展览会策划方案、展览会策划实战策略、怎样进行展览会策划41883.docx

展览会策划划方案、展展览会策策划实战战策略、怎怎样进行行展览会会策划第一部分   展览览会前的的准备工工作展览会的策策划过程程是一个个综合而而又复杂杂的过程程,并不不是简单单的等价价交换。它它是为卖卖家和买买家提供供一定的的环境和和场所，促促使交易易达成的的过程。评评价一场场展览会会的策划划，而是是要涉及及到众多多行业和和部门的的，因此此我们在在策划展展览会的的时候要要充分考考虑到各各方面的的因素。一、首先要要了解展展览要涉涉及到哪哪些部门门，并怎怎样更好好而又合合理的协协调组织织好这些些部门，为为展览会会的成功功举办而而铺路从上述图中中我们可可以看到到展览业业促进了了相关行行业的发发展，同同时主动动权又完完全掌握握在展览览的组织织策 划划者手中中。作为为一名有有着丰富富展览经经验的组组织者来来说，必必须要充充分的考考虑到这这些因素素，才能能使展览览会达到到圆满的的目的。否否则其中中一环没没有考虑虑到，都都要付出出很大的的代价。因因此要求求策划者者本着以以上实际际出发，真真正意义义上策划划一场全全面而又又深度的的展会。二、项目经经理制目前大多数数展览公公司实行行的是项项目经理理制，即即项目经经理从展展览会的的组织确确定到招招展，及及最后展展出期间间所遇到到的问题题的负责责制。它它要求（如如图1）所所示一样样必须要要全面的的掌握工工作才能能作为一一个合格格的舵手手。 项目经理策策划会议议的前期期工作市场调研市场调研对对于策划划者来说说，尤其其第一届届展览会会的策划划特别重重要。对对于首届届展览会会的开展展具有以以下缺陷陷：1、没有成成功召开开的经验验和现有有模式。2、没有创创造出品品牌3、没有与与顾客建建立稳定定的关系系及没有有稳定的的顾客群群4、不了解解行业市市场的发发展动态态要求项目经经理1、具有敏敏锐的市市场调查查能力和和超前的的市场知知识，曾曾经有一一个会展展界同行行说：“当当别人已已经占领领了山头头，我们们没有必必要去抢抢这个山山头，我我们可以以另开辟辟路。占占领别人人没有发发现的山山头”。这这是一个个最直接接的形象象比喻。策策划者在在策划展展览本身身要有这这种创新新意识，即即对周围围和未来来的事业业的关心心与思考考。京某某展览中中心，在在策划中中国第一一届零售售业的展展会成为为我们的的展会的的成功典典型，我我们可以以作为思思考。项项目经理理在准备备策划这这个展会会时，不不仅提前前到实地地考察,而且收收集了大大量的相相关信息息,确定定未几年年中国发发展趋势势,而成成功的策策划了这这届展览览,并取取得了展展会的延延续性。2、可行性性分析报报告。展展览会的的实地考考察、企企业的反反应，相相关资料料的整理理，通过过这些信信息的观观察和自自身的经经验，确确立展览览会的“可可行性”或或“不可可行性”做做出最终终的判断断展会的的召开与与否。再再汇报给给上级主主管，最最终根据据报告制制定整体体展览会会方案，因因此书写写报告也也是项目目经理非非常主要要的环。因因为决策策者在支支持展览览会的召召开是根根据会议议可行性性报告和和项目经经理对整整个行业业的了解解程度来来决定的的。项目场地的的确定、规规模及时时间项目经理根根据市场场调查，最最终确定定展会召召开，必必须充分分考虑到到展会的的场地、规规模及时时间的确确定根据据国际惯惯例，一一个成品品版和规规模的展展会，并并不是首首次举办办就规模模很大的的，是经经历一个个过程而而发展壮壮大的。