文书档案的归档与整理青海电力方.ppt

文书档案的归档整理文书档案的归档整理 方方 鸣鸣 国家档案局教育中心副主任国家档案局教育中心副主任 研究馆员研究馆员 010-63018220；13901308364 E:一、档案工作的关系定位一、档案工作的关系定位n档案工作千头万绪，事无巨细，档案工作千头万绪，事无巨细，n但归纳起来即三个字：但归纳起来即三个字：收、收、管管、用用 档案工作关系示意图档案工作关系示意图 收收管管用满满足足需需求求n收收基础；基础；n管管手段；手段；n用用目的。目的。应达到的目标n收得齐全；收得齐全；n管的科学；管的科学；n用着方便。用着方便。二、文书档案的来源二、文书档案的来源1、文书档案文书档案 是由公务文书（文件）转化而来；是由公务文书（文件）转化而来；2、公文的、公文的种类种类：（1）命令（令）；（）命令（令）；（2）决定；）决定；（3）公告；）公告；（4）通告；）通告；（5）通知；）通知；（6）通报；）通报；（7）议案；）议案；（8）报告；）报告；（9）请示；）请示；（10）批复；）批复；（11）意见；（）意见；（12）函；）函；（13）会议纪要）会议纪要通通用用行行政政类类公公文文 常用事务性常用事务性 公公 文文1.计划（规划）计划（规划）2.方案方案3.总结总结4.情况汇报情况汇报5.调研报告调研报告6.简报简报7.会议主报告会议主报告8.领导讲话领导讲话9.典型材料典型材料10.规章制度规章制度 3、文件是档案的前身，、文件是档案的前身，档案是文件的归宿；档案是文件的归宿；今天的文件今天的文件 明天的档案；明天的档案；今天的档案今天的档案 将来的历史。将来的历史。4、公文公文与与档案档案的区别的区别 处在文件生命周期的不同生命阶段；处在文件生命周期的不同生命阶段；5、档案工作应与文书工作紧密结合，、档案工作应与文书工作紧密结合，不能分家，不能分家，要努力做到要努力做到“文档一体化文档一体化”；文档一体化：文档一体化：（1）管理体制上）管理体制上（2）工作制度上）工作制度上（3）操作流程上）操作流程上（4）人员配置上）人员配置上（5）时间安排上）时间安排上（6）网络运行上）网络运行上 三、归档工作的三、归档工作的基本原则基本原则1、记录本单位历史的真实面貌；、记录本单位历史的真实面貌；2、遵循文件的形成规律；、遵循文件的形成规律；3、保持文件之间的历史联系；、保持文件之间的历史联系；4、区分不同价值；、区分不同价值；5、使用科学、便捷的操作方法；、使用科学、便捷的操作方法；6、严格执行档案法规、规范和制度；、严格执行档案法规、规范和制度；7、方便今后的保管和利用。、方便今后的保管和利用。四、科学划分四、科学划分归档范围归档范围 1、做好档案价值的鉴定工作、做好档案价值的鉴定工作 具备具备4种眼光种眼光 历史的眼光历史的眼光 发展的眼光发展的眼光 全面的眼光全面的眼光 科学的眼光科学的眼光 确定确定归档范围归档范围要坚持要坚持 “以我为主以我为主”的的“职能职能“原则原则：以突出反映本单位的工作特色。以突出反映本单位的工作特色。简易方法：简易方法：（1）正式对外发文正式对外发文 一般都应归档；一般都应归档；（2）收文收文 与本单位工作职能直接有关的才归档；与本单位工作职能直接有关的才归档；（3）内部运转文件内部运转文件 注意加强归档。注意加强归档。五、坚持五、坚持“集中统一管理集中统一管理原则原则”各部门按规定向档案部门各部门按规定向档案部门移交移交档案；档案；不得据为己有或拒绝归档；不得据为己有或拒绝归档；集中统一管理包括集中统一管理包括 、文件的归档文件的归档 、业务指导业务指导 注意注意 要坚持要坚持文书部门文书部门或各或各业务部门业务部门的立卷的立卷归档制度。归档制度。谁形成，谁立卷；谁形成，谁立卷；谁整理，谁受益；谁整理，谁受益；最终实现最终实现档案资源共建共享。