s成功会议管理15658.docx

目 录引言2第1章有效效利用会议议21.1你需需要开会吗吗？21.2明确确会议的目目的31.3非正正式会议441.4正式式会议51.5革新新中的交流流方式61.6会议议类型71.7不要要离题8第2章准备备会议1002.1邀请请与会者1102.2准备备议程1112.3确定定地点1222.4安排排座位1552.5准备备会议用品品17第3章出席席会议1883.1积极极参与1883.2外表表与讲话1193.3倾听听发言2003.4处理理问题213.5做备备忘录233评估与会技技巧24第4章主持持会议2444.1了解解职责2554.2研究究出席者2264.3掌握握会议节奏奏274.4控制制会议2884.5维持持秩序3004.6结束束会议3224.7运用用正规程序序344.8解决决正式会议议上的问题题36主持能力自自测37会议管理若想成功地地管理会议议，你要学学习这些技技巧：从构构划和准备备议程，到到建立正式式程序，以以及处理易易爆局面。会会议管理不不仅教你全全面主持会会议以及充充分参与会会议，而且且为你提供供实用方法法使会议达达到预定目目的。生动动有力的提提示帮助你你处理实际际工作中发发生的情况况，并掌握握一流的会会议管理技技巧，从而而使你大大大提高管理理会议的效效率及果断断性。蒂姆·欣德德尔（Tiim Hiindlee）是伦敦敦商业语言言咨询机构构“Workiing WWordss”的创建建人。作为为编辑顾问问和作者，他他完成了许许多著作，其其中包括袖袖珍经理手手册、袖袖珍MBAA和袖袖珍金融手手册、11979年年以来一直直是经济济学家杂杂志的撰稿稿人，19994-11996年年任欧洲洲商务杂杂志的编辑辑。引 言会议商务的的一个重要要部分，全全球每天要要举行数百百万次会议议，会议议管理会会帮助你不论是是作为出席席会议的与与会者，或或者是会议议的主席提高这这些会议的的效果和效效率。不论论是正式会会议还是非非正式会议议，本书将将提供给你你相关的各各种实用建建议，例如如如何作好好基本的准准备，如何何进行恰当当的座位安安排，如何何保持预定定计划，如如何结束仁仁义等。散散见于全书书的1011个简明的的提示将进进一步为你你达到目的的提供重要要信息。自自我评估练练习使你能能系统地评评估你的进进步及明确确以后的努努力方向。如如果你能不不断地应用用本书所提提供的宝贵贵建议，你你就可以非非常自信并并且成功地地管理会议议。第1章 有效利用用会议开会要花费费宝贵的时时间和金钱钱，因此只只有在必要要时才召开开会议，并并确保会议议简短而富富有建设性性。1.1你需需要开会吗吗？大多数经理理人员对花花费在开会会上的时间间之多感到到有压力。可可是究竟有有多少会议议能真正解解决问题？如果你考考虑过会议议真正的代代价，你安安排和出席席的会议就就会少得多多。1.1.11定义会议议商业会议由由若干人参参加，他们们聚到一起起是为了解解决问题或或做出决定定。几个同同事在走廊廊里偶然相相遇，也可可以说是一一个会议。然然而，大多多数工作会会议比较正正式，有预预先确定的的时间和地地点。这些些会议可以以是与高级级经理、同同事或客户户一对一的的会议，但但通常有两两人以上参参加。典型型的会议有有一个明确确的目标，并并概括于方方程（一张张议事清单单）上，议议程预先在在与会者中中传阅。1.1.22考虑成本本成功的会议议通过将合合适的人聚聚集在一起起，使其共共同为某个个目标贡献献他们的才才智，因此此能够节约约大量的时时间和金钱钱。然而，有有许多会议议没有必要要召开，例例如小组会会议。开始始时小组会会议曾有一一个明确的的目标，然然而后来成成为一个惯惯例，或者者被看成从从各自的工工作中解脱脱出来休息息一下的机机会。殊不不知这是一一种代价昂昂贵的奢侈侈。任何会会议最大的的成本通常常是与会者者的时间从阅读读议程，准准备材料，到到出席会议议。如果与与会者还需需长途施行行，这个时时间也必须须计算在内内。最后还还有“机会成本本”，即这些些与会者若若不出席会会议，他们们能做些什什么，为他他们的公司司创造多少少价值？