当当然展会会规模和和起点高高其影响响力度也也就更高高，但这这对于展展会策划划者来说说风险和和投资太太大，造造成很大大的压力力，日前前我国根根据场馆馆规模及及相应配配套设施施以及展展览知识识还远不不及欧美美等展览览业发达达的国家家（以国国家际展展览会策策划为例例）必须须要充分分考虑到到国际展展的要求求：国外参展展商必须须要达到到整体参参展对象象的200%展会召开开期间，邀邀请的国国外参观观者要达达到整个个参观人人数的220%在国内很多多研展会会，号称称国际但但大多数数达不到到这个要要求，因因此并不不算是一一个真正正的国际际展会，而而只能是是区域性性的。因因此必须须考虑拓拓展力度度和能力力等因素素，要考考虑多方方面的因因素。场馆整体的的因素：1、硬环境境的考虑虑：、场馆的的交通是是否便利利；、场馆周周围的酒酒店、娱娱乐设施施是否齐齐全C、场馆的的交通运运输方式式是怎样样安排的的是否有货货运电梯梯场馆仓库库的库容容量有多多大D、场馆的的面积及及场地的的合理化化分配（制制定展位位图做考考察）与与相关租租用配套套设备。E、研讨会会的场地地安排2、软环境境的考虑虑场馆内部部保卫设设施是否否到位场馆的停停车场及及休息场场所是否否合理场馆的水水电供应应情况场馆的卫卫生清理理工作会议期间间场馆提提供的相相应服务务租赁方式一一般分两两种情况况：1、以场馆馆实际建建筑面积积计算，按按平方米米/元/天来整整体计算算场地租租金，国国际上专专业会展展的召开开期为六六天。布布展为两两天，开开展期为为四天，也也有安排排五天或或七天的的。2、按场地地实际搭搭建展位位（标准准3*33）即每每个展位位/天/元计算算总体租租金，根根据具体体的租赁赁方式，在在确定场场地后，场场馆一般般要求租租用方支支付定金金，该定定金支付付根据场场馆租赁赁的规模模来算大大约为整整个租金金的300%，也也就是说说整个场场馆的费费用为一一百万，确确定场地地租赁合合同后要要求支付付30万万的租金金，因此此这是策策划展览览的一项项很大的的费用投投入。建议：首首次展览览会场地地不要太太大。根根据自己己的实力力做出预预算。控控制在一一万平方方米以内内为宜，南南方某展展览公开开发中心心在策划划展会时时估计失失误，过过于乐观观，预定定了两万万平方米米，但最最终只招招了40000平平米的场场地，结结果损失失了将近近1.66平方米米定金。建议要充充分考虑虑举办展展览会的的时间，如如果同期期在同一一个地方方一个日日期内有有2到33个展览览与其发发生冲突突，这将将势必影影响招展展的力度度，这样样很容易易分散参参展的注注意力。三、项目招招展展览会议的的招展工工作中与与展销会会有很大大的不同同：A、展览的的展即展展示参展者者构成，览览即看观众众构构成成的。如如果是专专业的展展览会，还还需要邀邀请专业业人士或或同行业业内人士士参加，普普通大众众不是展展览会的的邀请对对象。一一般这种种招展对对象具有有以下特特点：实力比较较雄厚，重重视产品品和品牌牌的宣传传；技术力量量雄厚，一一般为技技术领域域领头羊羊或是生生产者本本身；规模和档档次都要要比较高高；注重参观观对象注意展览览会议期期间的相相关行业业研讨会会注意参展展的同行行例如：在我我国每两两年举办办的汽车车展，全全球汽车车厂商为为抢占中中国市场场，在展展览会期期间把上上述6点点展示得得淋漓尽尽致，做做到完美美无缺的的地步，因因此策划划者在进进行招商商策划时时，要充充分考虑虑到参展展商即我我们的客客户的心心态，进进行仔细细而又深深入的研研究，才才能做好好招商工工作的过过程。B、建议重点突破破几个知知名的大大型企业业，以知知名的大大型企业业带动小小型企业业的参展展。要求特装修修，把整整个展览览会场装装饰起来来。以先期参参展的优优惠方式式吸引参参展商参参展，并并尽快落落实参展展商的展展位，费费用。取得国内内外行业业协会的的支持，通通过行业业协会邀邀请参展展对象做做招商工工作。（因因为在国国外很多多行业协协会是因因各个行行业自身身组成的的，本身身就是多多行业领领头羊的的综合体体现）“以会带带展，以以展带会会”突破破传统的的思维模模式。