货代公司操作部工作流程70551.docx

货代公司操作部工作流程I、客户服服务 一、订订舱 1 客客户向我司司订舱的 2 客客户发来的的订舱单需需显示以下下信息，但但不限于此此： 1）托托运人/发发货人2）船船公司/船船名/航次次或船期33）起运港港4）目的的港/中转转港5）货货名6）柜柜型、柜量量7）运价价8）托运运人的签字字、盖章 3 客服服人员收到到订舱单后后，须与SSALESS核对运价价是否正确确，并由SSALESS在订舱单单上签字确确认，然后后再向相应应船公司订订舱(特殊殊情况可先先口头与SSALESS确认, 待SALEES返回公公司再补签签字确认)。向订舱舱时，需先先在各船公公司专用台台帐上自编编S/O号号。 4 订舱单单发出后，客客服人员应应主动向船船公司确认认舱位，并并将船公司司传回的订订舱确认单单第一时间间传给客户户，订舱确确认上面的的订舱号与与船名、航航次要清晰晰、准确，以以免造成混混淆。 5 订订舱完毕后后，客服人人员应及时时将资料输输入电脑，具具体步骤如如下： 11） 新建建委托 输入托托运人、货货名、船公公司、船名名、航次、开开航日期、装装港、目的的港、箱型型箱量。 2） 工工作号，并并按各业务务员创建业业务编号，比比如“客户户服务”以以KF开头头。 3） 输入费用用明细 - 主要是是应收费用用。 4） 订舱确认认 输输入订舱号号。 输入入电脑时，应应确保准确确，并特别别注意以下下信息：船船公司名称称、船名、航航次（一律律采用V。XXXX的格格式）、开开船日期。 6 操作作台帐应该该认真、完完整地填写写，应注意意以下几点点： 1） 托托运人应与与订舱单上上的托运人人一致，并并写清电话话、传真、及及联系人； 2） 费用明细细应仔细填填写，“应收”为向客户户收取费用用；“应付”为由我公公司支付的的费用；运运费到付的的需填写在在“到付”栏，各种种费用应分分项列明；向客户收收取的费用用为ALLL IN时时，须注明明包含哪些些费用；免免文件、电电放费用的的需由公司司领导在台台帐上签字字确认； 3） 需由由我司目的的港代理代代收运费的的，须在台台帐上注明明使用哪家家代理。SSALESS在选用代代理之前须须与操作部部经理或公公司领导确确认，不可可使用公司司公布名单单之外的代代理(特殊殊情况如用用其他代理理, 必须须公司领导导确认)； 4） 客户需倒倒签、顺签签、预借提提单的，须须由SALLES在台台帐上特殊殊事项一栏栏注明申请请，由操作作部经理或或公司主管管领导签字字确认； 5） 订舱舱号、订舱舱日期、船船名、开船船日期要完完整填写； 6） 客客服人员应应在台帐上上相应位置置签字。 7 客服服按业务员员设立登记记台帐，客客服需在订订舱当日内内将客户名名称、订舱舱号、船名名、航次、目目的港、箱箱量及业务务编号登记记在台帐上上，以便统统计查询。二、拖车、报报关 1 出出书面申请请，公司批批准后方能能安排。 2 安安排拖车前前，需与工工厂或SAALES联联系确认装装柜时间及及地点。 3 安排排拖车时，需需向拖车行行发出书面面委托，写写明装柜时时间、装柜柜地点、协协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 4 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 5 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 6 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。 9 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 10 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 12 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。 三、其他 1 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 2 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。 3 客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。 5 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。 II、文件 1 文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。 2 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。3 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。 4 提单的缮制应注意以下几点： 1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSLS NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。 2） 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。 3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。 4） 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。 5） 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。 6） 外代提单不允许预借。 5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意： 1） 出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。 2） OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。 3） 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。 4） 制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。 5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。 6） 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。 6 缮制美线提单时，应注意： 1） HB/L与OB/L的缮制可参考第5项 2） OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号 3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致 7 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。 8 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。 9 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。10费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点： 1） 海运费的更改需由公司领导批准同意； 2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚； 3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。 11 将台帐分船公司按月份存档。