《企业公文写作》PPT课件.ppt

企业公文写作规范人力资源部人力资源部于雷于雷2011.092011.09前 言l公文是一个组织（企业）的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。l公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。目 录公文基本知识公文格式规范公文语言特点公文结构规范常用公文写作一、公文基本知识什么是公文：是指企业在实施管理、处理公共事务和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和特定体式的文书，是贯彻企业发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。公文具有权威性和规范行的特点二、公文格式规范主体：标题、主送部门、正文、附件说明（附 件）、发文部门、成文时间、印章、附注。版记：主题词、主送部门、抄送部门。三、公文语言特点准确：一字入公文，九牛拔不出简明：句中无余字，篇内无赘语朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩四、公文结构规范（一）公文的开头（二）公文的主体（三）公文的结尾（一）公文的开头 一般而言，公文开头应开门见山、切忌无端“戴帽”，空洞乏味。1.根据式：根据、遵照、按照作为语言标志，说明发文的权威性。2.目的式：为了。，让大家明白为什么发文。3.原因式：由于、随着、鉴于。4.引文式：转发、印发文件时用的多。（二）公文的结尾1.总结式：综上所述。2.展望式：工作总结和报告中常用3.警告式：如有违反者。4.要求式：希遵照执行。5.固定式：“妥否，请批示”、“特此通知”五、常用公文写作（一）通知（二）请示（三）报告（四）批复（五）会议纪要（六）函通知的写法标题主送部门正文 通知缘由：背景、根据、目的、意义 通知事项：因通知的类别不同而写法各异 执行要求：也可不提要求（一）通知通知的种类规定性通知布置性通知告知性通知经转性通知（印发、发布、转发、批转等）任免通知会议通知大家来找茬关于举办关于举办兼职讲师培训班兼职讲师培训班的通知的通知各位同事：为更好的通过培训开发员工潜力，提高工作绩效、传播企业文化、促进员工职业化，总公司定于2011年10月15日在大会议室举办兼职讲师培训班，现将有关事项通知如下：一、培训对象：全体兼职讲师 二、培训内容：讲师技能TTT培训 三、培训时间：2011年10月15日下午16:00至18:00 四、培训地点：大会议室 北京锋讯在线信息技术有限公司 二一一年九月十五日正确例文关于举办兼职讲师培训班的通知关于举办兼职讲师培训班的通知各位同事：为更好的通过培训开发员工潜力，提高工作绩效、传播企业文化、促进员工职业化，总公司定于2011年10月15日在大会议室举办兼职讲师培训班。现将有关事项通知如下：一、培训对象：全体兼职讲师 二、培训内容：讲师技能TTT培训 三、培训时间：2011年10月15日下午16:00至18:00 四、培训地点：大会议室 北京锋讯在线信息技术有限公司 二一一年九月十五日请示的写法标题主送部门：只有一个、不越级正文 请示缘由：充分、恰当、具体 请示事项：指示、批准、帮助，明确、具体 请示结语：当否，请批复（二）请示请示的种类请求批准的请示请求解决问题的请示请求指示的请示外事请示内部请示现场练习请根据刚才的模板写一份请示内容：兼职讲师队伍建设形式：内部请示时间：10分钟报告的写法标题主送部门正文报告导语：背景、情况、目的、依据报告主体：成绩、做法、经验、体会、打算、安排；情况原因教训措施报告结语：重申意义、展望未来；模式化的套语。报告写作中的注意事项:严格使用文种，不要与请示混用。报告中不得夹带请示事项。材料要客观真实、实事求是。（三）报告请示与报告区别1.从公文处理上讲，最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示则应办理批复，要有回音。2.从功能上讲，报告主要是向上级部门汇报情况、反映问题、提出建议，供上报机关决策参考；请示则主要要求上报部门给予指示、解决困难、答复问题。批复的写法标题主送部门正文 批复引据 批复事项 执行要求 批复结语（四）批复现场练习请根据刚才联系中请示的内容写一份批复时间：10分钟会议纪要的写法 标题1.会议名称+文种：人力资源部兼职讲师队伍建设交流会会议纪要2.事由+文种：关于解决兼职讲师队伍建设问题的会议纪要正文 前言：会议的基本情况 主体：会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等。结尾：简短，强调意义、提出希望和号召等，有的将参会人员放在结尾。（五）会议纪要会议纪要写作需要注意的几个问题1.会议纪要要正确集中会议意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数意见中的合理部分，也要注意吸收。2.会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议强调、会议议定、会议确定”。3.专题会议纪要为简化会议概括部分，一般以“有关部门负责同事”参加了会议，概括参会人员，在纪要正文结束后空一行列出“参会部门、人员名单”。4.会议纪要一般不向其他部门，只发向本部门领导人、直属部门和下级部门。发文范围在抄送栏内以“发”、“送”等字样后面加冒号标明。5.会议纪要向上级部门呈报，应以报告的形式向上报送。函的写作要点：1.申请函的结束语一般用“请函复”，而不用“请批复”；答复函的结束语 应用“特此函复”，而不用“特此批复”。函中常用语还有“函告”等，一 般不用“报告”、“汇报”等。2.函的语言要体现平等坦诚的精神，恳切得体，简洁朴实，不可盛气凌人。3.函的形式多样，不拘一格，但一般来说，应一函一事，不宜一函数事。函的篇幅一般都比较短。（六）函函的种类征询意见函答复意见函请求批准函需要注意的是：当告知对象是一个同级或不相隶属机关时，一般用函；当告知对象是多个同级或不相隶属机关，特别是同时告知下级机关时，一般用事务性通知。现场练习请根据兼职讲师队伍建设写一份函形式：请求批准函时间：10分钟部分公文常用语公文有公文的特点，多年来已经形成了一些约定俗成的用语，恰当运用这些词语，可以使公文更加规范，也更象是公文，而不是一般的普遍文章。THE END