单证计划调度岗位工作流程10601.docx

单证计划调度岗位工作流程单证计划调度岗位工作主要为三大块，架构如下：订货单处理生产计划调度与安排单证工作室接单订单处理安排出货常规排产加单代理商库存盘点数据汇总盘库表收集一、订货单单处理：1、 接单（即接接受各客客户传真真回厂的的订货单单）：由由于单证证工作室室成员分分微波炉炉/空调调/小家家电三个个项目进进行跟踪踪，在订订单的接接受上需需分清楚楚产品线线。2、 订单处理：订单收悉后后处理图图表分析析： 订单业务员我司业务人员签名及购货单位公章订单价格是否超常规财务帐面是否欠款分配货源计算车位，叫车，送财务打单车队做订单，及及代理商商确认盖盖章初审NO则则重做订订单YES，走走下一步步初步核实货源，查看是否有型号断货 NO通通知业务务员调整整 YESS，走下下一步超常规，没没报告则则通知 无无货源则则 业务务员打报报告申请请 通知知业务 员是否否要 没没超政策策或超政政策但有有报告申申请则走走下一步步 改改单，改改 何种型型号 欠款款则告知知业务员员补齐手手续 同时又又回到起初的 作单流流程无欠款则开开始做单单 货货源无问问题开始始计算车车位 运运输调度度员安排排车队实实际发货货业务员填写写订货单单注意事事项： 业务员需在在客户回回传公司司的订货货单上留留下自己己的姓名名及联系系方式。 根据当天公公司发给给各营销销中心的的库存表表协助客客户做次次日的订订货单。 核实价格是是否超常常规，如如有特殊殊价格一一定要事事前报告告申请，并并在回传传公司的的定单上上注明清清楚报告告内容及及日期。 如代理商帐帐面余额额不足，出出具了银银行承兑兑汇票、支支票、或或汇票，则则业务人人员应将将原件仔仔细核对对确认无无误后第第一时间间EMSS回公司司，并在在复印件件上签名名后传真真回公司司以便第第一时间间能发货货，如果果该票是是背书的的银行承承兑，则则连同票票据的背背面都要要传真过过来；（业业务员是是首先收收到票据据的人，所所以一定定要注意意看这张张票据的的盖章是是否清晰晰，收款款人的帐帐号和名名称有没没有写错错；还要要注意看看这张票票据的客客户所属属的银行行是否属属于保兑兑仓的银银行承兑兑和是否否属于商商业银行行承兑，如如果此票票据属于于商业银银行承兑兑，那就就必须要要先请示示集团公公司副总总裁同意意才能收收下）。如如帐面余余额不足足，短时时间内又又无法办办款，则则要求订订货客户户出具欠欠款委托托书，说说明欠款款时间，发发货金额额，报公公司批示示后方可可发货。 如有需要安安排随货货走的临临时赠品品、宣传传资料请请在订单单上额外外注明。在在做宣传传资料申申请数量量时要求求与终端端科协商商好具体体出库数数量。 如代理商发发货至异异地仓，业业务人员员需要求求订货单单位开具具委托书书注明收收货地址址、联系系人及联联系电话话，与订订单一同同回传公公司，并并在订单单的右上上角处明明确注明明发至异异地（？）。单证计划科科处理订订货单注注意事项项：1） 单证计划组组接受到到定单后后，首先先检查订订单上是是否有我我司业务务人员的的签名，以以及购货货单位的的公章。无公章，通通知业务务人员要要求订货货单位盖盖章确认认后再重重传公司司。2） 初步查看所所订型号号是否有有断货，如如某型号号断货则则联系业业务人员员是否调调整，如如有调整整则将此此份订单单作废，避免重复做单。 如业务告知无须调整则待货源齐全后再补单。3） 核对产品价价格是否否正常，有有没有特特殊性，如价格特殊，则在各地区报告文件夹中查找是否有特殊报告申请，并将此报告与订单附在一块作为审核的依据。如没有特殊申请而价格又特殊则与业务员电话沟通，询问清楚情况，要求打报告申请。4） 通过内务管管理系统统查询客客户帐面面是否有有余款，核核实余款款是否足足够发货货。 如余额不够够，查看看业务人人员在订订单回传传公司的的同时是是否有相相关银行行票据一一起回传传。 如有票据，则则打开内内务管理理系统将将新回传传的票据据输入系系统内，在在输入票票据的过过程中要要核实是是否重复复输入。