，就必须由专人负责，按照进货凭证来验证名称、质量、数量、型号、规格、生产期、保质期、生产厂家或产地后，再由收货的人员收货后入库；凡是通过仓库发货的，都要经过专人负责销售审核、生产部门签订的生产领用单或是销售发货凭证，在没有错误后发货；作为门卫人员，要检验发货员签字的发货凭条等，确认无误之后放行出库。第三施行由专业人员负责的存货保管，设立详细的帐卡登记收发货，实存量核对。这就要求做到存货的专人保管，而且要有明细的帐卡，每一笔都要登记收发货，结算存量，对实物进行清点核对，达到卡、实物、帐三相相符，以保证存货的安全和完整。2、各个部门之间协调沟通内部控制的效果和效率的提高是要有一个良好的信息系统做保证的。作为企业，要在某种形式下在某个时间段之内，获取、辨别合适的信息，并加以沟通，能使员工顺利的履行职责。信息系统不光是要分析处理企业内部的产生的信息，还要解决外部的活动，事项，以及环境等相关的问题。企业内部控制的效果的好坏是直接由信息系统所决定。例如，在企业中的会计系统的各个环节都是一个控制的过程。一般来说，信息系统在企业中一般有管理系统和财务信息系统；会计是企业的财务信息系统的核心，提供有关企业财务方面的信息，而管理信息系统还提供很多非财务的信息。一个健全的信息系统应该能够提供质量较高的信息，所谓高质量，是指内容适当、及时、正确且可取得28。结论采购是企业经济活动的重要组成部分，也是企业有效降低经营成本的一个关键途径。我们要追求采购过程的经济效益最大化，就要不断降低采购成本，以最小的成本去获取最大的效益，而要做到这一点，关键是要更新会计管理观念，通过采用先进的采购技术和科学的管理方法，努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。结合当前的理论发展背景以及对当前企业采购模式的实践探讨，个人认为做好采购成本控制，需如下几点：首先是公司的领导要高度重视，尤其要重视会计管理工作。成本控制不仅是财务上的事情，而是与公司所有部门、员工都密切相关。为维护公司的利益思想和行动上要保持高度的统一；其次，要有完善的采购环节内部控制制度，和适合本公司自己的财务制度。从供应商购买材料首先要货比三家，要与信誉好、产品好、实力强的供应商合作，对于大宗货物，最好有公司领导亲自前往厂家实地考察，价格的谈判要有两人以上，建议采购人员最好不要决定材料价格，价格的定夺最好是股东来谈，做好公司和供货商的业务沟通。确保采购环节成本从源头上得到控制。 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