档案管理学 期末复习资料ioc.docx

根据笔记整理，多有不足，请与指正 来自09涉外孙雨瑶 第 12 页 共 12 页档案管理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。2 按照内内容标准准有两种种划分方方法：1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等3按照载体体的形式式标准，有有金石档档案、甲甲骨档案案、泥板板档案、简简牍档案案、锦帛帛档案、纸纸质档案案等；记录信息的的方式可可分为：文字档档案、图图形档案案、音像像档案、电电子文件件；音像像档案：照片、录录音、录录像、影影片档案案。4按照时间间标准划划分：古古代档案案、近代代档案、现现代档案案5按照所有有权标准准：国家家所有档档案、集集体所有有档案、个个人所有有档案【国国外分为为：公共共档案、私私人档案案】6 在中国国常见的的档案种种类：文文书档案案、科技技档案、专专门档案案档案管理理理论分析析1 环节论论：（最最常见的的一种形形式）六六环节论论：收集集分析鉴定保管（保保护）统计利用;八环节论：收集分析鉴定保管（保保护）统计利用检索编研2信息论：（档档案管理理信息论论）输输入加工输出反馈3 三阶段段论：形形成管理利用档案的起源源1 文字产产生前的的档案：结绳记事事书契岩画2文字产生生后的档档案文字载体 国外：纸莎草草泥板贝叶羊皮（蜡蜡版） 国内：甲骨金石简牍绵帛纸档案的定义义：复杂定义：档案是是社会组组织或个个人在社社会活动动中直接接形成，保保存完备备的各种种形式和和载体的的数据、信信息和知知识的记记录。简化定义：档案是是原始数数据、信信息和知知识的记记录。1法语国家家：档案案是文件件三个方面：2 英英语国家家：档案案是进入入到档案案馆的文文件 33苏中国国家：文文件经归归档后即即为档案案文件中中心档案的属性性：1 本质属属性：原原始性2一般属性性：知识识性：储储存传播播知识 信息息性：扩充性性可压缩缩性可替代代性可传输输性 文化化性：表表现为民主和和开放的的环境档案机机构性质质的转变变为公众众为社会会服务档案的价值值和作用用1 价值：凭证、参参考【行政政凭据、法法律信任任、史料料共计】2 作用：机关工工作的直直考依据据、政治治斗争的的必要手手段、生生产建设设的参考考依据、科科学研究究的可靠靠资料、宣宣传教育育的优秀秀材料（以以上都是是国家作作用）国国家、组组织、个个人维权权的重要要（个人人作用）档案工作的的基本原原则1我国档案案事业管管理体制制集中中制国家所有（立立档单位位）集中管理 分级设馆馆网庞大2 基本原原则（基基本原则则建立在在管理体体制上）统一领导导，分设设管理 ：AA分设按按行政级级别来分分级B按按专业来来分设维护档案案的完整整与安全全 ：AA数量要要求完整整，质量量保证 B安全全性：实实体安全全、内容容安全3便于社会会各方面面利用：（1） 以档案原件件提供利利用 （2） 以档案复制制品提供供利用（3） 综合档案内内容编写写书面资资料提供供利用收集的定义义：档案的收集集工作，就就是按照照法律、法法规的规规定，通通过例行行的接收收制度和和专门征征集的办办法，把把分散在在各组织织、个人人手中和和散失在在其他地地方的档档案，分分别集中中到各级级档案保保管机构构。收集的内容容：1 对本单单位需归归档文件件的收集集2 对现行行、撤销销机关永永久文件件的接收收3 对历史史档案的的接收和和征集工工作收集工作的的要求：1、 馆藏现状：（1） 范围上：主主要收集集一级单单位档案案，对于于二、三三级单位位档案选选择收集集（2） 内容上：以以机关档档案为核核心（3） 门类上：以以纸质档档案为主主（4） 时间上：建建国以后后档案为为主2、丰富馆馆藏的标标准：（1）数量量充分，质质量优化化（2）成分分充分，结结构合理理（3）内容容广泛，层层次分明明3、收集工工作的要要求：（1）归档档文件齐齐全完整整（2）加强强归档文文件的指指导（3）保持持全宗的的不可分分散性（4）推行行入馆（室室）质量量标准化化单位内文件件的归档档：1、 归档制度的的定义：归档制度：各单位位在工作作生活中中不断产产生的文文件，处处理完毕毕以后，经经由文书书部门或或文件工工作人员员整理，定定期移交交给档案案室集中中保存，称称为“归档”。