要要求业务务人员将将原件必必须以最最快时间间EMSS回总部部。 票据原件回回厂后首首先入内内务管理理系统，注注意是否否有重复复登记，并并在笔记记本上登登记后转转交财务务部门。 如余额不足足，又无无任何票票据则查查看是否否有超过过公司给给与各客客户的信信用额度度，如超超过信用用额度则则查看是是否有公公司总部部批示过过的由营营销中心心打的申申请报告告以及客客户出具具“到期付付款保证证书”，保证书书欠款额额度1000以下下俞尧昌昌副总裁裁批示即即可，欠欠款额度度1000万以上上要求执执行总裁裁批示。 这一方面也也是为了了保障公公司的利利益，规规范工作作制度。另另外要求求些都是是很重要要的。货款问题注注意细节节：a、 原则上：发发货采用用现款现现货的原原则、超超市或专专业连锁锁系统有有帐期或或信用额额度。b、 票据类型：汇票、银银行承汇汇（三方方银行承承汇必须须按“银行提提货单”金额提提货）、电电汇（新新单位必必须货款款到我司司帐户中中方可发发货）、支支票（只只限广东东部分区区域广州州、东莞莞、江门门、佛山山）。c、 当收到票据据后，先先检查票票据是否否有问题题，如盖盖章模糊糊、字体体不规范范。d、 复印一式四四份，留留档、给给财务（22份）、出出纳；e、 原件登记在在本子上上并给出出纳签收收；f、 若遇到退票票的，如如盖章不不清，超超过三次次背书的的，马上上退回办办事处重重办，并并定期跟跟踪情况况，直到到寄回公公司。g、 做好全国三三方客户户（保兑兑仓）的的余额明明细表，要要是有票票据快要要期的客客户时，要要马上提提醒业务务员去跟跟进，让让客户尽尽快到三三方银行行存钱办办提货通通知书。h、 抓紧资金回回笼，公公司总部部对业务务员前期期已传真真过来的的汇票、银银承或电电汇底单单，超过过10天天还未寄寄回公司司财务的的，除电电话通知知他们立立即寄回回外，还还要将客客户名称称、票号号、金额额、负责责收款的的业务名名单登记记清楚，如如果超过过20天天还未寄寄回或者者换了票票不通知知公司的的，除要要业务员员说明清清楚原因因外，给给予一定定的扣罚罚。i、 返利手续未未办完如如何发货货？客户户必确认认我司财财务的“财务对对帐单”，再由由客户出出保证书书，方可可发货。5） 分配货源 将将目前库库存型号号结合各各地区订订单情况况进行分分配，根根据各业业务主管管的要求求安排货货源6） 计算车位，安安排赠品品根据分配好好货源的的订单开开始计算算车位，超超过整车车车位或或略少与与整车的的订单与与业务人人员联系系略做调调整，保保证整车车出货，尽尽量避免免走临担担， 因因为目前前运费空空涨，公公司承担担了很大大运输压压力。每每做一份份订货单单的同时时，要优优先考虑虑售后部部是否有有配件、办办事处是是否赠品品、样机机和资料料随货走走，还要要注意这这个要发发货的单单位是否否已经有有手续要要求在发发货单价价中下浮浮返利差差价；注注意准确确计算产产品装车车货运量量，如果果该客户户走的是是零担，就就必须要要在订单单上注明明清楚；如果遇遇到是第第一次发发货的客客户，就就要让业业务员提提前提供供资料单位位全称、收收货详细细地址、联联系人电电话、收收货时间间、货仓仓在市区区还是在在郊区、白白天货车车通行有有无限制制、有无无装卸工工人，要要提醒业业务员该该客户由由于是首首次发货货，因此此该客户户的票据据要收到到正本、电电汇要到到公司帐帐户上才才能安排排发货，等等等。具具体明细细见附表表一：3、 安排出货：1） 做好计划单单后，根根据计划划单叫车车，即安安排运输输车队次次日来厂厂装货。2） 将做好的计计划单送送财务单单证组打打单。财财务打单单人员按按“产品订订货单”打印成成“产品提货货通知单单”。 “产品提提货通知知单”各联作作用： 第一联业务务科存查查财务务打单人人员存档档 第二联仓库库存仓库计计帐员计计帐 第三联财会会部门结结算财务部部人员计计帐 第四联销售售计提及及财务结结算财务部部人员计计帐 第五联送货货回单运输输公司运运费结算算 第六联业务务员存相关关业务员员记帐存存档 第七联随货货同行运输输司机存存档 第八联门卫卫放行保卫卫科存档档3） 将打好的产产品提货货通知单单交财务务科审核核，盖“发出商商品专用用章”确认。4） 将盖好章的的计划单单转交运运输调度度员，运运输调度度员按运运输公司司的车辆辆情况具具体安排排发运。并并在“产品提提货通知知单”右上角角标注具具体车号号。安排排车队司司机去仓仓库提货货。5） 财务打单员员与次日日上午根根据前一一天发运运的具体体情况（发发货单位位、数量量、金额额、车号号、备注注等），汇汇总数据据发电子子邮件至至各地办办事处。6） 如果运输车车队出现现任何问问题：各各运输公公司的路路线由计计划调度度员提供供联系方方式；在在途车辆辆直按向向运输公公司有关关人员查查询，7） 当天所有订订单处理理完毕后后，根据据仓库条条码系统统查询当当日库存存情况，并并发全国国营销中中心，方方便各各各客户、业业务员清清晰知道道公司里里到底哪哪些型号号有货、哪哪些型号号无货，无无货的型型号预计计在哪天天生产，确确保他们们能准确确掌握公公司最新新的产品品库存信信息。同同时，我我们还要要注意产产品库存存的准确确性，要要是成品品仓里存存在质量量问题而而不能正正常出货货的产品品，请技技术部和和仓库人人员第一一时间电电话通知知，避免免由于仓仓库没货货装而导导致整天天改单据据，浪费费公司资资源，重重复工作作。二、生产计计划调度度与安排排1）每月220日做做下月的的常规生生产计划划： 各营销中心心必须按按产品订订货单填填写下月月各地区区所需要要型号数数量、赠赠品数量量。 与生产部门门协调安安排生产产 根据生产部部门的建建议做出出适当调调整注意：由于于生产计计划的落落实必须须以下月月的销售售目标的的指定为为前提，因因此需要要各业务务部门的的大力配配合，每每月200日前将将下月的的要货计计划回传传公司，且且务必确确保计划划的准确确性，可可靠性。2）据实际际提货及及时跟进进生产，安安排计划划：与公司计划划调度中中心的人人员沟通通好，当当遇到有有部分货货源在有有计划生生产的前前提下，而而公司库库存数量量不多，但但比较畅畅销的型型号断货货时，要要主动向向计划员员反映，请请他们立立刻协调调车间安安排生产产，争取取不让畅畅销型号号断货太太久，丧丧失市场场份额。三、代理商商库存盘盘点1） 每月3031号号收集各各营销中中心代理理商库存存盘点表表2） 根据收集齐齐全的盘盘点表进进行汇总总分析，并并报集团团公司副副总裁阅阅。3） 盘点表的格格式由计计划单证证科不断断更新。即盘库表格格里的产产品型号号要随着着有新型型号的增增加而不不断地更更新，然然后发EE-maail给给全国办办事处。4） 代理商库存存盘点要要求一定定要准确确。业务人员要要结合当当月客户户的进销销存情况况进行实实地盘库库，不能能仅仅凭凭借代理理商提供供的数据据就回传传公司，一一定要确确保客户户盘库的的准确性性。流程分析：以上是单证证计划科科的大致致工作流流程，通通过具体体工作时时的流程程跟踪我我们发现现，每个个环节一一旦出了了问题，单单证计划划工作室室的科员员就需要要电话联联系业务务人员，告告诉相关关变动信信息，如如此大量量的重复复的工作作耗费了了我们880%的的精力，也也就是说说做单前前的准备备工作（也也就是价价格的核核实，帐帐务问题题的处理理以及货货源的安安排）耗耗用了我我们超过过一半的的时间，真真正安排排做单计计算车位位发货的的时间三三分之一一都不到到，因此此在流程程的处理理上很容容易出现现断档。简简单来说说：财务务单证是是需要计计划单才才可打单单，而由由于我们们一小时时中前448分钟钟是用来来准备资资料，要要在后112分钟钟才能将将做好的的计划单单出来送送交财务务，财务务单证组组才能进进行下一一个环节节的工作作，而如如果我们们准备资资料的时时间只需需要花22530分分钟那么么我们就就可以将将打单时时间提前前，那么么也就可可以更快快进入下下一个环环节，大大大提高高我们的的工作效效率。