召召集会议之之前，必须须考虑所有有这些成本本。1.1.33把成本加加起来要计算出一一个会议的的总成本，首首先计算全全部出席人人员的总薪薪金，加上上他们每年年在各自单单位的日常常开支，然然后将其和和除以一年年中的工作作小数（每每周工作时时数乘以每每年工作周周数）。另另外还需计计算召开会会议每小时时所需的杂杂项支出，如如房租。两两项之和是是会议每小小时的成本本。会议达达成的最终终结果是否否真正值这这么多钱？可能值得得的，但你你经常要考考虑的是如如何用尽量量少的成本本，而事半半功倍地达达到同样的的效果。1.1.44正在举行行会议一个部门的的成员和董董事总经理理聚在一起起开会，以以解决一个个问题。他他们的年薪薪合计18800000英镑，年年管理费合合计1000000英英镑，另外外还有各种种杂项费用用。按此计计算，这个个会议每小小时的费用用是1788英镑。销售经理联联系各种情情况提供补补充信息销售代表提提出报告董事总经理理主持会议议销售总监向向销售团队队提出问题题秘书作记录录1.2明确确会议的目目的可以为许多多不同的原原因召开会会议，主席席和与会者者必须预先先明了确切切目的，这这样才能使使会议取得得成功。小提示1：从一开始始就要明确确会议目的的小提示2：如果不开开会也能解解决问题，就就取消会议议。1.2.11考虑目的的大多数会议议的目的属属于下列几几种之一。要要预先决定定所要召开开会议的目目的属于其其中的哪一一种，并确确保全体与与会者明了了。 透露住处信信息或提供供意见； 发布指示； 提出申诉和和仲裁； 做出决定或或贯彻决定定 激发创意； 提了建议，进进行讨论，并并做出最终终决定；1.2.22考虑细节节如果你已决决定一个会会议的主题题，就可开开始考虑其其他细节。想想一下这个个会议要开开多长，哪哪几个问题题需要讲座座以及必须须分配给每每个问题的的时间是多多少。注意意留点时间间用于委派派任务，也也留点时间间给予会间间休息及会会议总结。一一定要安排排好会议，以以确保恰恰恰相反当的的、有必要要权威性的的与会者能能够出席。如如果他们不不能来，那那就重新安安排一个更更合适的时时间。对于于例行会议议，应每隔隔一段时间间检查一下下这些会议议是否仍符符合一个实实用目的而而不是浪费费时间。1.2.33自我提问问Q每个人都都明确开会会的目的吗吗？Q是否需要要每个人都都出席整个个会议？Q是否有比比开会更好好的方法不不提出问题题？Q是否有其其他人，他他通常不出出席你的会会议，但可可能会在这这一次会议议上提出有有益的意见见？Q使用各种种视觉辅助助手段是否否有利于会会议？1.2.44评估个人人的目的无论你主持持会议或者者只是出席席会议，应应事先考虑虑会议规定定的目标以以及你的个个人目标，例例如，你可可能对议程程式上的某某些项目特特别感兴趣趣，你要起起清楚你愿愿意接受什什么样的结结果，然后后可以开始始做相应的的准备。另另一个需要要考虑的问问题是你能能否减少花花费在会议议上的时间间。如果你你不需要参参加整个会会议并已决决定只出席席其中的一一部分，则则应预先通通知会议主主席。1.2.55保密事宜宜如果会上要要讲座保密密事宜，应应让全体与与会者在会会议的开始始阶段就知知道，因为为这会影响响与会者的的态度。所所有保密事事项需要恰恰当地处理理并且在会会外出应获获得足够的的重视。如如果议和内内兼有机密密和非机密密的事项，则则应预先确确保全体与与会者明白白每个项目目相应的情情况。小提示3：仔细考虑虑什么能促促进会议成成功举行，什什么会使会会议失败。1.2.66强调目标标如果你主持持会议，在在会议开始始时做饭就就要概述这这个会议的的目的和目目标，这样样就能使全全体与会者者在整个会会议期间都都能牢记不不忘。提醒醒与会者何何时必须做做出何种决决议以及需需传递何种种信息，并并且如果他他们偏离这这点提醒他他们注意分分配给每个个问题的讨讨论时间。如如果你仅是是会议的参参与者，你你要确保你你已为详尽尽讨论淤泥泥特别有关关的事项作作好了充分分的准备。小提示4：考虑一下下，如果一一个例行会会议没有如如期举行，会会有什么后后果。