综合执法行政处罚案卷管理规定（试行）.docx

综合执法行政处罚案卷管理规定（试行） 为严格规范文书制作，明确案卷审核标准，确保执法文书和案卷完整准确，便于实现全过程留痕和可回溯管理，根据中华人民共和国行政处罚法中华人民共和国档案法等规定，结合我局综合执法工作实际，特制定本规定。第一条  本规定所称行政执法案卷，是指综合执法人员在办理综合行政处罚案件中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图片、声像、证物等不同形式的材料。第二条  综合执法行政处罚案卷分为简易程序案卷和一般程序案卷，行政执法卷宗必须一案一卷。第三条 行政处罚案件在行政处罚决定书作出之日起7个工作日内，执法人员须通过局数字城管指挥中心进行公示并录入，行政处罚案卷在案件结案15个工作日内由执法人员进行整理、编写页码后交市局综合执法大队法规室统一归档，电子版文书材料整理后一并移交。第四条 对于存在分期、缓缴罚款情况的案件，执法人员应当在案审委员会集体讨论决定同意当事人分期、缓缴罚款申请后15个工作日内由市局综合执法大队法规室临时归档，做好登记的同时在分期、缓缴罚款期满前两个月提醒执法人员催缴罚款。 第五条 各执法中队需成立案件审理委员会，依据各自职权完善卷宗，针对重大、疑难及辖区违章建筑案件，需及时召开重大案件集体讨论会，并将集体讨论结果书面材料（复印件）报市局综合执法大队存档，经研究决定无法继续审理的案件可移交至市局综合执法大队案卷制作室，市局综合执法大队案卷制作室不负责一般程序及简易程序案件的制作。第六条  归档的行政执法文书材料，必须是真实、准确、法律手续完备的原件。案件办结后，执法人员要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续或相关证明材料不完备的，应及时补齐或补证，剔除与本案无关及重复的材料。第七条 行政执法文书材料排列按照执法程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。其一般排列顺序为：1.卷宗封面2.卷宗目录3.立案审批表4.现场勘验记录（现场勘验照片需勘验人手写签名）5.责令改正通知书6.调查询问笔录及相关证据材料7.陈述申辩笔录8.案件调查终结报告9.案件审核表10.集体讨论案件记录11.行政处罚事先告知书12.行政处罚听证通知书13.行政处罚听证笔录14.行政处罚听证报告15.行政处罚审批表16.行政处罚决定书17.行政复议或行政诉讼有关文书材料18.分期、缓交罚款申请表19.罚款票据粘贴页20.行政处罚结案审批表21.结案报告22.立卷、验卷情况记载（备考表）（卷底）第八条 行政处罚简易程序案件归档材料包括：1.当场处罚决定书2.罚款收据3.结案报告4.其他文件材料第九条 案件材料整理后，卷内材料依次以阿拉伯数字依次编号，用铅笔在文件正面的右上角编号，背面编号在文件的左上角，背面无信息内容的不编号，卷宗封面、卷内材料目录、卷底不编页码。第十条 当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，应另立卷保管。第十一条 执法人员应认真登记卷内文件目录。卷宗内每份行政执法文书材料登记一个顺序号，卷内文件目录应按卷宗内行政执法文书材料排列顺序逐份登记，标明所在页码。“页码”一栏，只有最后一份文件填起止号，其余各份文件只填起始号。第十二条  卷宗封面所列的各信息需用黑色碳素笔逐项填写完整，书写工整。第十三条 装订前要做好行政执法文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边，纸面过小的书写材料，要加贴衬纸，纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。第十四条 卷宗必须使用A4纸。卷宗装订要牢固，不可漏订。第十五条 卷宗装订以后，在卷底装订线上贴上封纸，并将单位印章加盖于骑缝处。卷宗装订前由市局综合执法大队法规室负责检查卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。第十六条 录音、录像带和证物(单独装袋的)材料，应与卷宗(文字材料)统一排列编号存放(特殊的也可以单独存放)，统一划分保管期限。第十七条 卷宗检查合格后，由市局综合执法大队法规室指定专人保管。归档编号按案件发生年份归档，按结案日期编号，进行登记造册。第十八条 已结案归档的行政处罚卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，必须征得原办案人和归档人员同意，并经办案单位领导批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。第十九条 借阅、调阅行政处罚卷宗按照综合执法档案管理及文书档案借阅制度进行。第二十条 综合执法行政处罚案卷管理工作纳入年度绩效考核和评先选优。凡发生丢失、涂改、伪造、损毁、擅自销毁案卷等行为的，依据相关规定追究责任。第二十一条 本规定由综合执法综合执法局享有最终解释权。 第二十二条  本规定自印发之日起施行。