技术资料档案管理制度[定稿].doc

第 1 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。技术资料档案管理制度技术资料档案管理制度 定稿定稿 一、总则1.1 为建立、健全公司技术资料档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，特制订本管理制度。1.2 本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、专利成果、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、文字材料、照片等技术资料。1.3 公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本部门的业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。1.4 按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职人员管理。二、技术文件资料的归档2.1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒）移交归档。2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续。2.3 凡需归档的技术文件资料，应尽量做到书写材料优质，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸第 2 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。打印。三、档案室管理人员的职责3.1 集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任。3.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。3.3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。3.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3.5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。四、技术档案的鉴定和销毁 4.1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。4.2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经公司领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。五、技术档案的保管和借阅5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制档案查阅目录。5.2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。第 3 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。5.3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意档案霉变、虫咬、失窃等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。5.4 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅重要的档案要由公司领导批准后方可借阅。技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报。非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。六、技术档案的复制和技术资料的发放6.1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应备份一份。6.2 妥善保管、防止丢失。凡使用者无法提供原文件资料，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复制资料的实际价格核算赔偿。七、技术档案的更改7.1 对技术资料档案实施更改或补充时，应事先通知，并存档备查。7.2 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。如需更换，则要收回更改前的旧档案，并按以上有关规定保存或销毁。第二篇：技术资料档案管理制度技术资料档案管理制度一、必须对技术档案实行集中统一管理，以便利于当前和长远工作的利用。第 4 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。二、严格区分技术档案和技术资料。三、技术资料由档案室单独保管。四、为加强技术档案工作由主任工程师领导，由技术档案员负责，技术档案员必须具有一定技术专业知识，或技术人员。五、档案室的工作任务是：1、参加有关专业性会议，掌握和了解历史过程及生产需要。2、协助领导技术室正确地整理需要归档的技术文件材料。3、搜集、保管、整理和统计本单位的技术档案。负责对技术文件材料的检查验收，保护档案的完整和安全。4、承办技术档案的鉴定，销毁和移交的具体工作。5、提供技术档案为生产、建设和科研、教学服务。6、根据上级方针政策和本单位具体情况，制度并遵守有关规章制度，管理办法等。7、对本单位各部门或车间的技术文件材料，管理工作，进行检查、监督和指导。第三篇：技术资料档案管理制度技术资料档案管理制度1、质量技术资料实行监理试验室、驻地试验室两级管理，监理试验室档案由办公室资料管理员统一管理，驻地试验室由本组指定专人按照中心试验室规定进行管理。归档文件资料要求系统、完整，名称、格式、幅面、编号符合有关规定，责任签署完整、齐全，字迹清晰。2、文件归档应办理文件归档手续，填写 质量文件归档登记表。第 5 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。3、档案借阅必须办理借阅手续，填写档案借阅登记表。外单位借阅质量技术档案应说明原因及借阅范围，经主任批准后方可借阅。凡属保密范围的技术文件不允许外借，只允许有关人员就地查阅，报告委托人查阅、复印、复制检验报告，需经主任批准，但不得查阅、复印、复制原始记录及与委托人无关的其它检验报告。4、档案保密范围1、检验报告及其原始记录2、各标段提供的工程材料供应商的内控标准、配方、工艺、图样3、本项目涉及的、业主规定保密的工程技术资料及科研资料5、各检测室应协助办公室跟踪检测标准的最新动态，对过时不适用的标准及时清理，加盖明显标记防止误用、错用，对无使用价值的，办公室统一回收处理并记录。第四篇：技术档案资料制度技术档案与技术资料管理制度1、档案是人类的重要财富，技术档案与技术资料是生产技术工作的主要依据，电力技术档案与技术资料管理的质量，直接影响通讯的畅通和电网的安全、经济运行，也反映了管理工作的水平。2、为了管好、用好技术档案与技术资料，调度通信所应设专责人管理。建立健全相应的设备技术档案。3、要加强技术图纸的管理，图纸要配备齐全，如发现损坏或有缺项的要及时补齐，设备运行中，电路有变动要及时修改图纸，必要时写变更说明，要有签名，以便日后查找，图纸与实际相符，要保持第 6 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。图纸资料的整洁，不能在图纸上乱写乱画。4、借阅图纸资料要登记、签名，应按规定日期交还，损坏和遗失要追究责任，外单位人员借阅图纸资料，应经所长同意，进行登记后，由借阅人写好借据后方可借阅，并限期归还。5、档案资料应妥善管理，每月由所长检查一次，防霉、潮、虫蛀，并应注意补充、完善，对不按标准要求及时整理、更新的专责人，每月按调度通信所工作考核标准进行扣分，列入当月绩效考核，并作为评选当月工作之星的必备条件之一。6、本制度适用于调度通信所内各班组、专责人，对违反本制度，建档不齐全、不及时或保管不完善者，一旦查出，与绩效考核奖金兑现，并作为年度评先的必备条件之一。借阅图纸资料要登记、签名表第五篇：档案资料管理制度档案资料管理制度为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照建设工程文件归档整理规范等文件的有关要求，结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。（1）归档范围主要为工程和设备档案资料。a.工程档案是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报第 7 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。b.设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。（2）档案保密制度a.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。b.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格第 8 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。c.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。d.对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。（3）档案工作人员岗位职责a.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。b.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作，积极提供利用，为各项工作服务。c.按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。d.积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。e.办理领导交办的其他档案业务工作。（4）档案管理制度a.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。b.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，做到完整安全，存放有序，查找方便c.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。d.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效第 9 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。措施。e.凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。f.档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。（5）档案安全制度a.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。b.每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。（6）档案资料查阅利用制度a.本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。b.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档第 10 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。c.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。d.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。e.查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。（7）档案的收集a.档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。b.工程档案资料按项目收集，档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。c.设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。d.应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。e.勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。f.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编第 11 页 共 11 页书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。g.本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。