1.2.77你的重要要途径目的未明确确，你就无无法确定需需要举行哪哪种会议。首首先确定会会议的目的的及需花时时间，然后后邀请与会会者。确定会议目目的 决决定会议需需要多少时时间 保保证有关人人员出席1.3非正正式会议非正会议可可以有多种种不同的形形式，并且且可以采取取讨论会的的形式。非非正式会会会议无论是是偶然进行行的，或者者是按通常常的方式如如口头方式式召集起来来的，都提提供了一些些机会来简简单地解决决问题。小提示5：记住，高高层经理的的在场可能能会妨碍讨讨论。小提示6：要远离你你的办公室室召开会议议，这样你你就可以轻轻易地离开开会议。1.3.11布置环境境尽管性质比比较随意，非非正式会议议的成功仍仍然得益于于精心挑选选的环境，如如果与会者者感觉不 服，或者者要他们在在开放式的的办公室里里讨论一项项保密事宜宜，那么就就很难进行行富有成效效讨论。选选择合适的的环境，可可以帮助你你得到所寻寻求的结果果。1.3.22解决问题题利用一个临临时的会面面，例如与与同事在走走廊里交谈谈，立刻解解决一个问问题。1.3.33临时会议议只有简短的的通知并且且是顺便或或立即召集集的会议，称称为“临时会议议”。这些临临时会议对对于坦诚地地讨论问题题以及不受受大量其他他人员的影影响而迅速速地做出决决定是很理理想的。不不多于三至至四人参加加的临时会会议在解决决一些小问问题时具有有最佳效果果。另外，可可以利用临临界时会议议发布紧急急通告。在在同事之间间，临时会会议倾向于于以非正式式的语言风风格和轻松松的身体语语言为特征征。建立一一种非正式式的气氛，有有助于你在在会议中理理解其他人人的反应。注注意面部表表情：因为为与会者可可能走神，他他们的面部部表情会真真实地告诉诉做你这一一点。1.3.44小型非正正式会议策划小型非非正式会议议是为了通通过讨论不不解决问题题，提供反反馈，因此此与临时会会议不同，它它应该有准准备的时间间。即使举举行一个只只有二三个个人参加的的小型非正正式会议，也也要记住会会议的目的的和时间限限制。恰当当地控制会会议，你就就能让主要要的事情进进行下去，并并且能使与与会者之间间进行坦诚诚的讨论。通通过保持目目光接触这这种身体语语言中具有有表达性的的方式，来来鼓励与会会者。1.3.55讨论争议议如果你在领领导一次讨讨论，你一一定要多多多运用大量量鼓励性的的目光接触触，来帮助助你保持对对会议的控控制。1.3.66交流思想想小型的头脑脑风暴会议议是一个分分享创意的的良好论坛坛。如果你你正在主持持一个头脑脑风暴会议议，安排专专人记下与与会者提出出的想法，这这种书面记记录常常能能够启发出出其他建议议。1.3.77头脑风暴暴会议利用非正式式的头脑风风暴会议来来产生新的的想法，或或者得出灵灵活的创意意，用于解解决问题。为为了得到最最好的效果果，事先说说明会议的的目的和时时间限制，以以便与会者者能有所准准备。由一一小群各具具特长的人人参与的头头脑风暴会会议最为有有效，所以以必须要求求每个人轮轮流发言。会会议期间避避免评论或或批评任何何想法，因因为这会妨妨碍提出建建议；会后后再判断这这些想法的的可行性。1.4正式式会议不同类型的的正式会议议都有不同同的程序规规则。一些些会议，如如年度全休休会议，必必须依法召召开；其他他的会议则则是自定的的，是为了了做出一个个特殊的决决定或讨论论一个问题题而召开。小提示7：让自己熟熟悉各种正正式会议的的程序。1.4.11正式会议议会议类型特点会议类型特点董事会会议议由公司的的董事们参参加董事会会通常由董董事组成。有有些国家的的法律规定定董事会必必须共同行行使权力。·董事会通通常定期召召开会议，也也许一个月月一次，来来讨论公司司事务。会会议通常在在董事会的的会议室举举行这是一一个设有一一张大桌子子的正式场场合。·董事会会会议由董事事会主席主主持，他是是根据公司司章程被选选举出来的的大会在大会上，通通常就一个个主题作几几个报告。有有些大会对对公众开放放，另一些些只限某些些人参加，如如公司雇员员。·这类会议议适用于大大量人员在在短时期内内交流信息息·虽然有时时发言人会会留有“回答提问问”这一段时时间，借鉴鉴于大会的的规模，计计论和听众众参与是很很有限的。