在我我国，这这是党和和国家规规定的一一项制度度，即通通常所说说的“归档制制度”。2、归档范范围：老范围上级机关下发的文件资料本级机关形成的文件资料下级机关上报形成的文件资料同级机关交往形成的文件资料本机关主要职能活动文件以我为“中心”权益文件需执行的上级机关的文件其他有关查考文件新范围不归档范围3、归档时时间：大大单位，每每年34月份份；小单单位，随随办随归归4、归档要要求：遵循文件件材料形形成的规规律和特特点保持文件件间的有有机规律律区分不同同价值，便便于保管管利用档案鉴定：一般是是指对档档案真伪伪和档案案价值的的鉴定，而而经常的的业务工工作则是是后者。档档案界通通常所说说的档案案鉴定，是是对档案案价值的的鉴定。档案鉴定步步骤：1、 整理之前：归档移交2、 档案室鉴定定：接收档档案定期鉴鉴定入馆鉴鉴定3、 档案馆：接收鉴鉴定定期鉴鉴定鉴定工作的的历史分分期：【卡林斯基基，波兰兰人，提提出“档案鉴鉴定的历历史分期期”，分为为三个历历史阶段段】第一分期（11789918880）“粗粗线条”时期 颁布档案鉴鉴定法规规 分类：【革革命标准准】保存销毁 有用文件历史文件封建文件无用文件 鉴定规章：明确规规定档案案的保存存或销毁毁由所有有权决定定【普鲁鲁七 颁颁发】第二分期（118000第一次次世界大大战前） 文件生的速速度加快快 鉴定标准的的出现 禁止销毁年年限出现现第三分期（战后战前） 列宁档案法法的颁布布 档案鉴定所所有权发发生变化化 鉴定理论的的出现第四分期（战后） 文件数量激激增 新的标准，层层出不穷穷 档案类型的的新型化化国外鉴定理理论分析析：1、 年龄鉴定理理论由迈斯斯奈尔提提出 一般标准：a 高高龄文件件应受尊尊重 bb 应当当避免极极端 cc 反对对过于抽抽象d 暂时性性目的的的文件处处理完毕毕后销毁毁 e永远远性机构构起源与与发展应应保存 涉及事项的的标准：A国家家行政机机关是不不动产权权利的文文件 BB 私人人权利、地地方公共共权利的的文件 涉及来源的的标准：A保存存与行政政机关任任务有关关的文件件B关于政策策程度及及普遍性性案卷C保存 有有关本机机关行政政事务的的文件D下级机关关的特殊殊文件E司法机关关保存永永久权利利诉讼的的文件2职能鉴定定理论： 分类：（分分为A类类和B类类）A类：指高高级机关关，形成成的各种种文档永久保保存，划划分标准准以行政政权力划划分B类：低级级机关形形成的各各种文档档选择保保存 单份文件鉴鉴定七原原则： 1一般依依据 2法律律依据 3行行政要求求 44历史依依据 5地理理依据6替代位置置（文件件|档案案有一定定的重复复性） 7典典型全宗宗 （中中小型机机关适用用）3文件双重重价值理理论：（现现代档案案原则则与技术术）表明明对档案案管理最最科学发发展 A 第一一价值（原原始价值值）对本机机关内部部的价值值：行政管理价价值，法法律管理理价值，财财物管理理价值，科科研管理理价值B 第二价价值（从从属价值值）： 证据管理理价值，信信息管理理价值4档案优化化论对档案案双重鉴鉴定理论论的优化化 信息价值优优化：aa产生环环境b 内容分分析 cc文件用用途 保管费用：a库房房b 处处理c 保护dd 参考考 鉴定意见与与含义5 苏联鉴鉴定四原原则（党党性原则则，全面面性原则则，历史史，发展展）6利用决定定论：提提出了：历史学学家的利利用需求求7宏观职能能鉴定理理论：核核心：社社会职能能档案的保管管期限表表：就是是用表册册形式列列举档案案的来源源、内容容和形式式，并指指明其保保管期限限的一种种指导性性文件。