管理沟通与写作沟通.ppt

管理沟通与书面管理沟通与书面沟通沟通 写作是一种重要的沟通方式写作是一种重要的沟通方式 写作是一种特殊的沟通方式写作是一种特殊的沟通方式 写作是一个不断发展的概念写作是一个不断发展的概念 正确正确(Correct)清晰清晰(Clear)完整完整(Complete)简洁简洁(Concise)一、写作要则一、写作要则4C：1收集资料收集资料2组织观点组织观点(1)分组 (2)筛选 (3)归纳标题 (4)有策略地编排 3提炼材料提炼材料 设想读者只是浏览 概括你的观点 灌输你的观点 使用“电梯间谈话”技巧 使用“惜字如金”技巧二、写作过程二、写作过程4起草文章起草文章不要在乎写作顺序 不要边写边改 使用打印件 安排时间间隔 5修改文稿修改文稿 从策略上进行修改 从宏观上进行修改 从微观上进行修改 就正确性进行修改二、写作过程二、写作过程1、不不要要强强调调你你为为读读者者做做了了什什么么，而而要要强强调调读读者者能能获获得什么或能做什么。得什么或能做什么。v今天下午我们会把你们今天下午我们会把你们9 9月月2121日的订货装船发运。日的订货装船发运。v你你们们订订购购的的两两集集装装箱箱服服装装将将于于今今天天下下午午装装船船，预预计计在在 9 9月月3030日抵达贵处。日抵达贵处。2 2、参考读者的具体要求或指令。参考读者的具体要求或指令。v你的订单你的订单v你定购的真丝服装你定购的真丝服装三、书面沟通的三、书面沟通的6方面技巧方面技巧3 3、除除非非你你有有把把握握读读者者会会感感兴兴趣趣，否否则则尽尽量量少少谈谈自己的感受。自己的感受。v我们很高兴授予你我们很高兴授予你5000元信用额度。元信用额度。v你的牡丹卡有你的牡丹卡有50005000元的信用额度。元的信用额度。4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。不要告诉读者他们将会如何感受或反应。v你会很高兴听到你被公司录用的消息。你会很高兴听到你被公司录用的消息。v你通过了公司的全部考核，你被录用了。你通过了公司的全部考核，你被录用了。三、书面沟通的三、书面沟通的6方面技巧方面技巧5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我”。v我们为所有的员工提供健康保险。v作为公司的一员，你会享受到健康保险。6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。v你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。v本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。三、书面沟通的三、书面沟通的6方面技巧方面技巧v学习你单位的书写公函风格并予以掌握v有一本字典在手，以检查拼写及单词v如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附注v学会用图表來说明问题v学会用积极的动词来加重你的信息v減少用“模糊的词”，如“很”、“非常”之类的词v保持段落简洁，一段一意v书写时要有时间感，让对方及时答复你v书写完成后，多检查几遍，再发出去四、书面沟通需要注意的几个问题四、书面沟通需要注意的几个问题 A写信前 1信的主题是什么?2你为什么写这封信?3信的读者是谁?主要读者 其他读者 4读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?现有知识 需要知道的知识 B信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”）清楚 按逻辑顺序编排 语法正确 没有行话和俚语 语言简洁明了 惹入喜爱、有礼貌、有益 准确 完整 迅捷五、书信撰写的具体技巧五、书信撰写的具体技巧 1 1报告的主题、标题是什么报告的主题、标题是什么?2 2看报告的读者是什么人看报告的读者是什么人?主要读者主要读者 其他读者其他读者 3 3撰写这份报告的原因是什么撰写这份报告的原因是什么?（回答（回答“是是”“”“否否”）获取读者的支持获取读者的支持 报告调查的结果报告调查的结果 影响或说服读者影响或说服读者 对读者提出的问题进行答复对读者提出的问题进行答复 对读者以外的人提出的问题进行答复对读者以外的人提出的问题进行答复 解释说明问题解释说明问题 报告进展情况报告进展情况 记录事实、信息或观点记录事实、信息或观点 在某一点上树立权威或声望在某一点上树立权威或声望 推销推销 宣传公司组织内外的努力和结果宣传公司组织内外的努力和结果 通知一大群体通知一大群体 为正在进行的工作提供证据为正在进行的工作提供证据 引入或推动关于主题的讨论引入或推动关于主题的讨论 指示命令指示命令 六、报告撰写的具体技巧六、报告撰写的具体技巧七、应用文的语言特点七、应用文的语言特点 庄重庄重 平实平实 明确明确 简约简约 得体得体 语言特点语言特点1 1、庄重：、庄重：庄严、郑重。庄严、郑重。“板起面孔说话板起面孔说话”（1 1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语）使用书面语言，不用或少用口语、俗语 （2 2）使用标准语言）使用标准语言 （3 3）忌滥用文学语言）忌滥用文学语言 （4 4）语言实在，言之有物）语言实在，言之有物2 2、平实：、平实：平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗中取宠。中取宠。