常务委员会会会议常务委员会会是公司董董事会下属属的一个小小组，它可可能是对经经常性的事事情负责，如如一位总经经理的薪金金和业绩的的年度评审审。常务委员员会定期召召开会议来来履行授权权给它的任任务。公司董事事会可以授授权常务委委员会代为为采取行动动。常务委员员会要先向向公司董事事会报告，然然后采取必必要的行动动。外部会议一个外部会会议包括某某个组织内内的一群人人和组织外外的另一群群人，例如如来访的行行业工会谈谈判代表。在外部会会议上，保保守机密是是一个重要要问题。与与会者应仔仔细思考哪哪些信息必必须保密；为了达到到目的哪些些信息可以以在会上披披露。外部会议议可以在中中立地点进进行。专门委员会会会议公司董事会会可以建立立一个专门门委员会，研研究一个需需要特别注注意的问题题。与整个个董事会相相比，这个个小组会更更加频繁地地召开会议议。必要时，专专门委员会会可以开会会讨论专业业性特别强强的特殊问问题，或详详细分析复复杂问题。许多公司司董事会发发现难以在在一个月内内召开一次次以上的会会议，而专专门委员会会可以定期期召开会议议，而且只只涉及必要要的人员。年会（AGGM）年会一年一一次，常常常是规定的的，召集公公司董事与与股东讨论论过去一年年的事务和和未来的计计划。年会允许许股东向公公司董事提提问，并要要求他们京京公司的业业绩做出解解释。董事们利利用这个机机会寻求年年度决算的的批准，重重新任命审审计师，并并讨论未来来的计划和和策略。公众会议公众会议对对任何人都都开放。这这种讨论的的形式可被被地方政府府或私人活活动小组所所采用，用用来与公众众讨论各类类事项，或或为公司所所采用，以以讨论未来来的发展。所有的成员员被邀请出出席公众会会议。通常常事先在当当地社交中中心、公共共图书馆及及地方报纸纸或杂志上上通告。公众会议的的议程通常常只有一项项供讨论的的主要议题题。临时股东大大会（EGGM）如果果为了立该该采取行动动而需获得得股东的批批准，则可可召开临时时股东大会会。临时股股东大会可可以在两次次年会之间间的任何时时候召开。应提前一一些时间向向股东们发发出临时股股东大会的的通知，提提前多少时时间则随国国家而异。临时股东东大会的操操作规则通通常与年会会一样。1.4.22遵守规则则管理正式会会议的规则则可能是复复杂的，并并且随国家家和组织的的不同而异异。规则能能决定会前前必须发了了通知的数数量，与会会者的权利利，表决工工作应当遵遵循的程序序。如你参参加一个正正式会议，应应事先了解解应当遵循循的一些规规则。小提示8：注意正式式会议中的的一切法律律要求。1.5革新新中的交流流方式计算机和通通讯技术（统统称为信息息技术，或或IT）的的快速发展展，使面对对面的会议议数量大大大减少。你你可利用这这些高科技技工具减少少出席会议议的时间。小提示9：在会议前前，打电话话给与会者者，让他集集中到议题题上来。小提示100：对信息息要有选择择性地吸取取，避免信信息超载。1.5.11虚拟通讯讯数字技术正正在革新交交换信息的的传统方法法，大大减减少了旅行行的必要性性。电话会会议、实时时视频在线线会议、电电子邮件和和因特网通通讯这些数数字技术正正替代着面面对面的会会议。在召召集各地人人员开会之之前，考虑虑以上这些些选择。1.5.22视频会议议现在，利用用实时音频频和视频连连接的视频频会议是一一种被广泛泛应用的、对对用户友好好程度正在在提高的开开会方法。假假如你那里里已具备这这种技术，你你可以利用用这类会议议，像电话话会议，联联络在世界界各地的人人。视频会会议的优点点是能显示示身体语言言和面部表表情，这常常常是有效效沟通的关关键因素。小提示111：组织和和举行电话话会议时，考考虑世界各各地的时差差。出席视频会会议将传统的和和新的方法法结合起来来，为你所所用。例如如，让无法法来会议现现场的代表表通过视频频设备来出出席会议。小提示122：通过设设定一个时时间限制来来优化在线线会议。小提示133：当你在在电话会议议中发表讲讲话时，不不断重复你你的姓名。