节事活动的现场管理实施.ppt

第五章第五章节事活动的现场管理实施节事活动的现场管理实施 节事活动的现场管理（节事活动的现场管理（Venue Management），是指在节事活动现场），是指在节事活动现场执行节事项目计划、实施节事活动方案、执行节事项目计划、实施节事活动方案、确保节事活动顺利进行直至圆满结束各确保节事活动顺利进行直至圆满结束各环节的管理工作环节的管理工作。第一节第一节 排队入场管理排队入场管理 一：专业知识一：专业知识1.什么是排队入场什么是排队入场排队入场，意即按照一定的排列进入指定现场排队入场，意即按照一定的排列进入指定现场2.排队入场管理的意义排队入场管理的意义节约活动时间节约活动时间提高组织效率提高组织效率增加活动美誉度增加活动美誉度3.入场队列的常用方式入场队列的常用方式不同的排队队列及其优缺点不同的排队队列及其优缺点队形队形改进方法改进方法设置座位设置座位或护栏；或护栏；标明选修标明选修时间时间 服务员服务员队列过滤栏BA队列单列单列单人单人（一（一名服名服务员务员型）型）视觉上不易视觉上不易进人；等候进人；等候时间难以判时间难以判断断 队式队式优点优点缺点缺点成本低成本低单列单列多人多人（多（多名服名服务员务员型）型）接待速度较接待速度较快；适用于快；适用于游客人数集游客人数集中的场合中的场合 人工成本增加；人工成本增加；队列后面的人队列后面的人的视觉进入感的视觉进入感较差较差 设置座位或设置座位或护栏；将队护栏；将队列从列从A位置移位置移开通开通B位置，位置，使视觉进入使视觉进入感改善感改善 a.b.栏杆队列无栏杆B2A2C2ABC设施栏杆多列多列多人多人型型 接待速度较接待速度较快；视觉进快；视觉进入感缓和；入感缓和；适用于游客适用于游客流量较大场流量较大场合合 成本可能比成本可能比第第2种方式高；种方式高；不同队列移不同队列移动速度不一，动速度不一，使游客不易使游客不易决定排哪支决定排哪支队列队列 不设栏杆不设栏杆可以改善可以改善视觉进入视觉进入感感 多列多列单人单人型型 视觉进入感视觉进入感缓和；人工缓和；人工成本低成本低 队首是否安排队首是否安排好非常关键；好非常关键；栏杆多，成本栏杆多，成本增加；排除者增加；排除者需选择进入队需选择进入队列列 不设栏杆不设栏杆可以改善可以改善视觉进入视觉进入感感 视觉进入感及视觉进入感及时间感改善；时间感改善；有信息展示；有信息展示；使排除设施更使排除设施更加舒适加舒适 主题主题或综或综合队合队形形 增加主题公园、增加主题公园、动物园、史迹动物园、史迹等区域入口区、等区域入口区、道路及吸引物道路及吸引物的建设成本的建设成本 可采用单可采用单列队形；列队形；主题队形主题队形可沿建筑可沿建筑物边缘改物边缘改变变 4.“排队等待排队等待”心理的基础理论心理的基础理论 减少消费者的等待时间，有效管理排队现象，是提高服务质量的减少消费者的等待时间，有效管理排队现象，是提高服务质量的重要方面。重要方面。David Maister 在在1984年对排队心理作了比较全面的总结和研究，年对排队心理作了比较全面的总结和研究，提出了被广泛认可和采用的顾客等待心理：提出了被广泛认可和采用的顾客等待心理：无所事事的等待比有事可干的等待长；无所事事的等待比有事可干的等待长；过程前、过程后的等待时间比过程中的等待时间感觉要长；过程前、过程后的等待时间比过程中的等待时间感觉要长；焦虑使等待看起来比实际时间感觉更长；焦虑使等待看起来比实际时间感觉更长；不确定的等待比已知的、有限的等待时间感觉要长；不确定的等待比已知的、有限的等待时间感觉要长；没有说明理由的等待比说明了理由的等待时间感觉要长；没有说明理由的等待比说明了理由的等待时间感觉要长；不公平的等待比平等等待时间的感觉要长；不公平的等待比平等等待时间的感觉要长；服务的价值越高，人们愿意等待的时间就越长；服务的价值越高，人们愿意等待的时间就越长；单个人等待比许多人一起等待感觉时间要长。