电子档案管理系统技术方案(DOC52)4686.doc

电子档案案管理系系统二一六六年十月电子档案管理系统技术方案第一章 系统简简介第一节 研发背景景随着各行行业各领领域的信信息化水水平的不不断提高高以及档档案管理理工作日日益受到到重视，档档案管理理信息化化的重要要意义和和作用越越来越被被广泛认认同。另另外，随随着档案案管理信信息化的的工作全全面深入入地开展展，人们们对档案案信息化化的认识识不断深深入和提提高。这这样，对对档案管管理信息息系统的的定位提提出了越越来越高高的要求求，同时时也面临临着许多多新的更更高的问问题。档档案管理理信息化化主要面面临着如如下新的的应用需需求和挑挑战：档案类型型繁多、层出不不穷。档档案管理理信息系系统需要要管理的的档案种种类越来来越多、越来越越复杂，几几乎涉及及到了各各行各业业所有的的档案信信息，包包括实体体档案和和电子档档案，这这要求档档案管理理信息系系统几乎乎要包容容所有的的档案实实体类型型和电子子档案类类型，并并能管理理好。同同时，还还要适当当兼容将将来可能能出现的的档案实实体类型型和电子子档案类类型。信息档案案化。各各行各业业的大多多数单位位都建立立了各种种信息系系统，但但在经过过一定的的产生和和利用后后，这些些系统中中的信息息累计得得越来越越多，这这些信息息系统内内的电子子信息的的出口却却是一个个重大问问题，需需要按档档案管理理规章制制度的要要求归档档到档案案管理系系统中。企业级应应用。在在较大的的集团化化行业或或单位中中，存在在着多级级单位管管理和跨跨地域单单位管理理的要求求，因而而，档案案管理信信息系统统不再是是管理某某一具体体单位的的封闭的的系统，而而应具有有跨地域域管理全全集团、全行业业的能力力。开放性应应用。档档案管理理信息系系统不再再是一个个简单的的封闭的的管理系系统，它它应是整整个信息息化平台台中的重重要应用用系统。它需要要与几乎乎所有的的信息系系统、尤尤其是业业务系统统进行一一体化联联接，实实现信息息的双向向流动和和共享。因而，要要求档案案系统具具有良好好的开放放性和数数据兼容容能力。档案管理理工作前前移，为为现实工工作服务务。档案案管理信信息系统统不再被被认为是是起到保保管过期期资料的的作用，而而被要求求深入到到各个业业务过程程中，从从信息的的产生阶阶段和现现行阶段段就介入入，以便便为现实实工作服服务。这这样就要要求档案案管理工工作前移移，与各各项工作作紧密结结合。新应用要要求和新新技术集集成。随随着档案案管理应应用需求求的不断断深入，需需要集成成进入更更多的新新技术成成果。这这要求档档案管理理信息系系统具有有良好的的可扩展展性，以以便集成成新的应应用技术术。异构数据据海量存存储。在在档案管管理范围围不断扩扩大、应应用不断断深入的的同时，不不得不面面临日益益增长的的海量档档案数据据的存储储问题，并并且这些些档案数数据是异异构的多多种类型型的。因因而，要要求档案案管理信信息系统统具备灵灵活高效效的存储储体系结结构。针对上述述出现的的新的问问题和要要求，我我们在总总结17年档案案管理软软件开发发经验和和技术储储备的基基础之上上，投入入了大量量的人力力和物力力，开发发和完善善电子档档案管理理系统档档案管理理信息平平台，并并在此基基础之上上，开发发了针对对各个行行业的行行业版。知识资源源管理是是未来企企、事业业单位信信息管理理的重要要组成部部分，也也是企业业信息管管理的基基础，是是未来的的发展趋趋势和发发展方向向。档案案是一个个单位知知识资源源的核心心部分，也也是知识识资源管管理的最最基础部部分。因因此，要要实现本本单位的的知识资资源管理理，首先先要做好好电子档档案的管管理，才才能以档档案管理理为核心心和基础础，逐步步扩大和和延伸管管理范围围，最终终实现知知识资源源的管理理。档案案管理无无论从人人才储备备、信息息分类和和组织、管理制制度以及及方式、检索利利用手段段和信息息收集的的模式等等方面都都是未来来知识资资源管理理所必须须的。电电子档案案管理系系统从设设计时就就考虑了了知识资资源管理理发展趋趋势，因因此在系系统中功功能更加加侧重于于文件的的收集整整理和开开发利用用、侧重重于各种种知识管管理方式式和结构构的定制制工具的的提供，为为进行知知识资源源管理提提供了技技术手段段。