1.5.33文化差异异 跨文化商商务交流中中的常见障障碍包括语语言的不同同、时区差差异和国与与国之间旅旅行时间的的不同，以以及文化期期望的不同同。然而信信息技术正正使得这些些困难减小小：电子邮邮件提供一一种现成的的通讯渠道道而与地点点和时区无无关。英语语的广泛使使用，会在在正式交往往中妨碍其其母语不是是英语的发发言者，在在电子邮件件中这就是是一个小问问题了，因因为发送的的信息是相相对简短并并且是非正正式的，较较少需要熟熟练的语言言运用。1.5.44电子邮件件电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议的议程。有效的联系系视频会议让让你们充分分交流，即即使在你们们不能见面面时。首先先准备好设设备，包括括书面材料料和整套身身体语言。1.6会议议类型有多种类型型的会议-正式的和和非正式的的，每一种种类型适合合于一种特特定的目的的，因此在在你开始安安排会议和和通知与会会者之前，决决定哪种类类型的会议议最能达到到你和目的的。小提示144：仔细地地思考你需需要举行的的会议的类类型。小提示155：使会议议规模尽可可能小些，尽尽量避免分分散注意力力。1.6.11需考虑的的因素一旦你已经经决定召开开一次会议议，下一步步就需要考考虑一系列列的因素，例例如会议的的紧迫性，即即是否必须须立即召开开？谁参加加？你想从从会议中得得到什么？牢记这些些问题和你你的主要目目标，然后后选择最合合适的会议议类型。例例如一对一一的会议或或正式的委委员会会议议通常最合合适做出决决定，而头头脑风暴会会议对于交交流想法是是非常有益益的。1.6.22决定会议议规模会议的目的的会影响其其理想的规规模。大会会或小会都都有其优缺缺点：大群群人可提出出各种意见见，但是这这些成员可可能会分成成派系；小小群人一起起行动可能能会更有效效，但是思思路比较狭狭窄。通常常的会议有有六至九人人参加。这这样的规模模既不太大大，也较容容易控制；也不太小小，可以激激起辩论。这这样规模的的会议能鼓鼓励人们出出席会议，因因为与会者者知道他们们的意见能能引起他与与会者的注注意。小提示166：在一个个显著的位位置上放一一块表或一一只钟，以以便掌握时时间。1.6.33会议目的的和类型相相符合目的需要考虑的的事项会议类型处理信息例如听取报报告，发布布指令，宣宣布或解释释程序上的的变化最多涉及三三个人非正式的小及四个人人以上，或或一个团队队正式的要求反馈度度讨论非正式或正正式的让公司董事事了解最新新形势正式的涉及股东年会或临时时股东大会会要告知公司司外尽可能能多的人，包包括媒体。公开的涉及提供信信息的发言言人新闻发布会会解决问题例如应付不不满。仅涉及一人人一对一需要几个人人或一个团团队的投入入专门委员会会涉及紧急问问题临时的做出决定例如做出选选择，获得得授权，承承诺采取行行动需要立即讨讨论，或涉涉及非典型型的商务问问题监时的涉及反复出出现的商务务问题正式的要求一个组组织的最高高层进行讨讨论或授权权董事会要求公司的的股东们授授权年会或临时时股大会激发创意例如形成创创造性的解解决方法需要讨论创创新的想法法非正式的需要迅速地地产生全新新思想头脑风暴需要对有关关事宜的报报告进行考考虑、讨论论或准备正式的1.7不要要离题会议未能达达到目的可可能有各种种原因：与与会者可能能带有相互互冲突的目目的，会议议可能迷失失了方向，或或者议题太太多，时间间不够。事事先商定会会议目标有有助于实现现这些目标标。小提示177：传阅议议程及所有有的相关材材料。小提示188：会前争争取来自可可能的同盟盟者的支持持。1.7.11思考在前前会议之前，考考虑周到并并详细计划划是非常重重要的，这这样可以保保证会议顺顺利进行。首首先，传阅阅一份清晰晰的议程。确确保会议有有充足的时时间，避免免匆匆掠过过议程上的的主要项目目而结束会会议。辨认认出那些可可能试图抢抢夺会议控控制权的与与会者，并并估计他们们的论点。找找出那些与与你有同样样观点的人人，并鼓励励他们支持持你的论点点。1.7.22避免陷阱阱通过良好的的准备和全全体与会者者的参与，会会议上出现现的大多数数陷阱是可可以避免的的。