单个人等待比许多人一起等待感觉时间要长。二：二：工作实施工作实施1.流程图流程图编制计划表编制计划表确定关键执行人确定关键执行人操作计划评估操作计划评估熟悉现场熟悉现场计划评估和反馈计划评估和反馈修改、确定计划表修改、确定计划表修修正正反反馈馈2.突发事件及应对措施突发事件及应对措施（1）入场观众在某一时间段集中在某一入口。）入场观众在某一时间段集中在某一入口。（2）入场秩序混乱。）入场秩序混乱。（3）泊车位不够用。（图片）泊车位不够用。（图片）（4）其他。）其他。3.注意事项注意事项u 排队入场出入口标识系统排队入场出入口标识系统 国国家家大大剧剧院院抢车位抢车位第二节第二节 现场活动管理现场活动管理 现场活动管理包括对舞台、灯光、音乐和音现场活动管理包括对舞台、灯光、音乐和音响、布景和装饰、视觉及特效、节目和主持人、响、布景和装饰、视觉及特效、节目和主持人、供电设施等具体事物的管理。供电设施等具体事物的管理。一一：专业知识：专业知识1.舞台（舞台（Stage）这里所说的节事活动的这里所说的节事活动的“舞台舞台”不仅仅是指狭义上为节目演出专不仅仅是指狭义上为节目演出专门修建的舞台，还指节事活动的发生区域（也就是场地）。节事活动门修建的舞台，还指节事活动的发生区域（也就是场地）。节事活动舞台管理，简单来说，就是把演出者（演讲者）与后台制作人员连接舞台管理，简单来说，就是把演出者（演讲者）与后台制作人员连接起来，协助剧场不同制作部门的人员一起合作完成演出活动。起来，协助剧场不同制作部门的人员一起合作完成演出活动。一般节事活动的舞台管理，需要指定专门的舞台监督、技术监督、一般节事活动的舞台管理，需要指定专门的舞台监督、技术监督、执行监督和助理监督人员，主要负责舞台的设计、舞台的布景、节目执行监督和助理监督人员，主要负责舞台的设计、舞台的布景、节目的流程安排等工作。的流程安排等工作。节事活动的舞台管理特别要注意安全问题，比如舞台的构造、舞节事活动的舞台管理特别要注意安全问题，比如舞台的构造、舞台入口处的畅通、舞台所需电源等。另外，舞台的后台布置也需要合台入口处的畅通、舞台所需电源等。另外，舞台的后台布置也需要合理、安全。理、安全。2.灯光（灯光（Lights）一般节事活动的灯光主要有两个作用，首先是照明作用，其次是艺术一般节事活动的灯光主要有两个作用，首先是照明作用，其次是艺术效果。效果。为了保证灯光效果和使用安全性，一般要请专门的灯光师对节事所需为了保证灯光效果和使用安全性，一般要请专门的灯光师对节事所需灯光进行规划、管理。灯光进行规划、管理。3.音乐和音响（音乐和音响（Music&Sound）节事活动中使用音响设备主要是为了传达活动的声音，使得参与者可节事活动中使用音响设备主要是为了传达活动的声音，使得参与者可以清楚地听到讲话和音乐，并同时感受不同的听觉效果以清楚地听到讲话和音乐，并同时感受不同的听觉效果 4.视听设备及特效视听设备及特效(Audiovisual and Special Effects)节事活动除了对声音的处理，另一个重要的互动工具就是视觉效果了，节事活动除了对声音的处理，另一个重要的互动工具就是视觉效果了，比如播放电视、录像和幻灯片的投影仪、大屏幕等先进的视频图像设备。比如播放电视、录像和幻灯片的投影仪、大屏幕等先进的视频图像设备。这些可以影响视觉的设备仪器在现代节事活动中扮演着越来越重要的角色，这些可以影响视觉的设备仪器在现代节事活动中扮演着越来越重要的角色，成为节事活动不可或缺的组成部分。成为节事活动不可或缺的组成部分。