益田假日广场营运资料管理制度(修改过)(17-35)45030174254.docx

益田商业 营运部 益田假日广场营运资料管理制度Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 益田假日广广场营运资料管管理制度一、目的： 为了了加强对营营运部工作作中往来的的文件资料料进行及时时归档和管管理，全面面提高资料料管理的工工作效率，使使营运工作作得以更有有效开展，特特拟制定本本制度。二、需归档档的文件资资料：1. 政府下发的的重要文件件及相关部部门来函；2. 公司下发的的重要文件件；3. 商户资料：1）商户基基本信息资资料（营业业执照、卫卫生许可证证等）；2）商户日日常往来文文件（包括括传真、函函件、申请表等等）；3）文件：与商家洽洽谈的会议议纪要、各种问题题的解决方方案等；4. 部门文件：会议纪要要、工作联络络单、请示示、报告、函函件等；内部管理资资料（客户户投诉登记记、营运日日志、各类类报表报告告总结）；5. 其它重要资资料。三、文件的的收、发管管理1、 部门门员工在收收到文件后后应及时到到资料管理理员处进行行登记，当当面填写收收文登记表表，与资料料管理员办办理好交接接手续； (1) 资料管理员员在接到文文件时应及及时进行登登记，并做做好电子文文档备份；(2) 部门文件需需对外发放放时需经部部门经理审审核签字认认可后，方方可对外发发送；(3) 资料管理员员需将对外外发送的文文件进行详详细登记，复复印备份后后发送给相相关单位或或部门并签签收； 22、需对外外发送的文文件资料：(1) 工作联络单单、传真、会会议纪要；(2) 部门回函；四、文件的的传阅、借借阅管理1、传阅程程序、范围围和借阅程程序、范围：(1) 文件需在部部门内传阅阅时，由资资料管理员员将文件交交部门经理理阅核，签签字认可后后发放部门门员工进行行传阅；(2) 部门员工在在看过文件件后需签字字确认，由由最后签字字的员工将将文件交回回资料管理理员处进行行归档；(3) 部门及其它它部门员工工需借阅本本部门的文文件资料、专业书籍籍等，需在在资料管理理员处填写写文件借借阅登记表表，并由由部门经理理（审批人人）签字认认可，方可可借阅；(4) 文件、书籍籍归还时资资料管理员员应认真进进行检查，如如无问题需需签字确认认；(5) 文件、书籍籍等资料借借阅后逾期期未还者，资资料管理员员需及时进进行催还；(6) 部门及其它它部门员工工借阅档案案后应妥善善保管，并并按时归还还；2、 建立文件网网上发布制制度，定期期在公司内内网上向部部门员工发发布部门性性文件（1）周一一网上发布布部门周小小结及本周周计划、部部门周例会会纪要等（2）发布布人：部门门长 （3）发布布程序：所所有发布文文件须经部部门经理审审核签字后后方可进行行发布五、文件的的保管、保保存1、 设立独立资资料柜保存存本部门重重要资料；2、所有资资料严格按按照类别实实行分类管管理，统一一对文件进进行规范编编号，并建建立文件目目录，以便便日后文件件的快速查查找（报告告、分析、总总结、数据据、制度、办办法、规定定、会议纪纪要要有电电子文档备备份）；3、商户资资料按租户户、业态或楼楼层为单位位对资料进进行分类归归档保管；4、租户撤撤租后资料料管理员对对租户资料料及时进行行为整理、装装订、保存存；跟进新新租户的相相关资料，并并做好归档档工作；5、资料保保存时间（每每年10月月12月对对部门所有有文件进行行修理，对对需归档的的文件进行行归档，保保存日期以以部门长界界定；） 6、保管管方式：要要求书面文文档(原件件或复印件件)六、文件的的保密1、机密文文件系指：1）租户与与公司的合合作条件；2）涉及具具体数据的的相关资料料；3）对租户户和公司有有重要影响响的文件等等；2、根据文文件的重要要性设置不不同的密级级及保密时时效；3、机密文文件的调阅阅需经部门门长审批同同意后方可可调阅；4、资料管管理员与借借阅档案的的人员要严严格遵守公公司的保密密制度，树树立高度的的责任心，加加强保密意意识；七、文件的的销毁1、对于超超过保存期期限的档案案，由资料料管理员登登记造册，经经管理员和和部门长共共同签字认认可后，方方可进行销销毁；2、销毁文文件需由专专人负责销销毁，严禁禁将销毁文文件作为它它用或作废废纸处理。八、附录：附件【1】 发文文登记表 附附件【2】 收收文登记表表 附件【1】发文登记表表序号日期编号文件名称份数发至部门签收备注5附件【2】收文登记本本NO编号文件名称份数发文部门发放人收文部门收文人收文日期备注