第二节 目标应用用电子档案案管理系系统平台台主要面面对各行行各业的的中高端端用户，用用以解决决复杂的的档案管管理应用用。可广广泛应用用于企业业、机关关和事业业单位。例如，大大型企业业集团的的统一档档案管理理，可统统一规划划和管理理总部及及其所属属二级单单位和三三级单位位的档案案，并可可实现跨跨地域的的档案管管理应用用。其特特点是数数据集中中/相对集集中、业业务分布布式处理理、实体体属地管管理。同同样，可可实现具具体行业业的全行行业的统统一档案案管理，可可统一规规划和管管理全行行业各单单位的档档案，并并可实现现跨地域域的档案案管理应应用；对对具有多多全宗档档案管理理要求的的单位或或具有复复杂的档档案种类类管理要要求的单单位等。第三节 主要特点点系统是一一个平台台化的产产品，一一方面，它它可作为为开发平平台，针针对各种种复杂的的大中型型应用项项目进行行二次开开发，以以满足特特定应用用的特定定需求；另一方方面，对对于比较较成熟的的应用，也也可作为为产品化化系统直直接应用用。电子子档案管管理系统统是一个个开放性性的档案案管理平平台，它它可与各各种流行行的应用用系统环环境进行行集成，例例如，各各种流行行的数据据库、操操作系统统、服务务器设备备、存储储设备、门户系系统、安安全系统统等；同同时，也也可以与与各种应应用系统统进行一一体化集集成，进进行数据据交换和和数据共共享，例例如，OA、ERP、各种种业务管管理系统统等。系系统是一一个适应应能力较较强的系系统，系系统提供供了强大大的、完完善的定定制工具具，可定定义各种种档案的的数据结结构、屏屏幕显示示布局、打印格格式、数数据完整整性限制制要求、数据正正确性限限制要求求、辅助助组卷规规则、快快速输入入辅助信信息等。通过这这些定制制工具，可可针对用用户的特特定需求求定制出出满足用用户实际际需要的的档案管管理信息息系统；同时，系系统采用用结构化化思想开开发，各各项功能能采用积积木式组组合与集集成，可可针对用用户的特特定需求求，组合合出用户户需要的的管理平平台。系系统是一一个具有有较强安安全性的的档案管管理信息息平台。它内置置了较强强的安全全控制体体系统，同同时也可可与各种种安全系系统集成成，确保保了用户户对安全全性的要要求。系系统是一一个稳定定性较强强的成熟熟的档案案管理信信息系统统。它是是基于公公司十多多年以来来的档案案研发成成果之上上开发出出的新一一代成果果，并经经过近两两年的完完善和实实际应用用考验，稳稳定而成成熟；系系统平台台具有良良好的兼兼容性，一一方面，它它兼容以以往的各各种版本本，使老老用户在在升级时时，数据据得以良良好的兼兼容；另另一方面面，设置置了专用用的数据据导入工工具，可可兼容用用户的其其它系统统产生的的历史数数据；系系统集成成应用了了大量的的新技术术，系统统应用集集成了在在线OCR技术、全文检检索技术术、双层层PDF技术、数据交交换技术术、图形形图像处处理技术术、流文文件浏览览技术和和与OA、MIS、PDM、PORRTALL、CA等其他他系统的的接口技技术；系系统支持持多种电电子文件件的浏览览和显示示，系统统提供了了200多种图图形、图图像、文文本和电电子表格格等文件件格式的的归档管管理和显显示功能能，为高高水平的的用户提提供了更更广泛的的应用空空间。系统是一一个功能能强大的的、适应应能力较较强的档档案管理理信息平平台，可可适应各各行各业业的主流流档案管管理应用用需求。3第二章 体系结构构第一节 系统体系系结构系统逻辑辑结构可可以分为为以下四四个部分分：信息息采集、档案管管理、档档案利用用、系统统设置与与维护。其体系系结构示示意图如如下：数据导入各种历史数据离线移交数据数字化数据收集整编集中整理分散整理多级整理移交数据一体化接口OAERPPDM工程管理系统业务管理系统信息交换平台文件管理编研开发数据管理综合管理档案统计鉴定销毁借阅管理光盘制作专用检索引擎信息采集档案管理开发利用权限管理数据维护档案设置数据字典维护系统参数设置系统维护门户系统CA系统OA系统安全系统系统结构示意图信息服务信息采集集部分，主主要完成成各种渠渠道的数数据采集集工作。