（1 1）写作态度要诚实）写作态度要诚实 （2 2）少做作，勿卖弄）少做作，勿卖弄 七、应用文的语言特点七、应用文的语言特点反面的例子：反面的例子：有位大学生钱花完了，写信却说有位大学生钱花完了，写信却说“囊中囊中羞涩羞涩”父母不知所云。父母不知所云。发请帖，本应说发请帖，本应说 “敬请光临敬请光临”，却有人，却有人在结尾说，在结尾说，“不得有误不得有误”很不舒服。很不舒服。辽宁有公路交通管理部门，在路边的警辽宁有公路交通管理部门，在路边的警示牌上写道示牌上写道“违章撞死白撞违章撞死白撞”。3 3、明确：、明确：明白、确切，不犯语法逻辑错误。明白、确切，不犯语法逻辑错误。（1 1）用语慎审周密，分寸恰当）用语慎审周密，分寸恰当（2 2）用限制性的词语表示出事物的差别）用限制性的词语表示出事物的差别（3 3）运用数字明确表述事物）运用数字明确表述事物（4 4）注意前后照应，避免互相矛盾）注意前后照应，避免互相矛盾（5 5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号4 4、简约：、简约：简洁、精当、准确。简洁、精当、准确。（1 1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的（2 2）运用各种简省的表述方法）运用各种简省的表述方法（3 3）认真修改）认真修改 七、应用文的语言特点七、应用文的语言特点反面的例子：反面的例子：应用文的简约也是有度的，不能太简，应用文的简约也是有度的，不能太简，不能简到让人不能理解的地步。不能简到让人不能理解的地步。如如:“自行车刹车厂自行车刹车厂”不能简化为不能简化为“自刹厂自刹厂”不能把不能把“上海吊车公司上海吊车公司”简化成简化成“上吊上吊公司公司”。5 5、得体得体：要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境 （1 1）要适合发文者的身份）要适合发文者的身份 （2 2）要适合题旨）要适合题旨 （3 3）要适合对象）要适合对象 （4 4）要适合语境）要适合语境七、应用文的语言特点七、应用文的语言特点找错误找错误?剧团负责同志：剧团负责同志：为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了，两位老师，协助我们两位老师，协助我们*在二位老师的帮助下，在二位老师的帮助下，经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。此致此致 敬礼敬礼二中总务处（公章）二中总务处（公章）年年月月日日 删掉删掉删掉删掉“经过全校经过全校经过全校经过全校广大师生的努力广大师生的努力广大师生的努力广大师生的努力”在在在在“谨代表谨代表谨代表谨代表”前加前加前加前加“我们我们我们我们”将将将将“难得的支援难得的支援难得的支援难得的支援”改为改为改为改为“大力支持大力支持大力支持大力支持”。将将将将“总务处总务处总务处总务处”改为改为改为改为“校长室校长室校长室校长室 ”。将将将将“贵校贵校贵校贵校”改为改为改为改为“我校我校我校我校”八、常用公文 常用的几种公文：通知、通报、公告、常用的几种公文：通知、通报、公告、报告、请示、函、会议纪要。报告、请示、函、会议纪要。（一）通知与通报（一）通知与通报1 1、通知涵义：、通知涵义：发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。人员。特点：特点：1.1.发布性发布性 2.2.批示性批示性 3.3.中转性中转性 4.4.广泛性广泛性 5.5.告之性告之性2、通报涵义：、通报涵义：对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通递沟通 特点：特点：典型性、引导性、严肃性、时效性典型性、引导性、严肃性、时效性 种类：种类：批评通报、表彰通报、情况通报批评通报、表彰通报、情况通报 性质：性质：下行文下行文（一）通知与通报（一）通知与通报3、通报与通知的异同通报与通知的异同vA A、制发时间不同、制发时间不同 vB B、通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、传达信息的作用。传达信息的作用。vC C、通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作、通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。中照此执行或办理，具有较强的约束力。vD D、通报的目的在于宣传教育或信息沟通。、通报的目的在于宣传教育或信息沟通。1 1、报报 告告涵义：涵义：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。见或建议、答复上级机关的询问。特点：特点：行文的单行文的单向性向性(上行公文上行公文)、表、表达的达的陈述性陈述性（二）报告与请示（二）报告与请示2 2、请示涵义：、请示涵义：下级机关请求上级机关对某项工作或问题作下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准出指示、答复或者批准 特点：特点：使用范围广泛使用范围广泛 主送明确，内容单一主送明确，内容单一 不能超越职权请示不能超越职权请示 （二）报告与请示（二）报告与请示3、请示与报告的区别、请示与报告的区别A A、行文目的不同。、行文目的不同。B B、行文时间不同。报告是在事后、事中事前都可。而请、行文时间不同。报告是在事后、事中事前都可。而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。示则必须在事前行文，不得先斩后奏。C C、主送机关不同。、主送机关不同。