02记录控制管理程序.docx

xxxx有限责任公司程序文件记录控制管理程序编号：XX/CX-02版本：A/1页数：第1页，共2页批准日期：20XX-XX-XX生效日期:20XX-XX-XX1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体 系有效运行的证据，为制定纠正预防措施提供依据。2适用范围适用于质量管理体系各部门记录的建立、使用、保存、销毁等过程的管理。3术语和定义4职责4.1 企业管理及改革部是记录的归口管理部门。负责对质量记录的标识、贮存、保护、 检索、保存期限和处置进行控制，负责编制记录一览表，对记录统一编号并 备案各类记录的样本。4.2 各单位负责本部门使用的质量记录的设计、整理、归档、保存，并编制记录一 览表连同记录空白样本报企业管理及改革部备案。当记录样本等相关信息发生变化时 及时到企业管理及改革部进行备案。4.3 实验室所用记录的管理执行实验室管理体系的规定。4.4 对来自供（需）方的记录，原则上谁经办谁负责、谁保管。5管理内容和要求5. 1质量记录范围5. 1. 1.质量体系共有的记录：内部审核记录，管理评审记录、文件控制记录、培训记录、 检验、监测、测量和试验设备的校准记录、纠正预防和改进措施相关记录。5. 1. 2.与产品质量有关的记录：生产记录、运行记录、产品的检验记录、不合格处置记 录、顾客投诉记录。5.2 质量记录的编号2.1原则上以JL/口口-。形式进行编号，即记录/相关单位名称的汉语拼音缩写 字头-编号。各部门可视情况灵活处理，但必须保证每个编号是唯一的。5. 2. 2记录采取编号标识。单页使用的记录在记录表格右上角作编号标识；成册的记录 在封面标明编号、名称、记录起止时间。6. 3记录的形式及要求. 1.记录可以是卡片、表格、图表、报告、磁带、软盘。5. 3. 2.记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。5. 3. 3.填写要求:记录不论采用何种形式记载,都必须按记录设置项目逐项填写，不得缺项;某些项目 不需要填写时，须用“/”明示，做到准确、及时、内容完整、字迹清晰。记录一经填写 完成,原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用。如系 笔误或经证实原有记录不正确，可在原始记录上单线划去原数据，在其右上方写上改正 后的数据并签名或盖章，注上日期。编制：XXX审核：XXX批准：XXX5. 4记录的收集、标识和归档5. 4.1.各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号、日期、页码的连续，以便于查 阅。5. 4. 2对于体系文件规定的记录，应便于存取、检索。5. 4. 3集团企业管理及改革部负责对质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和 处置进行控制，负责编制公司记录一览表，对记录统一编号并备案各类记录的样本。 各单位负责本部门记录的设计、整理、归档、保存，并编制部门记录一览表连同记 录空白样本（可用电子版本）报企业管理及改革部备案5记录的保存和销毁。5.5. 1各部门根据管理体系运行及追溯性等方面要求，具体确定每项记录的保存期限， 并在记录清单中对记录的保存期做出规定。保存期限确定的一般原则如下：a）与产品质量紧密相关的主要记录，其保管期应不低于产品的使用周期；b）与体系认证密切相关的运行、绩效测量等记录保存不少于三年；c）档案管理规定长期保存的要长期保存；d）法律和合同等有要求则按其相关规定执行；e）若顾客有要求的记录，则按顾客要求执行。5. 5. 2记录应保存在安全、干燥的地方，并防止丢失、损坏。5. 5. 3记录不得随意销毁，过期记录须经所在部门核实批准后方可处置。5. 6记录的查阅、借阅。5. 6.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录。若需借阅, 需经双方负责人同意、登记、并限期归还。5. 6. 2若合同有要求，经保存部门负责人核实批准后可外借。5. 7记录的样式、更改、发放。5. 7.1记录样式的更改要经主管领导批准。各部门将更改后的记录样式及时送交企业管理及改革部，由企业管理及改革部对 记录一览表进行相应更改。5. 8对于已经印刷但编号不符合本程序规定的记录表格，在过渡期内按以下处理：5.8. 1每张表单上可以不写编号，但装订后封面上要有编号、名称、记录起止日期；向外传递的记录，每张要标上（手写或印章）新编号，由保存部门收集、装订；5. 8. 3待原记录用完后，重新设计、印刷时，记录格式按5. 2条款执行。6. 9外来记录的控制：外来记录由接受部门保存，无特别规定，一般保存期为3年。6相关文件1 XX/CX-01文件控制管理程序