通过数数据一体体化接口口，按信信息采集集流程要要求，将将各个信信息系统统中的待待归档信信息直接接采集到到档案管管理信息息系统中中或通过过通用数数据交换换平台采采集到档档案管理理信息系系统中；通过收收集整编编流程，可可实现分分散式、集中式式档案整整理和移移交，对对多全宗宗的单位位，可实实现逐级级整理和和移交；通过数数据导入入功能，可可实现离离线数据据的收集集、历史史数据的的导入以以及将数数字化加加工系统统产生的的电子档档案数据据导入到到系统中中。与电电子档案案的信息息采集过过程相对对应，往往往伴随随着实体体档案的的收集、整理、移交和和接收，在在处理电电子档案案的业务务流程中中，同时时处理了了实体档档案的这这些相关关工作。档案管理理部分，主主要完成成日常的的档案管管理工作作。其中中，档案案数据管管理，主主要完成成档案信信息的日日常管理理和维护护工作；综合管管理，主主要完成成与实体体保管相相关的各各项工作作；档案案统计，主主要完成成与档案案管理工工作相关关的各种种统计工工作；鉴鉴定销毁毁，主要要完成档档案的鉴鉴定工作作和销毁毁管理工工作。开发利用用部分，主主要完成成档案的的研究开开发工作作，并提提供各种种方式的的档案利利用。一一方面提提供与实实体相关关的利用用，另一一方面通通过网络络提供各各种方式式的档案案检索和和利用，包包括信息息发布、全文检检索、分分类检索索等多种种网上信信息检索索利用方方式。专专用检索索引擎是是针对各各业务系系统对档档案信息息的特殊殊需求专专门开发发，供各各业务系系统调用用，以便便为各业业务系统统提供专专用信息息服务，使使各业务务系统能能方便地地提取档档案信息息并按业业务系统统要求展展现。系统维护护部分，主主要完成成与系统统运行相相关的各各种数据据维护工工作。包包括各种种数据结结构设置置和维护护、权限限管理、系统参参数设置置和维护护、日志志管理等等。系统统设置与与维护为为整个档档案管理理系统提提供了全全部后台台的支持持，是档档案管理理系统的的基础平平台。它它提供了了档案类类型、全全宗、分分类结构构的定制制，可以以使档案案系统满满足用户户的各类类档案资资源的管管理需求求，并可可以满足足系统的的扩展需需求；同同时将归归档文件件整理的的规则形形成系统统的控制制设置，使使得整个个归档流流程规范范化、标标准化；另外提提供了数数据日常常维护、系统维维护的一一些必要要设置工工具，是是系统管管理员的的强大工工具包。第二节 存储体系系结构系统对异异构数据据的组织织和存储储采取了了“目录文件”存储结结构，档档案的属属性信息息以目录录数据的的形式存存储在数数据库中中，与之之相对应应的电子子档案原原文件存存放在文文件服务务器中，数数据库中中的目录录信息与与电子原原文通过过存储路路径指针针相关联联，一条条目录信信息可对对应多个个电子原原文。通通过这种种存储体体系结构构，不同同类型的的档案信信息可存存放在不不同的存存储位置置，以灵灵活的实实现分类类存储和和分布式式海量存存储。这这样，可可满足不不断增长长的档案案信息对对存储容容量的扩扩充要求求。第三节 技术路线线系统采用用C/S和B/S混合方方式实现现不同的的功能需需求。其其中系统统维护功功能、档档案管理理功能、文件管管理功能能、收集集整编功功能、数数据导入入功能、编研开开发功能能、借阅阅管理功功能、光光盘制作作功能等等交互性性处理要要求较强强的部分分采用C/S方式实实现，采采用DELLPHII语言开开发；面面向广大大档案利利用用户户的档案案检索功功能和利利用赋权权申请功功能采用用B/S方式实实现，B/S模式通通过"WEEB/中间件/服务器"的J2EEE技术架架构实现现。系统以XXML作为数数据接口口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。第三章 档案案管理系系统功能能介绍档案管理理系统功功能模块块图如上图所所示，系系统功能能根据使使用者的的不同分分为以下下三个部部分：1. 针对普通通用户的的部分：针对普通通用户的的部分主要要包括上上述模块块中的：网站，主主要提供供档案的的信息服服务，例例如：检检索查询询、浏览览、下载载、网上上借阅等等功能，并并且可以以嵌入用用户的应应用系统统之中（如OA、MIS或PDM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部分以B/S的方式实现。