学院学生档案管理实施细则.docx

学院学生档案管理实施细则第一条为规范我校学生档案管理，完善学生档案建档、 保存和投递等工作程序结合我校学生档案管理工作实际，特 制定本办法：第二条在校学生档案由学生处档案室统一保存，专柜存 放。学生毕业时，使用由学生处统一印发的档案袋和专用封 条。第三条学生档案应包括下列材料：（一）高中（中专、专科、高职）阶段档案，（二）录取通知书；（三）学生入学登记表；（四）学生在校期间成绩单；（五）毕业生登记表（六）奖惩材料；（七）党团材料；（八）毕业生体检表；（九）报到证存根；（十）学位登记表；（十一）教师资格登记表；（十二）其他可供组织参考的有保存价值的材料。第四条各学院在收到学生档案后，首先通过审查档案对 学生资格进行复查，复查合格后按专业、班级及学号分类, 建立档案目录。归档材料必须是办理完毕的正式材料，便于 查找和收发。在毕业前装入学生档案。第五条毕业生档案的邮寄工作由学生处统一组织，各学 院统一整理档案并填写邮局EMS邮寄单及明细表，明细表填 写一式三份，邮局，档案室及个学院各一份。档案原则上不 能由学生本人自带。第六条在学期间受过处分的，受处分材料应当真实完整 地归入本人档案，邮寄前，由学生处将档案将处分材料一并 统一邮寄。第七条，学生处根据毕业生就业情况将档案发往其就业 单位人事部门；由学生处统一将档案转至生源所在地毕业生 就业主管部门保管。第八条报考研究生的毕业生，如报考院校要求调档，应 由本人持报考院校调档函到学生处调档，档案管理人员应将 当前档案装袋封好，并认真登记所调出的档案信息，再交给 学生本人。待学生毕业后，将其余部分档案邮寄给研究生录 取单位。第九条毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人 档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份以前（节 假日除外）通过学校提供EMS邮寄编号，通过网上*或客服 电话1H83查询档案邮寄情况及签收人。第十条学生处要建立档案借阅登记簿，对就地查阅 者，均要持单位合法证明，说明借阅目的，并进行详细登记 签字。第十一条学生档案属机密文件，一般不予借出，确因特 殊需要借出者，做好登记。档案借出一般不得超过七天，期 满后应及时归还，借出后不得随意扩大查阅范围，不得转手 外借，不得涂改，不得少页增页。档案管理人员应在借出者 归还档案时和借阅者查阅档案后，认真核对、清点档案内材 料。第十二条遗留档案一律在学生处保管。建立遗留档案 登记簿，做到出入清楚。遗留档案包括，自动退学、开除 学籍'死亡的学生档案。第十三条自动退学、开除学籍的学生档案，学生本人可 将档案自行带走；死亡学生档案由学生处自行销毁。第十四条转出的档案材料如因特殊情况遗失，应与学生 处取得联系，并持从在单位档案丢失的证明书，经学生处主 管领导批准后，方可重新建档。第十五条专科学生档案管理参照本办法执行.第十六条本办法自公布之日起施行。