报告可多头主送，请示只能有一个主报告可多头主送，请示只能有一个主送机关。送机关。D D、事项的多少不同。报告的事项可以是一件，如专题报、事项的多少不同。报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。而请示的内容必须遵告，也可以是多件，如综合报告。而请示的内容必须遵循循“一文一事一文一事”的原则。的原则。E E、答复的形式不同。报告不要求上级机关回复。而请示、答复的形式不同。报告不要求上级机关回复。而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。1 1、含义：、含义：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等所使用的公文称为函。复审批事项等所使用的公文称为函。特点：特点：灵活简便灵活简便 往来性往来性 法定效用法定效用 （三）函与书信（三）函与书信2、函与书信的区别、函与书信的区别A A、函是处理公务的信件，书信是个人与组、函是处理公务的信件，书信是个人与组 织之间、个人与个人之间使用织之间、个人与个人之间使用B B、函较庄重严肃，书信较自由、函较庄重严肃，书信较自由C C、函在文字表述上更为简洁、函在文字表述上更为简洁1 1、会议纪要的含义：会议纪要的含义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。要求与会单位共同遵守、执行。会议纪要的特点：会议纪要的特点：A A、概括性、概括性 B B、纪实性、纪实性 C C、系统性、系统性 D D、约束性、约束性（四）会议纪要与会议记录（四）会议纪要与会议记录2 2、会议纪要与会议记录的区别、会议纪要与会议记录的区别 A A、性质上、性质上 B B、内容上、内容上 C C、形式上、形式上 D D、发布方式上、发布方式上（五）批复的概念 概念：批复是用于答复下级机关请示事概念：批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。项的回复性公文。小测验小测验一、判断题一、判断题1报告、请示、通知都属于上行文。报告、请示、通知都属于上行文。（）2某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系。某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系。（）3公文格式中的成文时间要用阿拉伯数码写清年、月、公文格式中的成文时间要用阿拉伯数码写清年、月、日全称。日全称。（）4公文的成文时间与印发时间是一致的。公文的成文时间与印发时间是一致的。（）5报告与请示都可以在事前、事中、事后行文。报告与请示都可以在事前、事中、事后行文。（）6请示不能越级，也不能多头递送，但请示可以一请示不能越级，也不能多头递送，但请示可以一文一事，也可以一文多事。文一事，也可以一文多事。（）7通告、决定、启事、广告等都是公务文书。通告、决定、启事、广告等都是公务文书。（）8公文的印发日期就是成文日期。公文的印发日期就是成文日期。（）9所有行政公文都应标明密级。所有行政公文都应标明密级。（）10报告、请示、通知都属于上行文。报告、请示、通知都属于上行文。（）11请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要时请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要时可以抄送下级机关。可以抄送下级机关。（）12我国现行我国现行国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定，行政规定，行政公文分为公文分为4类类13种。种。（）13报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的一种上行公文。议、答复询问的一种上行公文。（）14通知是使用频率较高、应用十分广泛的一种公文文种。通知是使用频率较高、应用十分广泛的一种公文文种。（）15批复具有针对性极强的特点。批复具有针对性极强的特点。（）16.报告与请示不属于同一种类的公文，两者写报告与请示不属于同一种类的公文，两者写法也存在着明显的区别。法也存在着明显的区别。（）二、选择题二、选择题1在下列三种称谓中，带有强调其重要性的色彩的在下列三种称谓中，带有强调其重要性的色彩的称谓是称谓是（）文书文书 文章文章 公文公文答案：答案：2对重要事项或重大行动做出安排应使用对重要事项或重大行动做出安排应使用（）决定决定函函会议纪要会议纪要答案：答案：3全部属于下行文的一组是全部属于下行文的一组是（）请示、命令、函、决定请示、命令、函、决定 函、会议纪要、报告、通知函、会议纪要、报告、通知 通知、命令、决定、批复通知、命令、决定、批复答案：答案：4属于报请性公文的一组是属于报请性公文的一组是（）报告、请示报告、请示 批复、意见批复、意见 议案、公告议案、公告答案：答案：5附件的正确位置是附件的正确位置是（）正文之下，机关署名和成文日期之上正文之下，机关署名和成文日期之上 机关署名和成文日期之下，主题词之上机关署名和成文日期之下，主题词之上 主题词之下，抄送机关之上主题词之下，抄送机关之上答案：答案：6一份文件的主题词，排列在最后的一个必然是一份文件的主题词，排列在最后的一个必然是（）机关名称机关名称 文种名称文种名称 文件名称文件名称答案：答案：7属于公文开端用语的一组是（属于公文开端用语的一组是（）经、业经、现将、责成经、业经、现将、责成 据、根据、依照、为了据、根据、依照、为了 为此、据此、鉴于、总之为此、据此、鉴于、总之答案：答案：