2. 针对档案案管理员员的部分分：针对档案案管理员员的部分分主要包包括上述述模块中中的：文文件管理理、收集集整编、档案管管理、开开发利用用四个模块块，主要要提供档档案管理理员和部部门的兼兼职档案案员对归归档文件件的录入入、收集集和整理理，同时时提供档档案管理理人员对对电子档档案的管管理、档档案实体体的辅助助管理和和对档案案信息的的开发利利用。本本部分以以C/S方式实实现，功功能方便便实用、简单快快捷。3. 针对系统统维护人人员的部部分：针对系统统维护人人员的部部分主要要指系统统维护，是是提供系系统维护护人员（可可以是信信息人员员、也可可以是档档案人员员）对整整个系统统进行定定制和维维护的工工具包。系统维维护主要要提供了了以下工工具：系系统权限限的定制制、档案案管理架架构的定定制、档档案整理理规则的的定制和和对数据据及用户户使用的的维护和和设置工工具。本本部分只能能提供给给对系统统和档案案业务熟熟悉的管管理员使使用，用用于针对对本单位位情况建建立档案案管理系系统的架架构、对对系统进进行日常常的维护护和备份份以及可可以针对对今后的的发展和和变化进进行适应应性修改改。本部部分以C/S方式实实现，功功能强大大，并可可扩充。总之，系系统既可可以自成成体系，提提供用户户完整的的电子档档案管理理和网络络查询利利用，也可以以与本单单位的OA办公自自动化或或PDM设计过过程管理理或MIS信息管管理系统统相结合合，形成成更加完完善和高高效的现现代化信信息管理理网络。下面将详详细描述述电子档档案管理理系统的的各项功能。3.1、系统维维护【系统维维护】模模块为各各行各业业的不同同档案用用户提供供了一个个功能丰丰富的自自我设计计平台，用用户可以以根据本本单位档档案管理理的规范范和需求求，对综综合档案案管理系系统进行行自由的的定义（其其中包括括各种档档案类型型，数据据库的结结构，用用户录入入的界面面，分类类方法等等），使使综合档档案管理理系统在在用户手手中变成成一套为为用户所所在单位位量身定定制的档档案管理理系统。当用户开开始使用用本软件件时，首首先应进进入【系系统维护护】功能能模块，进进行档案案管理系系统的定定制，然后才才能使用用其他功能能模块，按按照定制制好的方方式进行行档案管管理工作作。用户在使使用本软软件之前前，一般般需建立立以下档档案管理理的结构构：如上图所所示，纵纵横两个个箭头之之间的部部分，就就是档案案系统所所需要建建立的管管理结构构，而报报表维护护和数据据字典维维护功能能，则为为档案系系统的定定制提供供服务。比如报报表维护护可以定定义各类类档案所所需打印印的目录录和报表表，用于于系统使使用过程程中的打打印；数数据字典典则将常常用数据据分类存存储，可可以在系系统中随随时选用用。我们可以以看到上上图从左左到右的的箭头，表表明了文文件的归归档流程程，不同同单位对对归档文文件的整整理都有有不同的的规范和和制度，比比如：档档号的组组成、文文件的排排序、归归档文件件所需要要著录的的字段等等规定，可可以通过过【参数设设置】功能进进行定制制，这样样就可以以控制使使用系统统的单位位和部门门按照定定制好的的规范和和制度去去进行档档案的整整理和管管理。为了更加加形象和和直观地地展现出出档案数数据的结结构，系系统提供供了目录录树和分分类表两两种展现现数据的的方式，即即类似WINNDOWWS资源管管理器的的方式，这这样可以以展现出出用户档档案的目目录树或或分类表表，数据据区可以以显示出出相应节节点下的的数据条条目。目目录树和和分类表表可以是是不同的的，也可可以相同同，可以以完全根根据用户户的喜好好和需求求来进行行定义，只只要能够够形象直直观地展展现出数数据的结结构就可可以了。根据手工工管理档档案业务务流程我我们知道道，从文文件到档档案存在在一个归归档的流流程：即即从文件件库整编库库档案库库的过程程，因为为整编库库与档案案库的结结构相同同，因此此我们在在定制的的时候只只需要定定制好档档案库的的结构，系系统会自自动形成成与档案案库结构构完全一一致的整整编库，而而文件库库就需要要使用文文件库设设置功能能重新进进行定制制了。上述过程程完成之之后，针针对这个个全宗的的档案系系统就算算定制完完成了，用用户可以以进行基基本的操操作和使使用了。