必须确确保： 研究会前传传阅的全部部会议材料料； 准时开始会会议，准时时结束会议议； 严格并认真真地按照议议程进行会会议； 如果主持会会议，尽可可能让更多多的人提出出问题和回回答； 保证与会者者充分了解解已经做出出的决定。当议程上最最后一项（通通常标以”其他事宜宜”）开始进进行时，与与会者可能能会在底下下相互交谈谈，提出一一些小问题题。如果你你主持会议议，让每个个人有秩序序地获得发发言机会。小提示199：确保在在会议之前前就会议目目的取得一一致。小提示200：当与会会者偏离议议程时提醒醒他们。1.7.33举行会议议 积极的行行为 消极极的行为会议开始一次讨论议程上的问题获得关于每个问题的意见果断而积极地开始与会者迟到把讨论控制在预定的时间内出现偏离议程的情况与会者有效地提出建议与会者之间出现分歧找到可行的解决办法各种意见都探讨过概括要点并取得一致会议没有结果允许其继续争吵争吵以僵局告终商讨折衷办法转入目标做出决定结束会议第2章 准备会议议花费在准备备会议上的的时间很少少会浪费。确确保会议在在恰当的时时间和地点点举行，由由合适的人人参加，快快捷且戏院院有做出正正确的决定定。2.1邀请请与会者选择恰当的的人出席会会议可以决决定会议是是否能达到到目的。每每一个被邀邀请者都应应当出席，因因为他们能能提出各自自特殊的意意见，否则则会议就不不能充分利利用与会者者们的时间间。小提示211：考虑与与会者在一一个小组环环境中如何何工作。小提示222：排定会会议时间表表之前要考考虑旅行时时间。2.1.11选择出席席者当你考虑邀邀请谁时，可可能某些人人是当然的的出席对象象。例如，如如果讨论一一个贷款项项目，你应应当邀请有有权同意贷贷款数额的的人参加。另另一些人可可以提供专专门的技巧巧或建议。邀邀请那些有有良好沟通通技巧的人人参加会议议。他们能能够帮助小小组卓有成成效地工作作。，并达达到预定的的目标。若若某些与会会者只需参参加会议的的某一部分分，应告诉诉他们有关关事项的开开始和结束束时间，这这样可以节节约这些与与会者的时时间，并使使会议易于于控制。 22.1.22评估贡献献当你列出了了与会者的的初步名单单时，依次次确认每个个人可能做做出的贡献献： 他们是否有有可供分享享的信息？例如，一一位销售经经理报告客客户的反应应。 他们能否提提供特殊的的意见或信信息？例如如，一位生生产经理。 他们的专业业身份是否否有用？例例如，处理理合同争议议的律师。 他们能否实实施已获得得同意的行行动？例如如，在一个个预算会议议上的一位位财务主管管。2.1.33考虑参与与者提供信息：邀请公司司某一部门门成员，例例如生产或或销售部门门成员，为为公司其他他人员提供供有关他们们部门的进进展情况。提供意见：某些人因因为正在参参与某一特特定事件，或或者因为有有经验，因因而有资格格向其他成成员提供有有用的意见见。 提提供特殊的的专长：具具有特殊技技能的专家家，或是来来自公司内内部，或者者来自公司司之处，他他们的出席席都可能促促进讨论。授权行动：尤其是财财务方面的的决定，如如签署或谈谈判一个新新的合同，可可能要求一一位财务主主管在场授授权这个行行动。小提示244：议程的的每个项目目旁列出发发言者的姓姓名2.1.44通知与会会者组织会议最最困难的部部分之一是是确定一个个时间，以以适合你的的全体与会会者。有时时，确定会会议时间的的最简单的的方法是。把把会议安排排在由同一一批与会者者参加的另另一个会议议之后，否否则电子邮邮件或电话话要来来往往往直到至至确定会议议日期。如如果有人不不能按所提提出的时间间出席会议议，在重新新安排会议议时间之前前，考虑下下下如果没没有他参加加，会议是是否仍可举举行。通常常需要就会会议的时间间和地点作作书面的确确认。要点 必须明确通通知与会者者关于会议议的日期、时时间、地点点和会议的的目的。 与会者应当当明白他们们将对会议议做出哪些些贡献。 会前向全体体与会者提提供书面的的背景材料料。 会议场所必必须有适当当的设备，会会场大小适适宜。2.2准备备议程使与会者明明确会议目目标的最好好方法是，预预先发给他他们一份明明确的议程程。