档案管理制度12.doc

行动成功国际教育集团文件编号H/XDCG-3.12 档案管理制度编 制行动成功日 期2006-9-25版 本A/0审 核日 期页 码共5页批 准日 期1.目的为完善公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。（档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。）2.范围适用于公司全体员工。3.职责3.1档案工作由公司副总裁统一领导。3.2行政人事部负责本制度实施执行，包括接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门、各下属子公司的档案工作。3.3公司及各部门、员工有保护档案的义务。4.工作规定内容标准时间段主责/组织配合协助工作记录4.1档案管理办法4.1.1根据卷内文件之间的联系，由行政人事经理负责系统排列保管工作的开展。永久行政人事经理档案保管年限表4.1.2注意做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘等措施。永久行政人事经理人事专员4.1.3每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。每月底行政人事经理人事专员4.1.4对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。每月底行政人事经理人事专员4.1.5销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。每月底行政人事经理人事专员4.1.6档案移交时接收人与移交人必须点清档案数量并填写好档案移交签收单移交档案时移交人行政人事经理档案移交签收单4.2档案借阅办法4.2.1借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿上登记，秘密级以上的档案文件须经过部门总裁级以上领导批准后方能借阅。(详见员工保密管理)违者一次赞助100元。借阅时借阅人行政人事经理档案借阅登记表4.2.2案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。永久借阅人档案借阅登记表4.2.3借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。借阅时借阅人人事专员档案借阅登记表4.2.4借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。违者一次赞助100元。借阅时借阅人人事专员4.2.5借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。借阅时借阅人人事专员4.2.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总裁比准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。违者一次赞助100元。借阅时借阅人行政人事经理4.2.7外单位摘抄卷内档案，应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。借阅时借阅人行政人事经理4.5 赞助管理办法4.5.1 违反4.1条例者，一次赞助20元。行政人事经理部门经理赞助单4.5.2 违反4.2条例者，一次赞助100元。行政人事经理部门经理赞助单4.5.3除特别注明外，情节严重者，处于规定赞助金额25倍的赞助。行政人事经理部门经理赞助单4.5.4以上条例若有违反，则直接领导承担80的连带责任。行政人事经理部门经理赞助单5.附件附件一 档案保管年限表档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备 注组织类有关公司章程类的档案永久由行政部保管股东会的档案永久由行政部保管股东名册、股东印鉴簿、出资证明书永久由行政部保管董事会档案永久由行政部保管行政事务公司对外行政发文10年由行政部保管重要会议资料10年由行政部保管人力资源重要管理人员名册15年由人力资源部保管重要管理人员任免决定10年由人力资源部保管员工绩效考评表格3年由人力资源部保管经营业务重要经营计划10年经济合同10年客户档案5年附件二 档案借阅登记表档案借阅登记表 归档部门：姓名借阅文件名称密 级借阅日期归还日期负责人签字附件三 档案移交签收单档案移交签收单归档部门： 年 月 日类 别归档文件名称份 数密 级备 注归档人： 签收人：注：本表一式二份，归档人和签收人各留一份。- 5 -