其它全全宗的定定制方式式与此相相同。上述工作作可以通通过全宗宗管理、档案库库管理、文件库库管理、分类表表管理、报表维维护、数数据字典典维护等等功能模模块实现现。Ø 全宗管理理本软件可可以支持持多全宗宗管理，针针对档案案馆或大大型集团团企业，可可以用全全宗区分分馆藏不不同单位位的档案案或下属属不同单单位的档档案。全全宗一般般由全宗宗号和全全宗名称称组成，系系统可以以用一个个数据库库管理多多个全宗宗的档案案数据，并并且全宗宗之间拥拥有良好好的安全全性和权权限控制制，为档档案馆和和大型集集团用户户进行档档案的集集中管理理提供了了技术手手段。第一次使使用系统统，必须须先定义义全宗，进入【系统维护】【档案设置】【全宗管理】，模块，将出现如下界面：l 【增加】：可增加加新的全全宗号及及全宗名名称。l 【删除】：可删除除任一全全宗号及及全宗名名称，具具体操作作是：用用鼠标选选中某一一全宗，单单击【删除】按钮即即可。l 【修改】：可修改改已经存存在全宗宗的全宗宗名称，具体操操作是：用鼠标标选中需需要修改改的全宗宗，单击【修改】按钮，在在弹出的的修改窗窗口中修修改全宗宗名称，单单击【确定】按钮即即可，全全宗号不不能修改改。Ø 分类表管管理分类表是是指企业业档案管管理中所所遵循的的分类规规范表。建立分分类表是是为了对对案卷的的分类信信息即目目录信息息进行管管理及树树状检索索。用户户可以自自己定义义分类表表的层次次和内容容，具有有很高的的灵活性性。分类类表管理理就是按按照层次次结构建建立一个个分类表表。l 增加节点点在分类字字维护页页面上的的分类号号和分类类名称两两个编辑辑框中分分别输入入分类号号和分类类名称，然然后点击击【增加节节点】按钮即即可。l 增加子节节点在分类字字维护页页面上的的分类号号和分类类名称两两个编辑辑框中分分别输入入分类号号和分类类名称，然然后点击击【增加子子节点】按钮即即可。l 删除节点点在分类表表信息文文本框内内选择要要删除的的分类，然然后点击击【删除节节点】按钮即即可。l 修改节点点在分类表表信息文文本框内内选择要要修改的的分类，在在分类字字维护页页面就会会显示当当前分类类信息，在在分类字字页面上上修改需需要修改改的内容容，然后后点击【修改节节点】按钮即即可。l 连接符维维护即制定各各级分类类之间的的连接符符。例如如：111、1.11.1等等。Ø 档案库管管理【档案库库管理】功功能提供供用户针针对本单单位各全全宗的档档案管理理情况，建建立符合合本单位位档案管管理需求求的管理理架构，例例如：档档案类型型、各类类型的管管理层次次（项目目、卷、盒）、各层次次的库结结构（著著录信息息）、录录入界面面和录入入方式等等。通过档案案库设置置，可以以根据本本单位档档案管理理实际情情况，结结合档案案管理的的制度和和规范，形形成符合合本单位位档案管管理系统统结构。第一次次使用系系统，必必须通过过【档案案库管理理】功能能定制本本单位的的档案管管理结构构。l 添加档案案类型在【系统统维护】【档案案设置】下，选择【档案库管理】项，如下图：可以增加加档案类类型，维维护档案案类型的的字段和和录入界界面。添添加档案案类型时时，可以以根据要要求选择择是否包包含项目目、案卷卷、分类类表，如如下图用户也可可以根据据自己的的需要添添加字段段，方法法如下图：l 删除档案案类型选择要删删除的档档案类型型，然后后单击鼠鼠标右键键，在出出现的操操作菜单单中点击击【删除除档案类类型】即即可。l 修改档案案类型选择要修修改的档档案类型型，然后后单击鼠鼠标右键键，在出出现的操操作菜单单中点击击【修改改档案类类型】即即可，其其中只能能修改名名称和备备注信息息l 字段维护护对已经存存在的档档案类型型的项目目库、卷卷库、件件（文件件）库结结构进行行修改。l 添加字段段选择要修修改的档档案类型型和要修修改的库库，在工工具栏上上选择【添添加字段段】按钮钮，在库库结构定定义窗口口中会出现空空白行，然然后输入入字段名称称，类型型，长度度即可。l 修改字段段在库结构构定义窗窗口中直直接单击击字段即即可在其其上直接接修改。l 插入字段段操作同添添加字段段。l 删除字段段单击选中中要删除除的字段段，再选选择工具具栏上的的【删除除字段】按钮即即可。