准备议议程有几种种方法，选选用一个适适合你目的的的方法。小提示255：避免在在一天的情情绪低落时时段内开会会，例如紧紧接在午餐餐之后。2.2.11编排议程程会议议程是是需要提出出度讨论的的问题或项项目的清单单。它应当当简洁、一一目了然。首首先汇集所所有的有关关信息，然然后搜寻出出哪些项目目需要确定定细致程度度。你会发发现与其他他会者商计计是有用的的。若有许许多的问题题要讨论，就就给每一项项目分配一一个时间限限度，以保保证你不会会超过规定定的时间。在在会前多久久开始准备备议程决定定于需要多多少准备时时间。小提示266：保证将将议程的任任何改变都都通知会议议主席。2.2.22编写议程程在为类似会会议编写议议程时，可可把这份简简单的议程程作为模板板。给每一一项标出号号码，并给给每一项分分配一个开开始时间，以以有利于那那些不需参参加整个会会议的与会会者。小提示277：议程应应尽可能简简短。例如：委员员会会议议议程7月6日上上午11点点格林德雷雷 饭店（议程开头头为会议日日期、时间间与地点）（11：00）任任命一位会会议主席（11：10）为为缺席致 （11：15）批批准上次会会议备忘录录（11：30）上上次会议提提出的事项项（11：45）讨讨论联络司司宜(每项编号号、每项均均有一个起起绐时间)（12：000）会间间休息（12：15）财财务事项（12：45）特特别事项（13：00）其他动议议（13：15）其其他事宜（13：35）下下次会议细细节（下次会议议细节写在在议程的未未尾）小提示288：试将议议程限于一一页纸要点 议程包括会会议日期、时时间、地点点和目的等等细节。 议程中关于于会议的主主要目的应应尽量明确确 全体与会者者需要确切切知道会议议对他们的的要求 分配给每一一项的时间间应体现出出它们的优优先次序 时间。无人人会介意提提早结束会会议，但是是会议超过过预定时间间是令人不不快的。2.2.33构想议程程当你撰写会会议议程时时，尽量按按逻辑排列列主题，并并把类似的的议题放在在一起，这这样可以避避免同一领领域谈了一一遍又一遍遍的情况出出现。你的的议程可以以从常规事事情开始，如如指定一位位会议主席席，为缺席席致 ，然然后转入批批准上次会会议（若相相关）备忘忘录并听取取前次会议议上接受任任务者的报报告。会议议的下一个个议程应当当是就当前前的问题，例例如最新的的财务会计计及销售情情况，进行行大量的讨讨论。最后后是其他事事宜，并计计划确定下下次会议的的日期、时时间和地点点。小提示299：早些讨讨论最重要要的问题，此此时与会者者最有精神神。2.2.44分发议程程一旦你草拟拟了一份议议程，就将将其发送给给与会者，供供评论、补补充或征求求同意。如如果你希望望在一份已已经正式批批准的议程程上增加或或删除项目目，必须征征得与会者者的同意。与与增加项目目相比，他他们可能会会更喜欢减减少一些项项目，除非非他们对你你希望加上上去的项目目有特殊的的趣。当与与会者抵达达会议时给给他们一份份修改的议议程，这种种做法是不不能接受的的，除非因因临时事件件而必须这这样做，例例如主席生生病，或财财务情况的的突然变化化。尽可能能在会议之之前预先分分发最后决决定的议程程。2.2.55要做的事事决定需要要在会上提提出的问题题。将议程初初稿发给全全体与会者者，征求他他们关于其其他项目的的建议。将建议汇汇总到下一一个草案中中。重新在全全体与会者者中传阅议议程，征求求他们的同同意并定稿稿。2.3确定定地点选择会议地地点对于会会议的成功功是极为重重要的，这这不仅此是是一个舒适适的问题，而而且要使与与会者感觉觉到这个场场所是适合合于这个会会议的。对对所有会议议都这们，无无论小会或或大会，正正式会议或或非正式会会议。小提示300：为那些些需作长途途旅行者考考虑所要花花费的时间间小提示311：为残疾疾与会者提提供必要的的设备。2.3.11认清你的的需要会议地点应应与会议目目的相适合合。若会议议的目的之之一是让两两部分人进进一步相互互了解，一一种宽松的的郊外气氛氛是合适的的。