展展览会特特别是专专业性很很强的展展览会，相相应召开开的研讨讨会将是是展览会会的实质质性的东东西，招招展者在在招商时时可以利利用自身身的优势势来通过过会议的的重要性性来带动动企业参参加展览览会。把把会议研研讨与展展览结合合，是企企业参展展的积极极性所在在。C、具体操操作项目经理理根据展展会情况况制定好好招展计计划（因因为这样样有利于于安排展展会进程程，合理理安排时时间。）分配具体体招展对对象公关关工作（按按照业务务员的各各个优势势，充分分的发挥挥其潜能能，挖掘掘客户）。资金运作作的到位位（展览览是以展展位租赁赁的形式式进行交交易的。确确定展位位不一定定确定的的费用到到位，因因此在招招展中最最终确定定的企业业参展还还是在于于资金到到位。）广告宣传传：广告告宣传是是非常重重要的，一一般分两两阶段a.前期招招商宣传传b.后期的的品牌宣宣传，即即观众的的宣传、普通大大众的宣宣传                      专业业观众的的宣传c.会期会会场广告告宣传展览会的的服务：企业参参展作为为组织方方必须为为企业提提供一个个参展指指南，介介绍大会会的具体体安排即即相关的的运输、酒酒店住宿宿等相关关的服务务。这样样促使参参展商更更加全面面的了解解展览会会的行程程以使更更加合理理的安排排时间。第二部分        展展会期间间的组织织协调工工作一、展览会会布展期期的工作作安排1、设立场场地前台台接待负责参展展企业报报到登记记根据参展展报名情情况落实实参展证证的派发发和展品品进入场场地确认认派发参展展企业在在参会期期间的参参会指南南进行一些些相关企企业的咨咨询活动动，介绍绍展场的的大体安安排情况况2、酒店接接待处设立前台台接待处处进行参展展展商住住宿登记记住宿表要要求a.企业名名称      b.房房间号码码     c.酒店联联系电话话     d.房主姓姓名场馆现场场协调工工作负责监督督现场施施工，即即根据参参展企业业要求进进行装修修的展位位施工对现场工工作中注注意防火火、防电电、防盗盗等工作作为企业协协调现场场租赁业业务根据企业业报名表表，布置置安排会会场场外外的广告告宣传（一一般为参参展企业业根据要要求而设设立的）交通运输输安排及及搬运工工作企业运输输展品的的接待及及装卸搬运工作作协调二、展览会会的开幕幕式组织织工作        在在开幕式式前要求求所有的的室内、室室外的布布展工作作完成，准准备迎接接参观者者的参观观，如何何做好开开幕式也也是项目目经理的的协调体体现。1、确定邀邀请参加加展览会会开幕式式贵宾名名单2、确定邀邀请参展展企业的的记者名名录3、开幕式式的场地地搭建要要求挑选突出出的位置置；一般般设为展展厅大门门正前方方要求布展展的庄重重大方要求放音音设备到到位相关的礼礼仪及场场地氛围围设计要要求开幕式主主持人讲讲话内容容的审定定，及参参加嘉宾宾讲话内内容的审审定要求：简单单明了，突突出主题题，在最最短的时时间内表表达中心心开幕式时时间建议议为100-155分钟开幕式结结束后，带带领嘉宾宾参观及及讲解的的人员到到位，以以及会后后的安排排工作三、展览会会召开期期间的组组织工作作     展览会会召开期期间的所所有工作作进入最最后结束束的倒计计时工作作，前期期大量的的组织工工作得到到体现在在于几闰闰的展览览会效果果，参展展商满意意，参观观者满意意，才能能说明展展会的成成功。    要要求：做好大会会的参观观人数的的统计、分分类。