l 复制库结结构选中要复复制的档档案类型型的库，再选选择工具具栏上的的【复制制库结构构】按钮钮即可。l 粘贴库结结构在进行过过【复制制库结构构】后，选选中要粘粘贴的档档案类型型的库，再再选择工工具栏上上的【粘粘贴库结结构】，即即可完成成库结构构的复制制。l 创建库【创建库库】是把添添加字段段、修改改字段、插入字字段、删删除字段段的工作作保存到到数据库库中，所所以每次次修改了了字段信信息就要要进行【创建库库】操作。l 界面定义义在库结构构定义完完后，应应该重新新定义录录入界面面，虽然然在创建建库结构构时已经经自动创创建了一一个界面面，但用户户可定义义具有个个人风格格的录入入界面。该界面面主要用用于数据据的录入入以及查查询时查查看信息息内容或或通过卡卡片式查查询时使使用。注注意，在在定义录录入界面面之前，应应首先创创建相应应的数据据库。用用户可以以根据需需要在录录入界面面中定义义需要的的各种事事件，使使录入工工作更简简单、容容易，提提高录入入的速度度及准确确率。l 导出录入入界面选中要导导出录入入界面的的档案类类型的库，再选选择工具具栏上的的【导出出录入界界面】按按钮，在在弹出的的窗口中中输入录录入界面面的保存存名称，点点击【保保存】即即可完成成录入界界面的导导出。l 导入录入入界面选中要导导入录入入界面的的档案类类型的库，再选选择工具具栏上的的【导入入录入界界面】按按钮，在在弹出的的窗口找找到录入入界面文文件的保保存文件件，点击击【打开开】，会会提示“导入成成功”，即可可完成录录入界面面的导入入。Ø 文件库设设置与上述档档案库设设置相同同，系统统通过【文件管管理】子系统统提供针针对归档档文件（收收文、发发文和其其它归档档文件）管管理的功功能，也也可以用用于其它它各类文文件的管管理和整整理，可可以实现现部门文文件的随随办随归归。由于文件件库的库库结构（文文件的著著录信息息）和档档案库的的不同，因因此可以以通过【文件库库管理】功功能实现现对文件件库的定定义和设设置，使使得【文件管管理】子系统统符合不不同单位位对文件件管理的的要求。文件库设设置所涉涉及操作作与档案案库相同同，在此此不再赘赘述。需需要特别别说明的的是，文文件库的的设置支支持对库库的分类类，即在在库结构构相同的的基础上上，可以以通过分分类的方方式来按按年度等等方式建建立年度度库等。Ø 立卷设置置针对归档档文件的的整理，国国家和各各单位都都有相关关归档文文件整理理规则，用以规范归档文件的整理并规范档案信息的组织和管理工作。归档文件整理编目，最终形成档案的过程我们可以简称为“立卷”的过程，主要是针对归档文件按照一定的规则进行组织和整理，形成一件/盒或文件/卷为单位的档案，立卷设置就是针对归档文件整理规则，通过系统对归档文件的整理工作进行约束的。用户可以通过立卷设置，将本单位（行业）的归档文件整理规则通过立卷设置定制到软件系统中，以确保档案人员和兼职档案员在进行归档文件整理工作中严格按照规范进行整理和编目，形成规范的档案数据。系统提供供的【文件管管理】中的【文件立立卷】功能和和【收集整整编】中的【组卷】功能都都会按照照【立卷设设置】确定的的规则去去实现归归档文件件的自动动和辅助助整理。因此在立立卷之前前，应先先定义好好立卷的的一些规规则、立立卷的对对应关系系、档案案库的对对应关系系，l 选择档案案库，设设定卷内内页数，选选择案卷卷号的生生成规则则。l 定义分组组字段，设设定排序序方式Ø 档号设置置档号是案案卷和文文件的重要标标识，不不同单位位也有不不同的规规则，【档号设设置】功能提提供给档档案管理理人员一个个定义不不同档案案类型档档号形成成规则的的工具。选择要设设置档号号规则的的档案类类型库，在在字段列列表里选选择需要要的字段段后双击击即可，在在连接符符编辑框框中输入入连接符符点击【添添加】按按钮，设设置完成成后点击击【保存存】完成成设置，如如下图：Ø 对应字段段设置系统大量量的归档档文件在在文件库库和整编编库中，其其中将整整编库中中整理好好的归档档文件归归入正式式档案库库这一过过程并不不需要对对应字段段设置，因因为我们们上文已已经介绍绍过，整整编库的的数据字字段结构构与档案案库是完完全相同同的。