通用档案保管期限表专门档案保管期限表同系统档案保管期限表同类型单位档案保管期限表单位档案保管期限表档案的保管管期限表表类型：档案的整理理工作：就是将将处于零零乱状态态的和需需要进一一步条理理化的档档案，进进行基本本的分类类、组合合、排列列和编目目，组成成有序的的体系。档案的整理理内容： 区分全宗馆 全宗内档案案的分类类案卷卷 编立保管单单位立卷 案卷的排列列 编目：对文文件的著著录、标标引档案的整理理的原则则：1、 充分利用原原基础2、 保持文件的的历史职职能3、 便于保管和和利用全宗全宗：全宗宗是一个个独立的的机关，组组织或人人物在社社会活动动中形成成的档案案的有机机整体。全宗的类型型：独立立全宗全宗的构成成条件：行政权权、财务务权、人人事权立档单位的的变化和和全宗划划分： 从单位的政政治性质质考察 从单位的基基本职能能情况考考察全宗的补充充形式:1、 联合全宗：就是由由两个或或几个联联系密切切的立档档单位形形成的难难以区分分而统一一整理的的档案整整体，是是全宗的的一种特特殊形式式2、 全宗汇集：是按照照一定的的特征组组成的、档档案数量量很少的的若干全全宗的集集合体。也也是全宗宗的一种种特殊形形式。3、 档案汇集：是由不不同的立立档单位位形成的的，按照照一定特特征集中中起来的的档案的的混合体体。1 基本形式：是由不明所属全宗的零散档案，依其某些特征组成的机关、组织档案汇集2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活动中直接形成的有关档案以及从各方面收集的有关档案、资料组成的人物档案汇集。分类：全宗内档案案分类案卷卷1 单式分分类法（往往往是小小单位形形成档案案不多）：A时间分类类法 B机构构分类发发 CC问题分分类法（事事由分类类法）2 复式分分类法： 年度机构构分类法法 最为为常见，是是现行机机关最常常使用方方法 机构年度度 针对对撤销机机关 年度问题题 针对对专门档档案 问题年度度归档文件件整理规规则的的颁布标标志着文文件立卷卷的消失失。文书立卷改改革的原原因：1 案卷质质量得不不到保证证五大类：党党群类、行行政类、教教学类、科科研类、基基建类2 所需人人、财物物较多3不利于鉴鉴定4 不利于于利用档案文件的的保管单单位件（一一份文件件是一件件）1 正本及及不同稿稿本2正文与附附件 3与文件处处理单4原件与复复制件5转发文与与被转发发文6报表、名名册、图图志等7来文与复复文文件的整理理：1修裱破损损文件2褪变文件件的复制制3超大纸张张的折叠叠4装订：粘粘接式、缝缝纫式、变变形材料料档案的计算算机管理理的发展展阶段：1 单机阶阶段：自动、编编目和检检索辅助立卷卷自动索引引 （主主要指标标引）2文档管理理一体化化公文子系系统归档子系系统档案子系系统3 档案信信息网络络化阶段段电子文件：是在数数字设备备及环境境中生成成，以数数码形式式存储于于磁带、磁磁盘、光光盘等载载体，依依赖计算算机等数数字设备备阅读、处处理，并并可在通通信网络络上传送送的文件件。电子文件的的特征：1、 应用发展的的阶段性性2、 对设备的依依赖性3、 信息与载体体的相分分离性4、 电子文件的的易更改改性5、 多媒体集成成性6、 非实体归档档性7、 对背景信息息和元数数据的依依赖性双套制管理理最主主要现象象1原因：保保证点子子文件的的远距离离利用 保护纸纸质档案案 保证电电子文件件的法律律地位2注意问题题：针对对重要文文献确保电子文文件原始始性措施施：1、 加强电子文文件，制制作和人人员的管管理2、 制作过程中中职责分分明3、 建立电子文文件全过过程管理理制度4、 技术化措施施电子子印章5、 法律措施20005年年电子子签名法法颁布布档案利用：利用档案是是指利用用者为了了研究和和解决某某种问题题而使用用档案。档案利用工工作是指指档案馆馆（室）为为满足利利用需要要向利用用者提供供档案材材料，也也就是为为利用者者服务的的工作。档案利用服服务方式式：1 以档案案原件提提供利用用。2 以档案案复制品品提供利利用3 综合档档案内容容编写书书面资料料提供利利用