发放大会会的展览览会刊（每每天定时时发放，要要根据参参观对象象的身份份发放）协调展会会期限研研讨会会会议组织织安排工工作，做做好研讨讨会与展展览会有有机结合合做好最后后的中间间人形象象，积极极为企业业牵线搭搭桥，为为企业服服务为企业提提供洽谈谈间（休休息室）为企业提提供签订订合同场场所及时将参参观者的的信息反反馈给企企业积极与企企业沟通通，了解解企业的的想法及及要求统计大会会的成交交额做好好记录积极听取取参会代代表对大大会的意意见和建建议根据参会会信息，再再次邀请请参会企企业参加加第二年年的展会会四、撤展     展会的的撤展工工作一般般为大会会的最后后一天下下午提前前一个小小时，进进行会场场登记情情况工作作和出访访工作。派送撤馆通通知要求求：     1、保保持馆内内秩序    22、要求求每个参参展商清清理自己己的展品品，并保保管好    33、按照照先后有有序的组组织出馆馆工作    44、进行行最后的的清理工工作五、会后总总结    展展览会的的会后总总结，是是以后展展览会的的延续，也也是成功功案例的的表现，因因此项目目经理在在结束整整个展会会后，要要求对整整个展览览会工作作及整体体情况进进行一个个整体分分析，以以便今后后工作的的合理开开展。第三部分   展览览会的策策划         会议，无无论是国国际性会会议还是是国内会会议，包包括两种种情况：  1、以技术术交流为为主的学学术会议议（内容容主要是是从技术术的角度度探讨，交交流某一一领域的的最新技技术）2、以产业业发展动动态为主主题的会会议（政政府的导导向性比比较浓厚厚，以政政府对产产业政策策的发展展动向进进行交流流探讨，以以什么样样的宏观观形式促促进某领领域的发发展）会议的策划划者，首首先要给给自己的的会议进进行定位位，这里里就会议议策划流流程作如如下图表表： 一、策划会会议前应应考虑的的因素组织者自自身的实实力1、与政府府间的交交流及所所处的位位置     目前在在我国，很很多会议议的召开开是得到到政府机机构、行行业协会会的审指指和支持持的（企企业自身身组织的的本企业业技术研研讨会除除外），行行政主导导占有很很大比重重，在未未来几年年即使中中国展览览市场有有所改观观，也不不会出现现较大的的变化的的。而会会议的召召开（特特别是产产业动态态的会议议），如如果得不不到这一一领域的的机构的的认可和和支持，其其收效就就很难估估计了。因因此在策策划会议议无论是是技术会会议还是是策划政政府民向向会议必必须权衡衡自己的的对外实实力，如如上海“财财富论坛坛”得到到上海市市政府的的支持，因因此，会会议的召召开在很很大程度度上支配配地位还还处在政政府行为为之中。2、是否有有承办组组织会议议的资格格     主办出出国展需需要贸促促会，国国家经贸贸委等的的审批。会会议召开开也同样样经过审审批，核核定才能能最终确确定能否否召开。举举办会议议的组织织者本身身是否合合法。有有权组织织会议必必须要有有展览经经营许可可证。现现在有很很多民营营公司也也在参与与国际会会议的策策划，因因此在策策划会议议的时候候，要审审视自己己的公司司或组织织是否有有办会的的业务。组织者内内部的组组织机构构1、审视自自己的机机构是否否有优秀秀的组织织策划者者。会议议成功的的召开在在很大程程度上取取决于策策划者的的策划及及组织工工作，一一名优秀秀的策划划者一般般应具备备几下几几个基本本素质：a.经验丰丰富     bb.思维维开阔     c.兴兴趣广泛泛     d.会展工工作的积积极性     e.较较强的文文字组织织水平d.较强的的组织能能力策划者不仅仅仅要做做好策划划工作还还要了解解整个会会议的流流程，才才能更好好地把握握会议，开开创新思思咱，创创造更大大的利润润。资金是否否到位会议召开的的前期准准备工作作是需要要一定的的费用的的，如果果在整个个策划过过程中费费用得不不到保证证，在很很大程度度上会影影响会议议的成功功召开，那那么策划划一场会会议的费费用需要要多少？必需要要做一个个大会整整体预算算。