但但由文件件库归入入到整编编库的过过程中，由由于文件件库的著著录信息息与档案案库的著著录信息息之间的的差异，因因此需要要先定义义好两个个库之间间的字段段对应关关系。【字段对对应设置置】是定定义在软软件中文文件转入入整编库库、编研时时加入专专题、案卷和和文件级级的跨级级次取数数等操作作时数据据的对应应关系。Ø 排序设置置系统可以以将各个个库中的的文件按按照一定定规则自自动进行行排序，这这样可以以方便整整理。设置各个个库的排排序规则则（升序序或降序序）；每每个库按按什么方方式来排排序，不不同的用用户有不不同的排排序方式式，系统统排序可可完全由由用户自自己设置置，如下下图，在在【档案业业务列表表】忠选择择要设置置的库，所所选库的的字段会会列在字字段列表表中，选选中要设设置的排排序字段段，用鼠鼠标拖拽到排序序字段列列表中，选选择排序序状态即即可完成成排序设设置。Ø 权限管理理l 角色管理理每一个用用户在档档案系统统中都会会有一个个相应的的角色，管管理原有有管理员员的角色色，用户户有用户户的角色色，在综综合档案案管理系系统中，用用角色来来控制每每一个用用户的权权限。l 用户和组组管理管理员可可根据单单位的部部门来建建立组；在每个个组下建建立属于于组的用用户，并并赋予每每个用户户相应的的角色。l 数据权限限数据权限限用来控控制档案案的实体体借阅、条目浏浏览、电电子文件件浏览打打印和下下载等权权限。具具体又可可分为默默认权限限、规则则权限和和档案权权限。默认权限限用来控控制某一一档案类类型的所所有档案案的默认认权限。规则权限限用来控控制用户户对某一一档案类类型的档档案按照照某一规规则享有有的权限限，要选选择权限限控制的的是归档档前还是是归档后后，选择要要给项目目、案卷卷、文件件还是电电子文件件赋权限限，通过过设置规规则将相相应的权限赋赋予用户户；规则则权限通通常和默默认权限限一起配配合使用用，可以以建立一一套完整整的用户户权限设设置方案案。档案权限限一般用用来进行行临时赋赋权，可可以赋予予电子文文件浏览览、打印印、下载载、原文文借阅权权限，而而且可以以按照时时间段或或者次数数赋予用用户临时时权限。l 网上赋权权审批网上赋权权审批用用来处理理用户通通过网页页方式进进行的赋赋权申请请，如果果通过审审批，则则用户申申请的权权限将生生效，拒拒绝则不不生效。要说明明的是，用用户在网网页上申申请的权权限为按按次数或或时间段段的临时时权限。Ø 数据维护护l 日志管理理a) 登录日志志：这部部分可以以记载某某个用户户在什么么时间，在在哪台机机器上登登录过档档案系统统，依据据这日志志可以对对档案人人员进行管管理。b) 系统日志志：这部部分可以以记载某某个用户户在登录录到系统统后，对对档案数数据进行行了哪些些操作，如如果系统统出现一一些数据据丢失或或者操作作失误的的事情，管管理员可可通过这这个日志志来查找找出问题题出现的的时间及及操作人人员。c) 网页查询询日志：这部分分可以记记载某个个用户在在网上进进行的电电子文件件浏览和和下载、档案条条目的删删除纪录录。l 回收站管管理这个模块块是对已已经删除除的文件件进行管管理，所所有删除除的文件件都存储储在这个个模块中中，在这这里可以以对这些些数据进进行还原原、删除除等操作作，在这这里删除除数据后后，数据据便无法法恢复。Ø 数据转换换【数据转转换】功功能可将用户户原有的的Exccel表格、dbff数据等等格式的的历史数数据转入入档案系系统，并并支持通通过ODBBC等方式式链接的的其他数数据源。Ø 数据字典典维护【数据字字典维护护】提供供对系统统常用项项的自由由定义，如如主题词词、代码码库；同同时提供供对辅助助信息库库，如综综合信息息库、编编研库等等管理。【代码库库管理】用用来管理理系统中中公用的的代码表，如如密级、专业、部门等等，这些些表的内内容在系系统中多多次使用用，而内内容的范范围有限限，特别别是在进进行数据据录入时时，需要要多次重重复性输输入，为此把把它们设设置为代代码表，使使其内容容变为可可选项而而不必手手工录入入。【主题词词维护】用用来维护护系统的的主题词词库，在在进行档档案著录录时，主主题词项项可以从从“题名”字段忠忠自动提提取。【综合信信息库管管理】用用来定义义系统中中相关辅辅助管理理信息库库的结构构，如库库房、设设备、其其他资料料信息库库等。