同样的的道理，不不要在一个个乱糟糟的的开放式办办公室如开开正式会议议。对于你你本部门的的会议，仍仍有一个选选择问题，你你必须决定定家中、中中立处或外外地哪个最最适合你的的需要。2.3.22选择会议议地点如果你在安安排一个会会议，要租租用会场及及其他设备备，你应比比较一下价价格，尤其其在预算紧紧张的情况况下更应该该这种做。你你可能发现现你能谈成成一个折扣扣。大城市市中心地段段可能适合合于大多数数与会者，并并且公共交交通服务良良好，但是是市中心地地段肯定比比稍不位于于中心的地地段要昂贵贵一些。城城外会议场场所对与会会者吸引力力较小，但但如果会议议持续一天天以上那是是值得的。另另一方面，一一个城市的的愉快舒适适可能有助助于吸引人人来参加持持续几天的的会议。衡衡量你的优优先顺序，挑挑选合适的的会议地点点。2.3.33法律方面面考虑根据法律，必必须邀请某某些人参加加某种会议议，如公司司的股东年年会虽然有一一些不道德德的公司找找一个不合合适地点或或时间召开开会议以通通过不得人人心的提议议。给年会会设定一个个使股东无无法投票的的日期和地地点，这是是不合法的的。将公众众会议放在在难于接近近的地点也也是不合法法的。2.3.44评估环境境在任何会议议中，物理理因素起着着重要的作作用。不论论什么场合合，注意使使与会者足足够舒适以以集中精力力开会，但但不要让他他们舒服得得想打瞌睡睡。检查并并使外面噪噪声保持在在最低小水水平，取暧暧和通风有有益于工作作，但不要要过分。大大饭店里的的房间常有有很好的空空调但缺少少自然光，而而自然光对对于维持一一种活跃的的气氛是重重要的。小提示322：确定电电话已被移移出会议室室。2.3.55考虑各种种类型的会会议场所会议场所考虑的因素素你的办公室室你的工作位位置或一张张会议桌，外外加几把椅椅子。 你的全部参参考资料在在手边。 你的权威性性可能得到到加强。 可能会有电电话干扰，或或者有人打打扰。下级的办公公室一位下级的的工作处。 可能提高一一位下级的的地位和士士气 如果工作处处狭小，可可能会使双双方都感不不适单位会议室室供员工使用用的公司会会议室 避免由于使使用个人办办公室而引引起的公司司等级问题题 处人可能同同与会者接接触而打扰扰会议外面的会议议室在你公司之之外的一个个中立的会会议室。 保证设有任任何一方占占地主优势势。 如果保密是是重要的，这这类会议室室很有用。 可能昂贵，并并且每人个个人都不熟熟悉。会议中心一个大的聚聚会场所，例例如在一所所大学里。具有开大会会的设备。需要时能够够提供技术术支持和安安全 保卫卫。可能缺少非非正式的小小规模聚会会的机会。城外的会议议场所异地的一间间办公室、会会议室或饭饭店。如果与会者者来自全世世界，那是是合适的。在某种场合合增加几分分的力。旅途、时间间和食宿花花费很多。2.3.66避免陷阱阱 有有几个原因因（有的明明显，有的的不太明显显）使会议议场所选择择得不好。当当你寻找和和预订会议议场所时，应应预计避免免下列常见见的陷阱： 参加会议的的人比预计计的要多房间不不够大，人人们感到不不舒服。 出席人数比比预计的少少得多，空空荡荡的房房间令人 。 空调不合适适，房间闷闷热，或气气温太高，难难以调节。 会议室中的的灯光开关关或插头未未作检查和和标记，出出现技术问问题。 会议地点或或附近缺少少服务部门门，如咖啡啡厅或银行行。小提示333：把有潜潜在问题的的会议安排排在中立地地点。要点 会前对于不不熟悉的会会场至少访访问一次。 房间最好有有窗，可以以打开或关关上以调节节温度。 发言者需要要知道空调调器和灯光光开关的位位置。 洗室及其他他设备应清清楚地标明明。 椅子应试坐坐十分钟，检检查是否舒舒适。小提示344：要求你你的助手检检查当地公公共交通运运输的可利利用情况，时时间表和季季节性变化化。2.3.77案例研究究随着公司的的发展，会会计部门与与销售人员员合作时产产生了问题题，所以会会计经理在在一个方便便于销售部部门的房间间里召开一一个会议，讨讨论一起工工作的方法法。然而，房间间太小，椅椅子不够，有有些人得站站着，挡住住了别人的的视线，致致使他们不不能看到经经理。正在翻动的的