印章管理制度模板.docx

印章管理制度模板1、目的为加强公司印章管理，规范印章的刻制与使用流程，保证公司印章使用的正确性、规范 性和严肃性，有效地维护公司利益，制定本制度。2、范围适用于公司范围内的印章管理。3、职责公司办公室（以下简称公司办）负责公司印章的归口管理及公章的保管、使用管理。3.1 审计部负责各部门使用公司公章及合同专用章的审核、把关。3.2 财务部负责财务印章的保管、使用管理。3.3 经营二部负责中英文公章的管理。3.4 各部门负责本部门的公章管理。4、具体内容印章种类4.1.1 公司印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、报关专用章、计 划生育专用章、法人代表印章。4.1.2 各部门印章仅限于公司内部使用。4.2 印章的刻制、发放刻制所有冠以公司名称的印章由使用部门填写刻章申请表，经部门主管审核、总 经理审批后，由公司办在批准期限内完成。公司办对印章名称、印模、使用范围等建立公司 印鉴档案，并永久保存。4.2.1 刻制完毕的印章两日内由公司办通知相关部门领取。4.3 印章的使用范围、审批流程及权限4. 3. 1公司公章公司公章由公司办保管。各部门用印前填写用（借）印申请表，按流程审批后用 印。监印人员仅限于公司办主任或指定副主任。由于特殊情况监印人不在公司的，可由公司 办专员审核用（借）印申请表并电话请示监印人，批准后方可使用。财务部门办理金融贷款、担保、贴现、承兑业务需用印的，由财务部主管审批后直 接办理。常规大批量用印（如劳动合同用印、红头文件用印等），经部门主管审批后直接办理。人事证明、收入证明材料需用印时，经部门主管、人资部科室负责人审批后办理。授权委托文件、对外投标、签订合同、诉讼代理等需要出示授权委托书的，由分管 领导审批，审计部部门主管或授权人员审核后办理。4. 3. 1.6除上述情况，办公楼各部室因公需用印时、由所在部门主管审批，审计部部门主管或授权人员审核后办理；生产部门需用印时，经车间/科室负责人和生产厂长审批，审计部 部门主管或授权人员审核后办理。4. 3.2合同专用章由审计部保管，用于订立经济合同，按合同管理规定的要求履行必要 审批手续后方可使用。合同专用章1#、2#由经营一部保管，专用于订立山西煤炭采购。4. 3.4财务专用章由财务部保管，专用于财务报表、财务凭证等。发票专用章由财务部保管，专用于发票开具。4. 3.6报关专用章由经营二部保管，专用于进出口业务的报关。磅房专用章由物管部保管，专用于过磅单。4. 3.8计划生育专用章由公司办保管，专用于计划生育相关业务。需加盖印章者，应填写用 （借）印申请表，经所在部门主管和分管领导审核、公司办主任确认后，方可使用。4. 3.9金能中英文公章由经营二部保管，专用于外贸保函、询证函、外贸协议等，不适用内 销合同。4.3. 10法人代表印章由财务部保管，根据需要随上述印章使用，并且经董事长签字或委托 后方可使用，需盖章材料上已有董事长签字的，无需审批。4. 3.11社保专用章、公积金专用章由人资部负责保管，专用于公司社会保险、公积金缴费 报表、工伤备案、开具员工社保、公积金缴费证明等。开具社保、公积金证明需加盖印章 者，填写用（借）印申请表，经人资部部门主管审核确认后方可使用。4. 3. 12涉及保密，高层管理人员、各部门主管及其家属个人需用印的，按流程审批并报董 事长审批后用印。4. 3. 13部门印章只限于在公司内部使用，在使用时经部门主管审批。4. 3. 14以上印章超范围使用，引起的法律责任由印章保管人、使用人共同承担。4.4 印章管理4.1各单位要设专人管理印章。印章不准随便放置在办公桌或者其它不安全处，避免损 坏、丢失或被他人私自使用，印章不准随意委托他人代管。4.4.1 因工作需要外出携带印章的，必须由审计部部门主管审批后方可实施。借印人员填写 用（借）印申请表，还印时填写还印日期，监印人检查无误后还印人方可离开。外出携带印章由专人负责保管，未经批准不得中途借予他人。4.4.2 监印人员必须对工作认真负责，坚持原则，盖印前必须检查用印流程是否完善，是否 按流程审批，并将文件内容阅览一遍，发现问题及时向上级领导反映。有权拒绝违反公司管 理制度或者不按审批手续履行的用印。严禁出现个人为谋私利违章用印的现象。4.4.3 盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。文件或材料的落款单 位，必须与印章一致，否则不能用印。4.4.4 4.5印章不得在空白纸上使用。特殊情况须经董事长审批，并做好空白印章的记录和事 后监督。4.4.5 严格控制个人印章的使用，原则上管理人员不允许用个人印章代替签字。4.4.6 各用印部门需将用（借）印申请表各项内容填写完整，尤其是用印事由和页数必须 详细填写，否则不予办理。4.4.7 4.8需借用公章的部门，原则上不允许公章在外面过夜，如因特殊原因无法及时归还，经 部门负责人同意后，须当天跟办公室报备并说明原因，回公司后第一时间归还。4.5 印章的停用和作废4. 5. 1印章丢失、损毁，印章管理部门迅速向公司办递交经董事长审批的原因说明报告 书，公司办办理变更备案。4. 5.2印章废止，由公司办负责将废止的印章收回，并在档案中注明。