【编研库库管理】用用来定义义编研信信息库。Ø 个人设置置一是可以以密码修修改功能能进行用用户口令令修改，如下图图。 二是可可以通过过其它设设置进行行系统默默认输入入法、电电子文件件挂接路路径和数数据显示示字体的的设置，如如下图。Ø 网页字段段设置网页字段段设置用用来控制制用户在在网页上上进行著著录和检检索时，某某些字段段是否显显示。Ø 网页发布布字段设设置用户可以以根据需需要，选选择网页页输出字字段，选选择后，在通过IE浏览时,在网页上进行档案检索时默认只显示用户选择的字段。Ø 服务器配配置用来设置置电子文文件的存存储方式式，支持持数据库库方式和和文件服服务器方方式（FTP）。3.2、文件管管理文件管理理是文档档一体化化的开端端，本功功能模块块为办公公室文书书提供了了一个简简洁规范范的收发发文件管管理界面面，将文文件的收收发管理理纳入档档案管理理的轨道道，使文文书在收收发登记记的同时时，为日日后的查查询统计计工作提提供数据据源，实实现了“一次输输入，反反复利用用”，在不不增加办办公室文文书工作作量的前前提下，提提高其工工作效率率，并且且大幅度度减少档档案管理理员的工工作。文件管理理模块可可以实现现对文件件的分类类、登记记、修改改、删除除，以及及各种文文件报表表的打印印等功能能，文件件的原件件也可以以在此模模块中输输入或引引入系统统，参加加后续的的立卷工工作。l 文件管理理界面如如图l 文件登记记提供编辑辑、增加加、删除除和修改改等功能能，供用用户完成成文件的的登记工工作。l 数据检索索检索是档档案管理理员日常常的工作作之一，系系统为用用户提供供了方便便快捷的的查询工工具，系系统提供供直接检检索和组组合检索索，任何何一种检检索中都都支持模模糊检索索，如下下图：l 数据范围围提供全部部、待组组卷、已已组卷和和不需归归档等范范围，供供用户按按照不同同的方式式查看数数据所处处的状态态，并且且，对文文件所处处的每个个状态，提提供颜色色标志区区分，绿绿色为已已组卷、黄色为为不需要要归档，灰灰白色为为待组卷卷文件。l 电子原文文的挂接接本系统中中电子原原文的挂挂接按照照挂接后后电子原原文的存存放方式式分为两两种类型型，数据据库方式式和文件件服务器器方式，前前者指挂挂接后电电子原文文直接存存储到数数据库系系统中，后后者指挂挂接后电电子原文文存储到到专用的的文件服服务器上上。挂接接过程可可以通过过直接挂接接、扫描描挂接和和批量挂挂接等方式完完成。l 数据的批批量修改改批量修改改即对多多条数据据按照一一定规则则进行修修改，如如：把多多条记录录的某个个字段清清空、把把多条记记录的某某个字段段添加固固定的值值、在多多记录信信息某个个字段中中查找替替换等。l 文件打印印报表的打打印是档档案工作作人员日日常工作作之一，本本系统中中为用户户提供各各种文件件报表如如：收文文登记单单、发文文登记单单、收文文目录、发文目目录等，打打印方法法简便快快捷。l 选择显示示字段利用此功功能用户户可以根根据需要要选择要要显示的的字段信信息和显显示顺序序，以方方便查看看文件信信息。l 数据的转转出可以将选选中的数数据转出出，目前前可以支支持三种文件件格式，Miccrossoftt Acccesss格式、Miccrossoftt Exxcell格式和dbf格式。l 数据的转转入可以将转转出的数数据转入入，目前前可以支支持三种文件件格式，Miccrossoftt Acccesss格式、Miccrossoftt Exxcell格式和dbf格式。l 转入整编编库可以将选选择的待待归档数数据转入入整编库库（归档档前库），以以供档案案人员进进行整理理、编目目和归档档。3.3、收集整整编收集整编编功能示示意图在实际档档案工作作中，经经常是首首先收集集零散文文件（收收集工作作可能是是相关部部门或相相关办公公系统完完成的），之之后进行行组卷归归档。这这一过程程可以在在整理编编目子系系统中完完成，用用户可以以完全依依照自己己的方式式收集资资料，在在归档前前库中存存放所有有内容完完整或不不完整的的文件、案卷，最最后按所所需要的的方法分分类、组组卷、归归档。归档文件件的整理理规则根根据系统统维护中中的设置置可以根根据相关关制度和和规范进进行定义义，虽然然有国家家档