档案资源共建共享。谁办谁归档，谁办谁归档，随办随归档。随办随归档。理由理由 文件承办人最了解文件的来龙去脉。文件承办人最了解文件的来龙去脉。六、共同遵守归档制度六、共同遵守归档制度1 1、归档时间、归档时间（1）第二年的第一季度前；）第二年的第一季度前；（2）随办随归档。）随办随归档。2 2、归档要求、归档要求 （1）齐全；）齐全；（2）完整；）完整；（3）规范；）规范；（4）及时。）及时。3 3、归档手续、归档手续（1）各部门预整理；）各部门预整理；（2）档案人员检查、指导；）档案人员检查、指导；（3）调整、改进；）调整、改进；（4）正式向档案室移交；）正式向档案室移交；（5）办理手续，清点、检验、）办理手续，清点、检验、移交清单、签字。移交清单、签字。七、归档整理的新方法七、归档整理的新方法 以国家档案局发布的以国家档案局发布的 归档文件整理规则归档文件整理规则为依据为依据 1、整理要求整理要求在计算机管理条件下，在计算机管理条件下，文件实行以文件实行以“件件”为单位的为单位的 单份文件编号整单份文件编号整 理，理，努力做到努力做到“随办随归档随办随归档”，“谁办谁归档谁办谁归档”。2、整理的原则整理的原则（八字方针）（八字方针）简化整理，简化整理，深化检索。深化检索。3 3、适用范围、适用范围 只能应用于只能应用于文书档案文书档案的整理。的整理。4、整理的、整理的10大步骤大步骤（一）确定整理单位（一）确定整理单位 每份文件（自然件）为一件。每份文件（自然件）为一件。其中：其中：正本与稿本为一件；正本与稿本为一件；正文与附件为一件；正文与附件为一件；来文与复文为一件；来文与复文为一件；转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文为一件。（二）划分保管期限（二）划分保管期限 1 1、三分法；、三分法；2 2、两分法。、两分法。（三）装订加固（三）装订加固 去掉易生锈的金属钉；去掉易生锈的金属钉；文件左侧或左上角装订、固定；文件左侧或左上角装订、固定；若文件原装订基础较好则可留用。若文件原装订基础较好则可留用。装订时：装订时：正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；请注意 文件处理单、发文稿纸：文件处理单、发文稿纸：与档案同样重要！与档案同样重要！放文件前放文件前 与文件装订在一起。与文件装订在一起。（四）编填页号（四）编填页号 若原文件页号齐全，则不必做。若原文件页号齐全，则不必做。（五）简单分类（五）简单分类 按按年度保管期限组织机构（问题年度保管期限组织机构（问题）分类法将文件归类；分类法将文件归类；（六）排序（六）排序 在分类最后一层的文件，按时间（问题）在分类最后一层的文件，按时间（问题）大流水顺序大流水顺序排序；排序；（七）盖归档章（七）盖归档章 在文件首页上方空白处在文件首页上方空白处 加盖归档章。加盖归档章。归档章式样归档章式样全宗号全宗号年度年度室室 编编 件件 号号问题或机问题或机构构保保 管期管期 限限馆馆 编编 件件 号号66200888办公室办公室永久永久 （八）编号（八）编号 1、由档案室将归档章的各个项目、由档案室将归档章的各个项目 依次填写；依次填写；2、“室编件号室编件号”按文件排列顺序大流水按文件排列顺序大流水 逐件编号。逐件编号。（九）编制文件级目录（九）编制文件级目录逐件填写目录表格的项目，一年一册；逐件填写目录表格的项目，一年一册；（十）装盒（十）装盒 1、按顺序将文件依次装入档案盒中，、按顺序将文件依次装入档案盒中，盒满另装；盒满另装；2、填写盒内、填写盒内备考表备考表；3、填写档案盒封面、盒脊的项目；、填写档案盒封面、盒脊的项目；4、按档案盒顺序依次排架。、按档案盒顺序依次排架。