通过以上分分析我们们不难发发现，大大量的重重复性的的劳动是是制约我我们工作作效率的的主要就就矛盾。在在订单数数量较小小，货源源得以保保障的时时候，此此种流程程的建立立还是可可行的，主主要矛盾盾突显不不出来，只只要工作作人员对对工作流流程熟悉悉，工作作强度不不大也还还算流畅畅。可一一但订单单数量急急剧增加加，方案案变换频频繁，大大量的重重复性工工作的矛矛盾就益益发明显显了。针针对这一一现象建建议如下下：1、 生产规模的的扩大化化要求我我们批量量生产我我们所需需要的产产品，不不但可以以提高劳劳动生产产率也可可以节省省人力。同同样在管管理中我我们也需需要有这这样的思思维理念念。我们们需要要要求我们们的工作作人员在在遇到问问题的时时候批量量处理，由由于问题题同质化化频率很很高，那那么在处处理的时时候需要要集中处处理，各各个击破破。不能能分别攻攻占，强强行突破破。也就就是说工工作人员员在处理理订单的的过程中中需要按按照一个个流程走走完后再再去走另另一个流流程，不不能流程程没有走走完就因因为某些些特殊原原因制约约了流程程的进一一步发展展，造成成对后期期工作的的延误。通俗点说就是当个人在处理订单的时候我们要求她第一步先核实签名情况，盖章情况，将有问题的先挑出来放一边，没问题开始做下一步，直到所有的问题都被找出来后，先将问题告知业务员，通知完后则做无问题的计划单，避免同一份订单因为各项原因多次通知。2、 一个人处理理流程起起来可能能会比较较耗时耗耗力，这这时候我我们也可可以协调调各组成成成员配配合与合合作，将将问题找找出来后后，则一一个人负负责通知知对口业业务人员员，而另另一个人人则负责责开始做做计划单单安排车车位。3、 在计算车位位的时候候我们又又发现很很多业务务人员由由于不清清楚具体体车位的的配置情情况以及及赠品的的车位测测算情况况，使得得做回来来的计划划单不是是略超过过整车车车位数就就是少于于车位数数，而这这时候单单证计划划科科员员又需要要通知业业务人员员加单或或减单，又又需要提提供前面面我们所所提到的的相关手手续，又又是一个个周期的的循环，使使得原本本可以发发运的订订单又得得延误。针对这一现象建议对业务人员进行车位的换算的方式的培训，并提供各地区运输车队整车装运数据给各营销中心。4、 最后由于所所有的流流程跟踪踪在前端端的处理理上是很很关键的的，俗话话说的是是好的开开端是成成功的一一半，如如果业务务人员在在前期的的准备上上积极努努力的配配合，那那么我们们就可以以节省很很多时间间，避免免后期的的重复性性工作。因因此在这这一点上上务必要要求各条条线部长长要求业业务人员员在货源源的跟进进，车位位的测算算以及赠赠品的搭搭配上都都需要做做好准备备，也就就是说在在订单回回传公司司之前，要要求业务务人员将将车位配配置，货货款的保保证，特特殊政策策的报告告申请上上都要准准备充足足后，那那么在接接下来的的订单处处理上我我们就节节省了大大量的时时间，大大大提高高我们的的工作效效率。流程图明细细如下：业务员打报告申请特殊价格欠款发货，提供“欠款发货保证书”给内务工作室报集团公司领导批示报告申请营销中心促销临时赠品测算车位，搭配临时赠品配置，并在订单右上方标注车位数根据公司提供的货源清单，制作订货单业务员做订货单，并在订货单上注明赠品情况，特殊价格情况，车位数，以及配套赠品情况单计划科科员一接受订单，核实财务帐面欠款数据，整理相关票据资料，保证书资料等。签收票据原件，并转财务科单证计划科科员二核实单价，整理相关特殊申请报告，并与计划单附在一起。及时通知业务员订单问题，货源变化情况等单证计划科科员三核实车位，分配货源，并将做好的计划单输入EXCEL表格，自动扣减库存数，动态把握库存情况。核实无误，通知运输车位次日提货单证计划科科员一将做好的计划单送财务单证科打单，并由财务单证科打单后交财务审核科盖章确认，交计划调度员。车队提货 业务管管理科 胡娴娴 二二00四四年十月月十九日日