国际学术会议的筹办及会场布置.ppt

国际学术会议的筹办及会场布置Conference 会场包括举行会议的场所和场内设施。会场包括举行会议的场所和场内设施。从狭义上讲，会议会场仅指会议厅室。但从狭义上讲，会议会场仅指会议厅室。但从广义上讲，它还包括会议厅室外办公和从广义上讲，它还包括会议厅室外办公和活动区域。设计良好的会议会场是确保会活动区域。设计良好的会议会场是确保会议达到良好效果的重要因素，除了可提供议达到良好效果的重要因素，除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更可以参加会议人员舒适的开会环境外，更可以提供较好的临场感，提供会议的效果。提供较好的临场感，提供会议的效果。国际学术会议指的是在某一个人学术领域的一种国际学术会议指的是在某一个人学术领域的一种高水平的重要学术交流形式。学术会议会场布置作高水平的重要学术交流形式。学术会议会场布置作为一种无声的语言，昭示着学术会议的交流氛围、为一种无声的语言，昭示着学术会议的交流氛围、学术理念、学术精神和组织者的品位。学术会议会学术理念、学术精神和组织者的品位。学术会议会场除须提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重场除须提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要是逼真地反映学术会议本身的目的、学术主题、要是逼真地反映学术会议本身的目的、学术主题、交流形式，以及与会者特点和会议特质，使与会者交流形式，以及与会者特点和会议特质，使与会者有一种临场感和体验感，以达到场景、视觉与语言有一种临场感和体验感，以达到场景、视觉与语言交换的良好效果。交换的良好效果。国际学术会议的准备过程国际学术会议的准备过程国际学术会议的会场布置国际学术会议的会场布置会前准备(Preparation)会议计划会议计划1.拟定会议主题，地点，名称，规模拟定会议主题，地点，名称，规模2.成立会务小组，明确会务分工（包括财务，成立会务小组，明确会务分工（包括财务，接待，保安等人员）接待，保安等人员）3.确定会议日期及日程确定会议日期及日程4.4.做出会议经费预算和筹资日程做出会议经费预算和筹资日程会议宣传会议宣传1.初步通知（宣传）初步通知（宣传）2.正式通知及回执（会址，交通，住宿，会正式通知及回执（会址，交通，住宿，会议具体安排，会议多媒体等技术要求）议具体安排，会议多媒体等技术要求）会议材料会议材料1.确定开幕式等公共重大日程发言稿确定开幕式等公共重大日程发言稿2.编印会议指南编印会议指南3.准备会议纪要，讲座论文等的记录要求准备会议纪要，讲座论文等的记录要求（必要时应联系好出版商）（必要时应联系好出版商）会议标识会议标识1.代表资格证代表资格证2.会标，海报，网宣，易拉宝会标，海报，网宣，易拉宝3.与会代表坐场标识与会代表坐场标识会后生活会后生活1.预定交通工具预定交通工具2.安排住宿，餐饮等安排住宿，餐饮等3.联系安排参观，旅游，访问活动联系安排参观，旅游，访问活动4.娱乐活动娱乐活动会场布置会场布置1.会场类型及作为排次会场类型及作为排次2.展台布置展台布置3.多媒体及电动设备多媒体及电动设备会场类型1.礼堂式（剧院式)礼堂式是在会议厅内面向讲台摆放一排陪座椅，中间留有较宽的过道。其特点是：在留有过道的情况下，最大程度的摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度的容纳人数；礼堂式适合单位内部行政动员会议、工作部署会议。2.圆桌式 这种方式是在房间内放置一些圆形或椭圆形的桌子，椅子围绕着桌子摆放，以便所有观众都面向前方。其特点是：不强调主席的重要性，而强调平等，鼓励与会者之间进行讨论。这种布局方式适合于各类讨论会。国际会议常用圆桌方式布局。3.教室式 这种方式是将桌椅按排端正摆放或呈“V”形摆放。这种布置与学校教室一样，在椅子前面有桌子，方便与会者作记录。其特点是：按排布置时有一定的灵活性；参加会议者可有放置资料及记笔记的桌子；可以最大限度地容纳人数。教室式布局适合各类讲座。4.马蹄形（U形）将桌子连接摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆放在桌子外围。通常开口处摆放放置投影仪的桌子，中间会放置植物以做装饰。这种布局方式的特点是：不设主持会议人的回执，可以营造比较放松的氛围；可摆放几个麦克风以便自由发言。马蹄形布局适合展示、研讨等类型的会议。5.中空方形式 将会议室内摆放的桌子摆放成中空方形，不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会U围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，放投影仪的专用小桌子放置在最前端。中空方形式会场会安排主持人的位置，可分别在不同位置上摆放麦克风，以便不同位置的参会者发言。采用此种方式布局会场容纳人数较少，对会议空间有一定的要求。中空方形式会场常用于学术讨论会、座谈会等类型的会议。会场布置会场布置(Venue Layout)Venue layout原则（原则（PrinciplePrinciple）1.1.切合会议主题切合会议主题2.2.追求整体协调追求整体协调。针对大型国际学术会议，我们参考哈佛大学公开课Justice的讲堂布置。它基本上分为三个层次：主讲台，讨论坐席，它基本上分为三个层次：主讲台，讨论坐席，看台坐席。看台坐席。首先是主讲台首先是主讲台采用开放式主讲台，后面背景可以按照会议要求布置幕布，会议标识，宣讲内容等等从另一个视角看，讲台上可以放置投影仪等多媒体设备，丰富报告的形式 讨论坐席有上下两层，呈环形分布，既保证了听讲效果，方便讨论以及台上台下的互动，还在一定程度上，扩大了听讲人数。讨论坐席分为上下两层，基本呈环形分布，既保证了听讲效果，又方便讨论与台上台下的互动，还在一定程度上扩充了与会人数讨论坐席扩展到了两翼，充分利用了空间最上面的是看台坐席，此处可以允许会外人员进入进行全程听讲，相当于充分利用了空中空间。会议接待（会议接待（Reception)1.安排住宿及通知有关事项安排住宿及通知有关事项2.检查会议设备以及人员调动检查会议设备以及人员调动3.会议记录会议记录4.征求与会者对会议要求及相关建议征求与会者对会议要求及相关建议会后安排会后安排(Post-Arrangement)1.1.安排与会人员返回安排与会人员返回2.2.整理会议记录（分类，归档，出版等）整理会议记录（分类，归档，出版等）3.3.工作汇报工作汇报4.4.讲会议结果向媒体等发布讲会议结果向媒体等发布大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式 为保证会议顺利而有趣地进行，讲采取为保证会议顺利而有趣地进行，讲采取大会报告、辩论会、学术沙龙、设问和答大会报告、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式展示等多种学术会议形式谢谢！