主题思路路是否鲜鲜明对会议主题题，思路路的要求求，紧跟跟时代肪肪博，并并预测某某一领域域的发展展趋势和和走向。如如我们前前几年探探讨的第第三代移移动通信信技术的的研讨会会，生命命工程的的研讨会会，环保保技术的的研讨会会等等。它它们都具具有共同同的特点点：主题题鲜明，对对未来的的发展趋趋势具有有一定的的导向作作用。三、在会议议策划中中应考虑虑的问题题1、会议筹筹备期的的评估预计筹备会会议（定定期召开开国际会会议），首首届会议议筹备期期估计要要用6-8个月月；第二二届会议议估计为为4-66个月。会期一般为为1天、22天、22.5天天或3天天，笔者者建议会会议最好好是开两两天，这这样有利利于会议议内容及及听众得得到延续续。如果果召天一一天会议议，会议议内容不不一定能能讲透彻彻；如果果3天时时间，多多数参会会代表无无法听下下去（由由于身理理方面，心心理方面面及其它它外在因因素等等等的制约约，当然然也要根根据具体体情况而而定，不不能一概概而论）。2、对会议议主题内内容的评评估评估研讨会会的内容容框架是是整个会会议在招招展过程程式中的的灵魂，要要做到以以下几点点：a.新                 bb.吸引引人                 cc.务实实                  dd.要有有论据案例：中国国网络经经济的发发展战略略国际研研讨会主题内容：网络经济济的发展展战略国国际研讨讨会主题题内容围绕电子子商务平平台，探探讨中国国网络经经济的发发展战略略和思路路如何利用用互联网网提高企企业的国国际竞争争力探讨电子子商务中中的知识识产权问问题，进进一步完完善电子子商务法法律体系系探讨政府府机构进进行跨部部门、跨跨行业的的信息化化体系建建设探讨网络络技术的的安全性性、保密密性、适适用性等等问题3、对会议议的可行行性报告告，背景景材料进进行评估估会议的策划划中要报报批会议议立项（向向上级主主管部门门或行业业协会等等有主办办权力的的单位报报请主办办单位）的的可行性性报告、背背景材料料等书面面材料进进行审核核才能确确定是否否报批，因因此在报报批文中中，两者者占有举举足轻重重的作用用）信息收集是是否到位位：会议召开开的某一一领域发发展动态态的资料料，信息息是否搜搜集到位位拟邀请会会议参会会对象的的名录是是否到位位写背景材料料及可行行性分析析须考虑虑以下几几个方面面：a.目的       b.同行业业的发展展情况       c.会议召召开的必必要性       d.具体操操作的可可行性       e.对上级级主管部部门的要要求筹备方案包包括：会议名称称、时间间、地点点、规模模拟邀请主主承办单单位、支支持单位位会议研讨讨内容具体操作作办法承办单位位的名称称等要求：简单单、明了了、内容容丰富、一一目了然然4、对邀请请拟主办办单位的的对象、支支持单位位对象的的评定需需做出如如下准备备工作市场调查查工作的的情况可行性报报告的出出笼筹备方案案的出台台主办单位位、支持持单位的的回执表表    确确立主办办单位后后，正式式确定会会议的召召开，进进入会议议召开的的倒计时时工作5、对会议议的创意意有哪些些方面的的优势这种创意包包括：会会议主题题的创意意，会议议内容创创意，会会议活动动创意。四、对会议议的标准准及规模模的评估估：我们在组强强策划一一场会议议的时候候是按什什么标准准来定很很重要，这这需要参参照前面面提到的的整体实实力而定定，即使使是政府府参与也也是要根根据会议议情况而而定。