节事的特技效果可以为活动现场带来与众不同的感觉比如高科技的声、节事的特技效果可以为活动现场带来与众不同的感觉比如高科技的声、光、电技术以及传统的气球、烟火、干冰等。光、电技术以及传统的气球、烟火、干冰等。舞台灯光舞台灯光烟火烟火干冰烟雾干冰烟雾5.布景和装饰（布景和装饰（Design and Decoration）6.节目和主持人（节目和主持人（Program&Hosts）7.供电设施（供电设施（Electricity Power）二、工作实施二、工作实施1.准备工作准备工作 活动现场管理的最大特点就是灵活性、即时性和专业性。所谓灵活活动现场管理的最大特点就是灵活性、即时性和专业性。所谓灵活性，指的是现场突发的小事件相对比较多。因此，处理的方式必须灵活，性，指的是现场突发的小事件相对比较多。因此，处理的方式必须灵活，既不能影响活动的正常进行，也不能过多干扰参与者的兴致和情绪；即既不能影响活动的正常进行，也不能过多干扰参与者的兴致和情绪；即时性，就是问题发生和解决的瞬时性，对于现场的情况不仅要及时处理，时性，就是问题发生和解决的瞬时性，对于现场的情况不仅要及时处理，而且要即兴解决的比较好；专用性，顾名思义而且要即兴解决的比较好；专用性，顾名思义“专业问题专门解决专业问题专门解决”，比如音响效果，视频效果等。比如音响效果，视频效果等。一个节事活动的策划需要专业背景不同的团队完成，期间的准备工一个节事活动的策划需要专业背景不同的团队完成，期间的准备工作更是繁杂庞大。作更是繁杂庞大。2.实施步骤实施步骤（1）节事活动开始之前，确定所有音响、视频设备以及供电设）节事活动开始之前，确定所有音响、视频设备以及供电设施的正常运行。施的正常运行。（2）确保主持人对现场正确信息的可获得性，如哪一位重要嘉）确保主持人对现场正确信息的可获得性，如哪一位重要嘉宾临时无法出席，哪一个节目无法上台等突发性事件。宾临时无法出席，哪一个节目无法上台等突发性事件。（3）确保可以解决活动现场的干扰声音，如麦克风的杂音、小）确保可以解决活动现场的干扰声音，如麦克风的杂音、小孩子的哭闹、现场的喧哗或者起哄等。孩子的哭闹、现场的喧哗或者起哄等。3.突发事件及应对措施突发事件及应对措施（1）活动因故无法正常开始）活动因故无法正常开始（2）现场过于喧哗）现场过于喧哗（3）现场供电不足）现场供电不足（4）有人受伤或者突发急病）有人受伤或者突发急病（5）发生火灾）发生火灾（6）其他）其他4.注意事项注意事项（1）对于节事活动的现场来说，最重要的就是活动的）对于节事活动的现场来说，最重要的就是活动的“硬件和软件硬件和软件”正正常运作，即活动的设备运行正常、活动的节目顺利进行。因此，要求节事常运作，即活动的设备运行正常、活动的节目顺利进行。因此，要求节事活动举办方前期周密地做好准备工作和制定现场应急措施。活动举办方前期周密地做好准备工作和制定现场应急措施。（2）节事活动的现场气氛非常重要，如何调动参与者的情绪，充分表现）节事活动的现场气氛非常重要，如何调动参与者的情绪，充分表现节事主题，其关键在于节事活动的内容安排。节事主题，其关键在于节事活动的内容安排。（3）最重要的还是现场的安全问题，人的安全、设备的安全等是任何一）最重要的还是现场的安全问题，人的安全、设备的安全等是任何一个节事活动的首要问题。安全警惕意识必须引起节事活动每一个工作人员个节事活动的首要问题。安全警惕意识必须引起节事活动每一个工作人员的高度认识，再好的活动如果在安全问题上出现纰漏，都会被的高度认识，再好的活动如果在安全问题上出现纰漏，都会被“一票否决一票否决”，其负面影响是无法估量的。，其负面影响是无法估量的。第三节第三节 现场餐饮管理现场餐饮管理一：专业知识一：专业知识1.