会会议一般般分为高高级（邀邀请对象象为副总总裁及以以上一些些知名专专家以及及政府部部门的高高级官员员参加，能能够起决决策作用用的领导导参加），中中级（对对产业政政策及一一些政府府具体操操作官员员参加），一一般会议议的召开开（邀请请对象根根据情况况而定）1、会议的的规模也也是根据据会议的的级别及及会议的的内容而而定，分分为三个个规模：（1）1100人人或1000人以以下；（22）2550人3000人之之间；（33）4000人或或4000人以上上三种档档次，这这样有利利于做出出会议的的整体预预处方案案，也有有利于招招商工作作的整体体安排2、经费核核算做好会议的的经费预预算是会会议策划划者的头头等大事事，那么么从会议议筹备开开始到会会议结束束要多少少费用呢呢？怎样样进行预预算？以上海为例例：规模模25003300人人案例××××××会议经经费预算算表一、主会场场租金二二、会场场气氛布布置三、设设备租用用投影仪仪              有有线话筒筒          无无线话筒筒四、酒酒店餐饮饮午宴             晚宴                     茶休五五、广告告宣传同同声传译译设备会会议资料料纪念品品会场礼礼仪代表表证广告告牌文件件包六、交交通通讯讯、客户户联络费费七、专专家劳务务费八、员员工劳务务费九、办办公费用用十、不不可预见见费十一一、根据据会议策策划需要要的其它它的费用用（另议议）对经济来源源进行评评估市场场经济的的发展促促成了很很多会议议，因此此促成了了一些专专业的会会展公司司、行业业协会来来组织承承办，经经费来源源已抛弃弃了原有有的政府府拨款方方式，现现在大多多数是自自筹资金金进行操操作的。因因此会议议召开的的成功与与否在很很大程度度上取决决于会议议内容的的成功策策划。作作为组织织策划者者必须非非常清楚楚费用的的来源，在在这里列列举几项项经费来来源形式式：1、赞赞助费赞赞助费是是会议经经费的主主要来源源，策划划者对赞赞助费来来源的考考虑，是是否完善善决定了了会议的的经费是是否充足足。赞助助经费会会涉及到到什么样样的形式式赞助？要求赞赞助对象象赞助多多少？赞赞助对象象提供什什么样的的服务等等等因素素，往往往使策划划者在制制定赞助助费时很很难把握握，怎样样使赞助助对象认认为赞助助费合理理，笔者者就根据据会议的的情况对对赞助提提出如下下认识：赞助费费分三种种情况：垄断断性赞助助：即寻寻找某个个赞助对对象把大大会所需需费用进进行承包包，如我我们经常常看到的的“×××企业会会议”等等。等等级性赞赞助：一一般情况况大多数数企业喜喜欢这种种方式，分分为主赞赞助、赞赞助，针针对性内内定赞助助（如资资料赞助助、午餐餐赞助、礼礼品赞助助等等）此此项策划划者本身身也感兴兴趣。22、平摊摊性赞助助：要求求所有的的参会企企业赞助助。一般般情况下下赞助者者不是很很关注此此项赞助助方式，因因为赞助助者在赞赞助时要要衡量会会议对其其影响力力度，而而平摊制制很难体体现企业业的主次次关系及及企业实实力。目前，无论论是展会会还是展展览，其其利润至至少在330%以以上，也也就是说说会议利利润也会会在300%。主主赞助对对象其用用处为：主会场场租赁、装装修、劳劳务费及及其它的的较大的的费用支支出实际际开支加加30%不可预预见费（总总体经费费的100220%左左右） 会务务费会务务费的制制订是根根据大会会的整体体情况来来定的，一一般占会会议经费费来源的的25%330%，也也就是如如果就这这个会议议的毛收收入为一一百万，其其30万万来自于于会务费费，如果果本次会会议为22503000人，那那么至少少要安排排2000人的会会务费用用，也就就是要分分担300万即每每人定在在15000元左左右。以以上仅仅仅作为参参考意见见 发发言费此此项费用用针对的的是拟参参加会议议发言的的对象，他他们一般般站在企企业自己己的立场场上发言言并希户户与会代代表、同同行、参参会领导导的认可可及推动动这一领领域的发发展，为为企业自自身带来来效益。另外还有政府拨款，集资等也是我们会议的资金来源渠道。但这种情况大多数与政府参与有关。为赞助对象提供什么样的服务。策划者在经评定时，要考虑赞助对象需要什么样的服务。以主赞助为例，我们把自己放在主赞助的立场上考虑：我作为主赞助、主办方能为我们提供什么样的服务（对外宣传、会场宣传等）作为主赞助、在会议上起什么样角色？我希望会议召开是什么样的形式，对我方是否有利？会议的召开对我们的影响有多大，能起到什么样的作用？我方需要做些什么，怎样配合会议召开什么样的人参加，规模，层次，会议的内容主题，及其他赞助单位是哪些等等。策划者从以上六点出发把握赞助者的心里为其提供服务。会议的组织织过程11、会场场的确定定。我们们根据前前面的规规模和档档次来定定会议的的场地，考考虑以下下因素，以以25003300人人为例。a.会场必须容下350人。太大显得空旷，太小显拥挤b.能否提供250-300人的60%人员的住宿d.会议中心的硬伯服务级别（会场设施、会议的相关设备）e.会议中心能否提供会议期间的停车场地，会场装修等。f.会议中心能否提供会议期间的停车场地，会场装修等。g.会议中心给会议组织单位能否提供的最优价2、会议时间的确定会议时间的确定要考虑几个因素a.确立召开的时间后，要考虑同期是否有相似会议召开，以避免发生冲突b.召开会议的时机是否成熟（根据会议的内容而定）c.对邀请对象进行考察（特别是政府会议，要考察参会人员的时间安排和参会对象的时间安排，建议不要安排在双休日召开）d.考察会议期间是否有大型的活动发生冲突（国际、国内都要考虑）3、邀请函的全面出台，我们在出邀请函时应注意考虑以下几点：a.会标的要求简明，并突出主题（或是会议策划公司本公司的会标）b.英文对照，要求用最准确、最专业的术语把中文翻译出来c.要做邀请函的版面设计工作，包括以下几步：主版面设计：会议名称、时间、地点、主承办单位、主持单位、赞助单位封二设计：会议设置、前言、通知形式、要求以最标准、最精炼、最能表达的语言解释会议的召开封三设计：会议主题目内容、会议时间、相关程序介绍及相关会议服务内容、会务费、联系地址、联系电话、联系人等内容（预计一个星期完成）第四项：参会回执表4、发送邀请函的方式（在搜集信息的前提下有目的发送信息）a.针对邀请参会对象，发送信件，发送E-mail电话联络b.针对赞助对象，最好方式是实地拜访（并列处赞助方案书以供参考）5.对于电话招商中,参会人员会提的问题a.会议的规模及价格的问题b.出席人员c.影响度等d.此次会议的目的,意义等内容6.会议召开期间的安排(另议)会议配套情情况1、资资料的印印刷（邀邀请函的的设计、印印刷、资资料夹的的设计、制制作，会会场的氛氛围的设设计及外外文翻译译等）aa.印刷刷邀请函函估计在在20000份，资资料夹3350本本左右bb.会场场氛围设设计，主主席台背背板，会会议主题题板，会会议中安安排版cc.会议议名称板板及为赞赞助单位位特别宣宣传板宣宣传工具具，灯光光，宣传传品等dd.同声声传译设设备e.发言时时间、发发言顺序序、发言言人的安安排2、国国际会议议的召开开必须要要安排同同声传译译设备以以北京为为例：2250-3000人的规规模同声声传译人人员一般般应以22-3人人为宜，费费用为335000+5000元/人3、新新闻发布布举办新新闻发布布会的目目的是为为了招商商宣传，提提高影响响力。aa.以招招商为目目的的最最好定位位在会议议召开的的前两个个月举行行b.以以提高会会议的知知名度为为目的定定位在会会议前44-5天天举行cc.新闻闻发布会会的内容容是什么么？安排排什么人人出席等等d.确确立新闻闻发布会会的时间间、地点点e.邀邀请那些些新闻单单位参加加f.准准备新闻闻记者要要提问的的相关内内容g.确立新新闻发布布会的发发言人hh.准备备大会新新闻稿