节事活动餐饮服务的方式节事活动餐饮服务的方式 一般节事活动的餐饮服务都采用自助式的，服务相对方便、简捷。一般节事活动的餐饮服务都采用自助式的，服务相对方便、简捷。节事活动的餐饮服务一般安排在活动中场休息的时候，地点就设置在活节事活动的餐饮服务一般安排在活动中场休息的时候，地点就设置在活动场地。一般的餐饮服务时间约动场地。一般的餐饮服务时间约15-20min,一个节事活动有一至两次餐一个节事活动有一至两次餐饮服务，主要供应咖啡、茶、酒水、牛奶、甜饼、面包、水果等。饮服务，主要供应咖啡、茶、酒水、牛奶、甜饼、面包、水果等。2.现场餐饮管理的内容现场餐饮管理的内容 节事活动期间的环境卫生和个人卫生都非常重要节事活动期间的环境卫生和个人卫生都非常重要。3.现场餐饮管理的基本原则现场餐饮管理的基本原则预先根据节事规模确定餐饮供应的总计划和总目预先根据节事规模确定餐饮供应的总计划和总目标，安排好充足的后勤保障工作，例餐台的数量。标，安排好充足的后勤保障工作，例餐台的数量。根据节事的活动参与者的特征，确定食品和酒水根据节事的活动参与者的特征，确定食品和酒水的种类。比如，参与者如果以老年人为主，则食的种类。比如，参与者如果以老年人为主，则食品和酒水的供应应该符合老年人的饮食习惯。品和酒水的供应应该符合老年人的饮食习惯。餐台的设置要合理，确保参与者的可达性，并保餐台的设置要合理，确保参与者的可达性，并保证添加食品的便利性，同时要时刻保持地面的清证添加食品的便利性，同时要时刻保持地面的清洁和通道的畅通。洁和通道的畅通。可以通过灯光和音乐烘托现场气氛，使就餐者容可以通过灯光和音乐烘托现场气氛，使就餐者容易发现特色食品，并增加食欲，心情愉悦。易发现特色食品，并增加食欲，心情愉悦。二：工作实施二：工作实施1.突发事件及应对措施突发事件及应对措施n食物中毒事件食物中毒事件n餐饮数量短缺餐饮数量短缺2.注意事项注意事项n注重餐饮供应的营养搭配以及与节事活动主题的配合注重餐饮供应的营养搭配以及与节事活动主题的配合n现场餐饮收尾工作处理现场餐饮收尾工作处理第四节第四节 现场结束管理及清理现场结束管理及清理 现场结束管理和清理的原则可以总结为：事先现场结束管理和清理的原则可以总结为：事先通知、现场鼓劲、突击完成。通知、现场鼓劲、突击完成。一：实施工作一：实施工作1.准备工作准备工作（1）在现场活动结束前，各出入口工作人员到位，其安全意识丝毫不）在现场活动结束前，各出入口工作人员到位，其安全意识丝毫不能减弱。能减弱。（2）活动结束前，再次提醒所有工作人员进行现场的清理工作，以免）活动结束前，再次提醒所有工作人员进行现场的清理工作，以免有人忘记，离开工作岗位，造成其正常工作的延误。有人忘记，离开工作岗位，造成其正常工作的延误。（3）保证活动需要回收、妥善安放的物资清单在关键执行者手中，以）保证活动需要回收、妥善安放的物资清单在关键执行者手中，以免遗漏重要的物品。免遗漏重要的物品。2.实施步骤实施步骤（1）保证参与者快速、安全、有序地离开活动现场。）保证参与者快速、安全、有序地离开活动现场。（2）节事活动参与者离开活动现场后，所有工作人员马上到自己）节事活动参与者离开活动现场后，所有工作人员马上到自己的工作岗位，整理现场物品。的工作岗位，整理现场物品。（3）所有物品经过查实后，确认各项目清理记录表。如果是贵重）所有物品经过查实后，确认各项目清理记录表。如果是贵重物品，要求清理记录填写准确、完整、规范，并要清理责任人、物品，要求清理记录填写准确、完整、规范，并要清理责任人、复查责任人、验收人签字齐全，工作人员方可离开。复查责任人、验收人签字齐全，工作人员方可离开。（4）活动举办方项目负责人可根据实际情况，对工作人员进行物）活动举办方项目负责人可根据实际情况，对工作人员进行物质奖赏或者口头鼓励。质奖赏或者口头鼓励。